Сутність форми організації облікового процесу.

Під час здійснення фінансово-господарської діяльності на підприємствах відбуваються різноманітні процеси та явища, які призводять до зміни стану господарських фактів на конкретному підприємстві.

Відповідно, виникає необхідність досліджувати ці явища і їх вплив на фінансовий стан і результати діяльності підприємства, тобто вивчати і реєструвати зміни стану господарських фактів. В бухгалтерії для цього застосовують різноманітні облікові регістри.

Первинні документи, які поступають в бухгалтерію, перевіряються щодо законності, арифметичної правильності, санкціонованості і доцільності оформлених в них господарських операцій. І тільки після цього здійснюється реєстрація і групування господарських засобів в системі синтетичних і аналітичних рахунків бухгалтерського обліку.

Облікові регістри – це бухгалтерські таблиці визначеної форми, які використовують для систематизації записів на аналітичних та синтетичних рахунках бухгалтерського обліку на підставі даних первинних документів.

Дані облікових регістрів використовують для складання бухгалтерської і фінансової звітності, проведення аналізу і аудиту фінансово-господарської діяльності підприємства.

Застосуємо класифікацію облікових регістрів, подану В.Сопком (рис. 3.2).

Рисунок 3.2 - Класифікація облікових регістрів

Система облікових регістрів, які використовуються на досліджуваному підприємстві, їх взаємозв’язок, послідовність і способи відображення в них господарських операцій, а також сукупність технічних засобів, які використовуються для оформлення облікових регістрів, визначають форму організації бухгалтерського обліку.

На підприємствах, установах і організаціях в Україні на сьогодні застосовують такі форми обліку:

1. меморіальна;

2. журнальна;

3. спрощена форма;

4. автоматизована (комп’ютерна).

Ці форми бухгалтерського обліку відрізняються між собою кількістю облікових регістрів, їх змістом, призначенням, послідовністю і способами здійснюваних записів, видами взаємозв’язків між регістрами синтетичного і аналітичного обліку.

За технічними ознаками виділяють дві форми бухгалтерського обліку: ручна і автоматизована.

До ручної форми бухгалтерського обліку належать: спрощена, меморіальна, журнальна (повна, спрощена), книжково-журнальна та ін.

Організація документообігу і документопотоків облікового процесу на окремих етапах облікового процесу: первинного, поточного і підсумкового обліку.

Наступним об’єктом організації облікового процесу є рух носіїв облікових номенклатур, який сприяє забезпеченню нормального перебігу облікового процесу.

На етапі поточного обліку окрім самих облікових номенклатур поточного обліку, носіїв облікової інформації добавляється ще один об’єкт організації – документообіг – рух облікових документів.

Так як в обліковому процесі беруть участь велика кількість виконавців, це потребує заздалегідь продуманої системи їхніх дій і процедур руху облікової інформації (документів) як у просторі, так і в часі. Упорядкування цього процесу, тобто руху документів від моменту їх складання або одержання від інших підприємств, організацій до використання для бухгалтерських записів і наступної передачі до архіву називають документообігом (в умовах комп’ютеризації – рухом первинних даних).

Слід зазначити, що в обліковому процесі можуть переміщуватися не тільки первинні документи, а й облікові реєстри та окремі форми звітності.

Отже, основні етапи документообігу наступні:

1) складання й оформлення документа;

2) прийняття документа бухгалтерією (обліковим центром підприємства);

3) рух документів по відділах і робочих місцях до бухгалтерії (облікового центру), їх обробка і використання для бухгалтерських записів;

4) передача документів на обробку засобами обчислювальної техніки і повернення їх назад (при ручному веденні бухгалтерського обліку);

5) передача документів до архіву ;

6) збереження або знищення документів.

Порядок документообігу залежить від характеру й особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення, а також від структури підприємства і його облікового апарату. Такий порядок розробляє бухгалтерська служба підприємства і затверджує керівник підприємства при визначенні облікової політики підприємства.

Для кожного документа (накладної, вимоги, рахунка-фактури тощо) розробляється особлива схема документообігу окремого документа – документограма (оперограма), та схема обігу сукупності документів за певною ознакою: топологією, етапом, структурним підрозділом тощо – у формі графіка руху документів, який затверджується наказом керівника підприємства.

Отже для ефективної організації руху носіїв облікової інформації доцільно застосовувати графіки табличної форми – графіки документообігу. У даному графіку необхідно зазначити строки оформлення документів або одержання таких документів від інших підприємств, організацій, час перебування документів у різних підрозділах або службах підприємства, крайні строки передачі первинних документів для обробки, до бухгалтерської служби і має вигляд схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, що здійснюються кожним підрозділом підприємства, а також кожним виконавцем, із зазначенням їх взаємозв’язку і термінів виконання робіт.

В документограмах зазначають: по вертикалі – види робіт, по горизонталі – службові особи, структурні підрозділи, терміни виконання та деякі інші характеристики. (табл. 3.4). У даному документі наводять перелік всіх робіт: від створення через стадії опрацювання до передачі його в архів. Така форма графіка дає змогу визначити тривалість кожної з операцій (в годинах, днях), а також відповідальних осіб і характер роботи.

Таблиця 3.4 - Документограма (оперограма) видаткового касового ордера

Окрім індивідуальних графіків руху носіїв облікової інформації широко застосовують ще й зведені, в яких планують тільки найважливіші шляхи пересування документів від оперативних працівників до бухгалтерії, до передавання в архів.

Зведені графіки поділяють: за етапами облікового процесу, за процедурами (надходження матеріалів, відпускання матеріалів тощо), за топологічною ознакою (облік праці та її оплати, облік основних засобів (табл. 3.5, 3.6) тощо).

Зазначимо, що організація робіт на підсумковому етапі облікового процесу має особливості (з врахуванням відповідних звітних періодів), тому окрім документограм, для організації підсумкового обліку використовують зведені графіки комплексу робіт за місяць, квартал, півріччя, дев’ять місяців, рік. Така необхідність викликана тим, що зведені звіти за кількістю форм та їх показниками суттєво відрізняються один від одного.

Таблиця 3.5- Зведений графік руху документів з обліку матеріалів (видача)

Назва первинного документа	Складання і передача документа			Виконавець або користувач даних					Надходження документа до бухгалтерії, обробка і узагальнення
	Відповідальна особа	Строк передачі	Служба, яка приймає документ		Операції над документом	Кому і коли передано	Час приймання документу	Обробка документу та узагальнення даних		Зберігання
1.Накладна	Комірник	в день видачі	бухгалтерія		контроль за рухом матеріалів	покупець	в день видачі	В поточних реєстрах обліку ТМЦ		бухгалтерія
і т. д.	…	…	…		…	…	…	…		…

Таблиця 3.6-Графік обробки в бухгалтерії первинних документів з обліку праці і заробітної плати

№ п\п	Назва роботи	Строк виконання	Виконавець	Кому передається інформація	Примітка
1.	Розрахунок з\п	2–3 дні після 1-го числа місяця	Бухгалтер Півторак М. В.	Головному бухгалтеру	розрахунок проводиться на основі табеля обліку відпрацьованого часу і трудового договору
2.	Особовий рахунок	кожного дня	Бухгалтер Півторак М. В.	Головному бухгалтеру	розрахунок проводиться на основі табеля обліку відпрацьованого часу і трудового договору
3.	Особова картка	кожного дня	Бухгалтер Півторак М. В.	Головному бухгалтеру
4.	Заява про надання відпустки	кожного дня	Робітник	Директору
5.	Наказ про надання відпустки	кожного дня	Директору
6.	Листок непрацездатності	кожного дня	лікар	Бухгалтер Півторак М. В.
7.	Платіжна відомість	2–3 дні після 1-го числа місяця	Бухгалтер Півторак М.В.	Головному бухгалтеру

Тому, визначають споживачів підсумкової інформації, для чого спочатку складають перелік адресатів і форм звітності, використовуючи табель-календар звітності.

Окрему групу зведених графіків становлять сітьові графіки (рис. 3.3).

Рисунок 3.3 -Сітьовий графік формування розрахунково-платіжної відомості.

Раціональна організація руху носіїв облікових номенклатур (документів) передбачає встановлення мінімальних відрізків часу на їх створення, обробку, передачу до відповідних виконавців з визначенням конкретних термінів передачі документа від виконавця до виконавця тощо. Час на обробку документів залежить від працемісткості окремих операцій.

Слід зауважити, що рух документа залежить від формування показників в аналітичному і синтетичному розрізах, формою обліку, тип комп’ютерних бухгалтерських програм, що використовують на підприємствах.

Зберігання, утилізація документів, оформлення при передачі справ.

Зберігання документів є заключним етапом у процесі руху документа на підприємстві.

Первинні документи, на підставі яких зроблено записи в облікових реєстрах, називаються використаними або опрацьованими. Первинні документи та облікові регістри, бухгалтерські звіти, складені на підставі використаних документів, до передачі їх до архіву мають зберігатися чітко встановлений термін в бухгалтерії.

Зазначимо, що на великих підприємствах можуть бути створені проміжні архіви. Документація поточного року зберігається у бухгалтерії чи проміжному архіві не більше одного року. Після здачі річного звіту така документація за актом передається на постійне зберігання до головного архіву підприємства.

Відповідальність за стан зберігання та цілісність документації несуть особи, уповноважені головним бухгалтером чи особою (юридичною або фізичною), яка здійснює бухгалтерський облік на підприємстві.

Бланки суворого обліку повинні зберігатися у сейфах, металевих шафах або спеціально відведених для цього приміщеннях, які можуть забезпечити їх надійне зберігання.

Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві підприємства, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатуру справ на підприємстві розробляє посадова особа, відповідальна за організацію діловодства (при потребі залучається фахівець архівної справи).

Рисунок 3.4 - Види номенклатури справ.

Розрізняють три види номенклатури справ (рис. 3.4):

1. типова – встановлює склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації; є нормативним актом;

2. примірна – встановлює склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою; має рекомендаційний характер.

3. індивідуальна складається з номенклатури справ окремих структурних підрозділів.

Організація зберігання документів – організація бухгалтерського архіву – має на меті забезпечення можливості швидкого знаходження документів за будь-яким записом в облікових реєстрах.

Одним із способів досягнення цієї мети є порядок, при якому на первинних документах (у верхньому правому куті документа) яскравим чорнилом проставляються порядкові номери, які повинні відповідати порядковому номеру запису господарської операції, яку відображає даний документ, у відповідному бухгалтерському реєстрі.

Первинні бухгалтерські документи підшиваються у місячні папки окремо від бухгалтерських реєстрів. Кожна така папка, що стосується якогось одного облікового регістру, включає в себе тільки ті документи, які відображені у даному обліковому регістрі. При цьому документи оправляються в папку в такому порядку, в якому вони приймалися до обробки, тобто з дотриманням хронології.

Кожна папка супроводжується архівною довідкою.

Якщо за якимось реєстром кількість документів незначна, допускається зберігання таких документів у річних папках. При цьому документи одного місяця відділяються від іншого аркушами із назвою місяця.

Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості з нарахування заробітної плати зберігаються в окремих папках, місячних або річних, залежно від їх кількості. Облікові регістри (журнали, меморіальні ордери, відомості по синтетичних рахунках, допоміжні відомості та журнали) – також в окремих папках, які відкриваються на рік для кожного з них. Регістри складаються у папку в хронологічному порядку. На обкладинці папки проставляються всі реквізити підприємства (назва, ідентифікаційний код тощо), назва справи (діла), порядковий номер папки (діла), місяць, рік, кількість аркушів у папці. Усі прийняті для зберігання справи реєструються у спеціальному журналі.

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, фінансових, податкових та статистичних звітів у архіві підприємства визначається згідно з Переліком типових документів, щостворюються пі дчас діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, що затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5.

Підрахунок строку зберігання документів починається з 1 січня року, наступного за роком завершення справи. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, завершених у діловодстві у 2014 році, розпочинається з 1 січня 2015 року.

Після закінчення терміну зберігання документи, які підлягають здачі до Державного архіву, здають до нього, а ті, що залишилися, знищують.

Слід зазначити, що знищувати можна, тільки ті облікові документи та звітність (термін зберігання яких закінчився), за якими державна податкова інспекція провела перевірку з питань дотримання податкового законодавства і, які не стосуються слідчих або судових справ у разі виникнення спорів. У першому випадку документи зберігаються до проведення ревізії. У другому – до ухвалення остаточного вироку.

Підготовка документів для передачі до архівного підрозділу або їх знищення передбачає декілька етапів:

• експертизу цінності документів;

• оформлення справ;

• складання описів справ;

• передача справ до архівного підрозділу установи і забезпечення схоронності документів.

Для проведення експертизи документів підприємство створює експертну комісію. До її складу включаються як працівники підприємства, так і працівники Державного архіву. Головою комісії здебільшого призначають заступника керівника підприємства.

Комісія є дорадчим органом. Її рішення обов’язкові для виконання всіма структурними підрозділами підприємства після затвердження керівником підприємства даного рішення.

Комісія затверджує опис справ, віднесених попередньою експертизою цінності документів до Національного архіву, номенклатури справ поточного діловодства, акти про вилучення документів, не віднесених експертизою до Національного архіву.

Після завершення експертизи цінності документів складають описи справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню. Усі ці документи подаються на затвердження керівнику підприємства.

Після затвердження акта про виділення документів для знищення працівники діловодної служби здають зазначені документи на знищення.

Форма акта наведена на рисунку 3.5.