Організація відображення(фіксації) облікової інформації на носіях облікової інформації та методика вибору способу відображення.

Після визначення облікової номенклатури переходять до вибору носіїв облікової інформації.

Суттєвим моментом оцінки носія облікової номенклатури є визначення його структури.

Найменшою (елементарною) структурною одиницею носія облікової номенклатури, що не підлягає подальшому смисловому поділу, є реквізит. Розрізняють два види реквізитів:

• реквізити-ознаки (якісна характеристика об’єктів обліку – господарських фактів, явищ та процесів, наприклад номер документа, назва матеріалу, постачальника і т. д.)

• реквізити-основи (кількісна характеристика об’єктів обліку – господарських фактів, явищ та процесів, наприклад кількість матеріалів, що надійшли, сума і т. д.).

Сукупність реквізиту-основи та кількох реквізитів-ознак формує економічний показник (наприклад, стаття балансу). В свою чергу, один або кілька економічних показників утворюють носій облікової номенклатури (економічної інформації) – документ.

Бухгалтерський документ – це документ, який містить відомості про господарську операцію, факти, явища і є юридичним доказом їх здійснення.

Відповідальність за неправильну або явно недостовірну інформацію, яку містить первинний документ, несуть усі особи, що його підписали, а не тільки головний бухгалтер чи керівник підприємства.

З метою систематизації бухгалтерські документи можуть бути класифіковані:

1) За обсягом відображуваної інформації:

первинні – це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. Первинний документ складається під час здійснення господарської операції або відразу після її завершення (наприклад, платіжне доручення, накладна, касовий ордер тощо);

зведені – документи, складені на підставі декількох первинних документів для отримання узагальнених даних (журнал, меморіальний ордер, відомість по синтетичному рахунку, оборотна відомість тощо);

– за призначенням:

розпорядчі – документи, у яких міститься розпорядження про здійснення тієї чи іншої господарської операції. Вони не є підставою для запису операцій в обліку, оскільки немає підтвердження, що операція відбулася. До розпорядчих документів належать накази, розпорядження, довіреності тощо;

виконавчі або виправдні – документи, що підтверджують факти здійснення операцій. Це перший етап облікової реєстрації. До них належать прибуткові та витратні касові ордери, накладні, рахунки-фактури, квитанції, акти виконання робіт тощо;

документи бухгалтерського оформлення – документи з одноразовими розпорядчими або виправдними ознаками, які складаються працівником бухгалтерії або іншим працівником підприємства з відома бухгалтерії. Містять намір здійснення чи підтверджують факт здійснення господарської операції. До таких документів можна віднести розпорядчі та групувальні відомості, всілякі довідки, розрахунки тощо (наприклад, розрахунок суми авансу на відрядження, довідка про виплачену зарплату тощо);

комбіновані – документи з одноразовими ознаками розпорядчих, виконавчих документів бухгалтерського оформлення в даній господарській операції, які водночас є вказівкою для відображення даної господарської операції у бухгалтерському обліку. До таких документів можна віднести авансові звіти, вимоги на видачу матеріальних цінностей, касові ордери тощо;

2) За місцем складання:

зовнішні – надходять з інших підприємств, організацій, тобто складаються за межами підприємства. До них належать виписки банку, рахунки постачальників, видаткові накладні, довіреності тощо;

внутрішні – складені (виписані) на даному підприємстві;

3) За способом використання:

разові – використовуються лише для одноразового оформлення і відображення операцій. До них належать касові ордери, вимоги на видачу матеріальних цінностей зі складу, авансові звіти, платіжні доручення тощо;

накопичувальні – використовуються для багаторазового оформлення і реєстрації операцій протягом визначеного часу (декади, місяця, кварталу, року). Прикладом може бути лімітно-забірна картка, табель обліку використання робочого часу, листок обліку простоїв, особова картка;

4) За способом виготовлення (оформлення):

• заповнювані ручним способом;

• заповнювані механізованим способом (за допомогою друкарської машинки, принтера тощо).

Слід зазначити, що сам процес організації носіїв облікової інформації потребує врахування особливостей формування доказів в бухгалтерському процесі, а саме: кожний господарський факт (явище або процес) має бути насамперед зафіксований на носії як доказ – документ; після чого відбувається поданої інформації нагромадження в облікових реєстрах, дані з яких в свою чергу продукують показники фінансової звітності.

Отже, основними способами доказовості облікової інформації на етапі первинного обліку є документи, на етапі поточного обліку – реєстри, на заключному етапі – фінансова звітність.