Место проведения мероприятия

У хорошего организатора всегда есть список залов для проведения каких угодно мероприятий – на 5, 10, 100, 1000 человек.

В качестве места проведения мероприятий используются:

♦ специализированные конференц‑залы;

♦ гостиничные конференц‑залы;

♦ бизнес‑центры;

♦ кинотеатры;

♦ университеты;

♦ арт‑галереи (картинные галереи);

♦ дома культуры;

♦ консерватории;

♦ театры.

Выбор места определяется спецификой и тематикой мероприятия, бюджетом, масштабностью.

Это должен быть не просто конференц‑зал, находящийся где‑либо, а зал в центре города. Если речь идет о Москве – помещение в районе Садового кольца, если о Санкт‑Петербурге – в районе Невского проспекта. Желательно, чтобы здание, в котором вы организуете мероприятие, располагалось как можно ближе к станции метро: 5, 10, максимум 15 минут ходьбы.

Подбирать зал необходимо заранее. Недопустима ситуация, когда вы в пятый раз набираете номер телефона, вам отвечают, что на сегодня занято, а в вашем списке больше не осталось вариантов. В итоге вы заказываете дорогой, неудобный, неуютный зал просто потому, что другие на это время забронированы.

Такие, на первый взгляд несущественные, мелочи могут очень сильно навредить вашей репутации и испортить настроение посетителям мероприятия. Помните также о том, что люди могут попросту потребовать деньги назад и покинуть помещение.

В зале, отведенном под мероприятие, должно быть красиво и чисто: аккуратный вход, удобная лестница или функционирующий лифт, комфортные сиденья, кондиционирование (в помещении должно быть прохладно, не более +20 °C) и обязательно хорошее освещение. Необходимо, чтобы человека, находящегося на сцене, было хорошо видно из любой точки зала. Кроме того, очень желательно наличие в помещении ритейл‑зоны. Обязательно должны быть размещены указатели, чтобы посетители сразу видели, куда им идти.

Начинающие организаторы нередко оказываются не готовы к критическим ситуациям. Когда вы бронируете зал, недостаточно его просто осмотреть, следует также познакомиться со всем персоналом: администратором, электриком, охраной, звукорежиссером и т. д. У вас должны быть контактные данные всех этих людей.

Представьте, если в ходе мероприятия вдруг погаснет свет или пропадет звук, а в службе безопасности перепутают время окончания мероприятия. Такие небольшие технические неполадки могут обернуться провалом всего мероприятия.

...

СЛУЧАЙ ИЗ ПРАКТИКИ

Однажды я организовывал мероприятие довольно известного тренера в Москве. До начала семинара оставалось полчаса, а в соседнем зале как раз началась дискотека. Уже включили громкую музыку и стали впускать молодежь. Тогда пришлось пойти на хитрость: мы договорились с танцующими, а это были в основном школьники и студенты, что мы им заплатим, а они за это будут говорить всем, что дискотека отменена по техническим причинам. В итоге дискотека не состоялась из‑за малого количества людей. Я веду к тому, что еще одно очень важное для организатора качество – это находчивость.

На любом мероприятии обязательно наличие так называемой ритейл‑зоны. Чаще всего такая зона оформляется на отдельном столике, в специально отведенном месте. Здесь вы размещаете бесплатные полиграфические материалы: буклеты, листовки, анонсы, а также коробочные версии ваших продуктов, книги. Здесь же находится продавец‑консультант. Ритейл‑зоны организуют с целью формирования имиджа и повышения лояльности целевой аудитории.

Основные критерии выбора зала:

♦ близость к метро;

♦ месторасположение – центр города или близость к центру;

♦ достаточная звукоизоляция (определяется эксклюзивностью мероприятия);

♦ кондиционирование воздуха, приятная прохлада;

♦ гардеробная (актуально в осенне‑зимний период);

♦ наличие нескольких туалетов;

♦ достаточное количество мест в зале;

♦ хорошее освещение;

♦ наличие столов для регистрации.