1. Генеральний директор .

2. Заступник генерального директора з виробничої діяльності ,

3. Заступник генерального директора з комерційної діяльності .

На початку кожного розділу зазначають найважливіші для діяльності підприємства документи – накази . протоколи , після них листування та інші інформаційно – довідкові документи , а в кінці – журнали обліку чи довідкові картотеки .

Заголовки справ мають бути короткими й відповідати змісові документів . що зберігаються в даній справі .

Елементи заголовка справи розташовують в такій послідовності –

• назва виду документа ,

• короткий зміст документів ,

• період , якого стосуються документи справи .

• слово копії. якщо справу сформовано з копій документів .

У назві справи . що містить листування , зазначають з ким , з якого питання воно ведеться .

Заголовки типу – різне листування , документи із загальних питань , не допутимі .

Номенклатуру складають не менш як у трьох примірниках : перший – зберігають у справі , другий – робочий , третій – передають до архіву .

Згідно з вимогами до формування справ в одну справу можна підшивати не більше як 250 аркушів документів . Якщо аркушів більше , то треба завести наступний том справи . Індекс справи в цьому разі зберігається .

РЕКВІЗИТИ Н.С.

8 – назва структурного підрозділу .

10 – назва виду документа .

11 – дата.

12 – індекс .

14 – місце складання .

17 – гриф затвердження .

19 – заголовок до тексту .

21 – текст .

23 – підпис .

25 – візи .

29 – позначка про виконання документа й направлення його до справи .

Питання для самоконтролю.

1. Перерахуйте вимоги до складання номенклатури справ .

2. Які документи не вносять до номенклатури справ .

Тема – організація роботи з документами .

План .

1. Норми та вимоги до формування справ .

Література

Діденко А.Н. Сучасне діловодство . Навч. посібик . – 4-те вид. – К..Либідь ,2004.

Справа – це сукупність документів або документи , які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку .

Формування справи – це визначення належності документів до певної справи й ситематизація документів усередині справи .

Правила формування справ .

• у справу підшивають документи , роботу з якими закінчено ,

• підшивають оригінали чи копії , завірені в установленому порядку ,

• документи , що мають різні терміни зберігання , групують у різні справи ,

• документи з одного питання підшивають в одну справу ,

• до справи вносять лише один примірник документа ,

• як правило , до справи вносять документи одного календарного року ,

• у справу не підшивають документи , що підлягають поверненню , а також чернетки документів .Документи розташовують в хронологічній послідовності .

Статути та інщі засновницькі документи вміщують в окрему справу . Протоколи загальних зборів акціонерів зберігають окремо від протоколів засідань рад директорів . Накази по особовому складу групують окремо від наказів із питань загальної діяльності . Плани та звіти зберігають у справах того року , за який їх складено , незалежно від часу складання чи затвердження .

На лицьовому боці обкладинки справи мають бути такі дані .

1. Назва організації .

2. Назва структурного підрозділу .

3. Номер справи .

4. Заголовок справи .

5. За який рік .

6. Кількість аркушів .

7. Термін зберігання .

Питання для самоконтролю .

1. Сформулюйте правила формування справ .

2. Як оформляється обкладинка справи .

Тема – Організація роботи з документами .

План .

1. Підготовка документів до зберігання .

2. Архівне зберігання та подальше використання документів , які знаходяться на зберіганні .

Література

Блощинська В.Н.

Сучасне діловодство . Навчальний посібник . – К ..Центр навчальної літератури . 2005.

Підготовка документів до зберігання .

Документи підприємства надалі або залишаються на тривале чи короткотермінове архівне зберігання , або підлягають знищенню . Процес відбору документів називається експертизою їх цінності . Експертиза цінності проводиться центральною експертною кюмісією обо тимчасово діючою експертною комісією .

Експертна комісія :

1. Щороку відбирає документи для подальшого зберігання чи знищення , здійснює контроль за організіцією роботи з документами в апараті підприємства .

2. Вносить пропозиції про затвердження і подання на затвердження установленому порядку зведених описів справ .

3. Бере участь у підготовці і розгляді номенклатури справ , експертизі цінності і підготовці документів до подальшого зберігання .

4. Виносить на рзгляд керівництва пропозиції про зміну термінів зберігання окремих видів документів .

Експертна комісія може вимагати від керівництва пошуку відсутніх справ , які підлягають передачі їх на зберігання , і письмового подання у випадку їх втрати .

Експертна комісія повинна працювати за планом , затвердженим керівником і звітувати перед ним про свою роботу .

Рішення експертної комісії приймаються більшістю голосів . Засідання е.к. протоколюються .

Експертна комісія процює в кілька етапів .

1. Проводить експертизу наукової і практичної цінності документів .

2. Допомагає в оформленні справ .

3. Контролює опис документів .

4. Контролює стан зберігання документів .

5. Контролює передачу документів на зберігання у відомчий архів .

Експертиза цінності документів постійного та тимчасового зберігання проводиться щорічно .

Закінчені діловодством справи постійного та тимчасового зберігання(понад 10 років). та з особового складу після закінчення календарного року , в якому вони заведені , повинні бути підготовлені до передачі їх у відомчий архів .

Передадхівна підготовка справ включає дві процедури :

• оформлення ,

• опис справ.

Опис справ – це стематизований перелік заголовків справ , що розкриває їх склад і зміст . закріплює систематизацію справ та зміст .

Передача документів до архіву здійснюється за описо і актом .

Справи тимчасового зберігання до архіву не передаються , а зберігаються в канцелярії .

Спрви по опису приймає зав. архіву у присутності того , хто здає документи .

Підприємство може скоротити терміни зберігання документів у своєму відомчому архіві до передачі їх на державне зберігання у випадках :

• припинення діяльності організації,

• нестабільності діяльності ,

• відсутності умов для зберігання документів .

• бажання самого підприємтва .

У відомчий архів разом зі справами передаються реєстраційні карточки (журнали)на документи за погодженням з архівом .

Копії документів , які знаходяться на зберіганні , рбляться тільки з дозволу керівника .

Якщо документи беруть для певних операцій , то замість вибраного документа вкладається карточка – замінник з інформацією :

• хто вилучив ,

• з якою метою ,

• дата вилучення ,

• на який термін вилучено .

Якщо відсутній відомчий архів , то обов’язки архіваріуса виконує секретар – референт або інша упоноважена особа , яка відповідає за зберігання документів та своєчасну передацу їх до державного архіву .

Питання для самоконтролю .

1. Як підготувати документи до зберігання та подальшого використання .

Тема – Організація та проведення масових службових і ділових заходів .

План.

1. Організація нарад , обговорень та їх документаційне забезпечення .

Література

Блощинська В.А.

Сучасне діловодство . Навчальний посібник .- К.. Центр навчальної літератури , 2005 .

Наради – найпоширеніший вид колективних заходів в організаціях.

Рекомендації з організації та проведення нарад.

До наради :

1. Сформулювати тему і підготувати порядок денний та погодити його з керівництвом , а у випадку , коли керівник готує нараду , обговорити її хід зі своїми безпосередніми заступниками і помічниками .

2. Забезпечити приміщення і подбати про його технічне оснащення , якщо це необхідно , з урахуванням кількості учасників .

3. Одержати тексти заявок або документів від тих учасників наради , які мають бажання або повинні виступити з обговорюваних питань .

4. Підготувати все необхідне канцелярське приладдя .

В день наради :

1. Направити всіх учасників наради до місця проведення наради .

2. Кожне робоче місце забезпечити необхідними документами та папером для нотаток .

3. Провести реєстрацію учасників наради .

4. Зачитати порядок денний , листи з вибаченнями та іншу додаткову документацію .

5. Все зафіксувати .

Після наради :

1. Підготувати проект протоколу наради і погодити його з ведучим наради .

2. Оформити протокол в кінцевій редакції і розіслати його учасникам .

3. Оформити всю кореспонденцію . що стосувалася питань . які обговорювались на нараді .

4. Підшити в справу документи , використані на нараді . а також копії листів , підготовлені в процесі протокольного оформлення наради.

Деякі рекомендації з проведеня обговорень .