Тести з діловодства . Модуль 1 .

Завдання з вибором однієї правильної відповіді .

1 варіант.

1. Сучасне діловодство це –

А. Система життєво важливих дій організації , пов’язаних з менеджментом .

Б. Система життєво важливих дій організації , пов’язаних з діловою документацією .

В. Система життєво важливих дій організації , пов’язаних з управлінням .

Г. Система життєво важливих дій організацйї , пов’язаних з маркетингом.

2. Мета курсу –

А. Познайомитись з особливостями вживання різних частин мови в документах.

Б. Познайомитись з особливостями запису цифрової інформації в документах.

В. Познайомитись із суттю, структурою, функціями та призначенням різних документів , які знаходяться в обігу держвних та приватних організацій , а також з процесом їх створення , обробки , зберігання та подальшого вкористанн .

Г. Познайомитись з організацією приймання та обробки документів .

3. Персональну відповідальність за правильність оформлення документів та їх подальше зберігання несуть –

А. Офіс – менеджер .

Б. Керівники .

В. Секретар – референт .

Г. Завідуючий архівом .

4. Виберіть рядок , в якому наведено неправильний принцип функціонування сучасного офісу .

А. Спеціалізація.

Б. Безперервність.

В. Непрпорційність.

Г. Паралельність.

5. Виберіть рядок , в якому наведено основні форми організації роботи з документами .

А. Пряма , центральна , коротка .

Б. Вхідна , канцелярська , змішана .

В. Централізована , децентралізована , змішана .

Г. Кругова , централізована , вихідна .

6. Виберіть рядок , в якому наведено назви дисциплін , які не пов’язані з діловодством .

А. Стилістика , ділова етика .

Б. Психологія , педагогіка .

В. Математика , історія .

Г. Іформатика , стилістика .

7. Організаційну культуру можна подати як .

А. Систему знань про етику .

Б. Систему знань про мораль .

В. Систему знань та уявлень про світ .

Г. Систему уявлень , символів , цінностей , зразків поведінки , які поділяють усі члени колективу .

8. Правила та рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розробляються згідно з вимогами –

А. ГОСТу .

Б. Головних стандартів України .

В. ЄДСД , державних стандартів на ОРД та нормативних актів і методицних рекомендацій Головного архівного управління щодо організації документального забезпечення .

Г. Вимоги кожна організація розробляє окремо.

9. Керівники структурних підрозділів зобов’ язані –

А. Ознайомлювати всіх прийнятих на роботу осіб з організацією діловодства в установі .

Б. Ознайомлювати всіх прийнятих на роботу осіб з організацією роботи з вхідною документацією .

В. Ознайомлювати всіх прийнятих на роботу осіб з організацією роботи з листами , пропозиціями , скаргами .

Г. Ознайомлювати всіх прийнятих на роботу осіб з особливостями роботи структурних підрозділів .

10. Основним документом в роботі діловодного підрозділу установи є

А. Інструкція зі складання та оформлення документів .

Б. Інсрукція з ведення та організації діловодства .

В. Інструкція з організації роботи .

Г. Інструкція з організації документообігу .

11. На умови організації діловодного процесу впливають

А. Знання всіх нормативних документів .

Б. Створення сприятливого психологічного клімату .

В. Розміри закладу , обсяг документів за календарний рік , наявність структурних підрозділів , технічних засобів ( матеріальна база ) та бюджет установи .

Г. Компетентність працівників .

12. Виберіть рядок , в якому не наведено функції канцелярії

А. Забезпечення своєчасного перегляду вхідної , вихідної та внутрішньої документації . Організація роботи засідань колегії установи та контроль за виконанням прийнятих нею рішень .

Б. Здійснення систематичного контролю за своєчасним виконанням документів . Оформлення та розсилання розпорядчих документів .

В. Приймає , обліковує , зберігає та використовує справи .

Г. Контроль за правильним оформленням документів , організація роботи з прийому керівником відвідувачів .

Модуль 2

Завдання з вибором однієї правильної відповіді .

1. Текст докуметів друкують на аркушах формату

А. А3 А8.

Б. А5 А2.

В. А4 А5.

Г. А6 А9.

2.На аркушах якого формату текст документа друкують через 1,5 міжрядкових інтервала .

А. А4.

Б. А5.

В. А3.

Г. А6.

3. Тексти документів , що підготовлені до видання ,а також тексти доповідей , виступів , друкують

А. Через 1 міжрядковий інтервал .

Б. Через 2 міжрядкових інтервала.

В. Через 1,5 міжрядкових інтервала .

Г. Через 2, 5 міжрядкових інтевала .

3. Максимальна довжина рядка багаторядкових ревізитів ( крім текстів )

А. 15 знаків .

Б. 33 знаки .

В. 28 знаки .

Г. 68 знаків .

3. Розшифруваня підпису в реквізиі 23 друкують

А. На рівні першого рядка назви посади .

Б. Після назви посади .

В. Взагалі не друкують .

Г. На рівні останньго рядка назви посади .

3. Якщо документ оформляють на двох чи більше аркушах то –

А. Другий і наступні мають бути пронумеровані арабськими цифрами .Номери сторінок проставляють посередині зверху без слова сторінка та розділових знаків .

Б. Другий і наступні не нумеруються .

В. Другий і наступні мають бути пронумеровані знизу .

Г. Другий і наступні мають бути пронумеровані арабськими цифрами зі словом сторінка ( с.).

3. Який із наведених пркладів реквізиту 16 складено правильно

А. Державному комітету з розвитку малого бізнесу .

Б. Рівненському льонокомбінату

Відділу збуту

старшому економісту

Краську В. А.

В. Директорові МДТЕК

Яцкевичу В. Р.

Г. Керівникові ЗОШ Рівненської обл..

3. Вказівки щодо виконання документа – це

А. Реквізит 18.

Б. Реквізит 10.

В. Реквізит 14.

Г. Реквізит 16.

3. Який з наведених реквізитів – резолюція .

А. Карпову Р. О.

Виконати роботу до

1. 02. 2012р.

( підпис )

3. 01 2012р.

Б. Голова комісії ( підпис ).

Члени комісії ( підпис ).

В. Начальник відділу кадрів

( підпис )

0. 2012р.

Г. Видавництво “ Весна”

вул. Хрещатик 40

м. Київ 01001

3. У якому рядку наведено всі складові реквізиту 17.

А. Слово “Затверджую”, назва посади особи , яка затверджує документ ,

її особистого підпису , його розшифрування , дати .

Б. Прізвище, зміст доручення , термін виконання .

В. Голова комісії , члени комісії в алфавітному порядку .

Г. Слово “Затверджую”, підпис , дата .

12. У якому рядку наведено перелік документів , які не підлягають затвердженню .

А. Акти , завдання , кошториси витрат .

Б. Заяви , протоколи , накази , звіти .

В. Нормативи , переіки , плани .

Г. Програми ,розцінки , статути , плани .

13. .У текстах яких документів застосовують словесно- цифровий спосіб оформлення дат .

А. Організаційних .

Б. Фінансових.

В. Інформаційних.

Г. Розпорядчих.

14. Стислий виклад змісту документа – це реквізит

А. 22.

Б. 11.

В. 19.

Г. 26.

14. Який реквізит не наводять на аркушах формату А5.

А. 22.

Б. 19 .

В. 30.

Г. 29.

14. Назвіть цей реквізит

Додаток : на 10 арк. у.2-х прим.

А. 26.

Б. 22.

В. 11.

Г. 10.

17. Виберіть рядок , у якому наведено склад реквізиту 23.

А. Назва посади особи , яка підписує документ , її особистий підпис та його розшифрування .

Б. Розшифрування підпису .

В. Особистий підпис особи , яка підписує документ .

Г. Назва посади , яка підписує документ та їїособистий підпис .

18. Виберіть рядок , вякому наведено реквізит 23 , коли документ підписують кілька осіб , які обіймають посади однакового рівня.

А. Директор Луганського виробничого об’єднання

“Електрон” ( підпис ) Н. Мамалига.

Директор ( підпис ) Н. Мамалига.

Б. Директор училища ( підпис ) В. А. Кот.

Головний бухгалтер ( підпис ) В. К. Марчук.

В. Заступник міністра Заступник міністра

економіки України

аграрної політики ( підпис ) В. Лавочкін

України 10.06.2012р.

( підпис ) А. Кляденко

10.06.2012р.

Г. Голова комісії ( підпис ).

Члени комісії ( підпис).

19. Гриф погодження – це реквізит

А. 25.

Б. 26.

В. 24.

Г. 11.

20. Виберіть рядок , у якому наведено склад реквізиту 25.

А. Назва посади , особистий підпис та його розшифрування , дата .

Б. Дата , особистий підпис та його розшифрування .

В. Назва посади , особистий підпис .

Г. Особистий підпис та його розшифрування .

21. Який прийменник не допускається ставити перед назвою посади .

А. За .

Б. На .

В. По.

Г. У.

22. Реквізит 26 проставляють на :

А. Інформаційних документах .

Б. Вихідних документах .

В. На документах , що засвідчують права посадових осіб , які фіксують факт витрати коштів і матеріальних цінностей , а також спеціально передбачених правовими актами .

Г. Внутрішніх документах .

23. Відбиток печатки слід проставляти так , щоб він захоплював частину

А. ( 3 – 4 знаки ) назви посади особи , яка підписує документ .

Б. ( 2 – 3 знаки ) назви посади особи , яка піписує документ .

В. ( 5 – 6 знаків ) назви посади особи , яка підписує документ .

Г. ( 4 – 5 знаків ) назви посади особи . яка підписує документ .

24. Виберіть рядок , в якому наведено склад реквізиту 27.

А. Надпис “ З оригіналом вірно “.

Б. Надпис “ З оригіналом вірно “, підпис особи , яка завірила копію .

В. Надпис “З оригіналом згідно”, назва посади особи , яка завірила копію , її особистий підпис , його розшифрування , дата завірення .

Г. Назва посади особи , яка завірила копію та її особистий підпис .

25. КТ Прим.№ 1., Конфіденційно Прим № 1.- це реквізит №

А. 15.

Б. 10 .

В. 24.

Г. 28.

26. Виберіть рядок , в якому наведено назви організаційних документів .

А. Наказ , постанова , рзпорядження .

Б. Статут , положення , посадова інструкція , правила .

В. Лист , звіт, доповідна записка , протокол.

Г. Рішення , вказівки , ухвали , пояснювальна записка.

27. Організаційні документи :

А. Визначають правове положення та основні завдання установ , підприємств та їх структурних підрозділів і окремих працівників .

Б. Слугують як засіб передачі рішень іншим організаціям та конкретним особам .

В. Підтверджують трудову діяльність особи .

Г. Це сукупність документів , що містять докладні відомості про працівника .

У завданнях 28 – 29 до кожного рядка позначеного цифрою доберіть рядок позначений буквою .

28. А. Статут .

Б. Положення .

В. Посадова інструкція .

Г. Правила.

1. Службовий документ організаційного характеру , в якому викладаються настанови або вимоги , що регламентують певний порядок будь – яких дій

2. Документ , що визначає організаційно – правове становище працівника у структурному підрозділі та забезпечує умови для його ефективної праці .

3. Документ – правовий акт , що визначає основні правила організації та діяльності державних органів , структурних підрозділів органу .

4. Документ , яким оформлюється утворення підприємства .

29. А. Загальні положення . Мета та завдання підприємства . Основні функції . Управління підприємством . Права . Порядок утворення та організація роботи . Відповідальність . Зовнішньоекономічна діяльність .

Реорганізація та припинення діяльності підприємства .

Б. Герб , назва відомства , організації , структурного підпрозділу .

Гриф затвердження . Назва виду документа . Місце видання . Дата . Індекс . Заголовок до тексту . Текст . Підпис .

В. Назва виду документа . Гриф завердження . Заголовок ( сюди іноді входить назва документа ). Найменування відомства . Найменування підприємства . Найменування структурного підпрозділу . Дата і місце видання . Індекс . Текст . Підпис .

Г. Гриф затвердження . Назва виду документа . Заголовок . Дата і номер . Текст . Підпис особи , що відповідає за складання правил .

1. Правила .

2. Посадова інструкція .

3. Положення .

4. Статут .

30. Виберіть рядок , в якому наведено назви розпорядчих документів .

А. Лист , протокол , звіт .

Б. Наказ , постанова , рішення , розпорядження .

В. Вказівки , пояснювальна ухвала записка , акт , правила.

Г. Статут , положення , посадова інструкція.

У пункті 31 до кожного рядка позначеного цифрою дібрати рядок позначений буквою.

31. 1. Вказівка .

2. Розпорядження .

3. Наказ .

4. Витяг з наказу .

А. Правовий акт , який видає керівник підприємства на правах єдиначальності та в межах своєї компетенції .

Б. Це копія будя- якої частини оригіналу документа .

В. Розпорядчий документ , який створюють на підприємствах переважно з питань інформаційно – методичного характеру ,а також для організації виконання накзів я , інструкцій ...

Г. Це акт управління посадової особи , державного органу , організації , установи , котрий виданий в межах їхньої компетенції й має юридичну силу щодо громадян та підлеглих організацій , яким адресовано розпорядження .

32. Договір – це

А. Документ , що оформляє обгрунтування вимог однієї організації до іншої .

Б. Документ , що передається до суду з проханням про сстягнення з відповідача примусовим порядком претензійних сум або якого – небудь майна .

В. Документ , складений однією або кількома особами , що підтверджують встановлені події або факти .

Г. Це угода двох або більше сторін , мпрямована на встановлення або припинення цивільних прав або обов’язків .

33. Зовнішньоекономічні угоди ( договори контракти ) вважають укладеними –

А. Якщо вони оформлені письмово й підписані певними особами , на те уповноваженими .

Б. Це усна домовленість .

В. Якщо вони оформлені письмово й підписані керівником .

Г. Якщо вони оформлні письмово й підписані постачальниками .

Модуль 3

Завдання з вибором однієї правильної відповіді .

1. Виберіть рядок , в якому наведено визначення особової справи .

А. Документ , у якому підтверджуються дії . що вже відбулися .

Б. Це сукупність документів , що містять докладні відомості про працівника ( студента ).

В. Документ , в якому записано відомості про стаж роботи , нагороди , звохочення .

Г. Документ , в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника .

2. Виберіть рядок , в якому вказано повний перелік документів , які мають входити до особлвої справи .

А. Опис документів , заява про прийняття документів , автобіографія , довідки та інші документи що стосуються даної особи .

Б. Заява про прийняття на роботу , копії документів про освіту , листок заохочень і стягнень .

В. Опис документів , заява про прийняття на роботу , направлення чи рекомендації , анкета або особовий листок з обліку кадрів , автобіографія , копії документів про освіту ( кваліфікацію ) , характеристики , витяги з наказів – про прийняття на роботу , переміщення , звільнення , доповнення до особового листка з обліку кадрів , листок заохочень істягнень , довідки та інші документи , що стосуються даної особи .

Г. Опис документів , заява про прийняття на роботу , характеристики , анкета або особивий листок з оліку кадрів .

3. Особові справи зберігають –

А. Окремо від інших документів .

Б. У секретаря .

В. У доступному для всіх місці .

Г. У сейфі директора .

4. Як заповнюють усі графи особової картки .

А. Від руки .

Б . Машинописним способом .

В. Від руки або машинописним способом . Графи , в яких дані можуть змінюватись , заповнюють олівцем .

Г. Графи , дані вяких можуть змінюватись , тимчасово не заповнюють .

5. Щоб відрядження було успішним потрібно :

А. Видати наказ про відрядження .

Б. Видати наказ та оформити посвідчення про відрядження .

В. Віддрукувати програму відрядження , оформити посвідчення про відрядження .

Г. Добрати й підготувати необхідну інформацію , добрати й підготувати матеріали та документи , що можуть знадобитися працівникові , віддрукувати програму відрядження .

6. Виберіть рядок , в якому наведено визначення доручення .

А. Документ , що видається підприємством ( або приватною особою ) другій особі для подання в інше підприємство ( або третій особі ) , в якому визначається повноваження другої особи під час здійснення зазначених у документі юридичних дій , нариклад одержання грошей або матеріальних цінностей , підписання договорів .

Б. Документ у котрому підтверджуються дії , що вже відбулися .

В. Аркуш з низкою запитань , який пропонують заповнити особі , щоб дістати потрібні відомості про неї .

Г. Опис свого життя .

7. Що категорично забороняється робити в дорученнях та розписках .

А. Не проставляти дату .

Б. Дописувати будь – які відомості .

В. Виправлення та стирання .

Г. Підписувати документ .

8. Скільки примірників розписки складають .

А. Два .

Б. Один .

В. Три.

Г. Чотири.

9. Мінімальний термін укладення трудового контракту .

А. 5 років .

Б. 1 рік .

В. 6 років .

Г. 3 роки .

10. Який документ підтверджує трудову діяльність особи .

А. Розписка.

Б. Трудовий договір .

В. Трудова книжка .

Г. Наказ про особовий склад .

11.Трудові книжки ведуться на всіх працівників . які пропрацювали

понад –

А. 5. днів .

Б. 10 днів .

В. 30 днів .

Г. 22 дні .

3. Влаштвуючись на роботу , особа зобов’язана подавати –

А. Заяву .

Б. Резюме .

В. Трудову книжку .

Г. Автобіографію .

3. Які відомості не вносять у трудову книжку .

А. Про нагородження держаними нагородами та відзнаками України .

Б. Про стягнення .

В. Про звільнення .

Г. Дата народження працівника .

3. Дати пишуть –

А. Арабськими цифрами .

Б. Римськими цифрами .

В. Словесно – цифровим способом .

Г. Арабськими та римськими цифрами .

3. У якому розділі трудової книжки дозволяється закреслювати .

А .Відомості про роботу .

Б. Відомості в разі звільнення .

В. Відомості про працівника .

Г. Відомості про нагородження .

3. Трудову книжку видають .

А. В день звільнення .

Б. Через один день після звільнення .

В. Через три дні після звільнення .

Г. Через 10 днів після звільнення .

Модуль 4 .

Завдання з вибором однієї правильної відповіді .

1. Виберіт рядок , у якому перераховано фази документообігу .

А. Одержання документів зі сторони ( це вхідні документи ), Створення документів ( внутрішні ) , відправлення створених документів ( вихідні ) , здавання відпрацьованих документів на зберігання в архів , знищення непотрібних документів .

Б. Створення документів , здавання відпрацьованих документів в архів .

В. Одержання документів , знищення непотрібних документів .

Г. Одержання документів , створення документів , знищення непотрібних документів .

2. Виберіть рядок ,у якому наведено всі операції документування .

А. Складання документа , підписання . реєстрація .

Б. Складання проекту документа , погодження проекту документа , перевірка правильності оформлення , створення чистового зразка , підписання , реєстрація .

В. Складання проекту документа ,перевірка правильності оформлення , підписання .

Г. Створення документа , реєстрація .

3. Виберіть рядок , у якому наведено всі операції діловодства .

А. Розгляд документа керівником , виконання документа , контроль за виконанням , формування справ , поточне зберігання та використання , передача на архівне зберігання , знищення документа .

Б. Розгляд документа керівником , контроль за виконанням , формування справ , передача на архівне зберігання .

В. Виконання документа , формування справ , передача на архівне зберігання .

Г. Розгляд документа керівником , поточне зберігання та викортстання , знищення документа .

4. До рядка позначеного цифрою доберіть рядок позначений буквою .

1. Проходження і порядок виконання вхідних документів .

2. Проходження і порядок виконання вихідних документів .

3. Проходження і порядок иконання внутрішніх документів .

А. Створення документа , оформлення документа , погодження , розмноження документа , виконання документа , зберігання документа .

Б. Складання проекту документа . оформлення документа , погодження документа , перевірка правильності оформлення , підписання , реєстрація , відправлення .

В. Приймання документів . первинна обробка , попередній розгляд , розгляд документів керівником , робота виконавця з документами .

5. Індекс документа складається з –

А. Номера структурного підрозділу .

Б. Номера справи . в якій знаходиться документ .

В. Індекса структурного підрозділу , номера справи . в якій зберігається документ , вихідний ( вхідний ) номер документа .

Г. Номера структурного підрозділу , вхідного номера документа .

6. Кожен документ повинен реєструватись –

А. Два рази ,

Б. Один раз .

В. Жодного разу .

Г. Три рази .

7. Вхідні документи реєструють -

А. На наступний день .

Б. Через два дні .

В. В день надходження .

Г. Взагалі не реєструють .

8. Вихідні і внутрішні реєструють –

А. В день написання .

Б. Вдень редагування .

В. На наступний день після підписання .

Г. В день підписання .

9. Виберіть рядок , в якому наведено документи , що підлягають обов’язковій реєстрації .

А. Листи , графіки , програми , заяви .

Б. Навчальні плани , прейскуранти , норми витрат матеріалів .

В. Документи , які виходять з вищестоячих організацій , найважливіші внутрішні документи .

Г. Телеграми , форми статистичної звітності , наряди .

10. Номенклатура справ – це

А. Систематизований пнрелік назв справ , до яких входять документи , подібні за змістом і належністю , із зазначенням терміну їх зберігання .

Б. Сукупність документів або документи , які стосуються одного питання чи ділянки діяльності .

В. Фіксування факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів .

Г. Виробнича, науково – технічна , управлінська , фінансова та інша інформація .

11. Виберіть рядок , в якому неправильно наведено вид номенклатури справ .

А. Індивідуальні .

Б. Рекомендовані .

В. Типові .

Г. Систематизовані .

12. Виберіть рядок , в якому неправильно вказано основні принципи побудови номенклатури справ .

А. Єдиний підхід до обліку , систематизації , опису та пошируння документів .

Б. Застосування індексації документів .

В. Стабільність індексів .

Г. Індивідуальний підхід .

13. Виберіть рядок , в якому вказано документи , які не вносять до номенклатури справ .

А. Усі справи й документи , що відображають документовані ланки роботи та окремі аспекти діяльності підприємства або структурного підрозділу .

Б. Тільки внутрішні та вихідні документи .

В. Справи тимчасово діючих органів , документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності .

Г. Незакінчені справи , що надійшли з іншого підприємства для дальшої роботи зними . Всі довідкові картотеки докментів .

14. В одну справу можна підшивати не більше як –

А. 100 аркушів .

Б. 200 аркушів .

В. 250 аркушів .

Г. 150 аркушів .

15. Номенклатуру складають у

А. 2 – х примірниках.

Б. 1 – примірник .

В. 3 – х примірниках .

Г. 4 – х примірниках .

16. У справу не підшивають документи

А. Одного календарного року .

Б. Комерційні контракти .

В. Які підлягають поверненню , чернетки документів .

Г. Копії документів .

17. Які документи вилучати забороняється

А. Постійного строку зберігання .

Б. До 10 років збегання .

В. До 5 років зберігання .

Г. До 75 років зберігання .

18. Підготовка документів до наступного зберігання і використання не включає такі види робіт .

А. Експертизи цінності документів .

Б. Оформлення справ .

В. Складання описів справ . Передача справ в архів .

Г. Перереєстрація документів .

У питаннях 19 , 20 .

до кожного рядка позначеного цифрою доберіть рядок позначений буквою .

19. Рекомендації з організації та проведення нарад .

А. До наради .

Б. В день наради .

В. Після наради .

1. Підготувати проект протоколу наради і погодити його з ведучим ( головою ) наради .Оформити протокол в кінцевій редакції і розіслати його учасникам ( поза межами організації ). Оформити всю кореспонденцію , що стосувалася питань , які обговорювались на нараді . Підшити в справу документи , використані на нараді , а також копйї листів , підготовлені в процесі протокольного оформлення наради .

2. Сформулювати тему і підготувати порядок денний та погодити його з керівництвом ,а у випадку, коли керівник готує нараду , обговорити її хід зі своїми безпосередніми заступниками і помічниками . Забезпечити приміщення і подбати про його технічне оснащення , якщо це необхідно , з урахуванням кількості учасників . Одержати тексти заявок або документів від тих учасників наради , які мають бажання або повинні виступити з обговорюваних питань .Підгтувати все необхідне канцелярське приладдя , включаючи папір і записники , додаткові копії порядку денного ( якщо нарада тривала ) , справу з листування , включаючи листи учасників , які не можуть бути присутні на нараді , небхідні довідники , інструкції тощо.

3. Направити всіх учасників до місця проведння наради . Кожне робоче місце забезпечити необхідними документами та папером для нотаток . Провести реєстрацію учасників наради . Зачитати порядок денний , листи з вибаченнями та іншу додаткову документацію .Зафіксувати хід обговорення , пропозицій , прізвища виступаючих і прийняті на нараді рішення з допомогою стенографії , технічних засобів .

20. Технологія ведення переговорів .

А. Перший етап .

Б. Другий етап .

В. Третій етап .

Г. Четвертий етап .

1. Погодження пропозицій ( виробляється загальна схема, контури рішень).

2. Редагується текст рішення .

3. Конкретизація питань , інтересів , позицій , мети ( задаються питання , на які чітко дається відповідь ).

4. Обговорення пропозицій з аргументацією пропонованих рішень .

21. Вкажіть рядок , в якому не вказано етап процесу переговорів .

А. Початковий етап .

Б. Підготовка до переговорів .

В. Процес переговорів .

Г. Аналіз результатів переговорів і виконання досягнутих домовленостей .

Ключ до розв’язання тестів .

Модуль 1.

1Б. , 2В. , 3Б. , 4В. , 5В. , 6В. ,7Г., 8В. , 9А., 10Б., 11В. , 12В..

Модуль 2 .

1В., 2А., 3Б.,4В.,5Г., 6А., 7В., 8А., 9А., 10А., 11А., 12Б., 13Б., 14., 15В., 16Б., 17А., 18В., 19В., 20А., 21А., 22А., 23А., 24В., 25А., 26Б., 27А., 28-4А., 3Б., 2В., 1Г. 29-1Г., 2В., 3Б., 4А., 30Б., 31-3А., 4Б., 1В., 2Г.,32Г., 33А.

Модуль 3.

1Б., 2В., 3А., 4В., 5Г., 6А., 7В., 8Б., 9Б., 10В., 11А.,12В., 13Б., 14А., 15В., 16А.

Модуль 4 .

1А. 2Б., 3А., 4-3А., 2Б., 1В., 5В., 6Б., 7В., 8Г., 9Б., 10А., 11Г., 12Г., 13Б., 14В., 15В., !6В., 17А., 18Г., 19-1В., 2А., 3Б.,20-1В., 2Г., 3А., 4Б., 21А.

Оцінювання тестів .

Модуль 1

За кожну правльну відповідь – 1бал .

12- балів – 5.

10 – 11 балів – 4 .

8 – 9 балів – 3 .

7 і менше балів – 2 .

Модуль 2 .

Питання 1- 27 , 30 , 32 , 33 – оцінюються в 1 бал .

Питання 28 , 29 , 31 – оцінюються в 2 бали .

33 – 36 балів – 5 .

28 – 32 бали – 4 .

22 – 27 балів – 3 .

21 і менше балів – 2 .

Модуль 3 .

За кожну правильну відповідь – 1 бал .

16 балів – 5 .

13 – 15 балів – 4 .

10 – 12 балів – 3

9 балів і менше – 2 .

Модуль 4 .

Питання 1 – 3 , 5 – 18 , 21 – оцінюються в один бал

Питання 4 , 19 , 20 .- оцінюються в 2 бали

21 – 24 бали – 5 .

17 – 20 балів – 4 .

13 – 16 балів – 3

12 балів і менше – 2 ...

.

Самостійне вивчення з дисципліни “Діловодство”.

Тема – Організація діловодства в установі .

План .

1. Суть діловодного процесу . Нормативна база .

2. Форми організації роботи з документами .

Література

Блощинська В.А. Сучасне діловодство. Навчальний посібник .- К.. Центр навчальної літератури , 2005 .

1. Діловодний процес передбачає роботу з документами та організацію різноманітних процесів , які забезпечують її досконалість .

На підприємстві повинен бути встановлений єдиний порядок ( єдині вимоги ) зі складання документів і роботи з ними . Діловодний процес грунтується на загальних , розроблених для типових закладів обов’язкових для використання положеннях та нормативних докуменах : інструкціях , правилах , статутах .

Основним документом в роботі діловодного підрозділу установи є Інструкція з ведення та організації діловодства в закладі .

Типова інструкція з діловодства повинна містити такі положення :

1. Мета і завдання діловодства в закладі .

2. Коло питань , які підлягають документуванню .

3. Організація і методика документообороту в закладі , порядок проходження і виконання документів .

4. Організація і правила реєстрації документів .

5. Організація , форми , методи і техніка контролю за виконанням документів ( груп документів ).

6. Розробка номенклатур справ і створення єдиної номенклатури справ закладу , порядок їх затвердження і використання , персонал , який залучається до складання номенклатури справ , особи , відповідальні за їх складання .

7. Організація , склад і порядок роблти експертної комісії закладу з експертизи цінності документів .

8. Загальні принципи організації праці працівників діловодства в заклкладі ( розподіл обов’язків , нормування праці ).

9. Правила та рекомендації відносно застосування технічних засобів у діловодстві закладу .

Додатки :

• схеми проходження документів ,

• зразки основних документів ,

• акти з ліквідації документів ,

• форма внутрішнього опису документів ,

• пам’ятка зі складання службових документів .

Інструкція розробляється , як правило , на 2-3 роки .Після цього її можна змінити , доповнити .

Інструкції для закладів відомчого підпорядкування розробляються в міністерствах і розстлаються на місця в установи з типовою формою діловодства .

Інструкції для закладів інших ( недержавних ) форм власності можуть бути розроблені згідно з власними потребами або замінені правилами чи іншими вказівками щодо організації діловодного процесу .

Інструкції , правила чи вказівки по роботі з документами в закладі повинні бути доведені до відома всіх працівників у вигляді інструктажів , практичних занять .

2. Форми організації роботи здокументами .

Канцелярія виконує функції роботи здокументами в установі і є її самостійним підрозділом .

Канцелярію очолює начальник канцелярії , який підпорядковується керівнку підпрємства . Начальник канцелярії призначається і звільняється з займаної освди керівником установи .

Канцелярія керується в своїй діяльності :

• чинним законодавством – законодавчими актами Верховної ради , постановами і розпорядженнями Ради Міністрів , указами Президента ,

• розпорядчими матеріалами вищестоящих інстанцій ,

• положеннями про дану установу ,

• положеннями державних стандартів (ЄЛСД),

• правилами Головного архівного управління з документації управлінської діяльності , єатвердженою керіівником установи ,

• положенням про канцелярію .

Основне завдання канцелярії :

• забезпечення чіткої роботи з документами в установі відповідно до основних положень ЄЛСД .

Функції:

• забезпечення своєчасного перегляду вхідної , вихідної внутрішньої документації ,

• організація роботи засідань колегії установи і контроль за виконанням прийнятих рішень ,

• здійснення систематичного контролю за своєчасним виконанням документів ,

• оформлення і розсилання розпорядчих документів ,

• контроль за правильним оформленням документів ,

• здійснення прийому , реєстрації , зберігання , обліку , постачання документів у підрозділи ,

• формування справ , а також підготовка до відправлення документів на зберігання ,

• організація роботи з прийому керівником відвідувачів .

Секретаріат :

• розглядає і готує для доповіді керівництву відповідну кореспонденцію ,

• готує за розпорядженням керівника установи проекти окремих накзів , листів , довідок та інших документів , узгоджує їх зі структурними підрозділами ,

• здійснює аналіз справ у структурних підрозділах по роботі з документами і дає висновки та пропозиції щодо покращання роботи ,

• складє проекти планів колегії на основі пропозицій членів колегії та начальників структурних підроділів устаови і дає їх на розгляд і затвердження ,

• готує матеріали для засідань , а також пропозиції керівництву установи і повідомляє про час проведення ,

• обробляє протоколи засіідань , виписки з них ,

• контролює виконання рішень ,

• забезпечує ідготовку відповідних матеріалів для засідань , які скликаються керівником установи .

Підрозділ з контролю виконання здійснюють такі функції :

• контролюють своєчасне виконання документів ,

• здійснюють контроль за термінами виконання документів і інформують про це керівництво ,

• аналізують контроль виконання документів і складають відповідні довідки для керівництва .

• Підрозділ з раціоналізації роботи з документами :

• розробляє і впроваджує заходи для удосконалення служби документації в апараті установи ,

• організовує роботу з метою підвищення кваліфікації працівників , які працюють з документами ,

• розробляє інструкцію з документації управлінської діяльності ,

• розробляє перелік нереєстрованих документів ,

• розобляє класифікатор пртань , які вирішують посадові особи , структурні підрозділи та установа в цілому .

Підрозділ з обліку та реєстрації документів :

• веде облік і реєстрацію документів ,

• готує для доповіді керівництву установи вхідну кореспонденцію ,

• спостерігає за правильністю складання та оформлення документів , перевіряє якість виготовлення супровідних документів до основних,

• подає на підпис керівництву установи та керівникам структурних підрозділів визначені докементи , які стосуються їх компетенції ,

• здійснює облік документів “для службового користування “,

• оформляє для відправлення документи за вквзівками керівника канцелярії та його заступників

• складає номенклатуру справ канцелярії , формує справи у відповідності з номенклатурою , готує справи до здачі їх в архів .

Підрозділ обліку та реєстрації листів :

- приймає і реєструє пропозиції та скарги громадян ,

готує на розгляд керівництва установи вхідну корспондецію з важливих питань ,

направляє кореспонденцію в структурні підрозділи на виконання ,

• контролює дотримання термінів виконання листів ,

• організовує прийом відвідувачів .

Підрозділ з прийому і відправлення кореспондеції

• приймає , відправляє документи та розподіляє їх по структурних підрозділах ,

• здійснює протягом кожного дня кількісний облік документів , на основі якого складає за встановленою формою відомість про обсяг документообігу в організації ,

• відправляє вихідну кореспгнденцію ,

• доставляє кореспонденцію в структурні підрозділи та адресатам міста .

Архів :

• приймає обліковує , зберігає і використовує справи ,

• контролює правильність складання номенклатури справ ,

• надає методичну допомогу в оформленні справ , які підлягають здачі в архів ,

• здійснює контроль за правильним формуванням справ , зберіганням та подальшим використанням ,

• веде централізований облік справ , які зберігвються в архівах підвідомчих структур .

Відділ кадрів :

• проводить документальне оформлення вказівок з прийому , переведення та звільнення працівників ,

• виписує та заповнює трудові книжки ,

• реєструє та здіцснює постійний облік працюючих ,

• доводить до відома працівників інформацію про зміни в їх трудовій діяльності ,

• відповідає за збереження всієї кадрової документації ,

• проводить інструктажі з начальниками структурних підрозділів та працівниками утанови за посадовими інструкціями ,

• обліковує робочий час праіцівників .

Відділ машинопису ( друкарське бюро ) та розмноження :

• працює над машинописним оформленням документів для всіх структурних підрозділів установи з оригіналу ,

• вичитує та редагує передрукований матеріал ,

• виконує стенографічні записи виступів учасників засідань та їх розшифрування ,

• розмножує та копіює необхідні документи за допомогою технічних засобів .

• Питання для самоконтролю .

• 1. Якими нормативними документами повинні користуватися секретарі .2. Охарактеризуйте форми роботи з документами .

Тема – Оранізація діловодства в установі .

План

1. Канцелярія та її фукції .

Література

Блощинська В.А. Сучасне діловодство . Навчальний посібник . – К.. Центр навчальної літератури , 2005 .

На умови організації діловодного процесу впливають багато факторів : розміри закладу , обсяг документів за календарний рік , наявність структурних підрозділів , технічних засобів та бюджет установи .

Для покращення роботи заклкду рекомендується застосовувати прийоми наукової організації праці , підвищувати професійний рівень , використовувати в своїй найновіші досягнення техніки .

Велику роль в організації діловодного процесу відіграють інші фактори , які впливають на працездатність персоналу .

Це – розміри приміщення , освітленість робочих місць , мікроклімат , звукоізоляція , естетичне оформлення кабінетів ( кімнат ) , режим праці та відпочинку .

Розміри приміщення забезпечують наявність інших факторів . Чим просторіше приміщення , де відбувається робочий процес , тим вільніше почувається в ньому працюючий персонал .

Санітарними нормами рекомендується розташування в одному приміщенні площею 10 м. квадратних не більше трьох робочих місць .

При цьому слід пам’ятати про специфіку роботи працівників .Бажано в одному приміщенні розташовувати робочі місця працівників тільки однієї спеціалізації , одного напрямку роботи .Інакше вони заважатимуть один одному , а це негативно позначиться на роботі закладу . В деяких випадках , якщо розташовувати робочі місця працівників одного напрямку діяльності в спеціально відведених для них приміщеннях немає змоги , можливе покращання умов праці шляхом використання переносних перегородок . Такий засіб створює деяку ілюзію захисту та часткової ізоляції . Окрім того , слід пам’ятати про градацію розташування робочих місць , якщо заклад має багатоповерхову будову . Між робочими столами повинен бути проміжок не менше як півтора метра - для вільного доступу і пересування працівників в межах робочої кімнати .

Канцелярію і дирекцію рекомендується розташовувати на другому поверсі .

Архівні кімнати бажано розмістити на останньому або передостанньому поверсі , за умови , звичайно , відсутності посиленої вологості стін чи протікання даху .

Освітленість приміщень теж повинна відповідати санітарним нормам . В одній кімнаті площею 10 м квадратних повинно бути одне вікно . Дотогож ,окрім загального електричного освітлення ,слід мати на столах додаткові джерела світла – електричні овітлювачі .

Мікроклімат – теж важливий фактор , який може впливати як позитивно так і негативно на працездатність працівників . Мікроклімат – це сукупність необхідних кліматичних умов , таких як вологість та температура . Санітарні

орми рекомндують витримувати в приміщенні температуру в межах плюс 18-20 градусів за цельсієм .Надмір вологості може з часом зіпсувати документи і призвести до їх втрати .

Звукоізоляція – особливо для тих прміщень , де повинна бути максимальна зосередженість уваги під час роботи . Всі фактори повинні гармонійно поєднуватися , не перешкоджати робочій атмосфері . а навпаки – сприяти їй .

Санітарна норма тривалості робочого дня – 8 годин .

Питання для самоконтролю .

1. Охарактеризуйте канцелярію та її функції .

Тема – Підготовка до складання та оформлення документів

План

1. Вимоги до оформлення змінних реквізитів . Реквізити 22, 23.

2. Вимоги до оформлення змінних реквізитів .Реквізити 24, 25.

Література

Діденко А.Н. Сучасне діловодство . Навч. пос. – 4- е вид.- К..Либідь, 2004.

Реквізит 22 ( позначка про наявність додатка)

Якщо документ має додатки й це зазначено в документі , то реквізит 22 оформляють так :

Додаток :на 10 арк. у 2 прим.

Якщо в тексті документа немає відомостей про додатки . то в реквізиті 22 наводять їхні назви із зазначенням кількості аркушів у кожному , а також кількості примірників , наприклад:

Додатки :1. Проект ДСТУ 0. 00 – 00 на 30 арк. у 2 прим.