Автоматизация офиса.
Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских служащих.
Основные компоненты этой технологии показаны на рисунке 8.
Компьютерные офисные технологии |
|
Некомпьютерные офисные технологии |
Текстовый процессор |
|
Факс |
Электронная почта |
|
Ксерокс |
Аудиопочта |
|
Сканер |
Табличный процессор |
|
Другие средства оргтехники |
Электронный календарь |
|
|
СУБД |
|
|
Презентации |
|
|
Создание WEB-сайтов |
|
|
Компьютерные конференции |
|
|
Хранение изображений |
|
|
Видеотекст |
|
|
Управленческие программы |
|
|
База данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы. Информация в базу данных может также поступать из внешней среды, например , по электронной почте.
Например, в базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья. Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.
Текстовый процессор предназначен для создания и обработки текстовых документов.
Электронная почта дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети.
Аудиопочта – это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре, вы передаете его по телефону. Также по телефону вы получаете сообщения.
Табличный процессор позволяет выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме.
Электронный календарь предоставляет возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер устанавливает дату встречи или другого мероприятия , просматривает получившееся расписание и корректирует его с помощью клавиатуры. Система дает возможность доступа к календарям других менеджеров для согласования с их расписанием.
Компьютерные конференции используют КС для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему.
Назначение СУБД, презентаций и программ для создания WEB-сайтов понятно из названия.
Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его изображение в цифровой форме.
Для хранения изображений использовались ранее оптические диски, емкость которых составляет 4,7 Гбайт (один слой).
В настоящее время выпускаются хранения бах данных емкостью до 30 Тбайт. Каждый корпус такого устройства вмещает до 12 дисков. Подключение их осуществляется с помощью двух RAID контроллеров для синхронизации их кэш-памяти.
Эти устройства высокий уровень качества и надежности хранения, а также имеют встроенные функции “моментального снимка” для обеспечения надежной защиты информации.
Видеотекст основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:
Создать файлы видеотекста на собственных компьютерах.
Заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании или поставляться клиенту в виде магнитных или оптических дисков.
Заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.
Факсимильная связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.
В последние годы появились так называемые облачные (рассеянные) технологии. Облачная (рассеянная) обработка данных – технология обработки данных, в компьютерные ресурсы и мощности предоставляются пользователю как Интернет-сервис. Пользователь имеет доступ к собственным данным, но не может управлять и не должен заботиться об инфраструктуре, операционной системе и собственно программном обеспечении, с которым он работает. Термин «Облако» используется как метафора, основанная на изображении Интернета на диаграмме компьютерной сети, или как образ сложной инфраструктуры, за которыми скрываются все технические детали. Согласно документу IEEE, опубликованному в 2008 году, «Облачная технология – это парадигма, в рамках которой информация постоянно хранится на серверах в интернет и временно кэшируется на клиентской стороне, например, на персональных компьютерах, игровых приставках, ноутбуках, смартфонах и т. д.».
Облачная обработка данных как концепция включает в себя понятия:
инфраструктура как услуга
платформа как услуга
программное обеспечение как услуга
данные как услуга
рабочее место как услуга
и другие технологические тенденции, общим в которых является уверенность, что сеть Интернет в состоянии удовлетворить потребности пользователей в обработке данных.
Например, Google Apps обеспечивает приложения для бизнеса в режиме онлайн, доступ к которым происходит с помощью Интернет-браузера, в то время, как ПО и данные хранятся на серверах Google.
Облачные технологии используются в электронной почте, в играх
OnLive, в музыке и т.д.
Облачная технология имеет свои преимущества и свои недостатки. Преимуществом можно считать возможность пользователя не заботиться ни об операционной системе, ни о программном обеспечении и т.д. Недостатком является то, что компания, которой принадлежит предоставляемый Вам сервис, может с Вами сделать все, что угодно.
Например, может прочитать почту, прекратить поддержку игры, можно брать деньги за каждое прослушивание песни и т. д.
Аутсо́рсинг (от англ. outsourcing: (outer-source-using) использование внешнего источника/ресурса) — передача организацией, на основании договора, определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области. В отличие от услуг сервиса и поддержки, имеющих разовый, эпизодический, случайный характер и ограниченных началом и концом, на аутсорсинг передаются обычно функции по профессиональной поддержке бесперебойной работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1 года). Наличие бизнес-процесса является отличительной чертой аутсорсинга от различных других форм оказания услуг и абонентского обслуживания.
Главным источником экономии затрат с помощью аутсорсинга является повышение эффективности предприятия в целом и появление возможности освободить соответствующие организационные, финансовые и человеческие ресурсы, чтобы развивать новые направления, или сконцентрировать усилия на существующих, требующих повышенного внимания.
В российской предпринимательской практике на аутсорсинг чаще всего передаются такие функции, как ведение бухгалтерского учёта, обеспечение функционированияофиса, переводческие услуги, транспортные услуги, поддержка работы компьютерной сети и информационной инфраструктуры, рекламные услуги, обеспечение безопасности.
По мнению специалистов Института аутсорсинга (Outsourcing Institute, США), аутсорсинг бизнес-процессов является развивающимся видом оптимизации деятельности предприятий, причем наибольший рост наблюдается в сфере финансов и бухгалтерского учета. Статистика, собранная в 1997 году Американской ассоциацией менеджмента, показала, что уже тогда 20 % из числа 600 опрошенных фирм передали на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и бухгалтерских операций, а 80 % — часть административных функций.