1.5. Рух товарно-матеріальних цінностей в аптечних закладах.

Операції з обігу товарів в аптечних закладах поділяються на операції з їх надходження та вибуття (рисунок 1)

Рис.1. Основні напрямки руху товарів аптечного асортименту

1.6.Облік операцій з надходженням товарів аптечного асортименту. Документообіг за первинним обліком надходження товару до аптеки.

Перевірка відповідності фактичної наявності товару супровідним документам.

Постачання в аптечні заклади ЛЗ та ВМП здійснюється постачальниками (виробниками ЛЗ, оптовими фірмами, аптечними складами тощо) на підставі договору (контракту). Договір визначає предмет угоди, порядок розрахунку, права і обов’язки сторін, терміни виконання, порядок розгляду претензій, форс-мажорні обставини, умови розірвання договору.

Відповідно до чинного законодавства аптечні заклади можуть закуповувати лише зареєстровані в Україні ЛЗ та ВМП у суб’єктів господарювання, що мають ліцензії на провадження господарської діяльності з виробництва лікарських засобів, оптової торгівлі лікарськими засобами, імпорту лікарських засобів. Крім лікарських засобів аптеки можуть закуповувати та продавати супутні товари за переліком, затвердженим МОЗ.

У процесі відвантажування товарів постачальник оформляє супровідні документи:

• Товарно – транспортну накладну;

• податкову накладну;

• рахунок (у разі передоплати)

• сертифікати якості серій лікарських засобів;

• відомості про державну реєстрацію лікарських засобів.

Кожна серія лікарського засобу супроводжується копіями сертифікату якості виробника, висновком про якість ввезеного в Україну лікарського засобу (для лікарських засобів іноземного виробництва) та висновком про відповідність МІБП (медичних імунобіологічних препаратів) завіреними печаткою останнього постачальника.

При поставках косметичної продукції, виробів медичного призначення, БАД (які не визнаються лікарськими засобами) товар супроводжується сертифікатом якості виробника, «Висновком санітарно-гігієнічної експертизи».

Обов’язковим документом для одержання товарів зі складу є довіреність, яка оформляється покупцем на бланках типової форми № М-2 (не є документом суворого обліку), реєструється в Журналі реєстрації довіреностей. Термін дії довіреності – 10 днів.

Відповідно наказу МОЗ №677 від 29.09.2014року уповноважена особа проводить вхідний контроль якості ЛЗ, у т.ч. перевіряє зовнішній вигляд, супровідні документи, відомості про державну реєстрацію ЛЗ, терміни придатності препаратів тощо.

Підставою для оприбуткування товару в аптеці є товарно – транспортна накладна, у якій зазначаються реквізити постачальника та отримувача, перелік найменувань ЛЗ та інших товарів аптечного асортименту (серія, кількість, ціна, сума) та загальна вартість партії товару. Накладна також містить реєстр формування роздрібних цін на ЛЗ.

В результаті приймання товару оформляється «Реєстр лікарських засобів, які надійшли до суб’єкта господарської діяльності», у якому вказують назву постачальника та номер ліцензії, номер та дату накладної, назва ЛЗ та його лікарську форму, дату реєстрації та номер реєстраційного посвідчення, назву виробника, номер серії, номер і дату сертифіката якості виробника, кількість одержаних упаковок, термін придатності ЛЗ та результат контролю уповноваженою особою.

При позитивному результаті вхідного контролю уповноважена особа зазначає висновок на накладній з дозволом на реалізацію ЛЗ (штамп „Вхідний контроль проведено, результат позитивний, дозволено до реалізації, підпис , П,І,Б уповноваженої особи, дата проведення вхідного контролю) ”.

У разі виявлення невідповідності в процесі приймання товару оформляється «Акт про встановленну розбіжність у кількості та якості при прийманні товару», про що постачальника слід поінформувати у день приймання товару або не пізніше наступного дня за телефоном, факсом, телеграфом або е-mail.

У разі виникнення сумніву щодо якості ЛЗ уповноважена особа повинна відібрати зразки таких ЛЗ та направити їх до територіальної державної служби з ЛЗ на експертизу. На час проведення лабораторного контролю, до остаточного вирішення питань про їх якість, серія сумнівних ЛЗ перебуває в спеціально відведеній, чітко визначеній, промаркованій карантинній зоні (приміщенні), окремо від інших ЛЗ з позначкою „Карантин” із зазначенням причин вилучення з обігу та дати переміщення.

При оприбуткуванні товару, що надійшов, встановлюються роздрібні ціни на кожну товарну позицію відповідно до цінової політики аптеки та вимог чинного законодавства щодо державного регулювання цін на ЛЗ. Результати оформляються у вигляді «Реєстра формування роздрібної ціни».