4. Внутрішньогосподарська звітність аптек.

Актуальність теми В сучасних умовах динамічного розвитку вітчизняної економіки, що характеризується нестабільністю, високою конкуренцією, для ефективного управління підприємством необхідна релевантна (значуща: оперативна, повна, достовірна) інформація, представлена у систематизованому вигляді, придатна для аналізу та прийняття відповідних управлінських рішень. Інтеграція економіки України у світову економічну систему також потребує певних зрушень у напрямку переорієнтації системи управління та обліку на світові стандарти, звичайно, з урахуванням особливостей вітчизняної економіки.

Сучасні економічні умови висувають нові вимоги до організації обліку та звітності в аптечних установах. Тому вивчення системи обліку та звітності в аптечних закладах є важливим для практичної діяльності фармацевтичного фахівця.

4.1. Значення внутрішньогосподарської звітності аптечних закладів.

Результати фінансово-господарської діяльності аптеки за місяць, квартал, і рік подаються у вигляді звіту.

Звіт складається на підставі систематичного обліку всіх господарських і фінансових операцій, які підтверджені документами.

Звіт відображує взаємопов’язані показники, які характеризують діяльність аптеки за визначений період.

Звіт забезпечує контроль за правильним використанням матеріальних і фінансових ресурсів аптеки і дозволяє встановити законність і раціональність всіх витрат.

Користуючись звітними даними можна провести економічний аналіз основних показників роботи аптеки.

Без правильно складеного звіту неможливо забезпечити якість проведення інвентаризації товарно-матеріальних цінностей в аптеці.

4.2. Види звітності: а )За строками складання:

• річну - це звітність за поточний рік;

• поточну - це звітність за місяць, квартал.

б) За змістом звітність ділиться:

бухгалтерську;

статистичну.

4.3. Структура «Звіту про фінансово-господарську діяльність».

Первинна внутрішньогосподарська звітність аптек всіх форм власності та господарювання зводиться до складаня «Товарного звіту» (форма АП- 25) по кожному відділу один раз на 10-30 днів у залежності від об’єму робіт. «Товарний звіт» є обов’язковою формою внутрішньогоспордарської звітності.

У кінці місяця (кварталу, року) на підставі узагальнюючих даних «Товарного звіту» та інших облікових документів аптеки державної та комунальної форм власності складають «Звіт про фінансово-господарську діяльність» (далі «Звіт») у двох примірниках (форма АП - 72). Перший примірник «Звіту» передається у бухгалтерію, а другий – залишається у матеріально - відповідальної особи. Перед складанням «Звіту» необхідно зареєструвати всі первинні документи про рух грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей, взаєморозрахунків аптеки з постачальниками, покупцями.

«Звіт» являє собою ряд таблиць, які характеризують рух грошових коштів, товару, інших цінностей, а також стан взаєморозрахунків з покупцями, підзвітними особами, бюджетом та позабюджетними фондами. У «Звіті» можна виділити такі розділи:

Перший розділ – «Рух грошових коштів». Він складається з таких таблиць:

• Реєстр руху грошових коштів та інкасації торгової виручки;(Ф АП-70);

• Відомість внесеної чи переведеної виручки;

• Розрахунковий рахунок.

Другий розділ – «Рух товарно-матеріальних цінностей» містить таблиці:

• Товарний звіт(Ф АП-25);

• Оборотна відомість з лікарскої рослинної сировини;

• Звіт про рух основних засобів, малоцінного інвентарю та швидкозношуваних предметів (Ф АП-56);

• Реєстрація роздрібних оборотів;

• Звіт про рух товарів у структурних підрозділах;

• Звіт про рух палива, будівельних матеріалів.

Третій розділ – «Взаєморозрахунки аптеки з різними організаціями, підзвітними особами, позабюджетними фондами» представлений таблицями:

• Реєстр виписаних покупцям (лікувально-профілактичним установам та іншим оганізаціям) рахунків - фактур (Ф АП-18);

• Оборотна відомість з особових рахунків покупців та інших розрахунків (Ф АП-23);

• Довідка про заробітну платню.

Розглянемо більш детально кожен з названих розділів:

Характеристика таблиць першого розділу місячного звіту.

І. «Рух грошових коштів»

У «Реєстрі руху грошових коштів та інкасації виручки» відображають підсумкові суми за місяць за прибутковими та видатковими касовими операціями на підставі даних «Касової книги». Залишок грошових засобів на кінець робочого дня повинен бути в межах ліміту, встановленого банком конкретно для кожної аптеки. «Відомість внесеної чи переведеної виручки» заповнюється за даними виписок з банку і відображає суми зданої виручки в банк по днях місяця.

У таблиці «Розрахунковий рахунок» відображаються залишки та рух грошових коштів на розрахунковому рахунку аптеки.

Характеристика таблиць другого розділу місячного звіту

«Рух товарно-матеріальних цінностей»

Таблиця «Товарний звіт» містить інформацію про рух товару та інших цінностей (тари, допоміжних матеріалів, ЛРС, палива та ін.).

У прибутковій частині відображаються залишки на початок звітного періоду за всіма обліковими групами. Для товару – в роздрібних та оптових цінах, допоміжних матеріалів – за цінами придбання (собівартість), ЛРС – заготівельним (закупівельним), багатооборотної тари – середньообліковій, інших цінностей – собівартості. На підставі даних форм первинного обліку до «Товарного звіту» у хронологічній послідовності включаються усі прибуткові операції з товарно - матеріальних цінностей. До прибуткових операцій за групою товар відносять:

• надходження товару від постачалників;

• переведення у товар з інших облікових груп (допоміжні матеріали, ЛРС);

• дооцінка по лабораторно-фасувальних роботах;

• суму тарифів за виготовлення екстемпоральної рецептури та внутрішньоаптечних заготовок;

• оприбуткування суми надлишків товарів, які виявлені при інвентаризації.

У витратній частині «Товарного звіту» відображаються усі господарські операції по витратам товарно-матеріальних цінностей. При групі «Товар»– це реалізація за готівковий та безготівковий розрахунок (роздрібний та оптовий товарообіг відповідно) та документовані інші витрати аптеки. Для заповнення даних по роздрібній реалізації товару використовують дані «Товарних звітів» відділів аптек, кіосків, пунктів. Оптова реалізація товару відображається на підставі даних «Зведених реєстрів» (пільгова та безкоштовна рецептура), «Оборотна відомість по особових рахунках покупців і інших організацій» (відпуск товарів ЛПЗ та іншим організаціям).

До документальних витрат відносять списання товару при:

• надані першої долікарської допомоги (документ, який використовується при цьому «Довідка про списання медикаментів для надання першої долікарської допомоги»);

• проведенні господарських робіт в аптеці («Акт про списання товару на господарські потреби»);

• уцінці по лабораторно-фасувальних роботах («Довідка про дооцінку та уцінку при проведенні лабораторно-фасувальних робіт»);

• переоцінці товару в бік зменшення вартості («Акт про переоцінку товару»);

• пошкодженні товару («Акт про списання товару, який став непридатним для використання»);

• вилучення лікарських форм індивідуального виготування на аналіз в лабораторію з контролю якості ліків («АКТвідбору зразків для лабораторної перевірки їх якості »);

• проведенні інвентаризації – нараховується та списується природня втрата («Акт результатів інвентаризації»).

Дані по роздрібній та оптовій реалізації товару заносяться за роздрібними цінами, а документовані витрати – за роздрібними та оптовими цінами. Витратні операції з іншими цінностями відображаються в цінах обліку.

У таблиці «Оборотна відомість по лікарській рослинній сировині» відображають залишки на початок, прихід, розходування та залишок на кінець місяця за найменуваннями лікарської рослинної сировини.

Таблиця «Звіт про рух основних засобів, малоцінного інвентарю та предметів, які швидко зношуються» містить інформацію про залишки на початок та кінець місяця, надходження та розходування даних облікових груп у хронологічній послідовності.

«Реєстрація роздрібних оборотів» являє собою таблицю, в якій відображаються по днях роздрібний товарообіг за видами: кількість та вартість відпущених екстемпоральних лікарських форм та ГЛЗ за рецептами; виручку структурних підрозділів (кіоски і пункти), безрецептурний відпуск. Виділяється окремо сума тарифу за виготовлення екстемпоральної рецептури.

У таблиці «Рух товарів і виторгу в аптечних пунктах та кіосках» вказують весь перелік аптечних кіосків та пунктів, їх адреси. По кожному структурному підрозділу відображаються у роздрібних цінах залишки товару на початок місяця, суми прибуткових операцій, виручка , поверненя та недостача товару, і залишок на кінець звітного періоду.

Характеристика таблиць третього розділу місячного звіту.

ІІІ. «Взаєморозрахунки аптеки з різними організаціями, підзвітними особами, позабюджетними фондами».

Таблиця «Реєстр виписаних покупцям (лікувальним установам та іншим організаціям) рахунків-фактур по відпущених з аптеки товарах, списаних у витрату» за відпущені з аптеки товари містить у хронологічній послідовності опис усіх рахунків та відображає оптовий товарообіг за видами: сума відпуску екстемпоральних ліків та ГЛС, медикаментів в масі (ангро), інших товарів і тари.

«Оборотна відомість по особових рахунках покупців і інших організацій» складають за особистими рахунками оптових покупців. У цій таблиці відображається стан дебіторської (залишок на користь аптеки) та кредиторської заборгованості (залишок за аптекою) по аптеці в цілому та по кожному покупцю.

У «Довідці по заробітній платні» надають дані за всіма нарахуваннями та утриманнями з заробітної плати працівників аптеки штатного та позаштатного складу.