Тема 2.3. Документы по трудовым правоотношениям.
Распорядительная деятельность органов управления заключается и в том, что они занимаются подбором и расстановкой кадров, принимают на работу, переводят и увольняют граждан и издают ряд документов, необходимых гражданам при осуществлении ими права на труд.
Трудовые отношения в организации, независимо от форм собственности, регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (далее – ТК РФ) (с изм. и доп. от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г.), определяющим порядок оформления соответствующей документации по трудовым отношениям.
К документам по трудовым отношениям относятся: трудовые договора (соглашения), приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки и другие документы, составляющие личное дело работника.
Документы по трудовым отношениям ведутся с момента поступления работника в организацию и хранятся после их увольнения 75 лет. Поэтому они выделяются в самостоятельную группу документов.
При подготовке организационно-распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации - ГОСТ Р.6.30 - 2003.
Основными документами по трудовым отношениям являются: резюме, трудовой договор, заявление, приказ по личному составу, личная карточка формы Т-2, характеристика работника, анкета, автобиография и другие документы личного характера.
Резюме – это сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с соискателями на вакантную должность с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.
Трудовой договор – документ, который отражает основные аспекты взаимоотношений работодателя и наемного работника, определяет условия работы, выполнения основных обязанностей и требования сторон. Трудовой договор всегда заключается в письменной форме и является юридическим подтверждением того, что стороны состоят в трудовых отношениях, и при возникновении трудовых споров является основным документом для судебного разбирательства. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, подписывается работником и работодателем и заверяется печатью организации. Один экземпляр трудового договора хранится в личном деле работника, а второй выдается ему на руки.
Для оформления трудового договора используются реквизиты: наименование документа; дата; индекс; место составления; заголовок к тексту; текст; юридические адреса сторон; подписи сторон; печать организации.
В тексте трудового договора указываются наименования сторон, заключивших договор, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, предмет договора, порядок выполнения обязательств, режим работы и другие вопросы, регулирующие трудовые отношения.
Заявление – это документ личного характера, оформляемый работником для решения проблем личного и служебного характера.
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении в организацию на конкретную должность. При оформлении заявления используется стандартный лист бумаги формата А4 и следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); справочные данные об авторе; наименование вида документа; текст; дата; подпись составителя заявления.
Заявление, с визами руководителей структурных подразделений (в случае необходимости) и руководителя организации является основанием для издания приказа о приеме на работу (приказа по личному составу).
Правила оформления заявления:
1. Пишется от руки в произвольной форме.
2. На трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.
Реквизиты заявления:
1) название вида документа;
2) дата;
3) адресат;
4) от кого направлено;
5) текст;
6) подпись.
Документ «заявление» бывает разных видов. Например, заявление с просьбой о приеме на работу, с просьбой об увольнении, с просьбой о переводе на другую должность и т.д.
Реквизиты заявления о приеме на работу:
1) адресат (кому направлено);
2) от кого (Ф.И.О., адрес);
3) наименование вида документа;
4) текст;
5) дата составления;
6) подпись.
Особенность заявления о переводе на другую должность - в адресате сотрудник указывает занимаемую в данный момент должность, а в тексте - причины перевода. Форма представления о переводе приведена в приложении 8.
Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п. должны содержать в тексте указания на соответствующие документы.
Приказы по личному составу издаются для документирования трудовых отношений работника и работодателя или служащих и нанимателя. Эти приказы издаются при приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку, поощрении работника, наложении на него дисциплинарного взыскания или увольнения с работы.
Приказы по личному составу в основном оформляются в унифицированных формах, утвержденных органами статистики и подготовленными по постановлению Правительства Российской Федерации.
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утвержден ряд унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Выделим среди них приказы по личному составу:
приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу (унифицированные формы № Т-1 и № Т-1а);
приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу (унифицированные формы № Т-5 и № Т-5а);
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (работникам) (унифицированные формы № Т-6 и № Т-6а);
приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (работниками) (увольнении) (унифицированные формы № Т-8 и № Т-8а);
приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (унифицированные формы № Т-9 и № Т-9а);
приказ (распоряжение) о поощрении работника (работников) (унифицированные формы № Т-11 и № Т-11а).
И это далеко не полный перечень тех распорядительных документов, которые издает работодатель по кадровым вопросам.
Для оформления некоторых действий (например, распоряжения об отстранении работника от работы, объявлении выговора или замечания) нет принятой унифицированной формы. Тогда текст приказа составляется по усмотрению работодателя в соответствии с требованиями трудового законодательства. Документ оформляется на бланке приказа, разработанном и применяемом работодателем при оформлении приказов по основной деятельности.
СОДЕРЖАИИЕ ПРИКАЗА
Если приказы по основной деятельности структурно состоят, как правило, из двух частей - констатирующей и распорядительной, то приказ по личному составу обычно содержит только распорядительную часть (без описания целей и задач распорядительных действий и слова ПРИКАЗЫВАЮ).
Содержание кадровых приказов определяется теми вопросами в сфере трудовых отношений, которым они посвящены. В зависимости от этого будут различаться и документы, служащие основанием для издания приказов по личному составу. Рассмотрим те приказы, с оформлением которых на практике приходится сталкиваться чаще всего.
Приказ о приеме на работу
Отправной точкой для оформления приема работника на работу в большинстве случаев является заключенный сторонами трудовой договор. Именно этот документ указывается в качестве основания для издания приказа о приеме на работу.
Текст этого приказа соответствует унифицированной форме и не представляет особой сложности, однако для его грамотного оформления необходимо внимательно изучить содержание трудового договора, чтобы внести в приказ всю необходимую и достаточную информацию. Следует обратить особое внимание на то, чтобы не было никаких расхождений в датах.
В приказе о приеме на работу обязательно должны быть указаны следующие данные:
1) фамилия, имя, отчество работника;
2) его табельный номер;
3) наименование профессии, специальности или должности, разряд, класс или квалификация;
4) дата начала работы. Эта дата может отличаться от даты издания приказа в тех случаях, когда приказ издается раньше даты начала работы, определенной в трудовом договоре, или, наоборот, позже даты начала работы при фактическом допущении работника к работе без оформления трудового договора в письменном виде;
5) размер оплаты труда;
6) структурное подразделение или конкретное рабочее место работника (только если при заключении трудового договора стороны специально оговаривают конкретное структурное подразделение, механизм, агрегат, рабочее место, на котором работник будет осуществлять трудовую деятельность);
7) условия приема на работу и характер предстоящей работы. В этой строке, например, указывают, является ли работа по заключенному трудовом договору работой по совместительству. Не следует приводить здесь лишнюю информацию, например об особом режиме рабочего времени, установленном работнику. Помните, что в приказ о приеме на работу не следует переносить всю информацию из трудового договора;
8) срок испытания (если таковое было предусмотрено при заключении трудового договора).
Приказ о предоставлении отпуска
Отпуск работнику предоставляется ежегодно, а то и несколько раз в году -если он был разделен на части или, например, работнику положено несколько видов отпусков, которые он использует отдельно. Наличия утвержденного графика отпусков - документа, обязательного и для работника, и для работодателя, - для оформления отпуска недостаточно. Даже в тех ситуациях, когда работник использует отпуск строго в соответствии с графиком, издание приказа о предоставлении отпуска обязательно. В таком приказе обязательно указываются:
вид предоставляемого отпуска;
его продолжительность;
даты начала и окончания;
период работы, за который предоставляется отпуск.
Если отпуск разделен на части, то приказ необходимо издавать при предоставлении каждой из частей.
Законом при соблюдении определенных условий допускается отзыв работника из отпуска, который оформляется отдельным приказом, составленным в свободной текстовой форме. Желательно в этом приказе указать условия предоставления работнику неиспользованной части отпуска. Помните: отзыв из отпуска допускается только с согласия работника. Правда, с учетом специфики рассматриваемой ситуации заранее (до издания приказа) оформить такое согласие, как правило, невозможно. Следует предложить работнику выразить свое отношение к отзыву из отпуска при письменном ознакомлении с приказом.
Если продолжительность отпуска составляет больше 28 календарных дней, часть отпуска по заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией, что также оформляется отдельным приказом.
Приказ о переводе на другую работу
В процессе трудовой деятельности работник по разным причинам может быть переведен на другую постоянную работу; такой перевод может носить временный характер. За редким исключением, при переводе стороны трудовых отношений заключают соглашение о переводе, которое и служит основанием для издания работодателем приказа о переводе работника на другую работу.
Когда перевод на другую работу осуществляется в соответствии с законодательными требованиями, ссылки на них должны быть приведены в тексте приказа, а обязательные для принятия решения документы перечисляются в строке «Основание».
При переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением в строке «Основание», помимо дополнительного соглашения к трудовому договору, следует указать реквизиты медицинских документов, на основании которых принято решение о переводе.
Приказ о применении дисциплинарного взыскания
Предпосылкой к решению о дисциплинарном наказании работника является факт обнаружения дисциплинарного проступка. В процессе применения к нему мер дисциплинарной ответственности на практике создается немало документов (докладные и объяснительные записки, акты), где излагаются обстоятельства произошедшего с выводами и предложениями. На эти документы, служащие основанием для принятия решения о наказании и издания соответствующего приказа, необходимо сослаться в тексте приказа.
Как определено трудовым законодательством, к работнику может быть применено дисциплинарное взыскание в виде замечания, выговора или увольнения. Унифицированная форма приказа предусмотрена для оформления только последней ситуации. Замечание или выговор объявляются работнику в свободной текстовой форме.
Дисциплинарное взыскание действует в течение года с момента его наложения, но может быть снято и досрочно - отдельным приказом. Основанием этого может послужить, в частности, ходатайство непосредственного руководителя работника. В таком приказе нужно указать причину, послужившую поводом отмены взыскания, и дату, с которой оно считается снятым.
Приказ об увольнении
К данному документу следует отнестись с максимальным вниманием. Нередко увольнение становится причиной судебных разбирательств. И если в их ходе выясняется, что была нарушена процедура, то работник подлежит восстановлению на работе, а работодатель оплачивает ему время вынужденного прогула и - в отдельных случаях - компенсирует моральный вред, причиненный незаконным увольнением. К тому же, если при оформлении увольнения были допущены нарушения, то исправить их в дальнейшем будет весьма затруднительно.
Прекращение трудового договора оформляется приказом работодателя по унифицированной форме: в ней нужно в точном соответствии с формулировками Кодекса или иного федерального закона указать основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью. Кроме того, приказ обязательно должен содержать перечень документов, послуживших основой решения об увольнении. В отдельных случаях в ходе принятия такого решения требуется учесть мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации и оформить соответствующий реквизит на приказе.
РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗА
Кадровые документы, и в т. ч. приказы по личному составу, большинство которых имеет длительный срок хранения, регистрируются в специальных учетных формах. Регистрация предусмотрена для документов, требующих исполнения; она облегчает их хранение и поиск и крайне желательна для таких важных документов, как приказы по личному составу.
Для регистрации документов работодатель разрабатывает регистрационные книги (журналы) учета.
Например, книга может иметь такую форму.
Книга регистрации приказов по личному составу
В книгу регистрации приказов по личному составу можно также включить графу «Отметка о выдачи копии приказа работнику». В ней будет отражено выполнение обязанности работодателя по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать ему копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ).
Как правило, при регистрации приказов по личному составу применяется система индексации.
Приказы по личному составу и приказы по основной деятельности регистрируются и хранятся отдельно. Чтобы разделить массивы этих документов, к порядковому номеру приказов по личному составу можно добавлять буквенное обозначение: «к» или «лс».
Отдельные буквенные обозначения могут иметь и группы кадровых приказов, если предполагается их регистрировать и хранить отдельно. Например: «о» - для приказов о предоставлении отпусков, «ком» - для приказов о направлении работников в командировку и т. д.
ОЗНАКОМЛЕНИЕ РАБОТНИКА С ПРИКАЗОМ
С содержанием приказов по личному составу работников следует ознакомить под роспись. В унифицированных формах для этого предусмотрена отдельная строка. При оформлении приказа на бланке организации также следует заготовить место, чтобы работник, ознакомившись с содержанием приказа, поставил личную подпись и дату ознакомления.
В отношении отдельных приказов закон предусматривает сроки ознакомления с ними работников.
Так, приказ о наложении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе.
С приказом об увольнении работник должен быть ознакомлен под роспись в день увольнения.
Когда сроки законом не установлены, затягивать с ознакомлением работников с содержанием приказа тем не менее не следует.
Возможны случаи, когда ознакомить работника с приказом невозможно ввиду его отсутствия на работе или в связи с тем, что он отказался ознакомиться с документом. Для приказов о наложении дисциплинарного взыскания и об увольнении на этот счет предусмотрены специальные правила.
Правило 1. При отказе работника письменно подтвердить факт ознакомления с приказом об этом составляется соответствующий акт.
Правило 2. Если работника невозможно ознакомить с приказом под роспись, об этом делается соответствующая отметка на приказе.
На приказе об увольнении, с которым работник отказался ознакомиться под роспись и о чем был составлен акт, может быть сделана отметка следующего содержания:
От ознакомления с приказом под роспись работник отказался (акт от 12.12.2011 № 112-а) Инспектор по кадрам Соловьева В.К. Соловьева 12.12.2011
Рекомендуем руководствоваться данными правилами в отношении любого приказа по личному составу, если невозможно ознакомить работника с ним под роспись.
Личная карточка формы Т-2.
Личная карточка формы Т-2 является основным учетным документом, заполняется на всех работников организации (постоянных, временных, совместителей и т. д.) и составляет картотеку персонала организации.
Карточка заполняется работниками кадровых служб организации на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документов об образовании или квалификации, решения аттестационной комиссии и т. д.) и хранится в отделе кадров организации.
Личная карточка формы Т-2 является учетным документом качественного и количественного учета персонала и постоянно отслеживается работниками кадровых служб организации и имеет трафаретную форму.
Характеристика работника – это официальный документ, выдаваемый руководством организации работнику по его личной просьбе.
В характеристике приводится отзыв о служебной деятельности работника, оценка его деятельности и моральных качеств и другие сведения по просьбе работника.
Характеристика оформляется на общем бланке организации и имеет реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; указание должности лица, которому выдается характеристика; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи должностных лиц и печать организации.
В тексте характеристики выделяют логически связанные между собой составные части: анкетные данные работника; данные о трудовой деятельности в организации; оценку моральных и деловых качеств, отношение к работе, взаимоотношения в коллективе, поощрения и взыскания работника; вывод, в котором указывается назначение характеристики.
Анкета – это документ, содержащий основные автобиографические данные работника, заполняемый собственноручно по трафаретной форме на основании подлинных документов в присутствии работников кадровой службы организации и заверяемый печатью организации.
Автобиография – это документ, заполняемый работником собственноручно, и содержащий основные сведения о его биографии.
Автобиография типового формуляра оформления не имеет и составляется в произвольной форме на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу. Все сведения в автобиографии даются в хронологическом порядке и должны отражать жизненный путь работника, его квалификацию и общественную деятельность.
В автобиографии обычно указывают; название документа; справочные данные о рождении и проживании работника; сведения о родителях и семье работника; образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и занимаемую должность; награды и поощрения; участие в общественной работе и другие сведения; дату составления. Автобиография подписывается ее автором.
Личное дело работника. В личное дело, заводимое на работника при приеме его на работу, представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике. В личное дело помещают следующие документы: заявление; личную карточку по форме Т-2; приказ о приеме на работу; автобиографию; анкету; трудовой договор; копии документов об образовании и другие документы, по решению организации, относящиеся к работнику.
Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина и служащий для установления его общего, непрерывного и специального стажа работы.
Порядок заполнения трудовой книжки регламентируется ТК РФ и другими нормативными актами.
Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников организаций, независимо от их формы собственности, проработавших в организации свыше пяти дней, (в том числе на сезонных и временных работников, работающих по договору, нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию).
Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. На лиц, работающих по совместительству в других организациях, трудовые книжки не заводятся.
Граждане, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время последней работы, должны быть заверены подписью руководителя организации или уполномоченного на это должностного лица и печатью организации.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
Трудовая книжка является документом, требующим точного оформления. Все записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Всякие рода сокращения при внесении записей в трудовую книжку не допускаются.
При оформлении в трудовую книжку вносятся:
1) сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
2) сведения о работе: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение с работы;
3) сведения о награждениях и поощрениях, присвоениях почетных и специальных званий, предусмотренных действующим законодательством;
4) сведения об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях, подтвержденных соответствующими документами и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Взыскания в трудовую книжку не записываются. Однако увольнение с работы за нарушение трудовой дисциплины (как и по другим основаниям) всегда отмечается в трудовой книжке с точным указанием причин увольнения.
Работник имеет право периодически контролировать правильность ведения его трудовой книжки.
Оформленная трудовая книжка выдается работнику под расписку в день его увольнения. В других случаях, по просьбе работника, ему выдается заверенная выписка сведений о работе из трудовой книжки.
Руководство организации не имеет права задерживать выдачу трудовой книжки уволенному работнику.
Трудовые книжки, не полученные их владельцами после увольнения, хранятся в течение двух лет в отделе кадров организации, а затем сдаются на хранение в архив. На сданные в архив трудовые книжки составляются опись и акт, копии которых хранятся в кадровой службе организации.
По истечении установленного срока хранения трудовые книжки уничтожаются установленным порядком.