4.1.Система управления экономическим объектом

Система  — это совокупность взаимосвязанных элементов, образующих единое целое, которое выполняет некоторую функцию. Самое существенное в системе  — то, что элементы, входящие в ее состав, должны быть взаимозависимыми и взаимодействующими.

Экономический объект может быть рассмотрен как большая система, состоящая из множества элементов, связанных между собой и внешним миром коммуникационными каналами.

Все экономические отношения между хозяйствующими субъектами могут быть рассмотрены как многоуровневая система, состоящая из иерархии подсистем, каждая из которых в свою очередь также может включать множество взаимосвязанных подсистем.

Подсистема  — это система, являющаяся частью более крупной системы. Наименьшим звеном в структуре системы является такое звено, внутренняя структура которого не рассматривается на выбранном уровне анализа структуры системы. Наименьшее звено в структуре системы называют элементом . Что именно будет рассматриваться в качестве элемента, зависит от выбранного уровня анализа структуры системы.

В качестве подсистем могут выступать межотраслевые комплексы (которые, в свою очередь, состоят из отраслей), отрасли (состоящие из подсистем — объединений), объединения (включающие в себя предприятия), предприятия (которые образуются из определенных частей — подразделений, отделов, участков и т.д.), подразделения предприятия (их также можно рассматривать как систему) и т.д. Отсюда следует, что экономический объект может быть рассмотрен на различных уровнях иерархии (рис. 4.1 ).

По типам связей с окружением системы могут быть открытыми, закрытыми и изолированными.

Система, которая взаимодействует с другими системами в своем окружении, является открытой системой .

В том случае, когда невозможно получить информацию об элементах образующих систему и взаимосвязях между ними, то такая система называется закрытой .

Замкнутая система  — это система, которая закрыта от каких-либо воздействий.

Вспомните из наших занятий и из курса менеджмента, что систему управления экономическим объектом можно рассматривать как совокупность двух взаимосвязанных элементов (двух составных частей): субъекта управления (СУ) и объекта управления (ОУ).

Субъект управления и объект управления связаны прямой и обратной связями. Прямая связь выражается потоком директивной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления, а обратная представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, направляемый в обратном направлении.

Директивная информация порождается управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о сложившейся экономической ситуации, об окружающей среде. Отчетная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю экономическую ситуацию, а также степень влияния на нее внешней среды (задержки платежей, нарушения подачи энергии, погодные условия, общественно-политическая ситуация в регионе и т.д.). Таким образом, внешняя среда влияет не только на объект управления — она поставляет информацию и управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов (таких как состояние рынка, наличие конкуренции, величина процентных ставок, уровень инфляции, налоговая и таможенная политика).

Взаимосвязь информационных потоков, средств обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, и составляет информационную систему экономического объекта.

Из курса менеджмента Вы знаете, что в процессе управления экономическим объектом принимаются оперативные , тактические и стратегические решения . В соответствии с этим обычно говорят, что управленческий аппарат состоит из трех уровней управления: оперативного , среднего и высшего .

4.2.Экономические информационные системы

Экономические системы обладают следующими особенностями:

• в экономических системах параметры результата формируются и задаются в виде определенной цели (задачи) гораздо раньше, чем достигается результат, т.е. промежуток между постановкой задачи и получением результата достаточно велик;

• в экономических системах не обязательно, чтобы значение цели совпадало со значением полезного результата, т.е. одной цели соответствует множество значений полезного результата.

Более детально понятие экономической системы можно определить как на макро-, так и на микроуровне. Например, следующее определение экономической системы соответствует макроэкономическому уровню.

Экономическая система  —это особым образом упорядоченная система связей товаров и услуг, а также это совокупность механизмов и институтов для принятия и реализации решений, касающихся производства, дохода и потребления в рамках определенной географической территории.

Таким образом, компьютеры, коммуникации, знания, люди, частные фирмы, государственные учреждения и предприятия, другие экономические субъекты являются компонентами (или подсистемами) экономической системы и взаимодействуют для достижения единой цели — эффективного развития человеческого (в данном случае информационного) общества и удовлетворения потребностей его членов. Примерами макроэкономических систем, окружающих нас, являются: образование и транспорт, связь и энергетика, государственные управления и другие отрасли экономики.

Микроэкономические системы часто называют организационно-экономическими, так как они соответствуют уровню организаций, учреждений, предприятий.

Необходимо помнить, что в основе любой экономической информационной системы лежат информационные технологии .

4.3.Свойства экономических информационных систем

Среди свойств, присущих экономическим системам, можно выделить следующие:

• целостность —система существует как единое целое, которое может быть разделено на составляющие части. При этом все элементы и части экономической системы должны служить общей цели;

• сложность —экономическая система обладает большим количеством прямых и обратных связей между элементами;

• структурированность —наличие совокупности систем, подсистем, элементов и взаимодействий между ними, определяющих внутреннюю организацию целостной системы;

• иерархичность —составные части системы могут рассматриваться не только как составная часть целой системы, но и как целая система, в свою очередь, состоящая из элементов;

• целенаправленность —у экономической системы есть цель ее развития, и она стремится к ее достижению;

• эмерджентность —экономическая система вне зависимости от условий изменения внешней среды должна сохранять свойство целостности. При этом экономическая система обладает в целом такими свойствами, которыми не обладают ее отдельные компоненты;

• адаптивность —экономическая система в процессе функционирования может приспосабливаться к изменению внутренних и внешних условий с целью повышения качества управления;

• лабильность —подвижность функций элементов экономической системы при сохранении стабильности системы в целом;

• неаддитивность —совокупное функционирование взаимосвязанных элементов системы порождает качественно новые свойства единой системы, причем этих качеств не было у элементов системы изначально;

• инвариантность структуры —невозможность полного представления экономической системы разделением на конечное множество описаний ее составных частей;

• непрерывность функционирования —экономическая система существует до тех пор, пока она функционирует.

4.4.Классификация экономических информационных систем

4.1. По масштабу экономические информационные системы (ЭИС )можно классифицировать следующим образом:

• международные;

• государственные;

• региональные;

• отраслевые;

• ЭИС подотраслей;

• ЭИС крупнейших транснациональных корпораций;

• ЭИС объединений;

• ЭИС корпораций;

• ЭИС финансово-промышленных групп;

• ЭИС концернов;

• ЭИС учреждений;

• ЭИС предприятий;

• ЭИС структурных подразделений;

• ЭИС отделов крупных предприятий, учреждений, организаций;

• пользовательские ЭИС и т.д.

4.2. По числу пользователей ЭИС можно классифицировать следующим образом:

• однопользовательские (или персональные)  —ЭИС, которые являются обособленными, не связанными и не взаимодействующими постоянно с другими ЭИС, а также используемые только своим непосредственным и единственным пользователем;

• многопользовательские (или распределенные)  — ЭИС, в которых более чем один пользователь. В таких системах есть возможность позволить использование одного или нескольких компонентов одной или нескольких ЭИС и соответствующих им информационных технологий другими людьми (пользователями системы).

4.3. По отраслевой принадлежности ЭИС можно классифицировать следующим образом:

• ЭИС промышленности;

• ЭИС связи;

• ЭИС транспорта;

• ЭИС сельского хозяйства и т.д.

4.4. По форме субъектов экономики ЭИС можно классифицировать следующим образом:

• ЭИС государственных организаций, предприятий, учреждений;

• ЭИС негосударственных и частных организаций, предприятий, учреждений;

• ЭИС муниципальных организаций, предприятий, учреждений.

4.5. По сфере применения (предметной области) ЭИС можно классифицировать следующим образом:

• банковские ЭИС;

• ЭИС фондового рынка;

• страховые ЭИС;

• налоговые ЭИС;

• статистические ЭИС;

• ЭИС промышленных предприятий;

• ЭИС предприятий и организаций непромышленной сферы;

• ЭИС предприятий и организаций сферы быта и сервиса;

• ЭИС туризма и гостиничного хозяйства и т.д.

4.6. По охватываемым задачам (поддерживаемым предметным технологиям) ЭИС можно классифицировать следующим образом:

• ЭИС бухгалтерского учета (или бухгалтерии ИС);

• ЭИС материально-технического снабжения;

• ЭИС маркетинга;

• ЭИС планирования и прогнозирования;

• ЭИС складского хозяйства;

• ЭИС управление основным производством;

• ЭИС управления персоналом (кадрами) и т.д.

Основные выводы

1. Система — это совокупность взаимосвязанных элементов, образующих единое целое, которое выполняет некоторую функцию. Самое существенное в системе то, что элементы, входящие в ее состав, должны быть взаимозависимыми и взаимодействующими. Подсистема — это система, являющаяся частью более крупной системы.

2. По типам связей с окружением системы могут быть открытыми, закрытыми и изолированными.

3. Систему, реализующую функции управления, принято называть системой управления.

4. Систему управления экономическим объектом можно рассматривать как совокупность двух взаимосвязанных элементов (двух составных частей): субъекта управления (СУ) и объекта управления (ОУ).

5. Различают различные свойства экономических систем.

6. Существуют различные классификации экономических информационных систем.

Контрольные вопросы

1. Что такое система и подсистема и какова их взаимосвязь?

2. Охарактеризуйте открытые, закрытые и изолированные системы.

3. Чем выражается прямая и обратная связь между объектом и субъектом управления?

4. Определите, кто находится на каждом из уровней руководства. Каковы их функции управления?

5. Определите характеристики таких свойств экономических информационных систем, как эмерджентность, управляемость и развиваемость.

6. Как Вы понимаете классифицирование экономических информационных систем по масштабу?

Задания для самостоятельной работы

В тетради-практикуме выполните задания к теме 4 и пройдите тест.

Задания для самостоятельной работы к теме 4

Задание 1

Выберите свойства, которые относятся к свойствам экономических информационных систем.

• иерархичность

• ценность

• адаптивность

• сложность

• полезность

• актуальность

• адекватность

• целостность

Задание 2

Соотнесите понятия и их определения.

Задание 3

Выберите номера ЭИС, которые относятся к каждой из приведенных ниже классификаций.

Список ЭИС:

1. Банковские ЭИС.

2. Отраслевые ЭИС.

3. Налоговые ЭИС.

4. ЭИС управления персоналом.

5. ЭИС бухгалтерского учета.

6. ЭИС предприятий.

7. ЭИС финансово-промышленных групп.

8. ЭИС складского хозяйства.

9. ЭИС промышленных предприятий.

10. Международные ЭИС.

11. Региональные ЭИС.

12. ЭИС фондового рынка.

13. ЭИС маркетинга.

14. Статистические ЭИС.

15. ЭИС основного производства.

16. Государственные ЭИС.

17. Страховые ЭИС.

18. ЭИС концернов.

19. ЭИС корпораций.

20. ЭИС материально-технического снабжения.

21. ЭИС туризма и гостиничного хозяйства.

22. ЭИС учреждений.

23. Пользовательские ЭИС.

24. ЭИС планирования и прогнозирования.

25. ЭИС структурных подразделений.

26. ЭИС подотраслей.

27. ЭИС предпр. непромышленной сферы.

28. ЭИС объединений.

29. ЭИС сферы быта и сервиса.

30. ЭИС транснациональных корпораций.

5.Информационные технологии, лежащие в основе построения экономических информационных систем

Успешно изучив этот материал, Вы будете знать:

• какие технологии лежат в основе построения экономических информационных систем;

• какие формы планирования существуют в экономике.

После изучения данной темы Вы будете уметь:

• анализировать и сравнивать различные технологии для построения экономических информационных систем;

• анализировать и сравнивать информационные технологии для обработки данных.

Полученные знания Вам будут полезны:

• при изучении других дисциплин, связанных с экономикой, управлением, поиском информации;

• для дальнейшей профессиональной деятельности.

Основные понятия к теме 5

Объемно-календарное планирование

Статистическое управление запасами

Планирование потребностей в материалах и в производственных мощностях

Финансовое планирование

Планирование ресурсов предприятия

Рекомендации для построения корпоративных экономических информационных систем были предложены американской компанией APICS . Число подобных рекомендаций продолжает расти и по сей день. Рассмотрим краткую характеристику наиболее известных и используемых рекомендаций, лежащих в основе современных корпоративных экономических информационных систем.

MPS (master planning scheduling) — объемно-календарное планирование . Основное назначение данной методологии можно сформулировать следующим образом: определение количественных показателей каждого выпускаемого изделия в привязке к временным отрезкам планирования в пределах всего срока планирования.

Основные цели, которые преследует данная методология , заключаются в следующем:

1. Спланировать сроки производства готовой продукции и своевременно выполнить заказы.

2. Избежать перегрузки производственного оборудования.

3. Обеспечить эффективное использование производственных мощностей и оптимальные производственные затраты.

Принципиальная схема методологии MPS представлена на рис. 5.1 .

В методологии MPS не были решены проблемы, возникающие при формировании клиентских заказов, поступающих на производственное предприятие. Было достаточно проблематично осуществлять следующие действия:

• прогнозировать необходимый объем и срок поставки;

• выражать объем заказа в произвольных единицах;

• формировать «страховой запас» производимой продукции.

SIC (statistical inventory control) — статистическое управление запасами . Основное назначение данной методологии можно сформулировать следующим образом: изучение динамики запасов c использованием статистических методов.

Появление данной методологии лишь частично устранило существующие проблемы. Кроме того, к уже существовавшим трудностям решения задач производственного предприятия добавлялись новые, среди них такие, как:

• усложнение процесса производства;

• возникновение сложных изделий.

MRP (materials requirements planning) — планирование потребностей в материалах . Основное назначение данной методологии можно сформулировать следующим образом: решение проблемы формирования заказа на комплектующие и «сборки» (узлы), опираясь на данные (потребности) объемно-календарного плана производства.

Использование данной методологии в корпоративных экономических информационных системах позволяет ответить на следующие вопросы:

• что собирается производить предприятие;

• что для этого необходимо;

• чем уже располагает предприятие;

• что необходимо предприятию дополучить.

CRP (capacity requirements planning) — планирование потребностей в производственных мощностях . Основное назначение данной методологии можно сформулировать следующим образом: проверка пробной программы производства, созданной в соответствии с прогнозами спроса на продукцию, на возможность ее осуществления имеющимися в наличии производственными мощностями.

FRP (finance requirements planning) — планирование финансов предприятия . Логика функционирования данной методологии представлена на рис. 5.2 .

Объединенная система планирования . По истечении определенного промежутка времени специалисты компании APICS пришли к выводу о целесообразности объединения двух методологий — MRP и CRP. В результате этого объединения сформировалась методология MRP II. Технология обработки информации в корпоративных экономических системах с использованием методологии MRP II представлена на рис. 5.3 .

Использование методологии MRP II позволяет отвечать на следующие вопросы:

• что собирается производить предприятие;

• что для этого нужно предприятию;

• что предприятие имеет в данный момент;

• что предприятие должно получить в итоге.

Системы планирования класса MRP II в интеграции с модулем финансового планирования FRP (Finance Requirements Planning) получили название систем планирования ресурсов предприятия  — ERP (Enterprise Requirements Planning) (рис. 5.4 ), которые позволяют наиболее эффективно планировать всю коммерческую деятельность современного предприятия, в том числе финансовые затраты на проекты обновления оборудования и инвестиции в производство новой линейки изделий.

Следует отметить, что на данный момент применение методологии ERP в корпоративных экономических информационных системах становится стандартным явлением.

Мы рассмотрели далеко не все существующие методологии, лежащие в основе построения корпоративных экономических информационных систем. Здесь мы рассмотрели только наиболее известные и часто используемые. В действительности подобных методологий очень много. Более подробную информацию о них можно получить из специальной литературы, посвященной рассмотрению подобных проблем.

Основные выводы

Мы рассмотрели наиболее известные и часто используемые методологии, лежащие в основе построения корпоративных экономических информационных систем.

1. MPS — объемно-календарное планирование . О пределение количественных показателей каждого выпускаемого изделия в привязке к временным отрезкам планирования в пределах всего срока планирования.

2. SIC — статистическое управление запасами. Изучение динамики запасов c использованием статистических методов.

3. MRP — планирование потребностей в материалах. Решение проблемы формирования заказа на комплектующие и «сборки» (узлы), опираясь на данные (потребности) объемно-календарного плана производства.

4. FRP планирование финансов предприятия.

Контрольные вопросы

1. Перечислите основные цели объемно-календарного планирования.

2. Что дало объединение двух систем планирования MRP и CRP?

Задания для самостоятельной работы

6.Выбор экономических информационных систем, используемых в менеджменте

Успешно изучив материал, Вы будете знать:

• факторы и критерии, влияющие на выбор той или иной экономической информационной системы;

• как определить принципы оценки автоматизированных систем.

После изучения данной темы Вы будете уметь:

• анализировать и сравнивать различные автоматизированные системы, используемые в экономике и управлении;

• отвечать на вопрос, какое программное обеспечение используется в экономике и управлении.

Полученные знания Вам будут полезны:

• при изучении других дисциплин, связанных с экономикой, управлением, поиском информации;

• для дальнейшей профессиональной деятельности.

Основные понятия к теме 6

Отношение «стоимость/производительность»

Надежность и отказоустойчивость

Масштабируемость

Совместимость и мобильность программного обеспечения

6.1.Подходы к выбору экономических информационных систем

Прежде чем ответить на вопрос, какой же вариант автоматизации для предприятия наиболее выгоден и даст наибольший эффект, следует рассмотреть ряд факторов, влияющих на этот выбор.

1. Насколько технологии бизнеса в фирме отличаются от традиционных.

2. Как часто потребуется вносить значительные изменения во внедряемую информационную систему.

3. Какие суммы готова вложить фирма в автоматизацию.

Выбор автоматизированной системы для предприятия должен проводиться не по принципу, какая ЭИС лучше, а какая хуже. Здесь необходимо определить, в какой степени определенная ЭИС подходит для работы в конкретном предприятии при заданных условиях. Внедрение качественной ЭИС является одним из важнейших элементов рыночного успеха предприятия и условием его динамичного развития.

6.2.Критерии выбора ЭИС

При выборе ЭИС необходимо учитывать следующие критерии:

1. Репутация фирмы, репутация системы, стаж пребывания фирмы на рынке, число продаж.

2. Сколько работающих систем в России.

3. Терминология и качество русификации западной системы.

4. Качество локализации западной системы. Есть области производства, где действуют стандарты — юридические и фактические. Например: методы бухгалтерского учета, бухгалтерская и налоговая отчетность. В конструкторской и технологической подготовке производства у отечественных предприятий повсеместно приняты стандарты ЕСКД и ЕСПД.

5. Какая российская команда стоит за западной системой.Кто ее русифицировал, кто внедряет? Знают ли они производство? Какое у них образование? Какой опыт? Какая за ними «история успехов»? Какой их подход к внедрению?

6. Разумная цена. Покупая систему, необходимо помнить, что на весь цикл — покупка, внедрение, сопровождение, развитие — придется затратить в 3—10 раз больше денег, чем стоимость программных средств. Чем сложнее и дороже система, тем больше коэффициент.

7. Функциональная полнота. Система должна покрывать основные потребности в управлении.

8. Модульность. Чтобы не тратить лишних денег, нужно иметь возможность покупать и внедрять систему по частям и только на нужное число пользователей.

9. Гибкость. Система будет внедряться 1,5—3 года и работать 5—10 лет. За это время предприятие изменится. Изменится продукция, оргструктура, организация управления, бизнес-процессы, роли и полномочия управленцев. Система управления должна меняться вместе с производством. Значит, система должна позволять легко менять АРМы и меню, формировать отчеты и справки, делать произвольные выборки информации в удобном представлении, менять бизнес-процессы и алгоритмы путем параметрической настройки и так далее.

10. Архитектура желательна трехзвенная: сервер базы данных, сервер приложений, клиент-клиент-серверная архитектура с возможностью использования «тупых терминалов». Клиент может быть «толстым» или «тонким».

11. Техническая платформа. За время жизни системы сменится не одно поколение технических средств. Привязанность к определенной платформе опасна. Система должна уметь мигрировать с платформы на платформу.

12. Операционная среда. Обязательно должны быть версии на UNIX и Windows NT . Лучше UNIX . Это надежная, отработанная, выносливая, масштабируемая система. Единственный недостаток — сложность администрирования.

13. СУБД — желательно Oracle, Informix и SQL Server.

6.3.Принципы оценки конфигурации автоматизированной системы

Выбор аппаратной платформы и конфигурации системы представляет собой чрезвычайно сложную задачу.

Задача выбора конфигурации системы начинается с определения сервиса, который должен обеспечиваться системой, и уровня сервиса, который может обеспечить данная конфигурация.

Для выполнения анализа конфигурации система (под которой понимается весь комплекс компьютеров, периферийных устройств, сетей и программного обеспечения) должна рассматриваться как ряд соединенных друг с другом компонентов.

Следует отметить, что выбор той или иной аппаратной платформы и конфигурации определяется и рядом общих требований, которые предъявляются к характеристикам современных вычислительных систем. К ним относятся (рис. 6.1 ):

• отношение «стоимость/производительность»;

• надежность и отказоустойчивость;

• масштабируемость;

• совместимость и мобильность программного обеспечения.

Отношение «стоимость/производительность» . Конструкции, в которых разработчики находят баланс между стоимостными параметрами и производительностью. Типичными примерами являются миникомпьютеры и рабочие станции.

Надежность  — применение электронных схем с высокой и сверхвысокой степенью интеграции, снижения уровня помех, и т.д. Понятие надежности включает в себя не только аппаратные средства, но и программное обеспечение. Главной целью повышения надежности систем является целостность хранимых в них данных.

Отказоустойчивость  — свойство вычислительной системы продолжать действия после возникновения неисправностей, за счет введения избыточного аппаратного и программного обеспечения (параллельные вычислительные системы).

Масштабируемость  — возможность наращивания числа и мощности процессоров, объемов оперативной и внешней памяти и других ресурсов вычислительной системы, которая обеспечивается архитектурой и конструкцией компьютера, а также соответствующими средствами программного обеспечения.

Совместимость и мобильность программного обеспечения  —возможность гибкого изменения количества и состава аппаратных средств и программного обеспечения, запуска одних и тех же программных систем на различных аппаратных платформах, применения одних и тех же интерфейсов.

6.4.Обзор рынка программного обеспечения, используемого в экономике и управлении

В зависимости от сферы экономики, в которой работает то или иное предприятие, его требования к видам учета и управления также будет различны.

Если анализировать современный рынок программного обеспечения, то можно выделить программные продукты, отличающиеся друг от друга как по выполняемым ими функциям, так и по масштабу.

Рассмотрим некоторые из них (рис. 6.2 ).

Локальные системы (системы для малого бизнеса). Локальные системы предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерия, сбыт, склады, учет кадров и т.д.). Системами этой группы может воспользоваться практически любое предприятие, которому необходимо управление финансовыми потоками и автоматизация учетных функций.

Системы этого класса по многим критериям универсальны, хотя зачастую разработчиками предлагаются решения отраслевых проблем, например, особые способы начисления налогов или управление персоналом с учетом специфики регионов. Универсальность приводит к тому, что цикл внедрения таких систем невелик, иногда можно воспользоваться «коробочным» вариантом, купив программу и самому установив ее на персональном компьютере.

Стоимость локальных систем в основном колеблется в диапазоне 5–50 тысяч долларов США.

Финансово-управленческие системы . Финансово-управленческие системы могут быть гибко настроены на нужды конкретного предприятия. Такие системы хорошо интегрируют деятельность предприятия и предназначены для учета и управления ресурсами непроизводственных компаний.

Стоимость финансово-управленческих систем в основном находится в диапазоне от 50 тысяч до 200 с лишним тысяч долларов США.

Средние интегрированные системы . Средние интегрированные системы предназначены для управления производственным предприятием и интегрированного планирования производственного процесса. Учетные функции хотя и глубоко проработаны, выполняют вспомогательную роль, и порой невозможно выделить модуль бухгалтерского учета, так как информация в бухгалтерию поступает автоматически из других модулей.

Цепочка оперативного планирования «сбыт — производство — закупки» является ядром таких систем (на основе процедур MRP II). Подразделения инфраструктуры предприятия (финансы, бухгалтерия, маркетинг и пр.) строят свою деятельность, опираясь на данные этой цепочки.

Такие системы значительно более сложны в установке (цикл внедрения может занимать от 6—9 месяцев до полутора лет и более).

Стоимость внедрения средних интегрированных систем может совпадать со стоимостью внедрения финансово-управленческих систем, но, в зависимости от охвата проекта, может достигать 500 и более тысяч долларов США.

Крупные интегрированные системы . Крупные интегрированные системы дают широту охвата, включая управление производством, управление сложными финансовыми потоками, корпоративную консолидацию, глобальное планирование и бюджетирование и пр.

Сроки внедрения крупных интегрированных систем обычно занимают более года, а стоимость проекта — более 500 тысяч долларов США.

Основные выводы

1. Факторы, влияющие на этот выбор экономической информационной системы:

   • насколько технологии бизнеса в фирме отличаются от традиционных.

   • как часто потребуется вносить значительные изменения во внедряемую информационную систему.

   • какие суммы готова вложить фирма в автоматизацию.

2. Выбор той или иной аппаратной платформы и конфигурации определяется и рядом общих требований, которые предъявляются к характеристикам современных вычислительных систем. К ним относятся:

   • отношение «стоимость/производительность»;

   • надежность и отказоустойчивость;

   • масштабируемость;

   • совместимость и мобильность программного обеспечения.

3. Современный рынок программного обеспечения — это программные продукты, отличающиеся друг от друга как по выполняемым ими функциям, так и по масштабу:

   • локальные системы (системы для малого бизнеса);

   • финансово-управленческие системы;

   • средние интегрированные системы;

   • крупные интегрированные системы.

Контрольные вопросы

1. Перечислите и дайте краткую характеристику требованиям, которые предъявляются к характеристикам современных вычислительных систем.

2. Перечислите критерии выбора ЭИС и дайте краткую характеристику тем из них, которые Вам понятны.

3. Перечислите программное обеспечение, которое Вы знаете. Какое ПО относится к локальным системам, какое — к средним интегрированным системам, а какое — к крупным интегрированным системам?

Задания для самостоятельной работы

Задание 1

Заполните пропуски в этой схеме. Дана схема требований, предъявляемых к современным вычислительным системам.

Задание 2

Дополните схему стрелками.

7.

Обзор ИТ, предназначенных для оперативной и аналитической обработки данных

Успешно изучив материал, Вы будете знать:

• понятие и основное назначение OLTP-систем;

• понятие и основное назначение OLAP-систем;

• классы OLAP-систем;

• задачи, решаемые OLTP- и OLAP-системами.

После изучения данной темы Вы будете уметь:

• отличать задачи, решаемые OLTP- и OLAP-системами;

• ориентироваться в классах OLAP-систем.

После изучения материала Вы будете обладать навыками использования OLTP- и OLAP-системам в работе менеджера.

Основные понятия к теме 7

OLTP-система

OLAP-система

Data Warehousing — «хранилища (склады) данных»

В области ИТ управления существуют два взаимно дополняющих друг друга направления:

• технологии, ориентированные на оперативную (транзакционную) обработку данных. Эти технологии лежат в основе КИСУ, предназначенных для оперативной обработки данных. Называются подобные системы — OLTP (online transaction processing) системы;

• технологии, ориентированные на анализ данных и принятие решений. Эти технологии лежат в основе КИСУ, предназначенных для анализа накопленных данных. Называются подобные системы — OLAP (online analytical processing) системы.

7.1.OLAP-системы

Основное назначение OLAP-систем : динамический многомерный анализ исторических и текущих данных, стабильных во времени; анализ тенденций; моделирование и прогнозирование будущего. Такие системы, как правило, ориентированы на обработку произвольных, заранее не регламентированных запросов. В качестве основных характеристик этих систем можно отметить следующие:

• поддержка многомерного представления данных, равноправие всех измерений, независимость производительности от количества измерений;

• прозрачность для пользователя структуры, способов хранения и обработки данных;

• автоматическое отображение логической структуры данных во внешние системы;

• динамическая обработка разряженных матриц эффективным способом.

Термин OLAP часто отождествляют с системами поддержки принятия решений DSS (Decision Support Systems). А в качестве синонима термина «решения» используют Data Warehousing — «хранилища (склады) данных» . Под этим понимается набор организационных решений, программных и аппаратных средств для обеспечения аналитиков информацией на основе данных из систем обработки транзакций нижнего уровня и других источников.

«Склады данных» позволяют обрабатывать данные, накопленные за длительные периоды времени. Эти данные являются разнородными (и не обязательно структурированными). Для «складов данных» присущ многомерный характер запросов. Огромные объемы данных, сложность структуры как данных, так и запросов — все это требует использования специальных методов доступа к информации.

В других источниках понятие Системы Поддержки Принятия Решений (СППР) считается более широким. Хранилища данных и средства оперативной аналитической обработки могут служить одними из компонентов архитектуры СППР.

OLAP всегда включает в себя интерактивную обработку запросов и последующий многопроходный анализ информации, который позволяет выявить разнообразные, не всегда очевидные тенденции, наблюдающиеся в предметной области.

Иногда различают OLAP в узком смысле — как системы, которые обеспечивают только выборку данных в различных разрезах, и OLAP в широком смысле, или просто OLAP, включающие в себя:

• поддержку нескольких пользователей, редактирующих БД.

• функции моделирования, в том числе вычислительные механизмы получения производных результатов, а также агрегирования и объединения данных;

• прогнозирование, выявление тенденций и статистический анализ.

Каждый из этих типов систем требует специфической организации данных, а также специальных программных средств, обеспечивающих эффективное выполнение стоящих задач.

OLAP-средства обеспечивают проведение анализа деловой информации по множеству параметров, таких как вид товара, географическое положение покупателя, время оформления сделки и продавец, каждый из которых допускает создание иерархии представлений. Так, для времени можно пользоваться годовыми, квартальными, месячными и даже недельными и дневными промежутками; географическое разбиение может проводиться по городам, штатам, регионам, странам или, если потребуется, по целым полушариям.

OLAP-системы можно разбить на три класса.

1 класс. Наиболее сложными и дорогими из них являются основанные на патентованных технологиях серверы многомерных БД . Эти системы обеспечивают полный цикл OLAP-обработки и либо включают в себя, помимо серверного компонента, собственный интегрированный клиентский интерфейс, либо используют для анализа данных внешние программы работы с электронными таблицами. Продукты этого класса в наибольшей степени соответствуют условиям применения в рамках крупных информационных хранилищ. Для их обслуживания требуется целый штат сотрудников, занимающихся как установкой и сопровождением системы, так и формированием представлений данных для конечных пользователей. Обычно подобные пакеты довольно дороги. В качестве примеров продуктов этого класса можно привести систему Essbase корпорации Arbor Software, Express фирмы IRI (входящей теперь в состав Oracle), Lightship производства компании Pilot Software и др.

2 класс OLAP-систем — реляционные OLAP-системы (ROLAP). Здесь для хранения данных используются старые реляционные СУБД, а между БД и клиентским интерфейсом организуется определяемый администратором системы слой метаданных. Через этот промежуточный слой клиентский компонент может взаимодействовать с реляционной БД как с многомерной. Подобно средствам первого класса, ROLAP-системы хорошо приспособлены для работы с крупными информационными хранилищами, требуют значительных затрат на обслуживание специалистами информационных подразделений и предусматривают работу в многопользовательском режиме. Среди продуктов этого типа — IQ/Vision корпорации IQ Software, DSS/Server и DSS/Agent фирмы MicroStrategy и DecisionSuite компании Information Advantage.

ROLAP-средства реализуют функции поддержки принятия решений в надстройке над реляционным процессором БД.

Такие программные продукты должны отвечать ряду требований, в частности:

• иметь мощный оптимизированный для OLAP генератор SQL-выражений, позволяющий применять многопроходные SQL-операторы SELECT и/или коррелированные подзапросы;

• обладать достаточно развитыми средствами для проведения нетривиальной обработки, обеспечивающей ранжирование, сравнительный анализ и вычисление процентных соотношений в рамках класса;

• генерировать SQL-выражения, оптимизированные для целевой реляционной СУБД, включая поддержку доступных в ней расширений этого языка;

• предоставлять механизмы описания модели данных с помощью метаданных и давать возможность использовать эти метаданные для построения запросов в реальном масштабе времени;

• включать в себя механизм, позволяющий оценивать качество построения сводных таблиц с точки зрения скорости вычисления, желательно с накоплением статистики по их использованию.

3 класс OLAP-систем — инструменты генерации запросов и отчетов для настольных ПК , дополненные OLAP-функциями или интегрированные с внешними средствами, выполняющими такие функции. Эти весьма развитые системы осуществляют выборку данных из исходных источников, преобразуют их и помещают в динамическую многомерную БД, функционирующую на ПК конечного пользователя. Указанный подход, позволяющий обойтись как без дорогостоящего сервера многомерной БД, так и без сложного промежуточного слоя метаданных, необходимого для ROLAP-средств, обеспечивает в то же время достаточную эффективность анализа. Эти средства для настольных ПК лучше всего подходят для работы с небольшими, просто организованными БД. Потребность в квалифицированном обслуживании для них ниже, чем для других OLAP-систем, и примерно соответствует уровню обычных сред обработки запросов. В числе основных участников этого сектора рынка — компания Brio Technology со своей системой Brio Query Enterprise, Business Objects с одноименным продуктом и Cognos с PowerPlay.

7.2.OLTP-системы

OLTP-системы , являясь высокоэффективным средством реализации оперативной обработки, оказались малопригодны для задач аналитической обработки. Это вызвано следующим.

1. Средствами традиционных OLTP-систем можно построить аналитический отчет и даже прогноз любой сложности, но заранее регламентированный. Любой шаг в сторону, любое нерегламентированное требование конечного пользователя, как правило, требует знаний о структуре данных и достаточно высокой квалификации программиста;

2. Многие необходимые для оперативных систем функциональные возможности являются избыточными для аналитических задач и в то же время могут не отражать предметной области. Для решения большинства аналитических задач требуется использование внешних специализированных инструментальных средств для анализа, прогнозирования и моделирования. Жесткая же структура баз не позволяет достичь приемлемой производительности в случае сложных выборок и сортировок и, следовательно, требует больших временных затрат для организации шлюзов.

3. В отличие от транзакционных, в аналитических системах не требуются и, соответственно, не предусматриваются развитые средства обеспечения целостности данных, их резервирования и восстановления. Это позволяет не только упростить сами средства реализации, но и снизить внутренние накладные расходы и, следовательно, повысить производительность при выборке данных.

7.3.Задачи, решаемые OLTP- и OLAP-системами

Задачи, эффективно решаемые каждой из систем, определим на основе сравнительных характеристик OLTP- и OLAP-систем (табл. 7.1, 7.2).

Таблица 7.1. Задачи, решаемые OLTP- и OLAP-системами

Характеристика	OLTP	OLAP
Частота обновления данных	Высокая частота, небольшие «порции»	Малая частота, большие «порции»
Источники данных	В основном внутренние	По отношению к аналитической системе, в основном внешние
Возраст данных	Текущие (несколько месяцев)	Исторически (за годы) и прогнозируемые
Уровень агрегации данных	Детализированные данные	В основном агрегированные данные
Возможности аналитических операций	Регламентированные отчеты	Последовательность интерактивных отчетов, динамическое изменение уровней агрегаций и срезов данных
Назначение системы	Фиксация, оперативный поиск и обработка данных, регламентированная аналитическая обработка	Работа с историческими данными, аналитическая обработка, прогнозирование, моделирование

Таблица 7.2.Сравнение OLTP и OLAP

Характеристика	OLTP	OLAP
Преобладающие операции	Ввод данных, поиск	Анализ данных
Характер запросов	Много простых транзакций	Сложные транзакции
Хранимые данные	Оперативные, детализированные	охватывающие большой период времени, агрегированные
Вид деятельности	Оперативная, тактическая	Аналитическая, стратегическая
Тип данных	Структурированные	Разнотипные

Основные выводы

1. В области ИТ управления существуют два взаимно дополняющих друг друга направления:

   • технологии, ориентированные на оперативную (транзакционную) обработку данных — OLTP (online transaction processing) системы;

   • технологии, ориентированные на анализ данных и принятие решений — OLAP (online analytical processing) системы.

2. Основное назначение OLAP-систем — динамический многомерный анализ исторических и текущих данных, стабильных во времени, анализ тенденций, моделирование и прогнозирование будущего.

OLAP-системы можно разбить на три класса.

1 класс. Серверы многомерных БД. Эти системы обеспечивают полный цикл OLAP-обработки и либо включают в себя, помимо серверного компонента, собственный интегрированный клиентский интерфейс, либо используют для анализа данных внешние программы работы с электронными таблицами.

2 класс. Реляционные OLAP-системы (ROLAP). Здесь для хранения данных используются старые реляционные СУБД, а между БД и клиентским интерфейсом организуется определяемый администратором системы слой метаданных. Через этот промежуточный слой клиентский компонент может взаимодействовать с реляционной БД как с многомерной.

3 класс. Инструменты генерации запросов и отчетов для настольных ПК, дополненные OLAP-функциями или интегрированные с внешними средствами, выполняющими такие функции. Эти системы осуществляют выборку данных из исходных источников, преобразуют их и помещают в динамическую многомерную БД, функционирующую на ПК конечного пользователя.

3. OLTP-системы, являясь высокоэффективным средством реализации оперативной обработки, оказались малопригодны для задач аналитической обработки.

4. Data Warehousing — «хранилища (склады) данных». Под этим понимается набор организационных решений, программных и аппаратных средств для обеспечения аналитиков информацией на основе данных из систем обработки транзакций нижнего уровня и других источников.

Контрольные вопросы

1. Какие два взаимно дополняющих друг друга направления существуют в области ИТ управления?

2. Сформулируйте основное назначение OLAP-систем

3. Сформулируйте основное назначение OL T P-систем

4. Что понимается под термином Data Warehousing?

Задания для самостоятельной работы

Задания для самостоятельной работы к теме 7

Задание 1

Освойте работу с программой «Мини-Рынок», реализующую OL ТP -технологию

Программа «Мини-Рынок» предназначена для частных предпринимателей, ИП и фирм, занимающихся розничной торговлей. Применяется для полного учета товаров и денег на торговых точках, в павильонах, в небольших магазинах.

Основные возможности:

• учет розничной торговли на рынках, в павильонах;

• учет товара на одной торговой точке;

• складские операции: приходы, возвраты поставщику;

• торговые операции: продажи, возвраты;

• денежные операции: выручка, расходы;

• учет партий товаров;

• возможность вводить дневную продажу одной накладной;

• печать товарных чеков, накладных;

• печать ценников.

Запуск программы.

Запуск программы осуществляется двойным нажатием мыши на иконке Мини-Рынок, которая находится на Рабочем столе. Скачайте программу с этого диска и установите у себя на компьютере.

Работа с меню.

Взаимодействие с программой «Мини-Рынок» осуществляется с помощью меню. Меню имеет следующие команды: Склад, Торговля, Деньги, Настройки, Справочники, Печать и Выход. При выборе одной из команд на экране появляется подменю. Подменю также состоит из команд.

Наиболее простым способом взаимодействия с меню является использование мыши. Для этого поместите курсор мыши на требуемую команду и нажмите левую кнопку мыши.

Другим способом является использование клавиатуры. Для активизации меню нажмите клавишу Alt или F10, затем с помощью стрелок сделайте выбор нужной команды. Запуск выбранной команды осуществляется клавишей Enter.

Далее в описании используется следующее обозначение запуска команды меню: сначала следует команда главного меню, выделенная полужирным наклонным шрифтом, затем символ разделителя |, затем команда подменю полужирным наклонным шрифтом. Например, запуск режима обработки приходных накладных обозначается: Склад | Приходы.

Настройка системы.

Для запуска режима выберите пункт Настройки | системы главного меню.

Номера документов. В соответствующих полях представлены очередные номера всех существующих в программе типов документов. Вы можете изменить эти номера.

Для сохранения внесенных изменений в Настройку системы нажмите кнопку Изменить, а для выхода из режима без сохранения изменений — кнопку Отмена.

Настройка рабочего места.

Режим Настройка рабочего места предназначен для изменения настроек, связанных с отображением документов на экране, вводом количеств и значений, используемых по умолчанию.

Для запуска режима выберите пункт Настройки | рабочего места в меню или нажмите клавиши F11. Этот режим может быть вызван из любого другого режима, например, при формировании накладной.

НДС используется как значение по умолчанию, при добавлении нового товара в режиме Товары.

Интервал просмотра определяет период в днях до текущей даты, который используется по умолчанию в режимах обработки Приходов, Продаж и т.п. Кроме того, интервал используется при формировании отчетов.

Закупочная цена определяет валюту, в которой по умолчанию определяется закупочная цена товара при оформлении нового прихода.

Продажная цена аналогична Закупочной цене.

Шаблон определяет форматы ввода, отображения на экране и печати количественных характеристик товаров. Если Вы работаете со штучным товаром, укажите первый из представленных шаблонов. При работе с дробными количествами укажите один из шаблонов в зависимости от требуемой точности.

Сортировка перечня задает порядок строк в перечне товаров как при печати документов, так и при корректировке и просмотре ранее введенных документов, независимо от порядка, в котором формировался перечень. Вариант Как есть означает порядок, в котором набиралась накладная.

Суммы в списках документов определяет валюту, в которой будут отображаться накладные на экране.

Для сохранения внесенных изменений в Настройку рабочего места нажмите кнопку Изменить, а для выхода из режима без сохранения изменений — кнопку Отмена.

Настройка печати.

Режим Настройка печати предназначен для изменения настроек печати документов.

Для запуска режима выберите пункт Настройки | печати в меню или нажмите клавиши F12. Этот режим может быть вызван из любого другого режима, например, при формировании накладной.

Валюта определяет валюту, в которой будут печататься накладные.

Названия накладных. При выборе этого поля предоставляется возможность изменить названия используемых в программе накладных. После изменения каждого из названий нажмите клавишу Enter.

Объединять одинаковые строки. Если флажок установлен, то при печати документа одинаковые товары с одинаковой ценой будут объединяться в одну строку, а количество суммироваться.

Предварительный просмотр. Если флажок установлен, то при вызове печати документа будет активизировано окно предварительного просмотра документа.

Печать. Если флажок не установлен, то при вызове печати документ не будет распечатан на принтере.

Окно настройки принтера. Если флажок установлен, то перед печатью документа будет активизировано стандартное окно настройки принтера, позволяющее сменить принтер, задать количество копий и т.д.

Настройка реквизитов фирмы.

Режим Настройка реквизитов фирмы вызывает справочник фирм, который содержит название Вашей фирмы.

Установка нового курса рубля к доллару.

Для установки текущего курса рубля предназначен режим Новый курс рубля к доллару. Для запуска этого режима укажите пункт Настройки | курс рубля в главном меню.

Укажите новый курс и задайте округление рублевых цен и долларовых цен необходимой точности. Для сохранения заданных значений нажмите кнопку Установить. Для отказа нажмите кнопку Отмена.

Справочники.

Часто используемая информация хранится в справочниках. В системе используются справочники:

• товаров;

• групп товаров (доступен из справочника товаров);

• поставщиков;

• клиентов;

• статей расходов.

Для работы со справочником выберите пункт Справочники главного меню и укажите нужную Вам строку в подменю. На экране появится окно для работы со справочником. Вы можете добавлять новые, удалять старые и изменять существующие записи. Кроме того, в некоторых справочниках Вы можете задавать свой собственный порядок следования записей. Для запуска каждого из указанных режимов необходимо выделить запись в списке и нажать соответствующую кнопку справа от списка. Для изменения записи нажмите два раза на эту запись.

Справочник товаров и групп.

Для ввода нового товара в систему, для изменения характеристик существующих в программе товаров и для их удаления предназначен режим Обработка товаров.

Для запуска режима выберите пункт главного меню Справочники | Товары.

В окне Обработка товаров будет представлен перечень всех имеющихся в программе товаров в виде списка. Каждая строка в списке соответствует одному товару. Строки в списке отсортированы в порядке следования групп товаров. Внутри группы строки сортируются по алфавиту. Первая строка в каждой группе отмечена точкой.

Группа отображает название группы товара, выбранного из перечня. При перемещении по списку товаров группа автоматически изменяется. В раскрывающемся списке Группа представлены все группы для перечня товаров на экране. Быстрый переход к первому товару в какой-либо группе осуществляется выбором соответствующей строки в раскрывающемся списке групп.

Вызов справочника Групп осуществляется из справочника товаров кнопкой , находящейся справа от списка групп.

Для изменения характеристик ранее введенного товара выберите товар в перечне и нажмите кнопку Изменить. Для добавления нового товара нажмите Добавить. Если Вы хотите добавить товар, большинство характеристик которого есть у существующего товара, то выберите такой товар и нажмите кнопку Копировать. Для удаления выбранного товара нажмите кнопку Удалить. Вы не сможете удалить товар, если он используется в каком-либо документе. В противном случае программа запросит подтверждения на удаление указанного товара.

Определение характеристик нового и изменение характеристик уже существующего товара рассматриваются в следующем разделе. Выход из режима осуществляется нажатием кнопки OK.

Характеристики товара.

Название. Это поле является обязательным для ввода, оно не может быть пустым и должно быть уникальным (не может существовать двух товаров с одинаковыми названиями). Кроме собственно названия товара, в это поле можно вносить артикул и другую информацию о товаре.

Дополнительные поля предназначены для ввода номеров сертификатов, страны происхождения и другой информации о товаре, которая в дальнейшем используется при выборе товара в накладных, а также при печати накладных.

Единица измерения. Необязательное поле.

НДС. Задает налог на добавленную стоимость.

Группа определяет, к какой группе принадлежит данный товар.

Для сохранения введенных характеристик товара нажмите кнопку Добавить — в случае добавления нового товара, или Изменить — в случае корректировки. Выход без сохранения изменений осуществляется нажатием кнопки Выход.

Ввод количества товара.

Для выбранного товара при формировании перечня товаров в накладных Вам необходимо задать его количество и, возможно, изменить цены.

Вид окна для ввода количеств и изменения цен зависит от типа накладных.

При вводе товара в приходных накладных необходимо определить закупочную цену и ее тип, продажную цену и ее тип, а также количество товара.

При вводе товара во всех остальных накладных необходимо задать только количество и, возможно, цену.

Во всех накладных, кроме приходных, Вы можете вносить один и тот же товар в одну накладную с разными количествами и по разным ценам, что может быть удобно при занесении списка продаж за день в одну накладную.

Тип закупочной цены: рубли или доллары. По умолчанию представлен тип, определенный в режиме Настройки | рабочего места.

Закупочная цена вводится в соответствии с выбранным типом.

Тип продажной цены: торговая наценка, доллары или рубли. По умолчанию представлен тип, определенный в режиме Настройки | рабочего места.

Продажная цена вводится в соответствии с выбранным типом.

Количество вводится в единицах измерения и по шаблону, заданному в режиме Настройки | рабочего места.

При работе с типами цен (закупки и продажи) следует помнить, что независимо от заданного типа цены при работе с товарами каждый из них всегда имеет две цены — в рублях и долларах. Задание типа цены определяет алгоритм расчета. Так если цена товара зафиксирована в долларах, то цена в рублях получается автоматически на основании установленного в программе курса рубля к доллару. При вводе количества товара во всех типах накладных, кроме приходных, может быть изменена продажная (отпускная цена) и указано количество товара.

После ввода количества товара и цен необходимо нажать кнопку OK. Для отказа от ввода товара нажмите кнопку Отмена.

Справочники поставщиков и клиентов.

Справочники поставщиков и клиентов содержат перечень фирм, поставляющих или покупающих у Вас товар, и помогает в дальнейшем вести взаиморасчеты с поставщиками и клиентами.

Работа с двумя перечисленными справочниками идентична в обоих случаях.

Основное внимание следует обратить на заполнение названий.

Краткое название (первое поле) содержит название фирмы в удобной для поиска форме и присутствует, как правило, в экранных формах.

Полное название содержит официальное название фирмы (Ф.И.О. частного лица) и используется в выходных документах.

Остальные атрибуты заполняются при необходимости отображения их в счетах-фактурах.

Справочник статей расходов.

Сюда заносятся статьи расходов, влияющих на состояние кассы. Например: транспорт, аренда, канцтовары, оплаты поставщикам, зарплата и т.д.

Складские операции.

Складские операции позволяют контролировать текущее состояние товаров на торговой точке, оформлять приходы от поставщиков и возвраты товаров поставщикам.

Состояние.

Для получения списка товаров, имеющихся в наличии на каждой из торговых точек, предназначен режим Наличие товара на фирме. Для запуска этого режима вызовите пункт Склад | Состояние в главном меню.

После запуска режима на экране будет представлен перечень товаров, имеющихся в наличии на одной из торговых точек. Устройство перечня рассмотрено в разделе Работа с перечнем товаров.

Всего единиц. Колонка показывает общее количество товара на торговой точке.

Все товары. Если флажок не установлен, то в перечень попадают только товары с ненулевыми количествами. Если флажок установлен, то перечень содержит полный список товаров, независимо от наличия товара на торговой точке.

При выборе одного из товара в списке в нижней правой части окна будет высвечены номер и дата накладной на приход. Для выхода из режима нажмите кнопку OK.

Приход товара.

Для просмотра, печати, добавления и изменения накладных на приход запустите режим Склад | Приходы в главном меню.

На экране будет представлен список накладных на приход, каждая строка которого соответствует накладной на приход, а колонки отображают Номер накладной, Дату накладной, Поставщика и Сумму.

	Кнопка выбора интервала дат. Текущий интервал отображен в заголовке окна. Продолжительность интервала по умолчанию определена в Настройке рабочего места.
	Кнопка предназначена для определения фильтра, используемого при выборке документов. Фильтрация может производиться по одному или нескольким критериям, например по торговой точке, поставщику и т.д.
	Кнопка предназначена для изменения порядка следования документов в списке. По умолчанию, используется сортировка документов по дате. В качестве нового порядка следования документов может выступать одна из представленных в списке позиций, например, сумма.
	Кнопка предназначена для поиска документа по товару. В появившемся окне нужно выбрать товар и нажать кнопку Поиск. Результатом будет список документов, в которых присутствует данный товар.

Для печати выбранной накладной укажите режим Печать | Накладная.

Для ввода новой накладной нажмите кнопку Добавить, а для изменения накладной — кнопку Изменить.

Выход из режима осуществляется кнопкой Выход.

Накладная на приход.

Окно накладной на приход появляется при добавлении нового прихода либо при изменении уже существующего.

При определении (изменении) накладной необходимо задать атрибуты накладной и сформировать (изменить) перечень товаров.

Номер накладной. По умолчанию предлагается следующий свободный номер, который можно изменить.

Дата накладной. По умолчанию предлагается текущая дата.

Поставщик. В раскрывающемся списке выберите нужного вам поставщика. При этом автоматически сформируется поле Название.

Название содержит полное название поставщика, которое при необходимости можно изменить. Это поле присутствует в печатной форме накладной на приход.

Замечания содержит дополнительную информацию о приходе.

Итого показывает общую сумму накладной в долларах и рублях.

Для формирования перечня товаров накладной нажмите кнопку Товары. На экране появится список всех определенных в программе товаров. Работа со списком товаров рассмотрена ранее. Для ввода количества выбранного вами товара дважды нажмите мышкой на соответствующей строке или выделите строку и нажмите клавишу Enter. Затем повторите операцию для следующего товара. Для завершения работы со списком нажмите кнопку OK.

Окно выбора товаров содержит все определенные в программе товары. Если товар ни разу не приходил на склад, будут предложены нулевые цены. Если товар уже приходил на склад, то по умолчанию будут предложены цены закупки и продажи и их типы из последнего прихода. Таким образом, при повторном приходе товара на склад, в случае если цены на него не изменились, достаточно задать только количество товара.

Сформированный перечень товаров будет представлен в накладной. Вы можете изменить количество каждого из товаров, а также цены непосредственно из накладной, дважды нажав мышкой на нужной строке. Удаление товара из перечня производится вводом нулевого количества.

Для распечатки накладной воспользуйтесь режимом Печать | Накладная главного меню.

Для сохранения накладной нажмите кнопку Оформить, а для выхода без сохранения — кнопку Отмена.

Возврат товара поставщику.

Режим Возврат поставщику предназначен для возврата товара поставщику, для списания или отбраковки товара. Для просмотра, печати, добавления или изменения накладной на возврат поставщику запустите режим Склад | Возвраты поставщику.

Работа с возвратами поставщику аналогична работе с приходными накладными и описана выше. При формировании перечня товаров для ухода, в отличие от накладных на приход, Вы можете выбрать только тот товар и такое его количество, которые присутствуют на торговой точке.

Торговые операции.

Торговые операции предназначены для учета всех продаж и возвратов от клиентов.

Продажа.

Для формирования и изменения накладных на продажу товара запустите режим Торговля | Продажа в главном меню.

На экране будет представлен список накладных, состоящий из колонок Номер накладной, Дата накладной, Клиент и Сумма.

Работа с продажами аналогична работе с приходными накладными и описана выше. При формировании перечня товаров для продажи вы можете выбрать только тот товар, и такое его количество, которые присутствуют на торговой точке.

Накладная напродажу.

Окно накладной на продажу товара появляется при добавлении новой или изменении существующей продажи.

При определении (изменении) накладной необходимо задать атрибуты накладной и сформировать (изменить) перечень товаров.

Номер накладной. По умолчанию предлагается следующий свободный номер, который можно изменить.

Клиент. Укажите клиента, которому производится продажа товара. Если это неважно или Вы заносите продажу за день, выберите строку Частное лицо.

Замечания содержат дополнительную информацию о продаже.

Итого показывает общую сумму накладной в долларах и рублях.

Для формирования перечня товаров накладной нажмите кнопку Товары. На экране появится список товаров, находящихся на выбранном складе. Для ввода количества выбранного Вами товара дважды нажмите мышкой на соответствующей строке или выделите строку и нажмите клавишу Enter. Затем повторите операцию для следующего товара. Для завершения работы со списком нажмите кнопку OK.

В накладных на продажу Вы можете вносить один и тот же товар в одну накладную с разными количествами и по разным ценам, что может быть удобно при занесении списка продаж за день в одну накладную.

При выборе повторно того же товара в скобках будет указываться ранее выбранное количество.

Окно выбора товаров содержит только те товары, которые есть в наличии. Кроме того, нельзя выбрать товар в количестве большем, чем остатки на складе. При вводе количества товара Вы можете также изменить отпускную (продажную) цену.

Сформированный перечень товаров будет представлен в накладной. Вы можете изменить количество каждого из товаров, а также цены непосредственно из накладной, дважды нажав мышкой на нужной строке. Удаление товара из перечня производится вводом нулевого количества.

Для распечатки накладной воспользуйтесь режимом Печать | Накладная главного меню.

Для сохранения накладной нажмите кнопку Оформить, а для выхода без сохранения — кнопку Отмена.

Возврат товара от клиента.

Режим Возврат товара предназначен для возврата товара от клиента обратно на торговую точку.

Для просмотра, печати, добавления или изменения накладной на возврат запустите режим Торговля | Возвраты.

Работа с возвратами аналогична работе с накладными на продажу и рассмотрена выше. При формировании перечня товаров для возврата Вы можете выбрать только тот товар и такое его количество, которые были ранее отпущены этому клиенту.

Учет денег в кассе.

Денежные операции предназначены для учета выручки, расходов и наличия денег в кассе.

Выручка.

Для просмотра, ввода и изменения данных о выручке запустите режим Деньги | Выручка в главном меню.

Окно обработки выручек содержит список выручек в заданных интервале и порядке и позволяет как добавлять новые выручки, так и изменять ранее введенные. Для определения новой выручки нажмите кнопку Добавить, а для изменения существующей — кнопку Изменить.

Окно ввода (изменения) выручки содержит поля: Дата оплаты, Сумма рублей, Сумма долларов, Курс и Замечания.

В этом режиме заносится выручка за день в той валюте, в какой Вы ее получили. Можно в двух одновременно.

Поле Курс играет чисто информативное значение.

Поле Замечания необязательное и может содержать справочную информацию о платеже.

Сохранение введенной информации осуществляется нажатием кнопки Оформить, а выход из режима без сохранения — кнопкой Отмена.

Расходы.

Для просмотра, ввода и изменения данных о расходах запустите режим Деньги | Расходы в главном меню.

Работа с расходами аналогична работе с выручками и рассмотрена выше.

В этом режиме необходимо заносить все расходы, влияющие на состояние кассы, в т.ч. оплаты поставщикам.

Печать документов.

Печать выходных документов осуществляется с помощью пункта главного меню Печать. Печать документов возможна только тогда, когда Вы находитесь в одном из режимов, связанных с просмотром, добавлением или изменением документов. К этим режимам относятся режим Склад, подрежимы Приходы, Возвраты поставщику, а также режим Торговля, подрежимы Продажи, Возвраты от клиента.

Каждому документу присвоены «горячие клавиши».

При печати любого документа сначала появляется Окно предварительного просмотра, в котором документ можно просмотреть на экране. После закрытия окна предварительного просмотра появляется Окно настройки принтера, с помощью которого можно распечатать документ на принтере или отказаться от печати.

Подробно настройка печати документов рассмотрена ранее.

Также из меню Печать возможна печать прайс-листов и ценников.

Выход из программы.

Для завершения работы с программой закончите работу в текущем режиме и выполните команду Выход главного меню. Выполнение этого режима гарантирует сохранность данных в программе.

Задание 2

Освойте OLAP-технологию на примере решения аналитической задачи.

1. Перейдите на сайт «КОРУС Консалтинг».

2. Скачайте систему Palo.

3. Изучите возможности системы, опираясь на руководство пользователя к программе, которое также нужно скачать с сайта.

4. Подготовьте отчет на 1—2 страницы о возможностях данной системы.

Задание 3.

Освойте OLAP-технологию на примере решения аналитической задачи.

1. Перейдите на сайт ООО «Константа».

2. Скачайте систему «Бюджет предприятия».

3. Изучите возможности системы, опираясь на руководство пользователя к программе, которое также нужно скачать с сайта.

4. Поменяйте исходные данные: замените плановые данные по 2 изделиям и 7 материалам, необходимым для выпуска данных изделий.

5. Подготовьте аналитический отчет по полученным данным.

8.

Особенности бухгалтерских информационных систем, их место в системе управления организациям

Успешно изучив материал, Вы будете знать:

• как формируется бухгалтерская информация;

• кто и для каких целей использует бухгалтерскую информацию;

• какой должна быть информационная система (ИС), формирующая бухгалтерскую информацию;

• чем бухгалтерская информационная система (БУИС) похожа на остальные системы автоматизированной обработки экономической информации и чем БУИС отличается.

После изучения данной темы Вы будете уметь:

• разбираться в целях функционирования БУИС на предприятии;

• формировать требования к БУИС;

• описать путь от данных о хозяйственной деятельности предприятия к информации, полезной для пользователей бухгалтерской информации.

Полученные знания Вам будут полезны:

• при изучении программных продуктов;

• для дальнейшей профессиональной деятельности.

Существуют различные информационные технологии, которые используются в бухгалтерском учете, каждая из них выполняет строго определенные функции (расчет заработной платы, налогов и т.д.). По одной эти технологии используются редко, все они объединены в бухгалтерские информационные системы.

8.1.Понятие бухгалтерской информационной системы (БУИС)

Основами процесса управления в настоящее время являются:

• учет финансового состояния предприятия;

• анализ динамики развития предприятия, базирующийся на учетной информации.

Так как бухгалтерский учет представляет собой информационно-математическую модель хозяйственной деятельности предприятия — обе эти задачи можно решить, анализируя данные о хозяйственной деятельности предприятия. На основе специально организованного анализа можно получать информацию, необходимую для управления производственной и хозяйственной деятельностью (рис. 8.1 ).

Организация заинтересована проводить этот анализ регулярно, по одним и тем же унифицированным критериям. Существенно облегчить трудоемкий процесс формирования учетной информации позволяют современные информационные технологии.

Поэтому на предприятиях создаются бухгалтерские информационные системы  — организованные средства ввода, хранения и обработки данных, позволяющие на основе первичных бухгалтерских документов формировать финансово-экономические показатели отчетов, передавать информацию пользователям для анализа и принятия решений.

8.2.Место БУИС в системе управления организациям

Бухгалтерская информационная система является существенным инструментом управления деятельностью предприятия в условиях рынка. В ней осуществляется:

• сбор и регистрация данных о хозяйственной деятельности на предприятии в первичных документах;

• их обработка, накопление.

Применение БУИС позволяет обеспечить оперативность получения финансовой отчетности предприятия для принятия решений. Такая система служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения.

БУИС — инструмент управления хозяйственной деятельностью предприятия, позволяющий формировать управляющие решения в соответствии с поставленной целью и с учетом реальной ситуации.

8.3.Основные пользователи бухгалтерской информации

В условиях перехода на международные стандарты ведения бухгалтерского учета изменилась ориентация бухгалтерской информации. Если совсем недавно ее основными пользователями являлись органы государственного управления, то сейчас бухгалтерская информация служит основой для принятия управленческих решений как внутри предприятия, так и вне его. Следовательно, все пользователи делятся на внутренних и внешних. У них разные задачи, и БУИС должна предоставлять им разную информацию (рис. 8.2 ).

Главными внутренними пользователями бухгалтерской информации являются руководство и менеджеры служб предприятия. На основе получаемой ими бухгалтерской информации:

• оценивается чистая прибыль предприятия за последний отчетный период;

• оценивается соответствие нормы прибыли ожидаемой величине;

• оценивается наличие денежных ресурсов;

• оценивается соотношение чистых активов и уставного капитала;

• определяются наиболее прибыльные направления деятельности;

• определяется себестоимость производимой продукции.

Существуют внешние пользователи бухгалтерской информации . Это акционеры, инвесторы, кредиторы, покупатели, клиенты, аудиторы и инспектора налоговых служб. Их интересы и потребности в бухгалтерской информации отражены в табл. 8.1.

Таблица 8.1. Интересы и потребности в бухгалтерской информации ее внешних пользователей

Акционеры и инвесторы	Насколько эффективно и прибыльно используется собственный капитал владельцев предприятия, нужны ли ему новые инвестиции или их объем следует уменьшить. Может ли фирма в будущем оставаться прибыльной и при каких условиях
Кредиторы	Необходимости ссуды, способности предприятия своевременно выплачивать проценты за кредит и в срок расплатиться с долгами
Покупатели продукции	Соответствие рекламы предприятия фактическому состоянию дел, обоснованность цены на товары, возможность обеспечения гарантийного обслуживания
Государственные службы	Полнота и правильность определения прибыли и исчисления налогов, соблюдение антимонопольного и валютного законодательства

В этой связи бухгалтерская информация все в большей степени становится связанной с технико-экономическим обоснованием и бизнес-планированием при привлечении инвестиций.

8.4.Цели функционирования БУИС

БУИС предоставляет количественные данные для таких функций управления производственной и коммерческой деятельностью предприятия, как планирование, контроль и анализ (рис. 8.3 ).

На основе результатов анализа принимаются решения по совершенствованию системы управления организацией.

Главная цель функционирования БУИС в организации — обеспечить руководство предприятия бухгалтерской информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов.

Некоторые организации используют также нефинансовую информацию. В этом случае в организации создается автоматизированная система управления, которая состоит из взаимосвязанных подсистем. Эти подсистемы выдают информацию, необходимую для управления организацией. Однако бухгалтерская подсистема является наиболее важной, так как выполняет ведущую роль в управлении потоком информации, направлении ее во все подразделения организации, а также заинтересованным лицам вне его. БУИС предоставляет бухгалтерскую информацию, отражающую полную картину хозяйственной деятельности организации.

Бухгалтерская информация помогает руководителям не только понять и проанализировать итоги, но и прогнозировать результаты деятельности предприятия при принятии различных решений.

При принятии решений следует учитывать, что бухгалтерская информация является приблизительной, а не абсолютно точной. В этой связи проблема толкования и правильного использования информации ложится и на лицо, принимающее решение, и на бухгалтера. Бухгалтер предоставляет полезную информацию, а пользователь должен ее истолковать и применить при выработке решений.

Таким образом, современная БУИС, являясь системой поддержки принятия решений для руководителя, должна обеспечить функции планирования, учета, контроля, анализа в системе управления организациям.

8.5.Свойства продукта БУИС

Основываясь на данных о хозяйственной деятельности организации, БУИС производит финансовую, бухгалтерскую информацию. Чтобы бухгалтерская информация была полезной, она должна быть достоверной и значимой.

Достоверность означает, что информация должна:

• полностью отражать хозяйственные процессы на предприятии;

• быть легкопроверяемой;

• не отражать интересы какого-либо конкретного лица.

Значимость бухгалтерской информации заключается в том, что она должна быть:

• полезной при составлении планов;

• основанной на обратной связи (обратная связь предполагает знание того, насколько верными оказались предыдущие ожидания);

• поступать к пользователю своевременно.

Необходимо учитывать, что выгоды, полученные от использования учетной информации, должны быть больше произведенных на нее затрат. Т.е. использование учетной информации должно быть рентабельным.

Свойствами достоверности, значимости и рентабельности определяется целесообразность использования бухгалтерской информации.

8.6.Требования к продукту БУИС

Как и любая другая информация, бухгалтерская информация должна отвечать определенным требованиям. Мы выделяем требования:

• сравнения и постоянства;

• существенности;

• консервативности;

• полноты.

Отсутствие любого из этих требований приводит к тому, что БУИС отторгается организацией. Для обеспечения этих свойств необходимо принимать специальные меры при разработке и эксплуатации БУИС, соответственно затрачивая определенные средства на поддержание полезности информации.

Во-первых, бухгалтерская информация должна удовлетворять требованиям сравнения и постоянства. То есть нельзя в течение учетного периода использовать разные формы и методы бухгалтерского учета. В этом случае пропадает возможность сравнения данных. Однако это не означает, что устаревший или неудачно выбранный метод бухгалтерского учета должен использоваться бесконечно долго. Если есть веские основания для изменения используемой формы учета, то такие изменения могут быть совмещены с началом нового учетного периода (года).

Во-вторых, бухгалтерская информация должна быть существенной. Не следует терять время на учет незначительных факторов. То есть если усилия по учету сравнимы со стоимостью учитываемых средств, то учет необходимо упростить. Каждая организация выбирает свой уровень существенности учета. Так, в зависимости от того, какое значение придается объекту, в одном случае он может быть отнесен к основным средствам (ОС), а в другом — к малоценным и быстроизнашивающимся предметам (МБП) и сразу списан на затраты.

В-третьих, бухгалтерская информация должна быть консервативной. Так как отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете не всегда является однозначным, необходимо выбирать оценку, которая менее оптимистична. Это означает, что следует рассчитывать на отсутствие прибыли и учитывать возможные убытки. Данная особенность обеспечивает осторожность в оценке активов, имущества и в определении величины убытков.

В-четвертых, бухгалтерская информация должна быть полной, содержать максимум того, что необходимо пользователю.

Бухгалтерская информация связывает деятельность тех, кто участвовал в ее подготовке, и лиц, принимающих решение (ЛПР). Для того чтобы информация понималась и воспринималась теми и другими одинаково, необходимо, чтобы продукт БУИС отвечал требованиям сравнения и постоянства, существенности, консервативности и полноты.

8.7.Общие черты с другими системами обработки информации

При проектировании БУИС необходимо учитывать, что она является одним из видов экономических информационных систем . Следовательно, она имеет общие черты, свойственные всем системам автоматизированной обработки экономической информации.

1. Принцип первого лица — определяющий лицо, принимающее окончательное решение, и порядок ответственности на различных уровнях управления.

2. Принцип системного подхода, предполагающий в процессе проектирования БУИС проведение анализа объекта управления в целом и системы управления им, а также выработку общих целей и критериев функционирования объекта в условиях его автоматизации. Данный принцип предусматривает: однократный ввод информации в систему и многократное ее использование; единство информационной базы; комплексное программное обеспечение.

3. Принцип надежности характеризует надежность работы БУИС, которая обеспечивается различными способами, такими как дублирование структурных элементов системы или их избыточность.

4. Принцип непрерывного развития системы требует от системы возможность расширяться без проведения серьезных организационных изменений.

5. Принцип экономичности заключается в том, что выгоды от новой БУИС не должны превышать расходы на нее.

6. Принцип совместимости предполагает, что проектируемая БУИС будет учитывать организационную структуру предприятия, а также интересы и квалификацию людей, осуществляющих бухгалтерский учет. Люди должны быть подготовлены к работе в этой системе.

8.8.Специфические черты БУИС

Для БУИС свойственны и специфические черты, связанные с тем, что: во-первых, в БУИС осуществляется интеграция различных видов учета (оперативного, бухгалтерского и статистического) на основе единой первичной информации; во-вторых, слияния этих видов учета не происходит, так как каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи.

1. Любая система управления основана на принципе обратной связи, однако только на основе бухгалтерской информации можно осуществить обратную связь, т.е. определить, насколько верными оказались предыдущие ожидания. БУИС — единственный источник достоверной информации для обратной связи. Именно эту информацию руководители предприятия используют для принятия решений.

2. Для БУИС характерным является возможность совмещения традиционных и автоматизированных форм учета, что позволяет использовать преимущества вычислительной техники и гибкость «ручной» обработки исходных данных.

3. Также БУИС предоставляет возможность независимой автоматизации обработки учетной информации на всех участках учета.

Основные выводы

1. БУИС — один из видов систем обработки экономической информации. БУИС предназначена для обеспечения функции планирования, учета, контроля и анализа в системе управления организациям и является существенным инструментом управления деятельностью предприятия в условиях рынка.

2. Данные о хозяйственной деятельности являются входом в БУИС, а полезная информация для лиц, принимающих решения (ЛПР), — выходом из нее.

3. Целью функционирования БУИС является предоставление пользователям на предприятии или вне него бухгалтерской информации, отражающей полную картину хозяйственной деятельности предприятия.

4. При разработке БУИС должны быть приняты во внимание принципы, на основе которых разрабатываются все системы автоматизированной обработки экономической информации.

Контрольные вопросы

1. Что такое БУИС?

2. Какое место в системе управления организациями занимает БУИС?

3. Кто и для каких целей использует бухгалтерскую информацию?

4. Какие характеристики используют для оценки бухгалтерской информации?

5. Каким требованиям должна отвечать бухгалтерская информация и почему?

6. Какие Вы знаете общие принципы создания и функционирования систем обработки экономической информации?

7. Какие специфические черты свойственны для БУИС?

Задания для самостоятельной работы

9.

Тенденции развития БУИС и информационные технологии, применяемые в них

Успешно изучив материал, Вы будете знать:

• этапы развития рынка БУИС;

• особенности каждого из названных классов БУИС;

• достоинства и недостатки каждого из названных классов БУИС;

• возможности бухгалтерских систем для ведения бухгалтерского учета в организации.

После изучения данной темы Вы будете уметь ориентироваться в программных продуктах.

Полученные знания Вам будут полезны:

• для понимания взаимодействия различных информационных систем в организации;

• в дальнейшей профессиональной деятельности.

9.1.Причины разнообразия БУИС

Проблема автоматизации бухгалтерского учета в организации остается одной из актуальных и сложных в современных условиях. Объясняется это тем, что в современных условиях стремительной эволюции бизнеса возрастают объемы информации, которую необходимо собрать и переработать, а время, отпущенное на анализ данных и принятие управленческих решений, сокращается.

Каждая организация, использующая в своей деятельности БУИС, в зависимости от технической оснащенности, профессиональной квалификации потребителей ПО и поставленных задач, использует один из четырех основных видов БУИС (рис. 9.1 ).

9.2.Бухгалтерские комплексы и автоматизированные рабочие места (АРМ)

Самыми первыми из существующих ныне на рынке финансово-экономического программного обеспечения были разработаны БУИС на базе больших вычислительных машин ЕС ЭВМ. Они автоматизировали наиболее трудоемкие участки бухгалтерского учета, такие как учет труда и заработной платы, учет материальных ценностей, учет затрат на производство, подсчет себестоимости продукции. Такие информационные системы получили название бухгалтерских комплексов . Особенностью бухгалтерских комплексов является то, что они обеспечивают автоматизацию первичного учета и предоставляют данные для принятия управленческого решения и перспективного планирования.

В дальнейшем в связи с экономическими переменами в России и с появлением ПЭВМ бухгалтерские комплексы стали основываться на автоматизированных рабочих местах бухгалтеров. Обработка данных стала вестись децентрализовано, несколькими пользователями, у каждого из которых была своя конкретная задача: собрать информацию, обработать ее и сохранить для передачи.

Среди БУИС данного класса в настоящее время наибольшее развитие получили бухгалтерские комплексы для автоматизации складского учета, для учета труда и заработной платы. Они могут использоваться на крупных и средних предприятиях с большим оборотом хозяйственных средств и значительной численностью персонала.

Из известных на российском рынке программ данного класса можно выделить «Учет товаров и материалов» (фирма «Паритет-Софт»), «Склад» (фирма «Фолио»), «Торговый склад» (фирма «Компьютер-Сервис»), «Склад» (фирма «Инфин»), «Парус — Реализация и Склад» (корпорация «Парус»); «1С-зарплата» (фирма «1С»); «Заработная плата» (фирма «Паритет-Софт»); «Мини-зарплата», «Макси-зарплата», «Суперзарплата» (фирма «Инфин»), «Зарплата» (корпорация «Парус») и др.

Опишем структуру работы бухгалтерского комплекса (рис. 9.2 ):

• на участках учета (АРМ) собирается и обрабатывается первичная информация;

• сводная программа осуществляет сбор обработанной информации и разноску по счетам;

• составление оборотно-сальдового баланса производится либо отдельной программой, либо вручную;

• принятие управленческих решений толкование и правильное использование информации ложится на лицо, принимающее решение, и на бухгалтера.

Очень важным требованием для успешного функционирования бухгалтерского комплекса является сопоставимость информации, поступающей с различных участков в сводную программу.

Комплексная автоматизация с помощью бухгалтерских комплексов не осуществляется.

9.3.Мини-системы и мини-бухгалтерии

В начале 90-х гг. ХХ в. в России появилось большое количество коммерческих структур. Обычно это были организации с небольшим оборотом хозяйственных средств, незначительной численностью персонала, в бухгалтерии которых работало один-два человека. Все это потребовало программного обеспечения для ведения простой бухгалтерии. На рынке бухгалтерского программного обеспечения появились так называемые мини-системы, или мини-бухгалтерии — разработки ряда фирм, позволяющие работать бухгалтерам самой разной квалификации (рис. 9.3 ).

Это такие системы, как: «1С-Бухгалтерия Проф» (фирма «1С»); «Интегратор-Соло») (фирма «Ифософт»); «ДиаСофт BALANS » (фирма «ДиаСофт»); «АУБИ — мини-бухгалтерия» (фирма «О'Стрим»); «Инфо-Бухгалтер» для малых предприятий (фирма «Информатик») и другие.

Все они независимо от разновидностей основаны на едином подходе к решению задач бухгалтерского учета.

В самом общем виде она сводится к следующему:

• на основании информации первичных документов, вводимых в базу данных системы, составляются записи о хозяйственных операциях, вычисляются обороты и исходящие остатки счетов;

• затем составляется отчетность.

Управленческие решения и планирование осуществляют ЛПР.

Комплексная автоматизация с помощью мини-систем не осуществляется.

9.4.Комплексные бухгалтерские системы и их возможности

Дальнейшее развитие бизнеса, деловых процессов, происходящих внутри предприятий, потребовало от БУИС расширенных возможностей и перехода от упрощенного учета к универсальному (рис. 9.4 ). Для пользователей БУИС — квалифицированных бухгалтеров:

• была необходима автоматизация всех учетных задач;

• было необходимо получение оперативной финансовой информации для повышения эффективности управления организациями, сохранения финансового равновесия, получения стабильной прибыли;

• было необходимо получение бухгалтерской отчетности по отчетным периодам.

Поэтому потребовались бухгалтерские системы, работающие в сети. В этой связи появились комплексные бухгалтерские системы, рассчитанные на бухгалтерию в 50—60 человек.

Данный класс бухгалтерских систем относится к универсальным системам, которые легко настраиваются на специфику ведения бухгалтерского учета на промышленном предприятии, в организациях, фирмах, и могут работать как в сети, так и на отдельных рабочих местах учетных работников. Поэтому подобные системы занимают самый большой сектор на рынке.

Такие БУИС представляют широчайшие возможности для ведения бухгалтерского учета в организации. Благодаря использованию различных современных информационных технологий они позволяют скорректировать работу каждого сотрудника в соответствии с целью, поставленной перед бухгалтерией.

Приведем лишь некоторые примеры комплексных бухгалтерских систем: ABACUS (фирма «Омега»); «Интегратор» (фирма «ИнфоСофт»); «БЭСТ» — для комплексной автоматизации предприятий (фирма «Интеллект Сервис»); «Парус — организация» — вариант для крупных и средних предприятий (корпорация «Парус»); «Суперменеджер» (фирма «Ланкс»); «Турбо Бухгалтер» (фирма «Диц») и др.

Одновременно с российскими продуктами на рынке финансово-экономического ПО особое место занимают западные системы. Они демонстрируют комплексный подход к управлению финансами и бизнесом.

Наиболее широко зарекомендовали себя программные комплексы для крупного бизнеса ( Scala , Sun System , Platinum , SAP , Avalon , Triton ).

Основной причиной распространения западных программ на российском рынке явилась возможность ведения бухгалтерского учета в международных стандартах. Российские пакеты изначально создавались для российского рынка и не были предназначены для расширения своих функций до ведения западного варианта учета. Западные пакеты с момента выхода их поставщиков на российский рынок в начале 90-х гг. ХХ в. сумели успешно перестроиться для удовлетворения требований российского учета. В своем большинстве они способны поддерживать два варианта учета — западный и российский, однако очень громоздки и сложны для изучения, а также очень дорогостоящие. Российские производители подобных систем малоизвестны широкой общественности. Наиболее известным сейчас является отечественный комплекс «Галактика» (фирма «Галактика»).

Комплексные бухгалтерские системы позволяют, кроме ведения бухгалтерского учета и формирования отчетов, выполнить:

• контроль результатов анализа финансовых отчетов;

• анализ прошлой деятельности и текущего финансового состояния предприятия;

• приведение финансовой отчетности к международному стандарту, что делает результаты анализа понятными как для российских, так и для иностранных экспертов.

9.5.Интегрированные БУИС

В настоящее время создание современных БУИС ориентировано на интегрированность (объединение) в отношении автоматизации бухгалтерского учета, анализа отчетности и планирования деятельности предприятия. Интегрированные БУИС  — это многофункциональные системы управления организациям, в которую бухгалтерская система входит как один из модулей.

Подобные системы должны обеспечивать решение всего комплекса задач по обработке учетной информации, от сбора и проверки корректности информации, поступающей в базу данных, ее обработки по соответствующим алгоритмам, до анализа данных (рис. 9.5 ). Причем от пользователя в таких системах не требуется специальных знаний в области баз данных, факторного анализа или методов оптимизации.

Применяемые информационные технологии позволяют работникам бухгалтерии при четком выполнении ими своих задач обеспечивать руководство предприятия и внешних пользователей своевременной и оперативной бухгалтерской информацией.

Для создания интегрированных БУИС целесообразно использование компьютерной технологии «клиент-сервер». Существует и другой путь создания интегрированных БУИС — установка мощных RISC-серверов или закупка СУБД, например, Oracle или SyBase, однако этот путь требует немалых финансовых средств, привлечения высококвалифицированных специалистов, а также программной и аппаратной модернизации всей системы учета на организации, что сделает дорогостоящим такой проект. Разработка интегрированной БУИС для комплексного бухгалтерского учета, финансового анализа и планирования в организации с использованием приложений, построенных в архитектуре «клиент-сервер», имеет ряд преимуществ:

• чрезвычайно низкие требования к производительности рабочих станций;

• возможность распределить задачи по обработке данных среди нескольких серверов приложений;

• незначительные требования по модернизации сети;

• возможность дешевой и в то же время эффективной реализации удаленного доступа пользователей.

Дальнейшее развитие современных БУИС  — в использовании локальных и глобальных вычислительных сетей, средств телекоммуникации.

Основные выводы

1. В зависимости от функциональных возможностей современные БУИС делят на бухгалтерские комплексы, мини-бухгалтерии, комплексные бухгалтерские системы и интегрированные БУИС. Каждая из них решает текущие задачи по предоставлению оперативной и достоверной бухгалтерской информации и ориентирована на свой круг пользователей, определяемый технической оснащенностью, профессиональной квалификацией потребителей ПО и поставленными задачами.

2. Бухгалтерские комплексы автоматизируют отдельные задачи бухгалтерского учета, не автоматизируя учетные функции предприятия в целом, предоставляя возможности использовать данные для анализа, принятия решений и планирования ЛПР (лицам, принимающим решения). Применяются бухгалтерские комплексы на предприятиях с большим хозяйственным оборотом.

3. Мини-системы, или мини-бухгалтерии, также автоматизируют ввод и обработку бухгалтерских записей. Они осуществляют печать первичных документов и отчетности. Применяются на предприятиях с небольшим хозяйственным оборотом или как подсистемы на крупных предприятиях.

4. Комплексные бухгалтерские системы автоматизируют не только отдельные участки учета, но и позволяют автоматизировать учетные функции предприятия в целом. Таким образом, возможна комплексная автоматизация бухгалтерского учета.

5. Интегрированные БУИС — перспективное направление развития финансово-экономического ПО. Они подразумевают полную автоматизацию бухгалтерского учета на этапах сбора информации, анализа и планирования.

6. Дальнейшее развитие БУИС состоит в использовании локальных и глобальных сетей и средств телекоммуникаций.

Контрольные вопросы

1. Какие основные классы БУИС Вы знаете?

2. Что такое бухгалтерские комплексы?

3. Возможна ли комплексная автоматизация бухгалтерского учета на организации с помощью бухгалтерских комплексов?

4. Назовите возможности комплексных бухгалтерских систем для ведения бухгалтерского учета в организации.

5. Каковы тенденции развития БУИС?

Задания для самостоятельной работы

Задания для самостоятельной работы к теме 9

Задание 1

Соедините на схеме стрелками виды бухгалтерского ПО с реальными условиями.

Задание 2

Используя материал пособия, внесите в таблицу названия программных продуктов, выпускаемых различными фирмами.

Название фирмы	Для бухгалтерских комплексов с АРМ	Для мини-бухгалтерий	Для комплексных бухгалтерских систем
«Паритет-Софт»
«Парус»
«1С»
«Инфин»
«ИнфоСофт»

10.

Бухгалтерские информационные системы для крупных организаций

Успешно изучив материал, Вы будете знать:

• каковы особенности современных БУИС для крупных организаций;

• какие виды учета выделяют в системе обработки учетной информации в крупной организации;

• какими способами осуществляется обмен информацией между отдельными АРМ в БУИС.

После изучения данной темы Вы будете уметь:

• разделять задачи учета на подсистемы;

• формулировать задачи каждого уровня учета;

• выбирать способ обмена информацией между подсистемами.

Полученные знания Вам будут полезны:

• при работе с бухгалтерскими и финансовыми документами;

• для дальнейшей профессиональной деятельности.

10.1.Особенности БУИС крупной организации

В настоящее время самыми перспективными и преуспевающими в деловом мире являются фирмы, которые в состоянии оперативно собрать всю необходимую информацию, обработать и проанализировать ее и на этой основе принять решение.

В связи с этим проблема создания БУИС для крупной организации остается одной из актуальных и сложных в современных условиях.

Особенности функционирования БУИС в крупной организации, крупной фирме связаны, прежде всего, с необходимостью обеспечения:

• доступа к информационной системе большого количества пользователей;

• переработки значительных объемов информации;

• оперативной выдачи результатов и их анализа для принятия управленческих решений.

10.2.Задачи БУИС крупной организации

В этой связи сегодня очевидно, что БУИС для крупной организации должна обеспечивать:

• автоматизированное решение всего комплекса задач бухгалтерского учета в соответствии с российскими и международными стандартами;

• анализ финансово-хозяйственной деятельности организации;

• внутренний аудит;

• перспективное планирование.

Кроме того, если организация имеет отдаленные подразделения и филиалы или контактирует с большим количеством клиентов для получения оперативной, постоянно меняющейся информации о текущем состоянии дел в организации, БУИС должна обеспечивать текущую оперативную информацию, т.е. предоставлять оперативные аналитические отчеты и сводки по использованию вложенных финансовых ресурсов.

Если организация имеет филиалы или финансы предприятия принадлежат группе собственников, то БУИС должна предоставлять возможность совместного (консолидированного) управления, т.е. осуществлять обмен данными для оперативного управления из центра.

При разработке БУИС для крупной организации следует учитывать три основных направления:

• обеспечение собственных потребностей в бухгалтерском учете и отчетности;

• предоставление оперативной информации для внешних и внутренних пользователей;

• возможность совместного (консолидированного) управления.

10.3.Системы, составляющие БУИС крупной организации

Изучение и обобщение зарубежной и отечественной теории и практики показало, что в крупной организации формирование финансовой отчетности осуществляется с помощью многоуровневой системы (рис. 10.1 ).

Первая подсистема осуществляет сбор и обработку первичных данных о хозяйственной деятельности предприятия.

Вторая подсистема включает в себя управленческий учет и бухгалтерию. Используя данные первичного учета, организация обеспечивает оперативной финансовой отчетностью свои органы управления и в течение отчетных периодов — государственные органы и внешних пользователей бухгалтерской информации (акционеров, инвесторов, кредиторов, покупателей, клиентов, аудиторов).

Третья подсистема — финансовый учет — позволяет осуществлять обобщение и синтез информации, предоставляемой второй подсистемой и использовать его для дальнейшего планирования.

БУИС крупной организации, отвечающую данным требованиям, можно создать на основе комплекса функционально взаимосвязанных АРМ специалистов. Такая БУИС относится к комплексным бухгалтерским системам.

10.4.Задачи первичного учета

Первичный учет представляет собой систему сбора, измерения, регистрации, накопления, хранения информации, а также передачи ее для дальнейшей обработки. На этом этапе важными свойствами информации являются оперативность, достоверность и рентабельность. Для обеспечения названных свойств на каждом участке первичного учета создаются АРМ.

Для каждого АРМ или группы АРМ создается свой программный модуль. В дальнейшей деятельности БУИС изменение количества модулей не должно повлиять на работу всей системы в целом. Данные, предоставляемые различными участками учета, корректируются на основе единого фонда нормативно-справочной информации.

10.5.Задачи управленческого учета и бухгалтерии

Управленческий учет и его составная часть — бухгалтерия — оперируют показателями первичного учета (учет материальных ценностей, табельный учет, учет готовой продукции и ее реализации). Но задачи этих видов учета разные.

Информация управленческого учета имеет четко выраженную внутреннюю направленность. Она используется производственным, управленческим персоналом, дирекцией для внутрихозяйственного управления и зачастую настолько конфиденциальна, что считается коммерческой тайной. Данные анализируются и используются для бюджетирования (планирования), прогнозирования и управления затратами на производстве, оперативного управления операциями, отделами, бригадами, подразделениями.

Аналогичными данными оперирует и бухгалтерия, но направленность ее информации — внешняя, она составляет финансовые документы, необходимые для текущей отчетности и отчетности за учетный период.

В этой подсистеме использование АРМ для обработки данных непосредственно на рабочих местах специалистов различных уровней учета обеспечивает оперативность получения, достоверность и полноту используемой информации.

АРМ организованы по функциональным участкам, каждый из которых связан с первичным учетом (материалов, готовой продукции, табельным учетом). На этом уровне осуществляется непрерывная регистрация и обработка хозяйственных операций, а также составление сводного учета и текущей отчетности.

10.6.Задачи финансового учета и внутреннего аудита

Финансовый учет направлен на обобщение, на синтез информации. Он позволяет оперативно определять прибыль организации за определенный период, обобщать активы и пассивы организации в форме отчетного баланса, характеризовать имущественное и финансовое состояние организации.

Информация финансового учета широко используется внешними потребителями-инвесторами, кредиторами и другими организациями и предприятиями. Она необходима также и управленческому персоналу, финансистам, акционерам предприятия, членам правления для принятия финансовых решений, планирования и прогнозирования экономики организации, экономического анализа информации. Финансовый учет регламентируется общими для всех правилами, что гарантирует единообразие и понятность информации для всех. Достоверность финансовой отчетности подтверждается независимым специалистом-аудитором.

Эта подсистема БУИС крупной организации тоже состоит из независимых модулей, обменивающихся между собой информацией:

• АРМ сводного учета;

• АРМ финансового анализа и планирования;

• АРМ внутреннего аудита.

10.7.Обмен информацией между подсистемами

Финансовый и управленческий учет — это самостоятельные, но взаимосвязанные подсистемы учета, основанные на одном и том же массиве первичных данных и первичной документации. Нецелесообразно собирать первичные данные для каждой подсистемы отдельно. Они тесно связаны между собой и не могут обойтись без взаимного обмена информацией.

Для обеспечения свойств бухгалтерской информации важно то, каким способом подсистемы будут передавать информацию друг другу. В зависимости от используемых средств организационной или вычислительной техники обмен информацией между отдельными АРМ в БУИС может осуществляться несколькими способами:

• при помощи магнитных носителей (дисков);

• по каналам связи при наличии локальной сети, а также посредством электронного обмена данными через шлюзы модемной связи;

• по каналам связи с помощью приложений, построенных в многоуровневой архитектуре «клиент-сервер».

При обмене магнитными носителями учет ведется отдельно по участкам учета каждого уровня. Баланс формируется за отчетный период путем слияния на центральной ЭВМ файлов проводок данных, получаемых на различных участках.

Недостатком такого способа обмена данными является отсутствие оперативности. Способ неприменим, если организация имеет отдаленные подразделения и филиалы.

При обмене данными по локальной и глобальной сети получение учетных данных из подсистемы первичного учета — АРМ подсистемы управленческого учета и бухгалтерии осуществляется по каналам электронной почты через модемы. АРМ подсистем финансового и управленческого учетов взаимодействуют в локальной сети. Единицей обмена данными между АРМ служит файл, состоящий из множества проводок. В процессе такого обмена результирующие файлы обновляются непрерывно по мере совершения хозяйственных операций. Таким образом, каждый уровень перерабатывает исходную информацию, получает результирующие данные и в автоматическом режиме передает их на более высокий уровень.

Недостатком такого способа обмена данными можно считать низкую оперативность обмена данными между подсистемой первичного учета и подсистемой управленческого учета и бухгалтерии. Кроме того, техническое оснащение АРМ первичного учета должно быть сопоставимо с техническим оснащением других подсистем.

Использование многоуровневой архитектуры «клиент-сервер» для организации комплексного бухгалтерского учета и финансового анализа в крупной организации имеет ряд преимуществ. Так, низкие требования к производительности рабочих станций являются естественным следствием того, что архитектура «клиент-сервер» позволяет уменьшить загруженность основных структурных компонент системы. В многоуровневых приложениях как серверы, так и рабочие станции можно реализовывать на разных программных и аппаратных платформах.

Использование многоуровневой архитектуры «клиент-сервер» позволяет в центральном офисе предприятия установить сервер базы данных и сервер приложений, а в удаленных подразделениях — рабочие станции, связав их телефонными линиями, причем вследствие того, что объем передаваемой информации невелик, нет и особых требований к пропускной способности телефонных каналов. Такая архитектура позволяет всем филиалам предприятия осуществлять коммуникации в реальном времени по телефонным каналам либо через любую коммерческую сеть, включая Internet.

Перечисленные достоинства использования многоуровневой архитектуры «клиент-сервер» в бухгалтерских приложениях позволяют считать ее наиболее продуктивной для осуществления передачи данных в БУИС крупной организации.

10.8.Модульный принцип построения БУИС крупной организации

Организованная таким образом БУИС представляет собой открытую модульную систему , для которой характерным является возможность добавления и удаления ее компонентов (АРМ). Это важно, потому что при разработке БУИС добавляемые со временем модули не должны вызывать перестройку всей системы.

АРМ организованы по функциональным участкам, каждый из которых связан или с первичным учетом (материалов, готовой продукции, табельным учетом), или с определенным объектом бухгалтерского учета, где осуществляется непрерывная регистрация и обработка хозяйственных операций (по учету материальных ценностей, основных средств и нематериальных активов, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций, готовой продукции и ее реализации), а также со сводным учетом и составлением отчетности, планированием и анализом, внутренним аудитом.

При выделении участков необходимо учитывать, что каждый участок должен отвечать следующим требованиям:

• располагать своим набором хозяйственных операций и проводок;

• иметь свое, возможно пересекающееся с другими участками, подмножество плана счетов;

• иметь свои, присущие только ему, первичные документы и отчетные формы.

Сопоставимость данных, предоставляемых различными АРМ, обеспечивается за счет создания единого фонда нормативно-справочной информации.

10.9.Алгоритм обработки учетной информации БУИС в организации

В БУИС учет всех хозяйственных операций ведется в журнале хозяйственных операций в хронологическом порядке с отражением средств на синтетических и аналитических счетах. Для ведения учета основных средств и нематериальных активов создается электронная инвентарная картотека .

Электронная инвентарная картотека служит для хранения индивидуальных характеристик основных средств, в ней регистрируются новые инвентарные объекты, отражаются операции перемещения, переоценки основных средств в бухгалтерском и инвентарном учете, рассчитывается амортизация, и автоматически результаты расчета переносятся в журнал хозяйственных операций.

Операции движения основных средств отражаются в разрезе материально ответственных лиц и наименований ценностей в журнале хозяйственных операций.

Движение товарно-материальных ценностей в учете хозяйственных операций ведется в суммовом и количественном выражении по наименованиям, складам и материально ответственным лицам.

Регистрация хозяйственных операций с товарно-материальными ценностями (поступление, перемещение, списание) может быть выполнено либо через первоначально оформленные первичные документы, либо непосредственно в журнале хозяйственных операций.

При формировании цены списания и учете на складе в системе могут использоваться несколько методов оценки (учетные цены, средние цены, по дате поступления и др.). Они задаются в плане счетов для счета (субсчета), на котором ведется учет товарно-материальных ценностей.

Для контроля за движением средств по счетам и движением материальных ценностей в системе формируются оборотные ведомости :

• движения средств по счетам;

• движения материальных ценностей;

• движения средств по счетам в разрезе проводок, в которых обороты детализируются по задаваемым счетам проводок;

• движение средств по аналитическим счетам.

В оборотных ведомостях для каждого объекта учета приводятся обороты по дебету и кредиту за определенный период, а также остаток на начало и конец этого периода. Одна запись этой ведомости соответствует одному балансовому счету. Оборотные ведомости являются удобным средством оперативного контроля за движением средств в разрезе счетов и материально ответственных лиц. Оборотные ведомости служат не только для обобщения и анализа учетных данных. Обнаружив в ведомости ошибки, можно найти в журналах регистрации все связанные с ним первичные записи, а затем исправить ошибку.

Алгоритм обработки учетной информации БУИС в организации показан на рис. 10.2 .

По фактам финансово-хозяйственной деятельности в течение учетного периода в системе формируются следующие внутренние и внешние отчетные документы:

• баланс организации;

• главная книга;

• книга учета хозяйственных операций;

• кассовая книга;

• ведомости аналитического учета;

• ведомости накопительных аналитических данных к счетам;

• оборотный баланс и приложения к балансу;

• дополнительные отчеты.

Формы выдачи на печать каждого из перечисленных документов, кроме баланса и аналитических отчетов, задается системой. Баланс организации и аналитические отчеты пользователь может изменять как по форме, так и по содержанию. При необходимости можно сформировать нетиповые отчетные документы с помощью генератора табличных приложений. Содержание и форма таких отчетных документов целиком задаются пользователем.

В системе должно быть предусмотрено ведение бухгалтерского учета в иностранных валютах. Учет ведется в валютах и рублевом эквиваленте. При изменении курсов валют производится переоценка валютных активов и пассивов.

Основные выводы

1. В крупной организации обработка учетной информации ведется тремя подсистемами:

   • подсистемой первичного учета;

   • подсистемой управленческого учета и бухгалтерии;

   • подсистемой финансового учета и внутреннего аудита.

2. Обмен данными между подсистемами реализуется одним из трех способов:

   • при помощи магнитных носителей (дисков);

   • по каналам связи локальной сети и через шлюзы модемной связи;

   • по каналам связи с помощью приложений, построенных в многоуровневой архитектуре «клиент-сервер».

3. Фонд нормативно-справочной информации обеспечивает сопоставимость данных, поступающих от различных АРМ.

4. Учетная информация обрабатывается по определенному алгоритму.

Контрольные вопросы

1. Каковы особенности современных БУИС для крупных организаций?

2. Какие виды учета выделяют в системе обработки учетной информации в крупной организации? Дайте их определение.

3. Каким образом осуществляется сопоставимость информации, поступающей от различных АРМ в БУИС крупного предприятия?

4. Какими способами осуществляется обмен информацией между отдельными АРМ в БУИС? Охарактеризуйте достоинства и недостатки каждого из них.

5. Опишите алгоритм обработки учетной информации в БУИС на крупном предприятии.

Задания для самостоятельной работы

Задания для самостоятельной работы к теме 10

Задание 1

Выберите правильное окончание фразы.

Если организация имеет отдаленные подразделения и филиалы или контактирует с большим количеством клиентов, для получения оперативной, постоянно меняющейся информации о текущем состоянии дел в организации БУИС должна…

• обеспечивать текущую оперативную информацию, т.е. предоставлять оперативные аналитические отчеты и сводки по использованию вложенных финансовых ресурсов;

• предоставлять возможность совместного (консолидированного) управления, т.е. осуществлять обмен данными для оперативного управления из центра;

• обеспечивать автоматизированное решение всего комплекса задач бухгалтерского учета в соответствии с российскими и международными стандартами;

• обеспечивать анализ финансово-хозяйственной деятельности организации.

Задание 2

Распределите задачи по подсистемам БУИС, исходя из того, как формируется финансовая отчетность в крупных организациях.

Бухгалтерский учет, первичная информация о хозяйственной деятельности организации, внутренний аудит, управленческий учет, финансовый учет.

1 подсистема
2 подсистема
3 подсистема

Задание 3

Кроссворд

Впишите задачи первичного учета.

Скачать кроссворд

Задание 4

Выберите, что относится к управленческому учету и что — к бухгалтерии, впишите соответствующие номера в нужную графу таблицы:

1) регистрация;

2) прогнозирования;

3) оперативного управления бригадами;

4) управления затратами на производстве;

5) оперативного управления операциями;

6) оперативного управления отделами;

7) оперативного управления подразделениями;

8) бюджетирования;

9) обработка хозяйственных операций;

10) составление сводного учета;

11) составление текущей отчетности.

Управленческий учет	Бухгалтерский учет

Задание 5

Выберите задачи, решаемые финансовым учетом или внутренним аудитом.

Измерение информации	Регистрация информации	Синтез информации	Хранение информации
Обобщение активов и пассивов организации в форме отчетного баланса	Составление сводного отчета	Обработка хозяйственных операций	Сбор и регистрация информации
Определение прибыли организации за определенный период	Бюджетирование	Описывание имущественного и финансового состояния организации	Оперативное управление бригадами и подразделениями

Задание 6

Выберите правильное окончание фразы.

Модульный принцип построения БУИС для крупной организации позволяет…

• считать ее наиболее продуктивной для осуществления передачи данных в БУИС крупной организации

• добавлять со временем модули, которые не вызывают перестройку всей системы

• считать оперативность обмена данными между подсистемами первичного учета низкой

• считать способ неприменимым, если организация имеет отдаленные подразделения и филиалы

11.

БУИС в организациях малого и среднего бизнеса

Успешно изучив материал, Вы будете знать:

• три основных подхода при создании БУИС для организаций малого и среднего бизнеса;

• роль управленческого и финансового учета в БУИС для организаций малого и среднего бизнеса;

• этапы настройки программного комплекса в организации;

• два различных способа оформления хозяйственных операций;

• порядок обработки учетной информации в организации малого и среднего бизнеса.

После изучения данной темы Вы будете уметь:

• различать возможности БУИС для крупных организаций и для организаций малого и среднего бизнеса;

• разделять процесс настройки программного обеспечения на этапы;

• различать способы оформления хозяйственных операций;

• проследить порядок обработки учетной информации.

Полученные знания Вам будут полезны:

• при изучении программных продуктов;

• для дальнейшей профессиональной деятельности.

11.1.

Основные подходы при создании БУИС в организациях малого и среднего бизнеса

При создании БУИС в малых и средних организациях использование ПЭВМ позволяет автоматизировать все процедуры по обработке информации на рабочем месте бухгалтера. В отличие от крупных организаций, в малых и средних организациях основное внимание уделяется ведению финансового учета. По трудоемкости и значимости данный вид бухгалтерского учета на таких предприятиях занимает главное место. Он направлен на обобщение, синтез учетной информации. Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского учета при создании таких БУИС. Это связано с тем, что небольшие предприятия с простой и слаборазвитой структурой не требуют ведения управленческого учета как отдельной подсистемы.

При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БУИС относят к классу «мини-бухгалтерий». Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется от одного до трех человек.

При втором подходе кроме финансового учета частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет могут вести от двух и более человек (бухгалтер и его помощники). Автоматизация финансового и управленческого учета достигается при третьем подходе. В такой системе в случае значительных объемов обрабатываемой информации используется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, а каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее место бухгалтера. Выбор подхода зависит от типа предприятия и его размеров.

11.2.

Структура программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета в организации малого бизнеса

Система позволяет автоматизировать учет материалов, МПБ , основных средств, товаров, учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, учет расчетов по заработной плате. Бухгалтерский учет в такой системе ведется в едином журнале хозяйственных операций. Информация поступает из первичных документов, предварительно сформированных в журнале первичных документов, или вводится вручную в виде проводок. Для упрощения учета и настройки системы используются различные справочники (план счетов, типовые операции, реквизиты организации, бланки первичных и отчетных документов и другие). Они позволяют учесть особенности ведения бухгалтерского учета в организации.

На схеме представлена структура такого программного комплекса (рис. 11.1 ). Для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии используют БУИС, относящуюся к классу «мини-бухгалтерий».

Основными учетными регистрами в такой системе обычно являются регистры сводного учета (главная книга, оборотные ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, баланс с приложениями). Все они формируются на основе данных журнала хозяйственных операций.

Интерфейс программного комплекса БУИС для организаций малого бизнеса — графический, основным элементом его является меню. Главное меню программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии представлено на рис. 11.2 и включает в себя следующие основные функции.

Рассмотрим функции главного меню.

«Операции»:

Журнал	Служит для ввода информации с привычных документов в журнал хозяйственных операций. Журнал хозяйственных операций — это ядро программного комплекса, куда поступает вся необходимая информация бухгалтерского учета
Фильтр	Создает возможность выбора и фильтрации хозяйственных операций по различным признакам в различных сочетаниях
Исходные остатки	Позволяет ввести начальные остатки средств на счетах и начать работу с программой, автоматизируя бухгалтерский учет организации
Новый журнал	Осуществляет переход от ведения журнала в прошлом году  — к ведению в текущем

«Документы»:

Заполнение	Служит для занесения информации в бланки первичных документов; печать пустых и заполненных бланков. Пользователю необходимо выбрать наименование документов из высвечиваемого списка, а затем заполнить соответствующие поля
Архив	Дает возможность работы с документом, который был введен ранее, что позволяет скорректировать информацию, сэкономить время при введении аналогичной информации

«Отчеты»:

Оборотная ведомость	Необходим для генерации оборотных ведомостей
Главная книга	Необходим для генерации главной книги
Журналы-ордера	Необходим для генерации журналов-ордеров
Ведомости	Необходим для генерации различных ведомостей по любому счету за любой период
Баланс	Необходим для генерации баланса
Приложения	Необходим для генерации приложений к балансу

«Установка» обеспечивает поддержание в актуальном состоянии следующих справочников:

План счетов	Формирование плана счетов в соответствии с потребностями бухгалтерского учета конкретной организации
Типовые операции	Определение пользователем часто выполняемых хозяйственных операций и формирование по ним расчетов и проводок
Бланки	Создание бланков любых документов
Определения	Введение значений ставок, процентов и сокращений как переменных, используемых для расчетов полей документов, проводок, описываемых в типовых операциях
Реквизиты	Введение реквизитов конкретной организации для автоматического их фиксирования в документах и отчетов
Журналы-ордера	Выбор стандартных журналов-ордеров
Ведомости	Выбор стандартных ведомостей
Отчеты	Настройка отчетных форм

Функция «Сервис» реализует следующие дополнительные возможности по работе с информацией:

Считать из файла	Производится чтение файла
Записать в файл	Производится запись в файл с именем, отличным от текущего
Сохранить	Сохраняется редактируемый файл
Информация	Информация о системе

Во всех подчиненных меню есть пункт «Выход», позволяющий выйти их подчиненного меню в Главное. Отдельный пункт «Выход» Главного меню позволяет завершить работу с программой.

11.3. Структура программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета в организации среднего бизнеса

Для автоматизации бухгалтерского учета в небольших организациях обычно используют БУИС, автоматизирующие не только финансовый учет, но и управленческий учет (частично или полностью).

Подобные БУИС в настоящее время являются наиболее популярными среди пользователей бухгалтерского программного обеспечения, поскольку могут легко настраиваться на меняющееся законодательство и условия, в которых развивается бизнес предприятия.

Используя принцип конструирования, создается единый программный комплекс. Такой комплекс ориентирован на пользователя-бухгалтера и охватывает все рутинные и трудоемкие учетные работы. Основная роль бухгалтера в этих условиях сводится к правильному оформлению хозяйственных операций, принятию решений, анализу и контролю правильного оформления отчетной документации.

Работа бухгалтера становится более рациональной, ПЭВМ превращается в главный инструмент его деятельности.

На рис. 11.3 представлена структура программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета небольшого предприятия. Он охватывает финансовый и управленческий учет и состоит из двух взаимосвязанных модулей — «Управленческий учет» и «Финансовый учет».

Управленческий учет ведется по отдельным участкам, например, таким как учет расчетов по заработной плате, учет готовой продукции и ее реализации, учет основных средств и нематериальных активов, учет материальных ценностей, сводный учет и другие. Осуществляется посредством использования отдельных программных модулей (блоков).

Модуль «Финансовый учет» позволяет вести учет по всем счетам бухгалтерского учета. Основными его учетными регистрами являются аналитические регистры (журнал первичных документов, журнал хозяйственных операций) и регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости, кассовая книга, книга учета хозяйственных операций, ведомости сводного аналитического учета, накопительные данные к счетам, баланс и приложения к нему).

Связь между модулями осуществляется через файл «Журнал хозяйственных операций».

11.4.Этапы настройки программного комплекса

Работа с программным комплексом начинается с его настройки на конкретные условия ведения учета в организации. Настройка производится в соответствии с действующим планом счетов. Обычно настройка системы осуществляется в 3 этапа:

• настройка параметров работы системы;

• настройка словарей системы;

• перенос входящих остатков.

Рассмотрим подробнее каждый из этапов.

Этап 1 — настройка параметров работы системы, влияющих на выполнение функций бухгалтерского учета (например: реквизитов предприятия — так, как они будут печататься в отчетных формах; пароля на вход системы; параметров рабочего места бухгалтера при работе с системой и других дополнительных возможностей);

Этап 2 — настройка словарей системы. На этом этапе необходимо внести соответствующие изменения и дополнения в план счетов системы, составить список организаций, материально ответственных лиц и внести их в соответствующий словарь, заполнить словарь «Номенклатура материальных ценностей», выполнить настройку правил формирования баланса. Словари системы также можно настраивать позже, непосредственно при вводе информации с первичных документов.

Применение словарей в системе значительно ускоряет процесс занесения новой информации — ввод данных с клавиатуры заменяется выбором из словаря позиции, которая содержит необходимую информацию. Это устраняет появление ошибки во время заполнения полей экранных форм.

Этап 3 — перенос входящих остатков. Для правильного формирования отчетных документов предварительно необходимо внести в систему входящие остатки на начало месяца, с которого предполагается начать ведение бухгалтерского учета. Входящие остатки переносятся из главной книги, из оборотных ведомостей движения материальных ценностей и ведомости расчетов с дебиторами и кредиторами. При первоначальной настройке системы все данные об остатках вводятся с клавиатуры. В дальнейшем, при закрытии учетного периода, остатки на начало следующего месяца формируются автоматически.

Первоначальная настройка системы выполняется, как правило, ответственными сотрудниками: бухгалтером при самом активном участии специалиста фирмы-разработчика.

11.5.Способы оформления хозяйственных операций

Ведение бухгалтерского учета в БУИС состоит в том, чтобы своевременно и с минимальными ошибками регистрировать хозяйственные операции, отражающие финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Обычно в системе предусматриваются два способа оформления хозяйственных операций в журнале хозяйственных операций: «от документа» и «от проводки».

Первый способ. Сначала создается первичный документ. После подтверждения его использования осуществляется регистрация хозяйственной операции с использованием данных этого документа. В этом случае типовой цикл подготовки документа любого вида включает в себя следующие этапы:

Цель регистрации — ввести в систему необходимую информацию о документе.

Регистрация любого документа, как правило, можно выполнить следующим образом:

• вручную, когда все данные вводятся с клавиатуры;

• с использованием данных ранее зарегистрированного документа;

• с использованием образца документа, заранее подготовленного и хранящегося в соответствующем словаре. Все данные из такого образца система автоматически переносит в новый документ и предлагает уточнить их.

Благодаря этим возможностям ускоряется ввод информации в базу данных, сокращается число ошибок при вводе.

После регистрации первичный документ может быть отпечатан. Перед печатью возможно внести коррективы в текст документа. Кроме самого документа, можно распечатать реестр первичных документов, кассовый отчет и другие.

После подтверждения исполнения документа он отрабатывается в учете. Результатом является зарегистрированная операция в журнале хозяйственных операций.

Второй способ. Регистрация хозяйственной операции непосредственно в журнале хозяйственных операций на основе первичного документа.

В этом случае имеет место дублирование информации при заполнении первичных документов и при заполнении журнала хозяйственных операций.

С точки зрения ведения любой бухгалтерии первый способ является более правильным, любая бухгалтерская система должна обеспечивать создание первичных и отчетных документов как в электронном, так и в бумажном виде. Основой всех учетных процедур должен являться первичный документ, а не проводка.

Основные выводы

1. При создании БУИС в небольших организациях основное внимание уделяется финансовому учету.

2. Главным учетным регистром подобных БУИС является Журнал хозяйственных операций.

3. Настройка системы ведения бухгалтерского учета конкретного предприятия осуществляется в три этапа: настройка параметров работы системы; настройка словарей системы; перенос входящих остатков.

Контрольные вопросы

1. Какие существуют подходы к автоматизации бухгалтерского учета при проектировании БУИС в организациях малого и среднего бизнеса?

2. В чем принципиальное отличие БУИС в крупных организациях и в организациях малого и среднего бизнеса?

3. Какова структура программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета в организациях малого и среднего бизнеса?

Задания для самостоятельной работы

Задания для самостоятельной работы к теме 11

Задание 1

Стрелками на схеме обозначьте движение информации в программном комплексе для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии.

Задание 2

Выберите правильный вариант.

Основным элементом графического интерфейса программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии является…

• таблица

• страница

• меню

• занятие

Задание 3

Расставьте порядковые номера этапов настройки программного комплекса.

• Перенос входящих остатков

• Настройка параметров работы системы, влияющих на выполнение функций бухгалтерского учета

• Настройка словарей системы

Задание 4

Выберите верные утверждения.

1. В системе предусматриваются два способа оформления хозяйственных операций в журнале хозяйственных операций — «от документа» и «от проводки».

2. Регистрация хозяйственной операции проводится непосредственно в журнале хозяйственных операций на основе первичного документа — это способ «от проводки».

3. Цель регистрации в том, чтобы ввести в систему необходимую информацию о документе — это способ «от документа».

4. После подтверждения использования документа осуществляется регистрация хозяйственной операции с использованием данных этого документа — это способ «от проводки».