Тема 4 органіЗовування діяльності адміністрації

4.1 Організація структури адміністрації підприємства

4.2 Повноваження, обов'язки і відповідальність працівників адміністрації підприємства

4.3 Методологічні основи проектування організаційних структур адміністративного управління

4.4 Організація праці підлеглих

4.1 Організація структури адміністрації підприємства

Важливою функцією адміністративного управління є функція організації, що полягає у встановленні постійних і тимчасових взаємовідносин між усіма підрозділами підприємства, визначенні порядку й умов функціонування підприємства.

Організація як поняття містить у собі три основні складові:

• організація (проектування) робіт;

• побудова (проектування) структури організації (департаменталізація);

• побудова системи взаємодії підрозділів і керівництва ними.

Функція організації реалізується двома шляхами: через адміністративно-організаційне управління і через оперативне управління.

Оперативне управління забезпечує функціонування підприємства відповідно до затвердженого плану. Воно полягає у періодичному або безперервному порівнянні фактично отриманих результатів з результатами, наміченими планом, і наступним їх корегуванням. Оперативне управління тісно пов'язане з поточним плануванням.

Адміністративно-організаційне управління припускає визначення структури підприємства, встановлення взаємозв'язків і розподіл функцій між усіма підрозділами, надання прав і встановлення відповідальності між працівниками апарату управління.

Апарат управління підприємством (апарат підприємства) – сукупність функціональних підрозділів і (або) посадових осіб підприємства, що виконують штабну адміністративну функцію, необхідну для управління підприємством.

Адміністративний апарат можна класифікувати з урахуванням функцій, що він виконує. До типів адміністративного апарату відносяться:

• консультативний апарат - в обов'язки цих фахівців входить консультування лінійного керівництва в їхній області знань (найбільш часто консультативний апарат використовується у сфері права, технології, навчання і підвищення кваліфікації, а також консультування щодо роботи з кадрами);

• обслуговуючий апарат – надає керівництву інформацію, необхідну для прийняття ефективних рішень (відділ кадрів, зв'язки з громадськістю, маркетингові дослідження, фінансування, планування, матеріально-технічне постачання, оцінка впливу проектів на навколишнє середовище і юридичні проблеми);

• особистий апарат – різновид обслуговуючого апарату, що формується, коли керівник наймає секретаря або помічника. В обов'язки особистого апарату входить виконання того, що вимагає керівник. У підприємстві член цього апарату не має ніяких повноважень. Коли він діє, то це робиться за дорученням керівника.

Основні проблеми, що вимагають вирішення при розробці структури адміністрації:

• встановлення правильних взаємовідносин між окремими підрозділами, що пов'язано з визначенням їх цілей, умов роботи і стимулювання;

• розподіл відповідальності між керівниками;

• вибір конкретних схем управління і послідовності процедур при прийнятті рішень;

• організація інформаційних потоків;

• вибір відповідних технічних засобів.

Проблема удосконалення структури адміністрації підприємства припускає уточнення функцій підрозділів, визначення прав і обов'язків кожного керівника і співробітника, усунення багатоступеневості, дублювання функцій і інформаційних потоків. Основною задачею при цьому є підвищення ефективності управління.

Організація діяльності адміністрації припускає:

• розподіл повноважень, обов'язків і відповідальності між працівниками адміністрації;

• встановлення чітких взаємозв'язків між окремими підрозділами підприємства;

• закріплення прав, обов'язків і відповідальності працівників адміністрації в регламентуючих документах;

• делегування повноважень.