Методы автоматизации сэд в государственных учреждениях

Сегодня муниципальное или государственное учреждение, которое хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор программного обеспечения - от приобретения отдельных частных технологий до готовых комплексных систем, основанных на традиционной культуре управления, существующей нормативной базе и сложившейся технологии работы с бумажными документами. После того как было принято решение о создании автоматизированной системы документооборота необходимо создание некой стратегии, определенное планирование. В таком плане должен быть указан способ внедрения СЭД, выделена проектная команда и определен план процесса внедрения. Рассмотрим методы автоматизации СЭД в государственных учреждениях:

1. Хаотичная автоматизация.

Процесс внедрения предполагает установку отдельных модулей СЭД по мере возможности, определяется «оперативными» задачами и представляет собой автоматизацию не связанных между собой операций, выполняемых как одним, так и несколькими сотрудниками, что приводит к наличию неавтоматизированных участков документооборота. Принятие решения об автоматизации обычно не отражается в стратегических планах учреждения.

2. Автоматизация по участкам.

Представляет собой процесс автоматизации документооборота отдельных производственных или управленческих подразделений учреждении, объединенных по функциональному признаку (например, бухгалтерия, канцелярия и т.п.). Автоматизация по участкам подразумевает выбор одного или нескольких участков работ, а именно, задач решаемых одним или несколькими сотрудниками того или иного отдела без привязки к существующим бизнес-процессам учреждения. Этот способ характерен для следующих случаев: инвестиционные ресурсы учреждении недостаточны для решения задачи автоматизации документооборота в полном объеме; существуют участки, где применение СЭД дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала; технология работы или иные условия не позволяют обходиться без использования автоматизированных систем документооборота. Чтобы автоматизация по участкам была эффективна, необходима разработка стратегических и оперативных планов автоматизации документооборота.

3. Автоматизация по направлениям.

Автоматизация документооборота по направлениям деятельности, таким, как управление, производство, сбыт, управление финансами и т.п. От автоматизации по участкам этот подход отличается тем, что автоматизация по направлениям деятельности предполагает участие в этом процессе всех организационных подразделений, функционирование которых связано с автоматизируемым направлением. Обычно любое направление деятельности охватывает практически все подразделения учреждении, поэтому подход, связанный с автоматизацией по направлениям, в принципе нельзя рассматривать как локальный. Автоматизация по направлениям включает в себя выбор для автоматизации одного или нескольких бизнес-процессов от их начала до их конца, при этом требуется проведения реинжиниринга бизнес-процессов и создания модели документооборота всего учреждении. Для повышения эффективности процесса автоматизации документооборота по направлениям деятельности также необходимы стратегический и тактический планы автоматизации^.. Планы должны пересматриваться после окончания автоматизации документооборота какого-либо бизнес процесса и оценки полученных результатов.