Менеджмент: лабораторний аспект
Година роботи навчить більше, ніж день пояснень.
Жан Жак Руссо (Франція)
ЛАБОРАТОРНА РОБОТА № 1 “Дослідження трудової діяльності менеджерів
З допомогою фотографії робочого часу”
МЕТА РОБОТИ: вивчити трудові процеси менеджерів різних рівнів управління і розробити рекомендацій з удосконалення функціональних обов’язків управлінців.
ТЕХНІЧНІ ЗАСОБИ: комп’ютер, програмне забезпечення Microsoft Excel, Microsoft Word калькулятор, форми для заповнення, графічні засоби.
1.1. Зміст роботи
1. Вивчення затрат і втрат робочого часу менеджером відповідного рівня на основі наведених спостережних листів фотографії робочого часу (ФРЧ) (табл. 1.1-1.3).
2. Аналізування результатів ФРЧ менеджерів:
2.1. Визначення тривалості кожної категорії робочого часу.
2.2. Присвоєння кожному виду робочого часу певного індексу (за прийнятою індексацією).
2.3. Складання зведення однойменних затрат і втрат часу, яке полягає у групуванні індексів та визначенні сумарної тривалості кожної категорії робочого часу (результати зведення представляються в табл.1.4).
2.4. Визначення питомої ваги кожної категорії затрат і втрат робочого часу.
3. Формування висновків про використання робочого часу та розроблення рекомендацій зі зменшення витрат і втрат робочого часу менеджером відповідного рівня.
1.2. Послідовність виконання роботи
1. Викладач коротко пояснює студентам особливості вивчення робочого часу методом ФРЧ.
Фотографія робочого часу - це процес спостереження та занесення у відповідні табличні форми інформації про операції, які виконав менеджер, час початку, їх тривалості та завершення, а також встановлення категорії робочого часу (присвоєння відповідного індекса кожній операції).
2. Кожен студент отримує індивідуальне завдання: спостережні листи ФРЧ менеджера відповідного рівня (табл.1.1-1.3) згідно отриманого варіанта (додаток 1.1). Спостережних листів повинно бути мінімум 3, що дозволить досліджувати використання робочого часу менеджером вищої, середньої та низової ланок управління (наприклад, віце-президента з питань виробництва, начальника цеху та майстра).
3. Студент визначає тривалість кожної категорії затрат і втрат часу і присвоює кожному виду певний індекс:
а) ПЗ – підготовчо-заключний – це час, який менеджер витрачає на підготовку до виконання та завершення виконання своїх прямих функціональних обов'язків;
б) ОП – оперативний – це час, який менеджер витрачає на виконання своїх прямих функціональних обов'язків відповідно посаді;
в) ОРМ –обслуговування робочого місця – це час, який менеджер витрачає на приведення свого робочого місця в стан готовності для виконання своїх функціональних обов'язків;
г) ПВ – перерви на відпочинок і особисті потреби – це час, який менеджер витрачає на особисті потреби і відпочинок згідно штатного розпису на підприємстві чи положень існуючого колективного договору;
д) ВОТП – втрати часу з організаційно-технічних причин – це час, який менеджер втрачає з організаційно-технічних причин, тобто через обставини незалежні від нього;
е) ВПД – втрати часу через порушення технологічної і трудової дисципліни – це час, який менеджер втрачає через власні порушення технологічної і трудової дисципліни.
З вказаних категорій, перші 4 – є нормативними витратами робочого часу, тоді як останні 2 – є втратами робочого часу.
Як правило, не завжди є можливість чітко та однозначно визначити індекс для певної операції, виконаної менеджером під час робочого дня. Тому, при виборі та присвоєнні індекса категорії робочого часу певній операції слід враховувати:
зміст аналізованої операції та її відповідність прямим функціональним обов'язкам менеджера;
час початку, завершення та тривалість аналізованої операції;
повторюваність аналізованої операції протягом робочого дня;
зміст операції, яка передує аналізованій та яка слідує після аналізованої.
При заповненні тривалості слід звернути увагу, що навпроти кожної операції вказано час її завершення (!).
4. Зведення однойменних затрат і втрат часу менеджером відповідного рівня оформляється у вигляді табл. 1.4. Студент групує індекси і визначає сумарну тривалість та частку кожної категорії затрат часу.
Таблиця 1.1
Спостережний лист ФРЧ віце-президента з виробництва
№ з\п |
Що спостерігалось |
Поточний час, годхв |
Тривалість, хв |
Індекси |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Початок робочого дня |
900 |
|||
1 |
Прийшов на роботу |
902 |
2 хв |
ПЗ |
2 |
Ознайомлення з кореспонденцією |
919 |
17 |
ПЗ |
3 |
Розпорядження про передачу інформації в основні цехи, план.-виробничий та диспетчерський відділи |
933 |
14 |
ПЗ |
4 |
Узгодження питань з іншими віце-президентами (з економіки, технічного розвитку, маркетингу, в телефонних розмовах) |
948 |
15 |
ОП |
5 |
Узгодження питань з постачальниками-посередниками про забезпечення робочого дня комплектуванням (деталями, вузлами тощо) |
1000 |
12 |
ОП |
6 |
Підготовка наради з виробничих питань з начальниками основних цехів із залученням керівників і провідних спеціалістів планово-виробничого і диспетчерського відділів, а також головного технолога, головного конструктора і начальника транспортного цеху. |
1002 |
2 |
ПЗ |
7 |
Проведення виробничої наради у вищеперерахованому складі |
1036 |
34 |
ОП |
8 |
Підготовка наказів, розпоряджень, інструкцій та іншої документації за результатами наради з секретарем, референтом, спеціалістами |
1051 |
15 |
ПЗ |
9 |
Вивчення інформації про хід виробництва на початок робочого дня |
1103 |
12 |
ПЗ |
10 |
Прийняття рішень із забезпечення ритмічного і якісного виробничого процесу (усунення відхилень, ліквідація проблем постачання) |
1113 |
10 |
ВОТП |
11 |
Розгляд і уточнення списків працівників підрозділів і служб на преміювання за минулий місяць |
1122 |
9 |
ОП |
12 |
Відвідування президента з метою уточнення виробничих проблем |
1144 |
22 |
ОП |
13 |
Телефонні розмови на виробничі теми |
1202 |
17 |
ОП |
14 |
Творча робота (обдумування стратегії розвитку виробництва, можливості залучення інвестора, проблем вдосконалення організації виробництва, тощо) |
1234 |
32 |
ОП |
15 |
Прийом кваліфікованих інженерів і робітників для отримання їх пропозицій з вдосконалення виробничого процесу |
1259 |
25 |
ОП |
16 |
Ознайомлення з інформацією про результати виробничої діяльності в першій половині дня. |
1302 |
3 |
ОП |
17 |
Обідня перерва |
1400 |
58 |
ПВ |
18 |
Нарада у президента з питань нової емісії акцій та залучення вітчизняних і іноземних інвесторів |
1435 |
35 |
ОП |
19 |
Зустріч з підприємцями, представниками іноземних фірм і посередницьких структур з метою пошуку кращих варіантів забезпечення виробництва, запровадження технології випуску нових виробів |
1507 |
32 |
ОП |
20 |
Підписання договорів з іншими підприємствами, посередницькими і фінансовими структурами, тощо, пов’язаних з вдосконаленням виробничого процесу |
1526 |
19 |
ОП |
21 |
Ознайомлення з інформацією про хід виробництва |
1542 |
16 |
ПЗ |
22 |
Обхід цехів, виробничих дільниць та інших служб, які йому підпорядковуються |
1639 |
57 |
ОП |
23 |
Телефонні розмови з іншими віце-президентами, керівниками служб з метою усунення недоліків тощо |
1646 |
7 |
ОП |
24 |
Контакти з органами місцевої влади |
1730 |
44 |
ОП |
25 |
Прийом представників екологічної служби, санепідемстанції |
1739 |
9 |
ВОТП |
26 |
Перевірка протікання процесу виготовлення виробів (ритмічність, темп) |
1747 |
8 |
ПЗ |
27 |
Прийняття рішення з вдосконалення виробничого процесу за підсумками робочого дня |
1800 |
13 |
ПЗ |
28 |
Підведення підсумків через селектор з президентом та іншими віце-президентами |
1812 |
12 |
ПЗ |
Таблиця 1.2
Спостережний лист ФРЧ начальника механічного цеху
№ з\п |
Що спостерігалось |
Поточний час, годхв |
Тривалість, хв |
Індекси |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Початок робочого дня |
900 |
|||
1 |
Прихід на роботу |
907 |
|
|
2 |
Обхід цеху |
952+N |
|
|
3 |
Ознайомлення з кореспонденцією |
1012+0,5N |
|
|
4 |
Підготовка наради з виробничих питань з начальниками дільниць і майстрами |
1017+0,5N |
|
|
5 |
Проведення виробничої наради у вищеперерахованому складі |
1102+N |
|
|
6 |
Проведення атестації робітників цеху |
1215+N |
|
|
7 |
Телефонні розмови на виробничі теми |
1228+0,5N |
|
|
8 |
Ознайомлення з інформацією про результати діяльності цеху в першій половині дня |
1300+0,5N |
|
|
9 |
Обідня перерва |
1405 |
|
|
10 |
Нарада у технічного директора з питань вдосконалення організації виробничого процесу |
1447 |
|
|
11 |
Прийом робітників цеху і вирішення конфліктних ситуацій |
1530+N |
|
|
12 |
Телефонна розмова з технічним директором з питань поставки матеріалів |
1534+0,5N |
|
|
13 |
Обхід цеху з представниками органів техналяду |
1603+N |
|
|
14 |
Робота з документами, літературою і т.п. |
1632+N |
|
|
15 |
Телефонні розмови |
1646+0,5N |
|
|
16 |
Обхід цеху. Перевірка протікання процесу механічної обробки виробів |
1730+N |
|
|
17 |
Оформлення документації про техніко-економічну діяльність цеху |
1745+N |
|
|
18 |
Складання плану роботи на наступний день |
1805+0,5N |
|
|
Таблиця 1.3
Спостережний лист ФРЧ майстра в механічному цеху
№ з\п |
Що спостерігалось |
Поточний час, годхв |
Тривалість, хв |
Індекси |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Початок робочого дня |
900 |
|||
1 |
Прихід на роботу |
901 |
|
|
2 |
Обхід робочих місць. Перевірка приходу робітників цеху |
910+N |
|
|
3 |
Видача завдань для виконання, інструментів і матеріалів робітникам цеху |
932+0,5N |
|
|
4 |
Оформлення документації з прийому матеріалів і литва |
957+0,5N |
|
|
5 |
Нарада в начальника цеху з виробничих питань |
1045+N |
|
|
6 |
Обхід робочих місць. Перевірка виконання операцій робітниками |
1124+N |
|
|
7 |
Телефонна розмова з начальником цеху з питань отримання нових токарних верстатів |
1129+0,5N |
|
|
8 |
Підготовка і підписання документів про відправлення готової продукції на склад |
1154+0,5N |
|
|
9 |
Обхід робочих місць |
1216+N |
|
|
10 |
Оперативне вирішення питань про ремонт свердлильного верстата |
1237+0,5N |
|
|
11 |
Обхід робочих місць. Ознайомлення з виконанням завдань робітниками в першій половині дня |
1255+N |
|
|
12 |
Обідня перерва |
1402 |
|
|
13 |
Обхід робочих місць |
1421 |
|
|
14 |
Вивчення конструкторської документації на виготовлення нових виробів |
1454+N |
|
|
15 |
Телефонна розмова з начальником цеху з питань освоєння виробництва нових виробів |
1501+0,5N |
|
|
16 |
Оформлення документів про отримання додаткових комплектів спецодягу |
1523+0,5N |
|
|
17 |
Обхід робочих місць |
1545+N |
|
|
18 |
Розгляд і уточнення списку робітників на преміювання за минулий місяць |
1603+0,5N |
|
|
19 |
Формування списку робітників, що претендують на підвищення кваліфікаційного розряду |
1624+0,5N |
|
|
20 |
Телефонні розмови |
1632+0,5N |
|
|
21 |
Обхід робочих місць. Спостереження за виконанням робітниками операцій |
1658+N |
|
|
22 |
Оформлення документації (виписка нарядів, актів прийому і здачі тощо) |
1721+N |
|
|
23 |
Обхід робочих місць, прийом інструментів і обладнання |
1756+N |
|
|
24 |
Підписання документів про відправлення готової продукції на склад |
1812+0,5N |
|
|
Таблиця 1.4
Зведення затрат і втрат робочого часу менеджером відповідного рівня
№ з\п |
Категорії робочого часу |
Величина витрат і втрат робочого часу |
|||||
Віце-президент з питань виробництва |
Начальник механічного цеху |
Майстер у механічному цеху |
|||||
хв |
% |
хв |
% |
хв |
% |
||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
1 |
ПЗ |
|
|
|
|
|
|
2 |
ОП |
|
|
|
|
|
|
3 |
ОРМ |
|
|
|
|
|
|
4 |
ПВ |
|
|
|
|
|
|
5 |
ВОТП |
|
|
|
|
|
|
6 |
ВПД |
|
|
|
|
|
|
Всього |
|
100% |
|
100% |
|
100% |
|
Продуктивно використано робочого часу |
|
|
|
|
|
|
|
5. Питома вага кожної категорії затрат (втрат) робочого часу визначається за формулою 1.1:
k
=
, (1.1)
де Т кат - це тривалість певної категорії затрат (втрат) робочого часу, хв;
Т р.д. - це тривалість робочого дня, хв.
6. Розрахунок продуктивно використаного робочого часу менеджером полягає в сумуванні категорій ОП, а також – ПЗ, ОРМ (в оптимально допустимих межах).
7. Після заповнення таблиць 1.1-1.4 студент формує висновки про використання робочого часу менеджером відповідного рівня.
В першій частині висновку студент аналізує та співставляє витрати часу кожного менеджера (віце-президента, начальника, майстра).
У другій частині висновку студент на основі аналізування причин втрат (чи перевитрат) робочого часу пропонує заходи щодо покращення використання робочого часу для кожного менеджера окремо.
В якості орієнтиру заходи зі зменшення витрат і втрат робочого часу здійснюються за наступними напрямками:
1) покращення організації управлінської праці;
2) підвищення технічного рівня управління;
3) покращення управлінської праці, психологічного клімату в колективі тощо;
4) підвищення рівня технічної оснащеності управлінських робочих місць;
5)комп’ютеризація управлінських процесів;
6) вдосконалення документообігу;
7) покращення інформаційних процесів;
8) вдосконалення структури управління;
9) перерозподіл функціональних обов’язків;
10) вдосконалення системи прийняття управлінських рішень.