4. Організація процесів керування

Для кваліфікованого створення й використання інформаційної системи необхідно чітко розуміти її призначення та функції. Як правило, у будь-якій організації (установі, фірмі) інформаційні системи та технології признача­ються для вирішення конкретного кола завдань. Існують деякі загальні пра­вила, яких варто дотримуватися, щоб впровадження інформаційних техноло­гій виправдало покладені на нього очікування. До них, зокрема, відносяться такі:

• структура інформаційної системи, її функціональне призначення по­винні відповідати цілям, що поставлено перед організацією. Наприклад, у комерційній фірмі - це ефективний бізнес; у державному підприємстві - ви­рішення соціальних й економічних завдань;

• інформаційна система повинна контролюватися людьми, ними розу­мітися й використатися відповідно до основних соціальних й етичних прин­ципів;

• щоб результати виявилися адекватними, повинно бути організоване виробництво достовірної, надійної, своєчасної й систематизованої інформа­ції.

Перед створенням і використанням інформаційної системи необхідно зрозуміти структуру, функції й політику організації, мету керування й при­йняття рішень, можливості комп'ютерної технології. Інформаційна система є частиною організації, а ключові елементи будь-якої організації - структура й органи керування, стандартні процедури, персонал, субкультура.

Побудова інформаційної системи повинна починатися з аналізу струк¬тури керування організацією.

1.4.1. Структура управління організацією

Координація роботи всіх підрозділів організації здійснюється через ор¬гани управління різного рівня. Під управлінням розуміють забезпечення по¬ставленої мети за умови реалізації таких функцій: організаційної, планової, облікової, аналізу, контрольної, стимулювання. Розглянемо зміст управлінсь¬ких функцій.

Організаційна функція полягає в розробці організаційної структури та комплексу нормативних документів: штатного розкладу установи, відділу,

лабораторії, групи і т.п. із вказівкою підпорядкованості, відповідальності, сфери компетенції, прав, обов'язків і т.д. Найчастіше це викладається в по­ложенні щодо відділу, лабораторії або посадових інструкціях.

Планування (планова функція) полягає в розробці й реалізації планів по виконанню поставлених завдань. Наприклад, бізнес-план для всієї фірми, план виробництва, план маркетингових досліджень, фінансовий план, план проведення науково-дослідної роботи і т.д. на різні строки (рік, квартал, мі­сяць, день).

Облікова функція полягає в розробці або використанні вже готових форм і методів обліку показників діяльності фірми: бухгалтерський облік, фінансовий облік, управлінський облік і т.п. У загальному випадку облік мо­жна визначити як одержання, реєстрацію, нагромадження, обробку й надання інформації про реальні господарські процеси.

Аналіз або аналітична функція пов'язується з вивченням підсумків ви­конання планів і замовлень, визначенням факторів, що впливають, виявлен­ням резервів, вивченням тенденцій розвитку і т.д. Виконується аналіз різни­ми фахівцями залежно від складності й рівня об'єкта або процесу. Аналіз ре­зультатів господарської діяльності фірми за рік і більше проводять фахівці, а

на рівні цеху, відділу - менеджер цього рівня (начальник або його заступник) спільно з фахівцем-економістом.

Контрольна функція найчастіше здійснюється менеджером: контроль виконання планів, витрати матеріальних ресурсів, використання фінансових засобів і т.п.

Стимулювання або мотиваційна функція припускає розробку й засто­сування різних методів стимулювання праці підлеглих працівників:

• фінансові стимули - зарплата, премія, акції, підвищення в посаді

і т.п.;

• психологічні стимули - подяки, грамоти, звання, ступені, дошки по­шани і т.п.

В останні роки в сфері керування все активніше стали застосовуватися поняття «ухвалення рішення» і пов'язані із цим поняттям системи, методи, засоби підтримки прийняття рішень.

Ухвалення рішення - акт цілеспрямованого впливу на об'єкт керування, заснований на аналізі ситуації, визначенні мети, розробці програми досяг­нення цієї мети.

Структура керування будь-якої організації традиційно ділиться на три рівні: поточний, функціональний і стратегічний.

Рівні керування (вид управлінської діяльності) визначаються складніс­тю розв'язуваних завдань. Чим складніше завдання, тим більш високий рівень керування потрібен для його вирішення. При цьому варто розуміти, що прос­тих завдань, що вимагають негайного вирішення, виникає значно більша кі­лькість, тому й рівень керування для них потрібен інший - більш низький, де приймаються рішення негайно. При керуванні необхідно також враховувати динаміку реалізації прийнятих рішень, що дозволяє розглядати керування під кутом часового фактора.

Рівні керування співвідносяться з такими факторами, як ступінь зрос­тання влади, відповідальність, складність розв'язуваних завдань, а також ди­наміка прийняття рішень щодо реалізації завдань.

Поточний (нижній) рівень керування забезпечує вирішення багаторазо­во повторюваних завдань і швидке реагування на зміни вхідної поточної ін­формації. На цьому рівні досить великий як обсяг виконуваних робіт, так і динаміка прийняття управлінських рішень. На даному рівні великий обсяг займають облікові завдання, до яких, наприклад, відносяться:

• облік кількості проданої продукції;

• облік витрат часу, сировини й матеріалів при виконанні окремих ви­робничо-технологічних етапів;

• облік виробленої продукції;

• бухгалтерський облік і т.д.

Функціональний (тактичний) рівень керування забезпечує вирішення завдань, що вимагають попереднього аналізу інформації, підготовленої на першому рівні. На цьому рівні великого значення набуває така функція керу­вання, як аналіз. Обсяг розв'язуваних завдань зменшується, але зростає їхня складність. При цьому не завжди вдається виробити потрібне рішення доста­тньо швидко, потрібен додатковий час на аналіз, осмислення, збір відсутніх відомостей і т.п. Керування пов'язане з деякою затримкою від моменту над­ходження інформації до прийняття рішень і їхньої реалізації, а також від мо­менту реалізації рішень до одержання реакції на них.

Стратегічний рівень забезпечує вироблення управлінських рішень, спрямованих на досягнення довгострокових стратегічних цілей організації. Оскільки результати прийнятих рішень проявляються через тривалий час, особливе значення на цьому рівні має така функція керування, як стратегічне планування. Інші функції керування на даному рівні в цей час розроблені не­достатньо повно. Часто стратегічний рівень керування називають стратегіч­ним або довгостроковим плануванням. Правомірність прийнятого на цьому рівні рішення може бути підтверджена через досить тривалий час. Можуть пройти місяці або роки. Відповідальність за прийняття управлінських рішень тут надзвичайно велика й визначається не тільки результатами аналізу з ви­

користанням математичного та спеціального апарату, але й професійною ін­туїцією менеджерів.

2. Персонал організації

Персонал організації - співробітники різного ступеня кваліфікації й рі­внів керування - від секретарів, що виконують найпростіші типові дії, до фа­хівців і менеджерів, що приймають стратегічні рішення.

На верхньому, стратегічному, рівні керування, як правило, перебувають менеджери вищої ланки керівництва організації (фірми) і їхні заступники. Основне їхнє завдання - стратегічне планування діяльності фірми на ринку й координація внутрішньофірмової тактики керування.

На середньому, функціональному, рівні розташовуються менеджери середньої ланки й фахівці (начальники служб, відділів, цехів, начальник змі­ни, ділянки, наукові співробітники і т.п.). Основне завдання тут - тактичне керування установою при вирішенні основних функцій у заданій сфері діяль­ності.

На нижньому, поточному, рівні - виконавці й менеджери нижчої ланки (бригадири, інженери, відповідальні виконавці, майстри, нормувальники, те­хніки, лаборанти і т.п.). Основне їхнє завдання - своєчасне реагування на зміну ситуації.

На всіх рівнях керування працюють як менеджери, що здійснюють тільки загальні функції, так і менеджери-фахівці, які реалізують функції ке­рування в сфері своєї компетенції.

2. Інші елементи організації

Стандартні процедури в організації - це певні правила виконання за­вдань у різних ситуаціях. Вони охоплюють усі сторони функціонування ор­ганізації, починаючи від технологічних процесів по складанню документів на