3. Структурированные данные. Промежуточные и итоговые результаты.

Для группировки и суммирования данных из списка можно создать структуру (рис. 7),, включающую до восьми уровней (рис. 7, 1)., по одному для каждой группы. Каждый внутренний уровень, представленный большим числом в символах структуры документа (Символы структуры. Символы, используемые для изменения вида структурированного листа. Подробные данные можно показать или скрыть, щелкнув знак «плюс», «минус» или цифры 1, 2, 3, 4, показывающие уровень структуры.)(2,3 рис. 7. 1) , отображает подробные данные (Подробные данные. В таблицах с итогами и структурах — строки или столбцы с исходными данными, по которым вычисляются итоги. Подробные данные обычно расположены непосредственно сверху или слева от итогов.) для предшествующего внешнего уровня. При этом внешний уровень представляется меньшим числом в символах структуры документа. Используйте многоуровневую структуру для быстрого отображения итоговых строк или столбцов или вывода подробных данных для каждой группы. Щелкнув по значкам «плюс», «минус» или по цифрам 1, 2, 3, 4,..., указывающим уровни структуры можно показать или скрыть подробные данные. Подробные данные это строки или столбцы, содержащие исходные (начальные) данные. На основании подробных данных расчитываются итоги, а в таблицах со структурой итоги для каждого уровня структуры. Если структурирование производится по строкам, то подробные данные располагаются выше итогов, если структурирование производится по столбцам, то подробные данные располагаются правее итогов. Для каждой группы для быстрого показа строки или столбца или подробных данных (показано в нижеприведенном примере) можно составить много уровневую структуру по строкам, или по столбцам, или по строкам и столбцам.

Например, на рисунке 7:

1- Для отображения строк уровня щелкнуть соответствующие символы структуры.

2- Уровень 1 содержит сумму продаж по всем строкам с подробными данными.

3- Уровень 2 содержит сумму продаж по каждому месяцу в каждом регионе.

4- Уровень 3 содержит строки с подробными данными (отображаются только строки данных с 11 по 13).

5- Для отображения или скрытия данных в многоуровневой структуре щелкайте символы структуры и .

С помощью команды «Промежуточные итоги» можно автоматически подсчитать промежуточные и общие итоги в списке для столбца. Промежуточные итоги вычисляются с помощью «Итоговой функции». Итоговая функция это тип вычисления при объединении данных в отчете сводной таблицы, в таблице консолидации или при вычислении итогов в списках или базах данных. Примерами итоговых функций могут служит функции вычисления суммы, среднего значения, максимума, минимума, призведения, количества значений, отклонения, смещения отклонений, дисперсию, дисперсию отклонений. Для каждого столбца можно применить несколько типов функции.

Если для книги выбран режим автоматического вычисления по формулам, то с помощью команды «Промежуточные итоги» можно автоматически пересчитывать значения промежуточных и общих итогов при каждом изменении подробных данных. Используя команду «Промежуточные итоги», можно также отобразить (Структура. Режим электронной таблицы, при которой строки или столбцы сгруппированы так, что можно видеть итоги. В структуре возможно подведение итогов как по всему листу, так и по его выбранному диапазону.) список, что позволит отображать и скрывать строки каждого из промежуточных итогов.

Общие итоги вычисляются не на основе подробных данных, а на основа промежуточных итогов.

Для вставки одного уровня промежуточного итога и общего итога нужно выполнить:

1. Убедится в том, что первая строка каждого столбца диапазона (Диапазон. Две или более ячеек листа. Ячейки диапазона могут быть как смежными, так и несмежными.) данных, для которых рассчитываются промежуточные итоги, содержит название, а сами столбцы — однотипные данные, и что пустые строки или пустые столбцы в диапазоне отсутствуют.

2. Выделить ячейку в диапазоне.

3. Провести сортровку, если возможно многоуровневую, данных таблицы (базы данных) выполнив: «Данные» - «Сортировка» группы «Сортировка и фильтр». Например, на рисунке 7 первый уровень сортировки проведена по «Регион» по возрастанию, второй уровень - по «Месяц» по возрастанию, третьий уровень - по «Продажи» по возрастанию.

4. В ыполнив «Данные» - «Промежуточные итоги» группы «Структура», открыть диалоговое окно «Промежуточные итоги».

5. В поле «При каждом изменении в:» (рис. 8). выбирается столбец по которому будет вычисляться итог. Для примера на рисунке 7 выбран столбец «Месяц».

6. «Операция» выбирается итоговая, которая вычисляет промежуточный итог. Для примера на рисунке 7 выбрана функция «Сумма».

7. В поле «Добавить итоги по:» устанавливается флажок перед наименованиями полей, которые содержат данные, необходимые для вычисления итога. Для примера на рисунке 7 флажок поставлен перед «Продажи».

8. Чтобы за каждым итогом следовал автоматический разрыв страницы, устанавливается флажок «Конец страницы между группами».

9. Чтобы расположить итоговую строку над строкой данных, снимите флажок Итоги под данными. Чтобы расположить итоговую строку под строкой данных, установите флажок Итоги под данными. Для примера на рисунке флажок поставлен.

10. Для того чтобы не повторялись установленные итоги необходимо снять флажок перед «Заменить текущие итоги».

11. При необходимости команду Промежуточные итоги можно использовать снова, повторив шаги 1 - 7, чтобы добавить дополнительные строки итогов с использованием других функций.

Вставка внешнего уровня промежуточного итога выполняется при:

Повторении установки промежуточного итога и общега итога с 4-го пункта.

В 5-ом пункте в поле «При каждом изменении в» включить другой столбец для вычисления итога. Для примера на рисунке 7 выбран столбец Регион.

Остальные действия остаются без изменения.