10. Информационно-дидактический блок (аннотация, пособия)
Табличный процесор Microsoft Excel используется не только для производства вычислении по табличным данным, но вместе с тем, как база данных, способствующая сортировке данных или выбора данных по определенным условиям.
П
ри
использовании Microsoft Excelді как базу данных
данные заполняются в таблицу, при чем
каждый столбец должен иметь заголовок
и в строке заголовка не должно быть
объединенных ячеек. Если для полной
ясности необходимо присутствие в таблице
объединенных ячеек, то для заголовка
столбцов нужно отвести несколько строк
, но на самой нижней строке не долно быть
объединенных ячеек и каждголовок (рис.
1).
Сортировка.
О
дно
из видов работы с базой данных - это
представление данных в определенном
порядке, т.е. сортировка данных. Сортировку
данных можно проводить по одному столбцу
или по нескольким столбцам базы данных.
Сортировка может быть произведена в
двух направлениях: по возрастанию от А
до Я или по убыванию от Я до А.
Для выполнения сортировки по одному столбцу базы данных нужно выделить несколько данных этого столбца и выполнить одно из этих двух действий:
либо «Главная» – «Сортировка и фильтр» группы «Редактирование» - «Сортировка от А до Я» или «Сортировка от Я до А»
либо «Данные» -
или
группы «Сортировка
и фильтр».
Во время сортировки строка полностью перемещается с сортируемым данным столбца.
Если сортировка производится по нескольким столбцам базы данных, то
1) нужно выделить несколько данных таблицы;
2) вызвать диалоговое окно «Сортировка» (рис. 2), выполнив
А) либо «Главная» - «Сортировка и фильтр» группы «Редактирование» - «Настраиваемая сортировка...»
Б) либо «Данные» - «Сортировка и фильтр» группы «Сортировка»;
3)
в диалоговом окне «Сортировка»
необходимо установить условия первого
уровня сортировки, для чего выполнить:
А) щелкнуть по стрелке поля «Сортировать по» группы «Столбец» и в появившемся списке названии столбцов выбрать нужное;
Б) щелкнуть по стрелке поля «Значения» группы «Сортировка» и в появившемся списке типов данных: значения, цвет ячейки, цвет шрифта, значок ячейки – выбрать по какому из них будет произведена сортировка;
В) щелкнуть по стрелке поля «Порядок» и указать направление сортировки «от А до Я» или «от Я до А», или «настраиваемый список...»;
4) щелкнуть по кнопке «Добавить уровень» и выполнить все действия по установлению условий сортировки пункта 3 для появившейся строки;
5) повторением 4-го пункта установить условия сортировки для третьего, четвертого, итд уровней;
6) после установления условий сортировки для всех уровней подтвердить сортировку нажатием кнопки «OK» диалогового окна «Сортировка».
2. Фильтрация.
Если список данных в таблице базы данных очень большое, то сортировка не всегда может быт удачным действием. В таких случаях нужно воспользоваться фильтрованием, который создает возможность выбора нужных данных из свей совокупности.
C помощью фильтрации данных на листе можно быстро находить нужные значения. Выполнять фильтрацию можно по одному или нескольким столбцам данных. С помощью фильтра можно контролировать не только отображаемые, но и исключаемые данные. Можно выполнять фильтрацию на основе выбранных в списке параметров или создавать специальные фильтры, чтобы сконцентрироваться на необходимых данных.
При фильтрации с помощью поля «Поиск «в интерфейсе фильтра можно выполнять поиск текста и чисел.
Если при фильтрации данных значения в одном или нескольких столбцах не удовлетворяют условиям фильтрации, строки будут скрыты целиком. Выполнять фильтрацию можно по числовым или текстовым значениям или по цвету ячеек, к тексту или фону которых применено цветное форматирование.
Для фильтрации нужно выполнить следующие действия:
1) Выделить полностью или частично (без названия солбцов)данные электронной таблицы;
2)
Для установления значка
фильтра в ячейках названий столбцов
(рис. 3) нужно выполнить:
А) либо «Главная» - «Сортировка и фильтр» из группы «Редактирование» - «Фильтр»;
Б)
либо «Данные» - «Фильтр»,группы «Сортировка
и фильтр»;
3
)
Щелкнув по значку фильтра
в столбце, по которой проводится
сортировка, можно получить список
занчений, которые могут быть использованы
для условии фильтрации (рис. 4). Примечание:
В зависимости от типа данных появляется
команда либо «Числовые фильтры» либо
«Текстовые фильтры» (рис. 4). Команды,
входящие в список их подчиненных меню,
отличаютяс друг от друга (рис. 5).
При выборе любого элемента «Числового фильтра» или «Текстового фильтра» (рис. 5) появляется, диалоговое окно «Пользовательский автофильтр» (рис. 6). С помощью этого окна фильтрация производится в определенном диапазоне данных (рис. 6).
4) Для выбора условии фильтрации необходимо выполнить: а) убрать флажок перед «Выделить всё», б) поставить флажок перед данными по которым будет производиться фильтрование, щелкнуть по кнопке «ОК» (рис. 4). Все строки в которых имеются данные, соответствующие условиям фильтрации для данного столбца, будут выведены для просмотра, а остальные будут скрыты. Например, на рисунке 4 для столбца фильтрации установлены условия из-за которых на экран выводятся строки с числами 8, 10 и 13.
Для показа всех данных после завершения фильтрации нужно щелкнуть по значку фильтра столбца по которой производилась фильтрация и щелкнуть по команде «Выделить все» из появивщегося списка.
Убрать фильтр можно выполнив одно из следующих действии:
А) либо «Главная» - «Сортировка и фильтр» из группы «Редактирование» - «Фильтр»;
Б) либо «Данные» - «Фильтр»,группы «Сортировка и фильтр».