Змінення профілю користувача Outlook

Профіль користувача Outlook — це група облікових записів електронної пошти й адресних книг. Зазвичай потрібний лише один профіль користувача, але якщо до комп’ютера мають спільний доступ кілька користувачів або використовуються різні адресні книги з різною метою, можна настроїти кілька профілів. Якщо під час спроби злиття використовується профіль, в якому немає потрібної папки «Контакти», ця папка буде недоступна.

Щоб переключитися на інший профіль користувача, перезапустіть Outlook. У запиті щодо профілю виберіть профіль, що містить потрібну для злиття папку «Контакти».

Якщо запиту профілю не було, а у вас їх кілька, можна настроїти запит в Outlook у такий спосіб:

1. Закрийте Outlook.

2. На панелі керування переключіться на «Стандартний вигляд», відтак виберіть пунктПошта.

3. Натисніть кнопку Показати.

4. Щоб під час кожного запуску Outlook з'являвся запит щодо профілю, виберіть пунктзапитувати профіль і натисніть кнопку ОК.

Надходять повідомлення про помилки, пов’язані з поштовими клієнтами й таблицями

Якщо ви намагаєтеся підключитися до папки «Контакти» під час злиття у Word, а Outlook не настроєно як програму електронної пошти за промовчанням у Windows Internet Explorer, відображається таке повідомлення про помилку:

«Не вибрано поштовий клієнт за промовчанням або поточний клієнт не може виконати запит. Запустіть Microsoft Outlook і встановіть клієнт за промовчанням.»

Щоб уникнути такого повідомлення під час злиття, виконайте такі дії:

1. Закрийте Word.

2. У меню Internet Explorer Знаряддя виберіть команду Властивості браузера, відтак відкрийте вкладку Програми.

3. У полі Електронна пошта виберіть пункт Microsoft Office Outlook і натисніть кнопкуОК.

Запустіть Word знову, відкрийте документ злиття та підключіться до папки Outlook «Контакти».

Не вдається відкрити папку Outlook «Контакти» з набору спільних папок.

Під час початку злиття у Word і спроби підключитися до папки Outlook «Контакти» з набору спільних папок відображається повідомлення про помилку:

«Неможливо завершити операцію через помилку діалогового вікна або обробника бази даних. Повторіть спробу пізніше.»

Якщо пізніше спробувати знову, відображається таке саме повідомлення.

Щоб скористатися папкою «Контакти» з набору спільних папок як файлом даних для злиття, потрібно розпочати злиття всередині Outlook.

Потрібно використати адресну книгу Outlook Express як папку контактів

Не можна підключитися до цього типу адресних книг безпосередньо під час злиття. Натомість, потрібно експортувати адресну книгу Outlook Express як текстовий файл .csv і підключитися до неї в цій формі.

Експортуйте адресну книгу Outlook Express:

1. Запустіть Microsoft Outlook Express.

2. У меню Файл укажіть команду Експорт, відтак виберіть команду Адресна книга.

3. У діалоговому вікні Експорт адресної книги виберіть пункт Текстовий файл із розділювачами-комами і натисніть кнопку Експорт.

4. У полі Зберегти експортований файл як введіть ім'я для експортованого файлу та натисніть кнопку Огляд.

5. У діалоговому вікні Зберегти як зі списку Зберегти в виберіть, де слід зберегти файл, відтак натисніть кнопку Зберегти. Файли даних зручно зберігати в папці Мої джерела даних, розташованій у папці Мої документи. Саме до цієї папки Word звертається в першу чергу для огляду файлів даних під час злиття.

6. Натисніть кнопку Далі. Установіть прапорці поруч із категоріями даних, які потрібно експортувати, відтак натисніть кнопку Готово.

ПРИМІТКА Вирішуючи, які поля слід експортувати, подумайте про документи на бланках, повідомлення електронної пошти або поштові етикетки, які ви збираєтеся створити за допомогою злиття. Наприклад, якщо ви ніколи не включатимете до об'єднаних документів псевдоніми або особисті веб-сайти, не експортуйте ці поля.

Отримавши повідомлення про завершення процедури експорту, натисніть кнопку ОК.

7. Щоб закрити діалогове вікно Експорт адресної книги натисніть кнопку Закрити, відтак закрийте програму Outlook Express.

Повернувшись до програми Word для виконання злиття й дійшовши до підключення до файлу даних, виберіть параметр Наявний список і знайдіть щойно експортований CSV-файл. Перш ніж файл відкриється, з’явиться запит вибрати символ для розділення заголовків стовпців у списку адрес. Виберіть варіант Кома, відтак натисніть кнопку ОК.

Якщо ви використовуєте таблицю Microsoft Office Excel, базу даних Microsoft Office Access або інший тип файлу даних, виберіть пункт Наявний список, відтак відшукайте файл у діалоговому вікні Вибір джерела даних.

В Excel можна вибрати дані з будь-якої таблиці або діапазону в межах таблиці. В Access можна вибрати дані з будь-якої таблиці або запиту, визначеному в базі даних. Для інших типів файлів даних виберіть файл у діалоговому вікні Вибір джерела даних. Якщо файлу в списку немає, виберіть потрібний тип, або зі спискуТип файлів виберіть пункт Усі файли. У ході злиття можна використовувати такі типи файлів даних:

• Файли однорівневих програм керування базами даних на основі файлів, для яких установлено відповідний OLE DB або драйвер ODBC. Кілька таких драйверів входять до складу Microsoft Office.

• Файл HTML, який містить одну таблицю. Перший рядок таблиці має містити імена стовпців, а інші рядки — дані.

• Електронні адресні книги:

• Адресна книга Microsoft Outlook

• Список контактів Microsoft Schedule+ 7.0

• Усі подібні списки адрес, створені за допомогою систем електронної пошти, які підтримують інтерфейс MAPI, наприклад, Microsoft Outlook.

• Документ Microsoft Word. У документі має бути одна таблиця, в перший рядок якої — заголовки стовпців, а інших — записи для злиття. Як джерело даних можна також використати джерело заголовка.

• Будь-який текстовий файл із полями даних, відокремленими знаками табуляції або комами, ізаписами даних, відокремленими знаками абзацу.

Якщо файл даних є таблицею Excel із відсотками, грошовими значеннями або поштовими кодами, можна зберегти форматування числових даних за допомогою механізму динамічного обміну даними, який підключається до таблиці Excel через Word. Наприклад, щоб переконатися, що п’ятизначний поштовий індекс 07865 не відображатиметься як число 7865 (без нуля).