Запити на знищення

Використовують, коли потрібно з існуючої таблиці вилучити записи, які задовольняють певним критеріям. Ліквідують в таблиці всі записи, які відповідають певній умові. Такі запити також часто використовуються для архівування даних.

Для цього у вікні конструктора створюють запит на вибірку із заданими критеріями, а потім вибирають тип запиту за допомогою команди ЗапитЗнищення або відповідного елемента списку кнопки Тип запиту. При цьому у бланку конструктора запиту з'являється рядок Знищення з однаковим значенням у всіх колонках бланку.

Після запуску на виконання такого запиту, програма видасть повідомлення про кількість записів, які будуть знищені, та попередить про те, що їх не можна буде відновити. Якщо користувач погоджується з таким вибором, то натиснення на кнопку Так інформаційного діалогового вікна завершить процес виконання запиту.

Запит на поновлення (зміну даних)

Користувач може змінити групу записів, яка відібрана на основі певних критеріїв. Ці запити корисні у випадку внесення змін у певний набір даних.

Для створення запиту на зміну даних у таблиці зі списку кнопки Тип запиту вибираємо елемент Оновлення або виконуємо команду меню ЗапитОновлення. Після цього з бланку запиту зникнуть рядки Сортування і Вивід на екран, але з'явиться рядок Поновлення.

Бланк конструктора заповнюють лише тими полями таблиці, дані яких потрібно змінити. У рядку Поновлення записують обчислювальний вираз за яким будуть змінюватись дані.

Після виконання запиту на оновлення дані відповідного поля зміняться і відновити стару інформацію вже неможливо.

Запит на створення нової таблиці

Дозволяє з динамічної (тимчасової) таблиці створити нову таблицю БД. Часто такі запити використовуються для архівування або створення резервних копій таблиць.

У випадку необхідності збереження результату виконання запиту у вигляді окремого об'єкту БД (таблиці), створюють запит на збереження таблиці. Для цього, створивши відповідний запит у режимі конструктора, у списку кнопки Тип запиту панелі інструментів програми вибирають елемент Створення таблиці або виконують команду меню ЗапитСтворення таблиці. У діалоговому вікні, яке при цьому відкриється, вводять назву майбутньої таблиці та задають її місце розташування.

Зберігши та виконавши запит на створення таблиці, на вкладці Таблиці вікна відповідної БД з'явиться піктограма нової таблиці.

Запит на вилучення записів, які повторюються

При об’єднанні декількох таблиць, які містять подібну інформацію, може трапитись так, що повторюються дані деяких полів. Програма Access передбачає можливість:

• пошуку та відбору таких записів;

• знищення усіх груп записів, які повторюються;

• знищення всіх повторів, залишаючи по одному запису з групи подібних.

Для пошуку та вибору усіх записів, які повторюються , можна створити запит за допомогою спеціального майстра, який почне свою роботу після вибору елементу Повторяющиеся записи у діалоговому вікні Новий запит.

1-й крок майстра - у діалоговому вікні задають назву таблиці, на основі якої створюватиметься запит.

2-3-й кроки - потребують вибору назв полів. У яких знаходиться інформація, яка повторюється, причому, на другому кроці користувач повинен обов'язково задати хоча б одне поле, на третьому кроці (вибір додаткових полів) полів можна не задавати.

На завершальному кроці роботи майстер створення запиту користувачеві потрібно задати ім'я новоствореного запиту та вибрати один із режимів перегляду інформації після виходу з програми майстра: в режимі таблиці або в режимі конструктора. На вкладці запитів утвориться новий запит, який позначено значком запиту на вибірку.

Для знищення усіх груп записів, які повторюються, спочатку створюють запит на пошук записів, які повторюються. Після цього відкривають його в режимі конструктора та змінюють тип на запит на знищення (тип запиту вибирають у списку кнопки Тип запиту). Виконання такого запиту знищить усі групи записів таблиці, в яких є повторення.

Для того, щоб залишити у таблиці лише один запис з групи повторень, спочатку потрібно створити нову таблицю з структурою, ідентичною до даної. Відкривши новостворену порожню таблицю в режимі конструктора, за ключове поле потрібно вибрати поле, де не може бути повторень. Далі, на основі таблиці, з якої потрібно вилучити записи, створюють запит на додавання записів, у який ввійдуть усі поля таблиці. У ролі таблиці, до якої повинні додаватися записи виступатиме новостворена порожня таблиця з новим ключовим полем. Після виконання такого запиту утвориться нова таблиця, яка не міститиме повторень у визначених користувачем полях. Стару таблицю з повторами можна знищити. Якщо потрібно, то зайшовши в режим конструктора, можна змінити ключове поле.

Наступні рядки бланку запиту (Условие отбора та или) призначені для створення запиту, який відбиратиме лише такі записи таблиці, які задовольняють певні умови. Сюди вводять умови, на основі яких здійснюватиметься відбір даних.

Увівши всі потрібні параметри у бланк запиту, його закривають та у вікні Збереження присвоюють ім'я.