Глава 3. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета

Данный раздел направлен на формирование основ теоретических знаний и практических навыков в области создания, функционирования и использования автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета.

Одной из сфер применения информационных технологий является бухгалтерский учет. Он представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации, обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах, непрерывном и документальном учете всех хозяйственных операций.

1С:Предприятие - это система программ, которая предназначена для решения широкого круга задач по автоматизации различных областей экономической деятельности.

Функционирование системы делится на два разделенных во времени процесса: настройку (конфигурирование) и непосредственно работу пользователя по ведению учета или выполнению расчетов.

На этапе конфигурирования системы 1С:Предприятия выполняется настройка различных режимов системы в соответствии с особенностями конкретного предприятия. При этом определяются структуры и свойства справочников и документов, описываются формы и алгоритмы построения отчетов, разрабатываются виды расчетов, настраивается ведение синтетического, аналитического, количественного и валютного учета.

Работа пользователя с информационной базой осуществляется при запуске системы в режиме «1С:Предприятие». При этом выполняется собственно функционирование системы в предметной области: осуществляется ввод документов и операций, заполнение справочников, формирование различных отчетов, выполнение различных регламентных расчетов и т.д.

Все программы создаются на основе трех основных компонент:

* компонента "Бухгалтерский учет" предназначена для ведения учета на основе бухгалтерских операций;

* компонента "Оперативный учет" предназначена для учета наличия и движения средств в самых различных разрезах в реальном времени;

* компонента "Расчет" предназначена для выполнения сложных периодических расчетов.

Эти функциональные компоненты вместе с некоторыми другими механизмами образуют технологическую платформу системы 1С: Предприятие.

В системе 1С:Предприятие выделяют базовые понятия, а также специализированные понятия, относящиеся к конкретной компоненте 1С:Предприятия.

К базовым понятиям относят константы, справочники, перечисления, документы, журналы, отчеты, обработки:

Константы: обычно используются для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представлять собой и периодически изменяемые данные. Например, «Наименование предприятия», «ФИО директора», и т.д.

Справочники: предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, которые используются при ведении аналитического учета и для заполнения документов.

К справочнику можно отнести список основных средств, материалов, товаров, сотрудников, валют и т.д.

1С:Предприятие поддерживает работу с многоуровневыми справочниками и подчиненными справочниками.

Перечисления: используются в системе для описания наборов постоянных (не изменяемых пользователем) значений. Например, типы сотрудников предприятия (штатный, совместитель), тип оплаты (безналичный расчет, за наличные), тип контрагента (физическое лицо, юридическое лицо) и т.д.

Документы: используются для отражения всех событий, происходящих на предприятии, а также для управления расчетами и данными. Как правило, виды документов в системе совпадают с видами реальных первичных документов, используемых на предприятии, которые необходимо вводить в информационную базу: платежное поручение, счет, приходная накладная, авансовый отчет, расходная накладная.

На основании введенного документа автоматически формируется бухгалтерская проводка по счетам.

Журналы: предназначены для просмотра документов в системе, разделенных по видам документов, или всех документов сразу.

Отчеты: применяются для получения информации, сгруппированной по определенным критериям и содержащей итоги. Отчеты используются как для анализа бухгалтерских итогов и движения средств (оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и т.д.), так и для формирования данных для налоговых инспекций и других инстанций (баланс, налоговая отчетность, отчеты во внебюджетные фонды).

К специализированным понятиям компоненты «Бухгалтерский учет» относятся: бухгалтерские счета, операции, проводки, субконто, вид субконто, типовые операции, журнал операций, журнал проводок.

Бухгалтерские счета: предназначены для хранения планов счетов бухгалтерского учета. Бухгалтерские счета могут легко настраиваться в зависимости от принятой системы учета. Система позволяет поддерживать одновременно несколько планов счетов с различной длиной кода счета и количеством уровней субсчетов, а также количеством знаков в субсчете каждого уровня.

Операция: является полным отражением хозяйственной операции, произошедшей на предприятии. Она может содержать несколько проводок.

Проводки: не существуют отдельно от операций. Каждая проводка принадлежит только одной операции. Например, операция поступления аванса будет содержать две проводки – зачисление средств на расчетный счет и начисление НДС по поступившему авансу.

Субконто: это набор значений, используемых для ведения аналитического учета по бухгалтерским счетам, например, основные средства, контрагенты, товары и т.д.

Виды субконто: определяет совокупность объектов конкретного типа, которые используются для ведения аналитического учета. каждому виду субконто соответствует один из существующих в системе типов данных – обычно это справочник или перечисление. Например, вид субконто «Основные средства» имеет тип «Справочник “Основные средства”».

Типовые операции: позволяют автоматизировать ввод часто повторяющихся операций. Для этого пользователь вводит шаблон типовых операций, в котором задает «сценарии» проводок. При вводе типовой операции данные автоматически заполняются на основании ее шаблона. При необходимости запрашиваются недостающие значения и рассчитываются суммы проводок по формулам, прописанным в шаблоне.

Корректные проводки: предназначены для автоматического контроля вводимых операций. Пользователь заполняет список корректных проводок в соответствии со своими представлениями о правильности ведения учета. Затем, в процессе ввода операции, если установлен соответствующий параметр, система проверяет проводки операции, используя список корректных проводок.

Журнал операций: используется для просмотра списка всех бухгалтерских операций. Каждая операция в нем отображается одной строкой, содержащей наиболее важную информацию (дату, номер, содержание, сумму).

Журнал проводок: позволяет просмотреть существующие проводки операций в виде общего списка.

Знакомиться с программой «1С:Предприятие 8» мы будем на примере конфигурации (прикладного решения) «Бухгалтерия предприятия».

«1С:Бухгалтерия 8» обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия.

«1С:Бухгалтерия 8» предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности, в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности.