Лекція 9

Організація роботи працівників, зайнятих бухгалтерським обліком, контролем та аналізом

1. Принципи, вимоги та елементи організації праці виконавців бухгалтерського обліку, контролю та аналізу

2. Поділ та кооперування праці

3. Види норм та їхня характеристика

4.Визначення чисельності облікового, контрольного та аналітичного персоналу

5.Особливості організації роботи керівника служби обліку, контролю та аналізу

1. Принципи, вимоги та елементи організації праці виконавців бухгалтерського обліку, контролю та аналізу

Значна частина працівників управління господарством зайнята бухгалтерським обліком, контролем та аналізом. Це, насамперед, апарат бухгалтерії, контрольної та аналітичної служб, який безпосередньо веде бухгалтерський облік, виконує контрольну та аналітичну роботу.

Науково-технічний прогрес вносить великі зміни в характер та зміст праці людей, зайнятих означеними видами діяльності. Значні зміни відбуваються також у професійному поділі праці, особливо це стосується робіт технічного характеру. Збільшується обсяг робіт, що потребують інженерного рівня освіти та знань (економічний аналіз, підготовка проектних рішень тощо). Виникають нові дільниці та види робіт, пов’язані з застосуванням ПК, економіко-математичних методів, оцінкою результатів роботи. У цих умовах наукова організація праці людей, які виконують бухгалтерський облік, контроль та аналіз, стає об’єк­тивною потребою і являє собою комплекс організаційних, техніко-економічних, санітарно-гігієнічних, психофізіологічних та естетичних заходів, спрямованих на раціоналізацію облікового, контрольного й аналітичного процесів, створення сприятливих умов праці, розвиток творчих здібностей та суспільної активності працівників.

На сучасному етапі розвитку суспільства до організації роботи працівників обліку, контролю та аналізу ставляться такі вимоги:

• комплексний підхід;

• використання нагромадженого багатства наукових знань, пов’язаних із працею цих людей;

• поглиблення поділу та кооперації праці;

• чітке обслуговування і своєчасна підготовка робіт;

• створення найсприятливіших умов для виявлення здібностей кожного працівника в підвищенні своєї кваліфікації та продуктивності праці.

Наукова організація праці дає змогу вирішувати завдання духовного збагачення, підвищення зацікавленості в результатах праці.

Наукова організація праці має на меті:

• суворо регламентувати обов’язки та відповідальність кожного працівника, усувати в їхній роботі невластиві функції і паралелізм, розумно поєднувати працю різних виконавців;

• передбачати комплексне планомірне вирішення всіх питань організації праці;

• ураховувати все передове в певній галузі знань.

Наукова організація праці завжди включає поділ, кооперування, методи і прийоми праці, її нормування та стимулювання, організацію робочих місць і зон, обслуговування їх, створення сприятливих умов праці.

2. Поділ та кооперування праці

В удосконаленні праці велику роль відіграє розроблення раціо­нальних форм поділу праці. Останній має відповідати сучасним умовам роботи, насамперед технічному рівню озброєності праці, рівню культури виробництва та самого працівника. Форма поділу праці має сприяти зниженню трудових і матеріальних витрат, підвищенню її змістовності, усуненню монотонності, зменшенню стомлюваності та стимулюванню зростання продуктивності.

Суть поділу праці в галузі бухгалтерської роботи — бухгалтерського обліку, контролю та аналізу — означає розчленування облікового, контрольного й аналітичного процесів на окремі процеси, виділення їх у самостійні види роботи (спеціалізацію), відокремлення виконавців визначених дільниць та видів робіт.

Сукупність операцій дає змогу виділити організаційні місця, які характеризують виконавчі пости. Ці пости можуть бути трьох рівнів: висококваліфіковані спеціалісти (головний бухгалтер, головний економіст, заступник головного бухгалтера), спеціалісти середнього рівня (старший бухгалтер, старший економіст, керівник сектору, групи), технічні виконавці (рахівник, фактурист, розрахунковець, обліковець та ін.).

Основними ознаками, за якими здійснюється поділ роботи працівників обліку, контролю та аналізу, є предметна дільниця, котру визначено за топологією: облік, контроль і аналіз основних засобів, матеріалів, оплати праці, виробництва тощо.

Від організаційної структури, складності, масштабів та обсягу робіт залежать форма поділу праці, профіль підрозділу обліку, контролю й аналізу, а також професійно-кваліфікаційний склад працюючих. Для того, щоб забезпечити чітке виконання всіх функцій обліку, контролю та аналізу, треба правильно визначити кількісний склад персоналу.

Поділ праці за видами робіт виражається в тому, що виконавці за характером роботи або змістом процесу праці об’єднуються в групи, а всередині кожної з груп — за кваліфікацією. Залежно від складності робіт, рівня знань та навичок працівників бухгалтерського обліку, контролю та аналізу поділяють на відповідні кваліфікації, категорії. За цими ознаками елементи облікової, контрольної й аналітичної роботи поділяють та закріплюють за окремими групами працівників, які формують групи (сектори, підгрупи) та посадові місця.

Розчленування облікового, контрольного й аналітичного процесів передбачає, що кожний підрозділ та виконавець виконують обмежені за певними ознаками види робіт. Разом з тим коло робіт групи та виконавця має бути досить широким для того, щоб максимально завантажити виконавця роботою.

Під час вирішення питань поділу праці слід ураховувати індивідуальні особливості працівників, а також можливість сприйняття та переробки ними інформації з використанням технічних засобів і обчислювальної техніки.

Поділ праці дає змогу поєднувати трудову діяльність окремих працівників для того, щоб спільними зусиллями комплексно забезпечити релевантною обліковою, контрольною й аналітичною інформацією всі ланки управлінської роботи. Таке поєднання трудової діяльності працівників обліку, контролю та аналізу для досягнення спільної мети називають кооперацією праці.

Кооперація облікової, контрольної й аналітичної роботи є результатом її поділу. Чим глибший поділ праці, тим ширше його кооперування, тим зручніше розчленування цих робіт і процесів, тим більше безпосередніх виконавців потрібно об’єднати. Зав­дання впровадження раціональних форм кооперації праці полягає в планомірному встановленні зв’язків між виконавцями.

Раціональні форми кооперування праці поширюють діапазон діяльності, забезпечують взаємозамінність працюючих та суміщення ними функцій.

Кооперація праці працівників бухгалтерського обліку, контролю та аналізу здійснюється на двох організаційних рівнях:

• між окремими працюючими, унаслідок чого досягається вузька професійна спеціалізація виконавчої роботи з цілеспрямованого забезпечення обліковою, контрольною та аналітичною інформацією визначених дільниць управлінської роботи (управління ресурсами, працею, витратами тощо);

• між функціональними підрозділами, що знаходить своє відображення в предметній спеціалізації та об’єднанні зусиль під час вирішення складних облікових, контрольних та аналітичних завдань (облік виробничого процесу і калькулювання собівартості продукції, облік реалізації продукції та визначення фінансових результатів від реалізації тощо).

Останнє може бути визначено також у поділі бухгалтерського обліку на два організаційних підрозділи:

• фінансова бухгалтерія;

• виробничо-комерційна бухгалтерія (внутрішньогосподарська).

Норма керованості — кількість працюючих, якими повинен керувати той чи інший старший керівник (головний бухгалтер, старший бухгалтер, завідуючий сектором, керуючий групою) відповідної кваліфікації за заздалегідь визначених організаційно-технічних умов роботи. Норми керованості застосовують у нормуванні керівного складу всіх рангів, починаючи зі старшого бух­галтера — керівника сектору чи групи. Від норм обслуговування їх відрізняє те, що працівник, працю якого нормують, керує іншими співробітниками, а не обслуговує їх. Так, нормою керованості для завідувача сектору є кількість керівників груп, безпосередньо підпорядкованих йому.

Підпорядкованість одному керівникові багатьох працівників є причиною неузгодженості в роботі, низького рівня керівництва, а підпорядкованість двох-трьох призводить до ускладнення роботи апарату, його структури.

Оптимальною нормою керованості є така, за якої керівник забезпечує повноцінне керівництво підрозділом протягом робочого дня та кожним працівником цього підрозділу. Це приблизно 6—10 підпорядкованих.

Норма керованості керівників високого рангу, наприклад головного бухгалтера великого господарства (заводу, комбінату, фірми тощо), може бути виражена не тільки кількістю працівників, безпосередньо йому підпорядкованих, а й кількістю осіб, кот­рі входять до підрозділів, якими керують керівники, підпоряд­ковані головному бухгалтеру.

Норма співвідношення — це кількість працівників певної кваліфікації, яка припадає на одного працюючого іншої кваліфікації за заздалегідь визначених організаційно-технічних умов. На­приклад, норма співвідношення між старшими та рядовими бухгалтерами може бути виражена так: на одного бухгалтера-еконо­міста з вищою освітою має бути не менш як 4—6 бухгалтерів із середньою спеціальною освітою. Нормами співвідношення можуть бути охоплені всі категорії працюючих, що дає змогу досягти оптимальної структури та забезпечити високу ефективність колективної праці.

Норма чисельності — кількість бухгалтерських працівників, яку встановлюють для виконання робіт і яка закріплена за всією бухгалтерією в цілому або за її підрозділом за заздалегідь визначених організаційно-технічних умов роботи.

Норма обслуговування — кількість одиниць, об’єктів обліку, що обслуговує один або група працівників відповідної кваліфікації за заздалегідь визначених організаційно-технічних умов. Такими об’єктами можуть бути, наприклад, кількість назв постачальників, розрахунки з якими має забезпечити один бухгалтер; кількість працівників, закріплених за одним бухгалтером з розрахунку оплати праці; кількість покупців, розрахунки з якими має здійснювати один бухгалтер.

Норма обслуговування подається у вигляді

де 9360 — місячний календарний фонд часу одного облікового працівника; Н_ч — норма часу на один об’єкт обслуговування, який визначають за формулою

,

де Ч_с.о — сумарний оперативний час на обслуговування одного об’єкта, визначений методом прямого технічного нормування; SЧ_п.з — сума часу на підготовчо-заключні роботи, організаційно-технічне обслуговування робочого місця, відпочинок, особисті потреби в процентах до оперативного часу.