4. Організація технології облікового процесу

Створення форм документів формування різних первинних, проміжних та підсумкових (узагальнюючих) даних та показників, складання звітності пов'язані з великою кількістю операцій, у здійсненні яких беруть участь багато виконавців. Це потребує заздалегідь продуманої системи їхніх дій і процедур руху облікової інформації (документів) як у просторі, так і в часі. Упорядкування цього процесу, тобто руху документів та виконання різних робіт, у практиці називають документообігом.

Основне завдання організації руху документів (даних) в обліковому процесі — це оптимізація каналів передавання та зв'язку облікових осередків—виконавців.

Обробка документів і даних, які вони містять в обліковому процесі, полягає у перетворенні вхідної інформації у вихідну різними механічними і логічними ітераціями.

При плануванні руху носіїв облікової інформації особливу увагу приділяють питанню передавання документа від одного виконавця іншому. Це один з важливих моментів не тільки самого графіка, а й процедури встановлення нормальних психологічних відносин у колективі, оскільки регламентується, хто кому повинен передати. Конкретизують при цьому і спосіб передавання різними каналами зв'язку (пошта, телефон, телеграф, телетайп тощо).

5. Особливості організації облікового процесу в умовах функціонування автоматизованої системи обробки інформації

При веденні бухгалтерського фінансового обліку в умовах авто­матизованої системи обробки інформації весь обліковий процес розбивається на кілька етапів.

На першому етапі відбувається документальне оформлення на підприємстві господарських фактів. Під час введення первинних да­них водночас формується бухгалтерське проведення. Бухгалтер має змогу формувати бухгалтерське проведення і вручну, проте це при­зводить до додаткових помилок, потребує значних затрат часу. Ав­томатизоване формування бухгалтерського проведення здійснюєть­ся на основі довідника типових господарських операцій.

На другому етапі всі бухгалтерські проведення формуються в зведений бухгалтерський реєстр — книгу обліку господарських операцій, яка є узагальненим бухгалтерським реєстром і являє со­бою хронологічно впорядкований список проведень. У книзі обліку господарських операцій реєструються всі бухгалтерські операції, що є основним джерелом для формування зведених бухгалтерських звітів. У цій книзі фіксуються всі бухгалтерські проведення, які були відображені в поточному розрахунковому періоді. Бухгалтерські за­писи можуть формуватися безпосередньо в книзі обліку господарсь­ких операцій, наприклад проведення закриття чи замикання рахунка.

Існує формування господарських операцій у разі прийому набо­рів бухгалтерських проведень з інших систем. Для перегляду бухгал­терських проведень за певним рахунком, здійснених за вибраний період часу, книга обліку господарських операцій має іншу форму подання: це журнал господарських операцій за балансовим рахун­ком. Для обліку забалансових рахунків потрібно вести спеціальний журнал господарських операцій за кожним окремим рахунком. Така структура обліку дає змогу нагромаджувати в електронному катало­зі інформацію для синтетичного і аналітичного обліку.

На наступному — третьому — етапі формуються реєстри бух­галтерського обліку, внутрішня і зовнішня бухгалтерська звітність. Внутрішня звітність, де нагромаджується інформація про рух кош­тів і джерел на рахунку бухгалтерського обліку, призначена для внутрішнього використання. На базі даних бухгалтерських прове­день формуються реєстри синтетичного обліку, реєстри і звіти ана­літичного обліку, спеціальна звітність. До реєстрів синтетичного обліку відносять оборотно-сальдовий баланс, оборотні відомості за рахунками, Головну книгу, шахову відомість. Внутрішні облікові реєстри призначені для фактичного визначення стану засобів і за­лишків на рахунку, оборотів за рахунком та за кореспондуючими рахунками, а також для їх аналізу і контролю. Реєстрами аналітич­ного обліку є аналітичні відомості за рахунками, оборотно-сальдова відомість в аналітичному розрізі. До спеціальної внутрішньої звіт­ності належать касова книга, книга фактичних витрат засобів. Од­ним з важливих питань у фінансовому обліку є формування і відо­браження форм зовнішньої бухгалтерської звітності.

На четвертому етапі закривається обліковий період і формуєть­ся архів облікових даних. Зведення про залишки та обороти за рахунками бухгалтерського обліку звітного періоду переносяться до спеціального набору для подальшого зберігання.

Комплексне вивчення автоматизації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу потребує створення концептуальної моделі. Концептуальну модель автоматизованої обробки облікової інфор­мації унаочнює рис. 1.

Концептуальна модель побудована за трирівневою системою і дає змогу ознайомитися із загальними принциповими інформацій­ними та організаційно-технологічними аспектами автоматизованої системи обробки інформації: (АСОІ). Кожний рівень вказує на ста­дії облікового процесу.

На першому рівні формуються й обробляються первинні дані, виконуються розрахунок і відображення інформації для прийняття управлінських рішень на місці виникнення інформації (АРМБ кате­горії І).

На -другому рівні інформація систематизується й узагальнюється за комплексами завдань, дільницями обліку, виконуються контроль і аналіз. Саме на цьому рівні формується і відображується інформа­ція для прийняття конкретних управлінських рішень за комплексом завдань (АРМБ категорії II).

На третьому рівні формуються зведені дані, здійснюються об­лік, контроль та аналіз фінансово-господарської діяльності підпри­ємства (АРМБ категорії III).

Одним із важливих моментів в організації комплексного підходу до автоматизації бухгалтерського обліку як процесу є включення до єдиного інформаційного процесу виконання завдань внутрішнього аудиту, тобто контролю та аналізу. В умовах автоматизованої об­робки облікових даних внутрішній аудит (контроль і аналіз) перед­бачає незалежну оцінку всередині підприємства для перевірки і ви­значення ефективності його діяльності. Мета внутрішнього аудиту — допомогти управлінському апарату ефективніше виконувати свої обов'язки завдяки таким заходам: автоматизації даних досліджень, аналізу, оцінюванню, поданню рекомендацій, порад та інформації по об'єктах, що перевіряються.