17.2. Описание рабочего места как основной элемент подготовки и работы менеджера

Система описаний рабочих мест на всех иерархических уровнях и спе­цифичных направлениях деятельности компании позволяет не только подготовить и четко структурировать все рабочие места в компании, но и диктовать обоснованные требования их обладателям по качеству с целью ликвидации «узких мест», выявленных в результате функцио­нальной деятельности на всех рабочих местах компании.

Опытом менеджмента доказано наличие объективной систем­ной взаимозависимости между тремя основными составляющими эффективности функционирования компании (рис. 17.5): четкими требованиями компании (1) к каждому сотруднику (менеджеру), подбираемому на конкретное рабочее место (2), и эффективностью (3) результатов труда в компании.

Таким образом, можно утверждать, что главные требования к уровню профессиональной подготовки менеджера определяются описанием рабочего места по всем основным необходимым функ­циональным обязанностям, предоставляемых прав и ответственности, делегируемых полномочий данной конкретной должности. В то же время независимо от ОРМ каждому менеджеру компании необходимы четыре взаимосвязанные и взаимозависимые группы подготовки менеджеров в виде наличия необходимого уровня зна­ний, умений и практических навыков, которые можно представить в виде «квадратов» (рис. 17.6), включающих область бизнеса и спе­цифику компании (1), личную подготовку конкретного мен), об­щеменеджерскую функциональную подготовку (3) и степень го­товности руководить подчиненными и управлять технологически­ми процессами (4).

Все перечисленное в системе подготовки менеджеров на рис. 17.6 является обязательным и необходимым для обеспечения эффективной работы компании.

В то же время приоритетность и уровень компетентности в той или иной области зависят от иерархического уровня менеджера и специфики его деятельности.

Очевидно, что для всей системы менеджеров компании обяза­тельными и первоочередными в области бизнеса являются отличи­тельные особенности функциональной деятельности компа­нии (1).

Для линейных менеджеров (руководителей, имеющих под­чиненных) определяющей областью деятельности является умение руководить людьми и управлять технологическими про­цессами (4).

Менеджеры, участвующие в процессе управления (штабные менеджеры), главное внимание уделяют основным функциям ме­неджеров (3), а функциональные менеджеры и обслуживающий персонал, где определяющую роль играет еще и личная подготовка, сосредоточивают внимание наличной подготовке (2) и общей про­фессиональной деятельности (3).

Таким образом, каждая из групп менеджеров, в соответствии с описанием своего рабочего места, вынуждена определять приори­теты и расставлять акценты в процессе подготовки и выполнения своих функциональных обязанностей. Главная цель такой подго­товки сводится к скорейшему освоению своего рабочего места, в полном соответствии с его описанием и возможностью делегирова­ния соответствующих полномочий для обеспечения требуемой эф­фективности результатов труда.

Опыт менеджмента свидетельствует о том, что все менеджеры, испытывающие интенсивную психофизиологическую нагрузку, должны уметь регулировать ее во имя избежания стрессового со­стояния.

Один из важнейших подходов по снижению такого рода напря­жения — возможность и целесообразность деления всех видов ра­бот на алгоритмические и эвристического характера.

К алгоритмическим действиям и операциям в работе менедже­ров принято относить те, которые имеют четкую последователь­ность выполнения и определенные по содержанию действия, т.е. обеспечены отработанными методиками. Их принято называть ад­министративно-технологическими. Хорошо закрепленные навыки решения такого рола задач приводят к формированию администра­тивно-технологического мастерства, обеспечивающего сокраще­ние времени выполнения определенных действий и операций, не снижая качества конечного результата. ... i

К эвристическим действиям и задачам относятся те, которые не обеспечены методиками, конкретными привычными операциями и расчетами. За такого рода задачами закреплены неструктуриро­ванные и слабоструктурированные действия и операции менед­жеров.

В теории разработки и принятия решений доказано, что ниж­нее звено менеджеров повседневной функциональной деятельно­сти должно быть в обязательном порядке обеспечено достаточным числом структурированных задач.

По мере иерархического роста менеджеров число структуриро­ванных задач (алгоритмического характера) уменьшается, а число задач эвристического характера (слабоструктурированных) увели­чивается.

Анализ обычного рабочего дня менеджеров различных иерар­хических уровней показывает, что основная их работа состоит из решения задач трех типов (рис. 17.7):

• управления персоналом и работы с людьми (клиенты, партнеры);

• обеспечения основных функций менеджеров;

• характерных действий применительно к конкретным рабо­чим местам (исполнительство).

Анализ соотношения работы менеджеров различных иерархи­ческих уровней (рис. 17.7) в их системной взаимосвязи (как по вер­тикали, так и по горизонтали) позволяет утверждать, что наимение формализованы работы, необходимые для управления персона­лом, а в наибольшей степени формализованы и обеспечены мето­диками работы менеджеров нижнего звена (Lower), связанные с технологическими процессами и техникой.

10% 50%

Составные части рабочего дня

Рис. 17.7. Среднестатистическое распределение работы менеджеров на протяжении рабочего дня

Основными функциями менеджеров являются планирование, организация действий по выполнению планов, оперативное руко­водство и контроль, так как независимо от иерархического уровня они отрабатываются и реализуются изо дня в день. Поэтому они в наибольшей степени нуждаются в алгоритмизации и формализа­ции и имеют соответствующие подходы и методики.

По своему содержанию используемые в компаниях методики могут достаточно широко различаться, но существуют основные действия и операции, которые необходимы и обязательны для лю­бой компании, на их основе разрабатываются и используются кон­кретные методики (рис. 17.8).

Наиболее отработанными и систематически применяющимися методиками, относящимися к основным функциям менеджеров, являются: формирование и оптимизация «дерева целей» компа­нии, выбор стратегии поведения на рынке, прогнозирование, оп­тимизация структуры компании, порядок и содержание выработки решений и многие другие.

Элементы функций состояния		Элементы функций динамики
Необходимость предусмотреть резервное время		Постоянство дефицита времени
Планирование (оперативное)	Организация работы	Оперативное руководство	Контроль
• Цели и стратегия в действиях • Прогнозирование • Программа дейст­вий (основные за­дачи) • Сроки выполне­ния • Бюджеты и источ­ники финансиро­вания • Политика(цено­вая) и процедуры ее реализации	• Структурирование компании • Распределение обязанностей и делегирование полномочий • Отношения (технические) в работе	• Порядок и разработка решений • Координация действий • Обеспечение функциональной деятельности	• Установление стандартов для результатов • Измерение результатов • Оценка результатов • Корректировка (технологий и/или стандартов)
	• Порядок подбора сотрудников • Мотивация • Коммуникации • Воспитание личности в сотрудниках

Рис. 17.8. Основные (узловые) элементы в функциях менеджеров