Быстрое и полное сохранение

Word предоставляет возможность быстрого сохранения документов, при котором сохраняются только внесенные в документ изменения. Это требует меньше времени, чем полное сохранение файла, при котором сохраняется весь исправленный документ. Быстрое сохранение полезно устанавливать при работе с большими документами. Но для быстрого сохранения требуется больше места на диске, чем для полного.

Для установки быстрого сохранения:

1. Выберите команду Сохранить как в меню Файл и нажмите кнопку Сервис, команда Параметры сохранения или выберите команду Параметры в меню Сервис и перейдите на вкладку Сохранение.

2. Установите флажок опций Разрешить быстрое сохранение.

Если флажок Разрешить быстрое сохранение снят, производится полное сохранение документа.

Восстановление документа

Чтобы иметь возможность восстановить данные после случайного удаления или повреждения документа, необходимо заранее установить флажок Всегда сохранять резервную копию. Для этого:

1. Выберите команду Сохранить как в меню Файл и нажмите кнопку Сервис команда Параметры сохранения, или выберите команду Параметры в меню Сервис и перейдите на вкладку Сохранение.

2. Установите флажок опций Всегда сохранять резервную копию.

В этом случае при сохранении документа будет создаваться резервная копия файла с именем "Копия Имя документа" и расширением *.wbk (word backup). В случае повреждения данных в основном файле откройте его копию и сохраните ее как документ Word.

Примечание 1. При включении опции Всегда сохранять резервную копию автоматически будет снят флажок Разрешить быстрое сохранение, так как резервные копии создаются только при полном сохранении.

Примечание 2. Чем чаще Вы будете производить сохранение файла, тем "свежее" будет и его копия и тем меньше труда потребуется при восстановлении документа из резервной копии.

Возможно автоматическое сохранение документов во время работы. Для этого:

1. Выберите команду Сохранить как в меню Файл и нажмите кнопку Параметры или выберите команду Параметры в меню Сервис и перейдите на вкладку Сохранение.

2. Включите выключатель Автосохранение....

3. В поле ...минут укажите интервал, через который следует автоматически сохранять документ. Чем чаще производится сохранение документа, тем большую часть его удастся восстановить в случае какого-либо сбоя.

При автоматическом сохранении внесенные в документ изменения сохраняются во временных файлах. В случае какого-либо сбоя необходимо заново открыть Word, при этом временные файлы откроются автоматически и будут преобразованы в формат Word. Для восстановления документа их необходимо сохранить, согласившись на замену существующего документа. В противном случае временные файлы будут уничтожены при закрытии Word.

Не следует безраздельно полагаться только на автоматическое сохранение файлов, т.к. временные файлы удаляются при стандартном (нормальном) закрытии или сохранении документа. В процессе работы рекомендуется регулярно сохранять работу, воспользовавшись для этого командой Сохранить как в меню Файл или комбинацией клавиш Shift+F12.

Для закрытия файла и завершения работы с Word необходимо в меню Файл выбрать команду Закрыть. Чтобы закрыть все открытые документы без выхода из Word, нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, выберите команду Закрыть все в меню Файл. Закрытие всех файлов не равносильно завершению работы с Word. Для выхода из Word выберите команду Выход в меню Файл, либо закройте окно редактора Word щелчком по правой верхней кнопке окна. Если в момент закрытия окна один из рабочих файлов не был сохранен, появится запрос на его сохранение. Если Вы желаете его сохранить, ответьте Да и воспользуйтесь указаниями по сохранению документа, если же документ сохранять не нужно, ответьте Нет – Word завершит свою работу.

Свойства документов – название, автор, тема, ключевые слова и т.д. – служат для упрощения поиска документов.

Для задания свойств активного документа выберите команду Свойства в меню Файл (вкладка Документ) и заполните поля. Свойства файла будут присвоены ему только при сохранении документа. Во время открытия файла можно просмотреть свойства документа – для этого в окне открытия используется кнопка Свойства.

Чтобы не забывать указывать свойства для каждого файла, установите флажок Предлагать заполнение свойств документа на вкладке Сохранение (меню Сервис  Параметры).

Для перемещения по документу в Word используются клавиши управления курсором и специальные комбинации клавиш:

• Ctrl +  – перемещает курсор на один абзац вверх;

• Ctrl +  – перемещает курсор на один абзац вниз;

• Ctrl +  – перемещает курсор на одно слово влево;

• Ctrl +  – перемещает курсор на одно слово вправо;

• PgUp – перемещает курсор на одну страницу вверх;

• PgDn – перемещает курсор на одну страницу вниз;

• Home – перемещает курсор в начало текущей строки;

• Ctrl + Home – перемещает курсор в начало документа;

• End – перемещает курсор в конец текущей строки;

• Ctrl + End – перемещает курсор в конец документа.

Word позволяет работать одновременно с несколькими документами. Можно, не закрывая один файл, создать новый документ, поработать в нем и переключиться в исходный файл. Для переключения используется меню Окно или комбинация клавиш Ctrl+F6.