Словарь терминов письменной деловой коммуникации

Автобиография — описание своей жизни, включающее обучение и трудовую деятельность.

Автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или действия.

Акцепт, ответ на предложение - письмо, которым в случае принятия условий предложения адресант подтверждает это, и тогда сделка считается заключенной.

Акцептант — лицо, принимающее предложение.

Анкета — документ, представляющий собой текст с пропущенными строками для заполнения (прилагается к письму-заявке, письму-предложению).

Анкета — документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

Архивная выписка — дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.

Архивная справка — справка об имеющихся в архиве документальных материалах по определенному вопросу, теме, предмету или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке.

Аспект — точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

Бланк — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; чистый лист с частично напечатанным текстом (реквизитами адресанта), логотипом и пробелами для текста, предназначенный для составления документа.

Бухгалтерские документы — документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета, являющиеся письменным доказательством совершения финансовых, хозяйственных операций.

Ведомость — перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.).

Вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

Виза документа — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

Внешний документ — документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).

Внутренний документ — документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

Внутренняя опись — учетный документ, содержащий список документов, вошедших в дело, с указанием порядкового номера, названия (заголовка), даты и номера листа дела.

Входящий документ — документ, поступивший в учреждение.

Выписка из документа — заверенная копия части документа.

Гриф — пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции (секретно, срочно, не подлежит оглашению, лично).

Дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Службы; единица хранения в архиве письменных документов, помещенных в отдельную папку.

Деловое письмо — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Службе; ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

Директивный документ — документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

Доверенность — документ, дающий полномочия его предъ­явителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договор — документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц (контрагентов) или физического лица с юридическим лицом, а также характер сделки, условия, сроки, права и обязанности сторон.

Докладная записка — адресованный руководству документ, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложени­ями составителя.

Документ — 1) см. Документированная информация; 2) официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Службы;

Документация — оформленная по единым правилам совокупность документов.

Документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

Документирование управленческой деятельности — процесс записи (фиксации) и оформления на различных носителях информации по установленным правилам.

Документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе путем информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Документированное обеспечение управления (ДОУ) — процесс производства, передачи и переработки документированной информации, необходимой для управления предприятием.

Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

Документы постоянного хранения — документы, которым установлено бессрочное (вечное) храпение.

Досье — документы, относящиеся к какому-либо делу.

Дубликат — экземпляр документа, составленный взамен отсут­ствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.

Заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

Заголовочная часть документа — совокупность реквизитов: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, заголовок к тексту.

Заявление — документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) к учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т.д.).

Извещение — документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и приглашающий принять участие.

Индекс — условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения. Индексация — проставление индекса. Индекс дела — порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела.

Инициативный документ — документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

Инструкция по документационному обеспечению деятельности предприятия (по делопроизводству) — документ, регламентирующий правила, приемы и процессы создания документов и порядок работы с ними на предприятии.

Информационная система — организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий.

Исковое заявление — заявление в суд, арбитраж о претензиях к физическому или юридическому лицу, составленное по определенной форме.

Исходящий документ—документ, отправленный из учреждения.

Карта-заместитель — документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.

Квитанция — расписка, выданная организацией и подтвержда­ющая получение денег или материальных ценностей.

Классификационный индекс — условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), проставляемое на карточках систематического и других каталогов, может проставляться и на документах, и на делах.

Консервация документа — предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.

Контрагент — одна из сторон контракта, договора.

Контракт — см. договор.

Контрольный лист — талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.

Конфиденциальная информация — документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

Корреспондент — учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Корреспонденция деловая — официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению.

Лимит — документ, определяющий предельный размер ассигнованных денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов.

Лицевой счет — бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним.

Личная карточка — документ, составляемый на работника и содержащий краткие о нем сведения (образование, трудовой стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).

Личное дело — дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

Модуль — фрагмент текста с типовым заголовком, представленный набором стандартных фраз.

Номенклатура дел — систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения; систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Службе, с указанием сроков их хранения;

Номер входящего письма — регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

Номер исходящего письма — регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

Нормативные документы — документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.

Нормативы — документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).

Нормы — документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (Н. выработки, Н. выдачи чего-либо).

Обращение гражданина — направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

Объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

Объяснительная записка — I) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, событие и представляемое вышестоящему должностному лицу.

Опись — юридически оформленный перечень документов.

Организационно-распорядительные документы (ОРД) — документы, в которых фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования органов власти и управления учреждений, предприятий, их подразделений и должностных лиц.

Оригинал документа — 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Особые отметки — отметки о степени секретности и срочности исполнения документов.

Отметка о поступлении документа — отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления.

Отчет — документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

Оферта см. предложение — предложение коммерческое.

Официальные документы — документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

Оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

Персональные данные — сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина.

Печать — элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Письменные доказательства — документы (акты, контракты, письма делового или личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела.

Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Письмо благодарственное — жанр делового письма, активно входящий в современную практику деловых отношений; служит оптимизации отношений между партнерами.

Письмо гарантийное — письмо, составляемое с целью подтверждения определенных обещаний или условий осуществления сделки; может гарантироваться плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполненных работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т.п.

Письмо деловое — тип деловых документов, служащих средством общения между учреждениями, а также учреждениями и частными лицами.

Письмо деловое нерегламентированное — авторский текст, реализуемый в формально-логической или этикетной структуре.

Письмо деловое обычное — письмо, направляемое в один адрес.

Письмо деловое регламентированное — письмо, составленное по образцу; имеет установленный формат, четкую структуру содержания и обязательный состав реквизитов.

Письмо деловое циркулярное — письмо, направляемое из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций).

Письмо информационное — тип делового письма, к которому относятся письма-извещения, письма-сообщения, письма-заявления, рекламно-информационные письма.

Письмо сопроводительное — письмо, которое составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей, например, об отсылке контрактов, спецификаций, каталогов, образцов товара, грузов; выполняют важную функцию контроля за прохождением документов, грузов и функцию ярлыка.

Письмо-запрос — коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

Письмо-напоминание — письмо, направляемое в том случае, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения; состоит, как правило, из двух логических элементов: 1) напоминания о необходимости ответа на запрос; 2) напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут предприняты в случае их невыполнения.

Письмо-приглашение — письмо, адресованное конкретному лицу или нескольким лицам и служащее основанием для их участия в мероприятии.

Письмо-просьба — самый распространенный вид речевого действия в деловом общении. В форме просьбы пишутся заявления, служебные записки, ходатайства.

Повестка — официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению — выслать своего представителя.

Подлинник документа — 1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) рукопись; 3) первый или единственный экземпляр документа;

Регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

Подпись на документе — подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющего его подлинность или заверяющего копию документа.

Положение — 1) правовой акт, устанавливающий основные пра­вила организации и деятельности государственных органов, струк­турных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий; 2) свод правил, регулирующих опреде­ленную сферу государственного управления, политической, обще­ственной, культурной или хозяйственной жизни.

Право подписи — полномочие должностного лица на подписание документов.

Правовые коммуникации — процесс осмысленного восприятия, усвоения и интерпретации правовой информации взаимодействующими в правовой сфере субъектами; процесс установления осознанных правовых контактов между отправителями (коммуникаторами) и получателями (реципиентами) правовой информации. Правовые коммуникации имеют проявления на семантическом, техническом и инфлуентальном (англ. influence — влияние) уровнях. Несоответствие структур типу общения, возможностям субъектов, иные изъяны вместо связи порождают коммуникационный вакуум власти и населения.

Предложение — письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях; см. оферта.

Представление — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении и поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

Претензионное письмо — письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее различных договоров и разного вида обязательств.

Приказ — 1) правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.

Программа — документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.

Проект документа — предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Протокол — документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Распорядительные документы — документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

Регистрационная карточка — карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.

Регистрационный помер документа — порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.

Регистрационный штамп — штамп, содержащий название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.

Регистрация документов — запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Реестр — перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (например, Р. описей).

Резолюция на документе — письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документов.

Реквизит — обязательный содержательный элемент служебного документа.

Реквизит документа — обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду документа.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

Рекламационное письмо — заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.

Рекламация — коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя обязательства, и требование возмещения убытков; могут быть предъявлены в отношении качества товаров, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта.

Решение — документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

Рубрикация — графическое членение текста на составные части.

связана с такой информацией и которая используется для определения лица,

Сдаточная опись — опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив.

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним);

Сканирование документа - получение электронного образа документа;

Скрепа текстовая — средство соединения предложений. В качестве скреп выступают вводные слова, указательные местоимения, причастия с широким значением.

Служба делопроизводства — подразделения в учреждении: секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и др., основной функцией которых является работа с документами.

Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направленная должностным лицом другому должностному лицу.

Служебный документ — документ с необходимыми реквизитами, созданный или полученный организацией в связи с осуществлением служебных функций.

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности Службы;

Согласование документа — обсуждение, оценка проекта документа должностными лицами организации.

Состав удостоверений — подпись и печать.

Список — перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

Справка — документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий.

Стандарт — нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ.

Стандартизация делового языка — свойство деловых документов, обеспечивающее ту степень коммуникативной точности, которая придает документу юридическую силу. Любая фраза, любое предложение должны иметь только одно значение и толкование.

Стандартизация сочетаемости языковых единиц — свойство деловой речи, состоящее в ограничении сочетаемости единиц и использовании регламентированной сочетаемости.

Стенограмма — дословная запись докладов, речей и других выступлений па собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

Табель — перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости).

Таблица — форма документа, в котором текстовые и цифровые сведения размещены по графам.

Тайна переписки — конституционное право, обеспечивающее неприкосновенность всех видов почтовых отправлений, телефонных переговоров и других сообщений, запрет на вскрытие корреспонденции (сообщения), знакомство с нею и оглашение ее содержания.

Талон обратной связи — документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).

Тезаурус — словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.

Текстовой документ — документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.

Телеграмма служебная — служебный документ, который используется для передачи экстренной информации.

Терминированность — лексическая особенность деловой речи, состоящая в высокой насыщенности терминами.

Типизация деловых документов — способ стандартизации документа, который позволяет моделировать текст любой разновидности. С помощью типовых блоков, которые представляют собой клишированные части текста (в текстах договоров - это представление сторон, предмет договора, порядок расчета, обязанности и права сторон, срок действия договора).

Типовые документы — 1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) норма­тивные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. структура) или отдельных ее сторон (Т. договор), и являющиеся образцами для составления в учреждении одноименных документов с учетом специфики деятельности.

Товарный знак — условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров других.

Трафаретизация деловых документов — способ стандартизации документов, обусловливающий высокую степень информативной емкости текста благодаря свертыванию высказывания и возможности дешифровки, развертывания его в полную структуру.

Трафаретный документ — документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.

Требования этикета — отличительный признак деловой речи, состоящий в максимальности этикетных требований, что выражается в обилии этикетных знаков и этикетных текстов.

Указание — I) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по информационно-методическим вопросам, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления; 2) документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.

Указатель — систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.

Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

Утверждение документа — заполнение реквизита гриф утверждения документа должностным лицом, как правило, руководителем.

Факсимиле — I) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственную подпись на документах.

Физическое лицо — гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).

Фирма — предприятие, компания, организация в производственной, транспортной, торговой, банковской и других сферах, обладающая правами юридического лица и преследующая коммерческие цели.

Формирование дел — группировка документов по делам в соответствии с номенклатурой и их упорядочение внутри дела.

Формуляр документа — совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).

Формуляр-образец — совокупность реквизитов документов, расположенных в установленной стандартом (ГОСТ Р 6.30-97) последовательности.

Циркулярное письмо — деловое письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

Шаблон бланка (унифицированной формы документа) — бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

Экспедиция — специальный аппарат учреждения по приему и рассылке документов.

Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

Экспертная комиссия — комиссия, состоящая из квалифици­рованных работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.

Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом.

Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

Электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы;

Электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

Юридическая сила документа — а) свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий, действий. Документ имеет юридическую силу при наличии даты и подписи, а в необходимых случаях — печати, грифа утверждения, нотариального удостоверения и иных реквизитов, определенных соответствующими нормативными актами; б) свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Юридическое лицо — учреждение, предприятие или организация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

Языковая формула (документа) — слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Например, языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: «Оплата гарантируется. Наш расчетный счет в... отделении...банка»; сопроводительного — «Направляю ...», «Высылаю...» и т.д.