Раздел 3. Особенности официально-делового стиля в письменной речи.

3.1.Понятия документ, документированная информация

«Документ (record): Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности»²⁹.

Документ создается в соответствии с формуляром – жанровой моделью текста с неизменной композицией, включающей в себя в качестве составных элементов тематические блоки – реквизиты. Так, Заявление в качестве реквизитов включает в себя: а) указание адресата документа, б) указание адресанта, в) название жанра документа, отражающее основную цель его составления (заявление), г) основное содержание просьбы, д) указание даты составления документа, е) сигнатуру (рукописную подпись):

«Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель»³⁰.

Документирование – процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам. Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также ее хранение.

Системой документации называется совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности. Унифицированная система документации – совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т. п.). Задачей унификации является сокращение многообразия применяемых документов, приведение к единому виду их форм, структуры, языка и стиля (в документоведении), а также процессов их обработки, учета и хранения (в делопроизводстве).

Нормативно-методическая база документационного обеспечения деятельности – это совокупность законов, нормативных правовых актов, методических документов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

3.2. Свойства и классификация документов

Документ имеет две сущности – информационную и материальную, которые и определяют его свойства – информативные и эксплуатационные.

Информативное свойство документа – это его способность передавать информацию: актуальность, достоверность, полнота информации, ее доступность, и другие.

К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа и способность противостоять различным воздействиям – механическим, световым, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Классификация организационно-управленческих документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать делопроизводство.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:

1. Документы по общим и административным вопросам (вопросам общего руководства организацией и его предпринимательской деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

2. Документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, функциональных подразделений.