4 Теоретичні відомості
Особливості використання іменників у ділових паперах
Слід пам'ятати, що офіційно-діловий стиль вимагає:
1 Перевагу віддавати абстрактним, неемоційним, однозначним іменникам книжного походження: гарант, маркетинг, номенклатура та ін.
2 Написання іменників на означення статусу, професій, посад, звань ( у більшості випадків ) у чоловічому роді:викладач статистики,касир заводу.
Слова (прикметник, дієслово), залежні від найменування посади, чи звання, узгоджуються з цим найменуванням лише у чоловічому роді: бухгалтер фірми виявив, висококваліфікований менеджер фірми переміг.
3 Збірні іменники, що позначають сукупні поняття професійної діяль-ності, назви осіб за фахом та місцем роботи треба передавати за допомогою додаткових слів, що пояснюють узагальнення: мешканці міста..
4 Уживати форму Кл. відмінка тільки у звертанні до осіб, називаючи: статус – колего, товаришу та ін.; посаду – директоре, завідувачу та ін.; імена – Олеже, Ольго, Тетяно та ін.; імена по батькові – Анатолійовичу, Анатоліївно, Семенівно та ін.
Наприклад: шановний пане директоре...; дорога пані Оксано...
Увага!!! Прізвища у звертаннях мають форму називного відмінка.
5 Уникати двозначності та багатозначності іменників без додаткового пояснення:
Голова циклової комісії О. Петренко зробила зауваження.
6 Указуючи час за роком, іменник потрібно узгодити з числівником, займенником чи прикметником не в М. відмінку з прийменником у (в), а у Р. відмінку без прийменника: 1995 року, першого року, наступного року.
Але: у четвер, в неділю, у грудні, в липні (без слова місяць)
7 Для іменників чоловічого роду ІІ відміни у 3. відмінку однини характерним є нульове закінчення: підписали акт, видав наказ.
8 Уживати іменник, дотримуючись унормованих форм числа: придбали нові шкіряні меблі.
9 В орудному відмінку множини іменників ІІ відміни та множинних іменників використовувати лише з закінчення -оми (-еми), -има:
літак з іноземними гостями; повернулись із грошима.
Особливості використання прикметників книжного походження
1 Перевага надається прикметникам книжного походження: працьовитий, дуже довгий, розумний, безпорадне становище, згодний.
2 У використані ступенів порівняння окремих якісних прикметників надається аналітичним, формам, які утворюються за допомогою прислів-ників: дуже, надто, більш, менш та ін.: дуже працьовитий, надто великий.
3 Складена форма вищого й найвищого ступенів порівняння утворюється за допомогою прислівників: більш, найбільш, менш, найменш, але слід уникнути вживання суфікса –іш: більш рішучий, менш оптимальний, найменш продуктивний.
4 У формах М. відмінка одними чоловічого та середнього роду слід використовувати закінчення –ому: на попередньому засіданн.
5 Уникають уживання прикметників, що походять від географічних назв, з додатковим роз'яснюючим іменником: житель м. Київ, товари з Республіки Китай.
6 Прикметник узгоджуються з іменником на означення певних профе-сій, посад та звань жінок лише у чоловічому роді: головний бухгалтер.
7 Усі прикметники, що вживаються у сполучниках із числівниками два, три, чотири, стоять у Н. та 3. відмінках множини і мають переважно закінчення -і, а не –їх: Два нестандартні вироби...
8 Для визначення часу за роком треба вживати відповідні прикметники у Р. відмінку без прийменника або ж прислівник: торік... (минулого року), позаторік...
Особливості використання займенників у ділових паперах
1 Слід уникати використання займенників або у їх значенні вживати інші частини мови: Пінчуком О. В. було залучено до своїх розробок...
2 Треба використовувати тільки нормативні форми займенників: не маємо, невідомо який звіт.
3 Дійова особа в реченні, виражена займенником, повинна стояти у Н., а не в Ор. відмінку: я запровадив.
4 Уникати двозначності, яка може бути при невиправданому викори-стані займенника у формі Ор. В.: Група в повному складі пішла на заняття.
5 Не слід використовувати займенники особи в присутності тих, про кого йде мова.
Увага! У Р. і Д. відмінках однини - того, тому, нього, ньому.
У М. та Р. відмінках однини - на тому, у цьому, біля того, не без того.
6 Для уникання зайвого паралелізму, краще в діловому мовленні додержуватись присвійного займенника їхній, ніж Р. чи 3. відмінків їх (від вони): їхнє обладнання, оглянути їх об’єкт.
Особливості використання числівників у ділових паперах
1 Уживати треба тільки книжні числівники: два, дві, двоє, десять, сто, півтора грама, один грам п'ять міліграмів, півтори гривні, в одне місце.
2 Числівникові конструкції на позначення приблизної кількості обмежуються, а нечасте їх використання здійснюється через зазначення рамок або за допомогою слів більше, менше, до, понад для більшої точності та достовірності мовлення: 300 – 700, 5 -7, 4 0 - б 0, 15 -18.
3 Дробові числа треба записувати переважно десятковими дробами або словами. Якщо у знаменнику стоїть 2, 3, 4, то замість 1/2, І/З, 1/4 треба писати і говорити: половина, третина, чверть — без числівника одна: половина інформації, менше чверті даних.
4 Прості кількісні числівники, що позначають однозначне число без назви одиниці виміру (іменника) пишуться словами:
Чекаю Вас з чотирма екземплярами
5 У цифровому позначенні перевага віддається арабським цифрам за винятком членування (рубрикації) тексту.
6 Словами пишуться однозначні числівники на позначення часових меж та складні й складені числівники на початку речення: шостий день, п'ятдесяті роки, дві години, шістнадцятого березня.
7 Порядковий числівник другий (-а, - є, -і) треба вживати лише після числівника першими (-а, -е, -і) або після будь-якого порядкового числів-ника (на означення послідовності, порядку). В інших випадках слід ужива-ти займенник інший. Виняток становить однозначно парні значення або ор-гани чи контекст: Від одного боку річки до другого всього 15 метрів.
8 У формах М. відмінка однини порядкові числівники (на оз-начення узгодження з іменником, прикметником чи займенником чол. та середнього роду) мають закінчення -ому, а не –їм: на першому етапі.
9 Не можна використовувати паралельні й розмовні форми на позначення часу і вживати для цього прийменник у (в):
Збори завершились о 13.00 (о 13 год.).
10 Називаючи точний час, треба пам'ятати, що до 30 хвилин треба вжи-вати прийменник на, а після 30 хвилин - прийменник за: пів на сьому (го-дину), п’ятнадцять (хвилин) на восьму (годину), за десять (хв.) третя (год).
11 Уживання прийменника у (в) можливе лише тоді, коли після нього йде слово кількість, розмір, сума, а далі – числівник із поясненням кількості, розміру, суми (чого): субсидія у сумі 11(одинадцять) грн. 70 (сімдесят) коп.
Прийменниково-відмінкова форма в (у) разом із 3. відмінком може уживатися при прислівниках типу завтовшки, завглибшки, завширшки, завдовжки, заввишки та при Ор. відмінку іменників вага, діаметр, місткість: Стіни будинку були завтовшки в одинадцять сантиметрів (11 см); Біля броду річка була завглибшки у чотири метри (4 м); Надійшов вантаж вагою у 350 т (триста п'ятдесят тонн); Цистерна місткістю у 85 т (вісімдесят п'ять тонн) була порожньою.
Але!!! без прийменника слід використовувати числівники у таких конструкціях: обстеження двома циклами; опитування (іспит) одним заходом.
В інших випадках треба уникати прийменниково-відмінкової форми, віддаючи перевагу безприйменниковому 3. відмінку.
12 Багатозначні цифрові числа розбивають на класи за допомогою пропусків: 20 705 149, 174 000, 3 172.
13 Коли перераховують декілька порядкових числівників, то літери потрібно ставити лише після останнього: у 7, 75 та 19-му будинках.
Особливості використання дієслівних форм у ділових паперах
Дієслово – це частина мови, яка називає дію або стан істоти, предмета. Основні граматичні ознаки дієслова: час, особа, число, спосіб.
Наприклад: Заступник директора підписує угоду.
Для ділових паперів характерна частовживана неозначена форма дієслова, яка називаючи дію, не вказує на час, особу, рід, число і має суфікс — ти: писати, складати, затверджувати, підписувати.
Дієсловам властиве значення виду – доконаного і недоконаного : писати (недок. вид) — написати (док. вид), читати – прочитати, складати — скласти.
Дієслова мають три форми часу:
теперішній (наказую, заперечую, відповідаю);
минулий (наказав, заперечив, відповів);
майбутній (накажу, заперечу, відповім).
Майбутній час має:
- складену форму (будемо працювати, будете підписувати, будуть працювати);
- складну форму (працюватимете, підписуватимете, працюватимуть);
- просту форму (напишу, попрацюю, виділю).
За особовим закінченням дієслова діляться на дві дієвідміни:
дієвідміна - -уть (-ють) в третій особі множини теперішнього часу.
дієвідміна - -ать (-ять) в третій особі множини теперішнього часу.
Наприклад: добувають, телефонують, пишуть, роблять, просять.
Є три способи дієслова:
дійсний (пишу, почулось, зробилось);
умовний (нагадав би, підписав би, робила б);
наказовий (прочитай, побудуй, підпиши).
Особливості використання дієслівних форм
1 Треба використовувати тільки книжні дієслова та їхні форми: активізу-вати, домінувати, дрейфуючи, формулюючи: зважувати, встигати, звітувати.
2 Уникати умовного способу: завчасне повідомлення виконавця було б можливе лише за умов...
3 В актах, наказах, службових листах, дорученнях вживають ін-фінітив з суфіксом -ти, а не ть: виступати, запроваджувати.
4 Не вживати розмовних дієслівних форм теперішнього часу: носить, робить, воджу.
5 Не порушувати норми вживання форм залежного слова: довести інформацію, опанувати професію.
6 Уникати помилок в створенні дієслівних словосполучень, уни-каючи використання дієприкметникових та дієприслівникових ненорматив-них форм: довкілля, навколишнє середовище, колишні колеги.
7 Уникати форми давайте у наказовому способі: проголосуймо, пропоную почати.
8 Дієслово вибачаюсь (- ся) включає в себе колишній займенник ся (себе - я ): Вибачте мені; Прошу вибачити мені; Даруйте, завинив.
Особливості використання прийменників у ділових паперах
Прийменник – це службова частина мови, яка уточнює граматичне значення іменника і виражає зв'язки між словами в реченні.
Національна специфіка мови виразно позначається безпосередньо на її прийменниковому керуванні.
Значна кількість помилок трапляється при побудові словосполучень із прийменниками у перекладах з російської мови ділових паперів.
Прийменник по в українській мові поєднується лише:
1 у складних прислівниках з іншими частинами мови:
з іменниками (по можливості, по суті та под.);
з прикметниками (по-господарськи, по-домашньому та под.);
із займенниками (по-нашому, по-своєму та под.):
з числівниками (по троє, один по одному, по-друге та под.);
2 з іменниками у М. відмінку і вживається:
зі значеннями мети (вирушили по матеріали);
зі значенням місця чи напрямку, де відбувається дія (пляма розповзлася по стелі, трансляція по телебаченню);
зі значенням певних стосунків, взаємин (товариш по парті);
- зі значенням місця поширення дії (розпорядження по об'єднанню, чеканник по міді);
зі значенням розподільності (усі делегати отримали по подарунку; жінкам подарували по букету пролісків);
у деяких словосполученнях (без зміни значення) паралельно з ін-шими прийменниками або без них (по завершенні навчання – після за--вершення навчання, пересуватися по пустелі – пересуватися пустелею);
3 з іменниками у 3. в. при вказуванні на предмет, місце, простір, що є межею поширення певної дії або ознаки (вантажівка загрузла по фари і ... до фар, резервуари були повні по краї і ... до країв);
4 з прикметниками (по ідеальній поверхні та под.); 5 з числівниками (отримали по 10 балів);
6 із займенниками (по їхньому будинку та под.).
Наприклад
ответчик по делу відповідач у справі
инструкция по использованию інструкція щодо використання
получать по накладной отримати відповідно до накладної
по возможности якщо можна
по безналичному рассчету безготівковим рахунком
по Вашему желанию на Ваше бажання
Російські словосполучення з прийменником в українською мовою передасться за допомогою прийменників на, до, за, про, при, як, о та ін. або ж безприйменниковими конструкціями.
Наприклад
в рассрочку на виплат
врасход (списать) на видаток (списати)
в соответствии відповідно до, згідно з
в получении расписался про одержання розписався
в случае неуплаты при несплаті
в порядке исключения як виняток
Лише з прийменником при можливі конструкції:
2 на зазначення чого-небудь або присутність когось будь-де (проголосували при повному мовчанні).
Значно ширший обсяг значень прийменника при в російській мові спричиняє автоматичне помилкове перенесення його до подібних українських конструкцій. Цього не слід робити оскільки в українській мові є різноманітні можливості, не змінюючи значення, передати зміст за допомогою інших прийменників.
Наприклад
при анализе событий аналізуючи події
при наличии за наявності