Лекція 8. Документування по листуванню та зверненню громадян

8.1. Особливості складання і оформлення документів по зверненням громадян.

Громадяни України мають право звернутися до органів державної влади, місцевого самоврядування, об'єднань громадян, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, засобів масової інформації, посадових осіб відповідно до їх функціональних обов'язків із зауваженнями, скаргами та пропозиціями, що стосуються їх статутної діяльності, заявою або клопотанням щодо реалізації своїх соціально-економічних, політичних та особистих прав і законних інтересів та скаргою про їх порушення.

Заява - це документ, який містить прохання особи або установи щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Реквізити:

• адресат (назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім’я яких подається заява).

• адресант (назва установи або посада, прізвище, ім’я, по-батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою).

• назва виду документа.

• текст.

• підстава (додаток): перелік документів доданих до заяви на підтвердження її правомірності.

• дата.

• підпис.

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.

Пропозиція - це документ, у якому особа (установа) висловлює свої думки щодо методів поліпшення діяльності державних органів, громадських організацій, установ.

Реквізити:

• назва міністерства, якому підпорядковується установа.

• повна назва організації – автора документа.

• адресат.

• адресант.

• назва виду документа.

• дата.

• місце написання.

• заголовок.

• текст.

• посада.

• підпис.

8.2. Нормативна база роботи з документами по листуванню і зверненням громадян.

Нормативна база по роботі з документами по листуванню і зверненню громадян відповідає Конституції України (ст.40), Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.1996р. № 393/96-ВР (зі змінами), Указу Президента України від 07.02.2008р. №109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах в установах та організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, Інструкції про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління (зі змінами)», затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 18 березня 2008 року № 26/5, Порядку роботи з документами в органах державної виконавчої служби, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 25.12.2008 № 2274/5 та ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації.

Ці нормативно – правові акти регулюють питання практичної реалізації громадянами України наданого їм Конституцією України права вносити в органи державної влади, об’єднання громадян відповідно до їх статуту пропозиції про поліпшення їх діяльності, виявляти недоліки в роботі, оскаржувати дії посадових осіб, державних і громадських органів.

Всі зазначені нормативно-правові акти повинні зберігатися в територіальних управліннях юстиції в справі “Нормативно-правова база, що регулює роботу зі зверненнями громадян”.

Звернення громадян, які мають установлені законодавством пільги, розглядаються в першочерговому порядку. До таких категорій належать звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», ветеранів війни та праці, інвалідів, а також осіб, що постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітних сімей, одиноких матерів та інших громадян, які потребують соціального захисту та підтримки. Такі звернення розглядаються у п’ятнадцятиденний строк.

Звернення розглядаються і вирішуються у строк не більше одного місяця від дня їх надходження, враховуючи вихідні, святкові та неробочі дні, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти календарних днів від дня їх отримання. Якщо в місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, строк його розгляду може бути продовжено, про що повідомляється особа, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти календарних днів.

Термін розгляду звернень громадян починається з дня наступного за днем з якого починається строк (таким днем є день їх надходження та реєстрації в органі чи установі юстиції) по день направлення відповіді заявнику на його звернення. У разі направлення звернення для перевірки й прийняття рішення до підвідомчих органів та установ юстиції термін розгляду такого звернення обчислюється з дня реєстрації його в органі юстиції вищого рівня й по день надання відповіді тим органом юстиції, який його розглядав по суті.

Звернення вважається вирішеним, якщо розглянуто всі порушені в ньому питання, прийнято обґрунтоване рішення, ужито необхідних заходів щодо його виконання та повідомлено заявника про результати розгляду звернення і прийняте рішення.

Рішення, які приймаються за зверненнями громадян, мають бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах законодавства. Посадова особа, визнавши заяву такою, що підлягає задоволенню, зобов’язана забезпечити своєчасне й правильне виконання прийнятого рішення, а в разі визнання скарги обґрунтованою – негайно вжити заходів до поновлення порушених прав громадян.

Відповідь за результатами розгляду звернення в обов’язковому порядку дається тим органом, який його отримав і до компетенції якого входить розв’язання порушених у зверненні питань, за підписом керівників або осіб, яким право підпису надано керівником органу.

Рішення про відмову в задоволенні вимог або прохань, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови, а також із роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. При цьому вказуються заходи, які вживались органом чи установою юстиції для перевірки цього звернення. Якщо давалася усна відповідь, то складається відповідна довідка, яка додається до матеріалів перевірки звернення. У картці обліку (журналі) фіксується, що про наслідки перевірки заявника повідомлено в особистій бесіді.