Анализ загрузки ресурсов

Откройте Проект2 и назначьте на задачу 2 ресурс Иванов. Для того чтобы выяснить, насколько равномерно загружены ресурсы, нужно открыть представление Лист ресурсов.

Ресурсы, загрузка которых превышает их доступность (проще говоря, если вместо положенных по графику 8 часов в день поставили 9 или даже 12), будут отмечены красным цветом.

На Листе ресурсов видно, что строка красного цвета, но о превышении доступности говорит значок с восклицательным знаком в левой части строки.

Превышение доступности ресурса заключается в том, что для выполнения назначенной работы ресурсу требуется больше времени, чем у него есть.

К этому могут привести несколько причин.

Чаще всего это происходит из-за назначения ресурса нескольким задачам, выполнение которых происходит одновременно. Также к превышению доступности может привести увеличение объема работ задачи.

На представлении Использование ресурсов в таблице показана загрузка в часах на каждый день.

Посмотрим график ресурсов (меню Вид вкладка Представления ресурсов группа Другие представления опция График ресурсов).

На графике показано превышение на 0,5 чел. ресурса.

Выравнивать загрузку ресурсов можно несколькими способами.

• Можно сократить некоторые задачи, а если это невозможно, то придется переложить часть работ по их выполнению на других сотрудников. Если сотрудников не хватает, то их придется принять.

• Еще один способ заключается в том, чтобы не уменьшать объем работы, а засчитать ее как сверхурочную. Тогда она будет оплачиваться по ставке сверхурочных (напомню, что эта ставка указывается на вкладке Затраты окна Информация о ресурсе).

• Для выравнивания загрузки ресурсов удобно пользоваться встроенными в Microsoft Project автоматизированными средствами или же заниматься этим вручную. В зависимости от ситуации, используется либо ручное, либо автоматическое выравнивание.

Автоматическое выравнивание загрузки

Выравнивание ресурсов в автоматическом режиме вызывается с помощью меню Ресурс команды Выровнять ресурс, следует перед этим настроить Параметры выравнивания (Там же).

Переключатели Выполнять автоматически и Выполнять вручную определяют, как будет осуществляться выравнивание.

При первом варианте выравнивание происходит само собой при вводе новых назначений, а при втором (вручную) — только при нажатии кнопки Выровнять.

Список Поиск превышений доступности определяет величину временного блока, в рамках которого компьютер будет искать превышение доступности.

Возможные значения: По минутам, По часам, По дням, По неделям, По месяцам.

Например, если ресурс Иванов назначен на две задачи, каждая из которых длится четыре часа и начинается в 10:00, то при поиске превышения доступности По часам одна из задач будет отложена на четыре часа до 14:00.

Если ресурс Иванов назначен на две задачи, каждая из которых длится шесть дней, то при поиске превышения доступности По дням, одна из задач будет отложена на шесть дней.

Если выбран вариант По неделям, то в этом случае выравнивание произведено не будет, потому что превышения рабочих часов в эту неделю не произошло.

В большинстве случаев удобнее всего выбирать выравнивание именно По часам.

Флажок Очистка данных предыдущего выравнивания перед новым выравниванием служит для того, чтобы удалить перед выполнением нового выравнивания ресурсов задержки и прерывания задач, созданные при предыдущем выравнивании.

Область Диапазон выравнивания для проекта служит для указания промежутка времени, на котором производить выравнивание. При установке переключателя в положение Выравнивание во всем проекте будет просмотрен весь проект, а при установке в положение Выравнивание в диапазоне имеется возможность указать требуемый интервал.

В нижней части окна Выравнивание загрузки ресурсов расположена область Устранение превышений доступности, в которой можно указать различные параметры выравнивания.

Список Порядок выравнивания имеет три возможных варианта: Только по идентификаторам, Стандартный и По приоритетам, стандартный.

• Только по идентификаторам — означает, что компьютер будет задерживать выполнение задач с большими номерами идентификаторов и только потом все остальные. Приблизительно это означает то, что чем позже создана задача, тем вероятнее она будет задействована (перенесена или разорвана) при выполнении выравнивания.

• Стандартный —установленный по умолчанию режим. При выравнивании учитываются связи с задачами, временной резерв (задача, у которой больше временной резерв, будет отложена в первую очередь), даты, приоритеты и ограничения. Задача с более поздней датой будет отложена первой.

• По приоритетам, стандартный — здесь в первую очередь учитываются приоритеты, а затем связи с задачами-предшественниками, временной резерв, даты и ограничения.

Данный список предназначен для выбора условий, которые Microsoft Project будет использовать при устранении превышений доступности ресурсов.

После определения задач, вызывающих превышение доступности, Microsoft Project выбирает, какие задачи оставить без изменения, а какие выровнять.

После списка Порядок выравнивания расположены четыре флажка.

• Выравнивание только в пределах имеющегося резерва — его установка задает запрет изменения даты окончания проекта в результате выравнивания. Если этот флажок установлен, то Microsoft Project будет производить выравнивание только тех превышений доступности, устранение которых не приведет к изменению даты окончания проекта. Поэтому могут остаться не выровненные ресурсы. По умолчанию этот флажок снят.

• При выравнивании допускается коррекция отдельных назначений для задачи — разрешает или запрещает выравнивание ресурса независимо от других ресурсов, работающих над той же задачей. Например, если задаче назначено четыре ресурса и доступность одного из них превышена, то выравнивание может задержать и прервать назначение для ресурса с превышением доступности, а не всю задачу. Этот флажок по умолчанию установлен.

• При выравнивании допускается прерывание оставшихся трудозатрат — разрешает или запрещает прерывать задачи путем создания прерываний в оставшихся трудозатратах по задаче или назначениях ресурсов. По умолчанию этот флажок установлен.

• Выравнивать ресурсы с учетом типов — по умолчанию снят.

Наконец, в нижней части окна расположено несколько кнопок. Посмотрим, что выполняет каждая из них:

• Справка — отображает на экране справочную информацию по выравниванию ресурсов;

• Очистить выравнивание — позволяет отменить выполненное выравнивание ресурсов;

• Выровнять — запускает процесс выравнивания ресурсов с параметрами, установленными в этом же окне;

• ОК — не запускает процесс выравнивания, а закрывает окно Resource Leveling (Выравнивание загрузки ресурсов), но сохраняет установленные параметры;

• Отмена — закрывает окно, но, в отличие от кнопки ОК, не сохраняет внесенные изменения.

После задания всех необходимых параметров следует нажать кнопку Выровнять!

Отмена выравнивания загрузки

Для отмены выравнивания загрузки ресурсов следует нажать кнопку Очистить выравнивание. При этом на экране появится окно Очистка выравнивания с запросом, как именно произвести очистку: для всего проекта или же для выбранных задач. Следует сделать выбор и нажать кнопку ОК. После этого будет сразу произведена отмена выравнивания.

Нужно заметить, что отменись выравнивание можно только для последней операции в списке. Если после первого выравнивания произвести еще одно, то предыдущее выравнивание отменить уже будет невозможно.

Ручное выравнивание

Иногда проще выполнить выравнивание вручную. Естественно, пользователь может лучше и логичнее перераспределить ресурсы и отложить задачи, чем, это делает компьютер. Но при одном условии — если это сделать реально, то есть если ресурсов с превышением доступности не очень много.

Ручное выравнивание ресурсов осуществляется в два этапа. На первом этапе следует найти задачи, выполнение которых перегружает ресурсы. Затем нужно придумать, как избавиться от перегрузки. Вариантов много:

• перенести задачу;

• прервать ее;

• изменить длительность;

• уменьшить объем работы;

• назначить задачу другому ресурсу, который свободен в это время.

Для поиска перегруженных ресурсов воспользуйтесь представлением Использование ресурсов. В этом представлении помимо того, что перегруженные ресурсы также выделяются красным цветом, в таблице (в правой части экрана) показана загрузка ресурса по дням в часах.

Если у одного ресурса загрузка в конкретный день составляет, например, 11 часов, а у другого ресурса в этот же день загрузка равна 4 часам, то, возможно, решением проблемы будет назначение второму ресурсу части задач первого. Таким образом, можно получить не - 11 и 4, а, скажем, 8 и 7 часов.

Перенос трудозатрат в сверхурочные

Рассмотрим, как можно установить трудозатраты как сверхурочные, которые будут оплачиваться по ставке сверхурочных.

Для этого снова откроем представление Использование ресурсов и добавим столбец Сверхурочные трудозатраты.

Для задачи, по которой есть превышение доступности, вводим сверхурочные трудозатраты. Вводятся общие трудозатраты, то есть не определенное количество часов каждый день, а сколько часов всего (в данном случае 112).

Затем нужно перейти к представлению Диаграмма Ганта и изменить длительность задачи, чтобы она стала такой, какой была раньше (при добавлении сверхурочных работ длительность автоматически изменилась) или назначить % занятости сотрудника.

После этих действий превышения доступности уже не будет.

Можно выровнять ресурсы с помощью Инспектора задач.

Вернитесь в положение до выравнивания. Для того, чтобы проанализировать причины перегрузки, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на задаче с перегруженным ресурсом и выбрать «Исправить в инспекторе задач».

Если в инспекторе задач надпись «Ресурсы с превышением доступности из-за с работы над другими задачами», то это значит … Если в инспекторе задач надпись «Ресурсы, работающие с превышением максимальной емкости», то это значит, что на задачу назначено больше ресурсов, чем есть их по штату (Максимальное количество).

И выберите Исправить в инспекторе задач.

Анализ загруженности того или иного ресурса лучше всего проводить в представлении «Использование ресурсов». Для анализа необходимы поле «Трудозатраты», показывают сколько часов в единицу времени занят ресурс, поле «Превышение доступности», в котором можно увидеть на сколько часов в единицу времени перегружен ресурс и поле «Оставшаяся доступность», в котором отражается информация о недогруженности ресурса на единицу времени.

Полезным может оказать график загрузки ресурса или график пиковой загрузки ресурса:

Задачу можно перепланировать в ручную, а можно воспользоваться Планировщиком работы групп.

Планировщик групп

Выделите напротив задачу левой кнопкой мыши и переносите ее на то время, которое вам нужно.

Если же на задаче, занято несколько ресурсов, как например, на задаче2, то нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на данной задаче и выбрать «Выберите все представления для этой задачи» и переносите задачу на то время, которое вам нужно по технологии работ,

Вернитесь в исходное положение задачи (представление Диаграмма Ганта, поставьте для задачи 2 ограничение Как можно раньше на вкладке Дополнительно).

Устранить превышение доступности можно и автоматически - выбрать на вкладке Расписание пиктограмму с одноименным названием.

Если вам нужно назначить ресурс на ту или иную задачу, на которой не занят никакой ресурс, вам нужно данную задачу, расположенную в части «Неназначенные задачи» перенести на нужный ресурс. Перейдите в представление Диаграмма Ганта и введите Задачу 4 в ручном режиме, а Задачу 5 в автоматическом (без назначения ресурсов).

Вызовите планировщик групп.

В правой части «Неназначенных задач», на диаграмме Гантта, расположены как автоматические так и ручные задачи, время начала и окончания которых известно. В левой части расположены ручные задачи, время начала и окончания которых неизвестно.