Анализ загрузки ресурсов

Для того чтобы выяснить, насколько равномерно загружены ресурсы, нужно открыть представление Лист ресурсов.

Ресурсы, загрузка которых превышает их доступность (проще говоря, если вместо положенных по графику 8 часов в день поставили 9 или даже 12), будут отмечены красным цветом.

На Листе ресурсов видно, что строка красного цвета, но о превышении доступности говорит значок с восклицательным знаком в левой части строки.

Превышение доступности ресурса заключается в том, что для выполнения назначенной работы ресурсу требуется больше времени, чем у него есть.

К этому могут привести несколько причин.

Чаще всего это происходит из-за назначения ресурса нескольким задачам, выполнение которых происходит одновременно. Также к превышению доступности может привести увеличение объема работ задачи.

На представлении Использование ресурсов в таблице показана загрузка в часах на каждый день.

Посмотрим график ресурсов (меню Вид вкладка Представления ресурсов группа Другие представления опция График ресурсов).

На графике показано превышение на 0,5 чел. ресурса.

Выравнивать загрузку ресурсов можно несколькими способами.

• Можно сократить некоторые задачи, а если это невозможно, то придется переложить часть работ по их выполнению на других сотрудников. Если сотрудников не хватает, то их придется принять.

• Еще один способ заключается в том, чтобы не уменьшать объем работы, а засчитать ее как сверхурочную. Тогда она будет оплачиваться по ставке сверхурочных (напомню, что эта ставка указывается на вкладке Затраты окна Информация о ресурсе).

• Для выравнивания загрузки ресурсов удобно пользоваться встроенными в Microsoft Project автоматизированными средствами или же заниматься этим вручную. В зависимости от ситуации, используется либо ручное, либо автоматическое выравнивание.

Автоматическое выравнивание загрузки

Выравнивание ресурсов в автоматическом режиме вызывается с помощью меню Ресурс команды Выровнять ресурс, следует перед этим настроить Параметры выравнивания (Там же).

Переключатели Выполнять автоматически и Выполнять вручную определяют, как будет осуществляться выравнивание.

При первом варианте выравнивание происходит само собой при вводе новых назначений, а при втором (вручную) — только при нажатии кнопки Выровнять.

Список Поиск превышений доступности определяет величину временного блока, в рамках которого компьютер будет искать превышение доступности.

Возможные значения: По минутам, По часам, По дням, По неделям, По месяцам.

Например, если ресурс назначен на две задачи, каждая из которых длится четыре часа и начинается в 10:00, то при поиске превышения доступности По часам одна из задач будет отложена на четыре часа до 14:00.

Если выбран вариант По дням, то в этом случае выравнивание произведено не будет, потому что превышения рабочих часов в этот день не произошло.

В большинстве случаев удобнее всего выбирать выравнивание именно По часам.

Флажок Очистка данных предыдущего выравнивания перед новым выравниванием служит для того, чтобы удалить перед выполнением нового выравнивания ресурсов задержки и прерывания задач, созданные при предыдущем выравнивании.

Область Диапазон выравнивания для проекта служит для указания промежутка времени, на котором производить выравнивание. При установке переключателя в положение Выравнивание во всем проекте будет просмотрен весь проект, а при установке в положение Выравнивание в диапазоне имеется возможность указать требуемый интервал.

В нижней части окна Выравнивание загрузки ресурсов расположена область Устранение превышений доступности, в которой можно указать различные параметры выравнивания.

Список Порядок выравнивания имеет три возможных варианта: Только по идентификаторам, Стандартный и По приоритетам, стандартный.

Данный список предназначен для выбора условий, которые Microsoft Project будет использовать при устранении превышений доступности ресурсов.

После определения задач, вызывающих превышение доступности, Microsoft Project выбирает, какие задачи оставить без изменения, а какие выровнять.

ID Only (Только по идентификаторам) — означает, что компьютер будет задерживать выполнение задач с большими номерами идентификаторов и только потом все остальные. Приблизительно это означает то, что чем позже создана задача, тем вероятнее она будет задействована (перенесена или разорвана) при выполнении выравнивания.

Standard (Стандартный) —установленный по умолчанию режим. При выравнивании учитываются связи с задачами, временной резерв (задача, у которой больше временной резерв, будет отложена в первую очередь), даты, приоритеты и ограничения. Задача с более поздней датой будет отложена первой.

Priority, Standard (По приоритетам, стандартный) — здесь в первую очередь учитываются приоритеты, а затем связи с задачами-предшественниками, временной резерв, даты и ограничения.

После списка Leveling order (Порядок выравнивания) расположены четыре флажка.

Level only within available slack (Выравнивание только в пределах имеющегося резерва) — его установка задает запрет изменения даты окончания проекта в результате выравнивания. Если этот флажок установлен, то Microsoft Project будет производить выравнивание только тех превышений доступности, устранение которых не приведет к изменению даты окончания проекта. Поэтому могут остаться не выровненные ресурсы. По умолчанию этот флажок снят.

Leveling can adjust individual assignments on a task (При выравнивании допускается коррекция отдельных назначений для задачи) — разрешает или запрещает выравнивание ресурса независимо от других ресурсов, работающих над той же задачей. Например, если задаче назначено четыре ресурса и доступность одного из них превышена, то выравнивание может задержать и прервать назначение для ресурса с превышением доступности, а не всю задачу. Этот флажок по умолчанию установлен.

Leveling can create splits in remaining work (При выравнивании допускается прерывание оставшихся трудозатрат) — разрешает или запрещает прерывать задачи путем создания прерываний в оставшихся трудозатратах по задаче или назначениях ресурсов. По умолчанию этот флажок установлен.

Level resources with the proposed booking type (Выравнивать ресурсы с учетом типов) — по умолчанию снят.

Наконец, в нижней части окна расположено несколько кнопок. Посмотрим, что выполняет каждая из них:

Help (Справка) — отображает на экране справочную информацию по выравниванию ресурсов;

Clear Leveling (Очистить выравнивание) — позволяет отменить выполненное выравнивание ресурсов;

Level Now (Выровнять) — запускает процесс выравнивания ресурсов с параметрами, установленными в этом же окне;

ОК — не запускает процесс выравнивания, а закрывает окно Resource Leveling (Выравнивание загрузки ресурсов), но сохраняет установленные параметры;

Cancel (Отмена) — закрывает окно, но, в отличие от кнопки ОК, не сохраняет внесенные изменения.

После задания всех необходимых параметров следует нажать кнопку Level Now (Выровнять)!