Техника планирования
Этап планирования является одним из самых важных. На этом этапе определяются задачи, бюджет и сроки проекта. Довольно часто планирование понимают только как составление графика работ, упуская из вида управление ресурсами, составление бюджета и т. д.
Полноценная техника планирования включает в себя следующие этапы:
Определение целей проекта и их описание. Довольно часто проекты начинаются без четкой цели.
Определение технологических стадий. Для проекта должна быть выбрана технология реализации, определяющая стадии развития проекта. Одной из типичных ошибок планирования является несоответствие плана технологическому циклу.
Для технологических стадий необходимо определить список задач, указать их взаимосвязи (последовательность) и прогнозируемую длительность (зависит от назначенных ресурсов).
Необходимо согласовать вопрос о выделяемых проекту ресурсах. Следует отметить, что все ресурсы компании должны распределяться централизованно. Довольно часто возникает ошибка планирования, связанная с тем, что некоторые дефицитные ресурсы используются одновременно в двух разных проектах в одно и тоже время.
График работ в таких системах, как MS Project, получается автоматически, если определены задачи и ресурсы.
Если определить расценки на ресурсы, бюджет может быть получен также автоматически. Одна из типичных ошибок заключается в том, что бюджет назначают не обращая внимание на прогнозируемую себестоимость проекта.
Письменное задание, бюджет и график работ образуют формальный документ "План проекта".
Проанализировав задание, менеджер составил свое представление об их трудоемкости и ввел эту информацию. При этом менеджер не исходил не столько из квалификации и количества исполнителей, сколько из своих интуитивных представлений о длительности этапов. Подобный подход встречается у тех менеджеров, которые не берут на себя заботу об управлении ресурсами их скорее волнует просто расписание этапов.
Точный срок следует указывать только для задачи "Начало проекта", все остальные сроки должны быть относительными. Таким образом, вы всегда можете легко перенести проект на другую дату, все сроки пересчитаются автоматически.
Все технологические этапы следует завершать контрольными точками. Дело в том, что по технологии некий законченный результат может быть получен только в определенное время, и именно в данный момент следует провести контрольный осмотр проекта. Жестко и подневно контролировать исполнение отдельных задач часто не имеет смысла, т.к. исполнителям обычно приходится исполнять задачи не в том порядке, как указано в плане. Все это не значит, что подневная отчетность не нужна, она нужна в виде отчетов о затратах рабочего времени, о чем речь пойдет далее.
Не используете связи между задачами разного уровня. В этом случае один технологический этап привязывается к внутренней структуре другого этапа. Это сковывает свободу модификации планов в рамках отдельных этапов. Если используются связи только на одном уровне (задача-задача, этап-этап), вы можете без затруднений изменить состав и последовательность задач внутри некого этапа.
Сокращение критического пути проекта за счет преждевременного начала задач очень рискованно. Сокращайте критический путь за счет подготовительных работ (обучение, моделирование и т.д.). В нашем случае можно одновременно с постановочными работами запланировать прототипирование, и за счет этого сократить кодирование и общую продолжительность проекта. Сокращение критического пути проекта фактически всегда приводит к увеличению затрат на подготовительные работы. Иными словами, сокращение длительности проекта, как правило, приводит к повышению его себестоимости или рисков.
Сначала назначаются ресурсы, и только затем определяется длительность задач.
При планировании ресурсов следует учитывать:
Наличие перегрузки - это, скорее всего, ошибка планирования, связанная с тем, что вы поставили одному исполнителю две задачи одновременно.
Для планирования наиболее удобна повременная система начисления затрат. Это позволяет избежать сложных торгов со специалистами, работающим по подряду, относительно стоимости работ. Достаточно один раз согласовать стоимость человеко-часа, далее вопрос заключается только в обсуждении трудоемкости.
Рекомендуем использовать подневные ставки для ресурсов. Это позволяет избежать ошибок в округлениях.
В MS Project 2000 возможно использование материальных ресурсов. MS Project может запоминать инвентарные номера, что очень удобно для учета. Повременную амортизацию ОС можно учитывать через параметр Std. Rate ("затраты по времени использования"). Списание на манер МБП можно учитывать через параметр Cost/Use ("единовременные затраты на использование"). В нашем примере для проекта требуется закупка сервера, по применяемой нами учетной политике затраты на сервер целиком списываются в проект.