Words to remember:

available – той, що є у наявності

be in charge of – відповідати за, person in change – відповідальна особа

be subject to – залежати від, підлягати

body of the letter – головна частина листа

complimentary close – вираз ввічливості наприкінці листа

dispatch of – відправка

distinguish – відрізняти

enclosure – додатки (до листа); enclose – додавати до листа

enquiry – запит

effect – здійснювати

execute an order – виконувати заказ

forwarding agent – експедитор

grant – надавати

inside address – внутрішня адреса, адреса одержувача

invoice – рахунок-фактура

letter head – шапка листа

mailing indications – поштові позначки

offer – пропозиція; роботи пропозицію

firm offer – тверда пропозиція

offer without engagement (non-binding offer) – пропозиція без зобов’язань

solicited offer – затребувана пропозиція

unsolicited offer – пропозиція за власною ініціативою

omit – пропускати, не включати

order – замовлення

trial order – пробне замовлення

firm order – тверде замовлення

standing order – постійне замовлення

initial order – перше замовлення

follow-up order – наступне замовлення

merchandise on call – товар на вимогу

advance order – попереднє замовлення

bulk order – оптове замовлення

repeat order – повторне замовлення

owing to – завдяки

per pro – підпис за когось, від імені та за дорученням

place an order (with smb) – розмістити замовлення

post script – постскриптум, приписка

quote terms of payment – встановлювати умови платежу

receiver – одержувач

reference – посилання

salutation – привітання

sender – відправник

settlement of an account – сплата рахунку

signature – підпис

turnover – обіг

Structure of a Business Letter

A business letter may consist of: letter head, sender’s address, reference, date, special mailing indication, ‘confidential’ line, inside address, attention line, salutation, subject, body of the letter, complimentary close, signature, initials of the person in charge, enclosures, copies, post script.

Exercise 1 Read three letters paying attention at their sections.

Letter 1

Sender’s address	Arriva Trains Wales St. Mary’s House 47 Penarth Road Cardiff CF10 5DJ
Date	6th May 2013
Inside address (Receiver’s address)	SHC Heavy Industry Co., Ltd Warwick House Warwick Street Forest Hill London SE23 1JF
Attention line	For the attention of the R&D Manager
Salutation	Dear Sir or Madam,
Body of the letter	Please would you send us details of your new stainless steel profile sections for body structure of high speed trains which were advertised in the April edition of IRJ.
Complimentary close	Yours faithfully,
Signature	B.Kaasen

Letter 2

Letterhead	SHC Heavy Industry Co., Ltd Warwick House, Warwich Street, Forest Hill, London SE23 1JF Chairman John Franks O.B.E. Directors S.B.Allen M.Sc., N.Ignot, R.Lichens Telephone (081)5661861 Fax: (081)5661385
References	Your ref: 6 May 2013 Our ref: DS/MR
	11th May 2013 Ms B.Kaasen Arriva Trains Wales St. Mary’s House 47 Penarth Road Cardiff CF10 5DJ Dear Ms Kaasen, Thank you for your enquiry which we received today. I am enclosing our catalogue with detailed description of our new stainless steel profile sections for body structure of trains. I would like to draw your attention to pages 31-35 in the catalogue where you will find information about tests conducted last month on our testing facilities regarding the sections. We would welcome any further enquiries you have, and look forward to hearing from you. Yours sincerely, Mary Raynov (Ms)
Per pro	p.p. D.Sampson
Company position	Senior manager of R&D Dept.
Enclosure	Enc.

Letter 3

	SHC Heavy Industry Co., Ltd Warwick House, Warwich Street, Forest Hill, London SE23 1JF Chairman John Franks O.B.E. Directors S.B.Allen M.Sc., N.Ignot, R.Lichens B.A. Telephone (081)5661861 Fax: (081)5661385 Your ref: Our ref: DS/MR Date: 21st July 2014 Ms B.Kaasen Arriva Trains Wales St. Mary’s House 47 Penarth Road Cardiff CF10 5DJ
Private and confidential	Private and confidential
Subject title	Non-payment of invoice 322/17
	I am sorry to see that, despite several reminders, you have not yet paid the above-mentioned invoice. Unless, therefore, the account is cleared within 14 days of the above date, I shall have no alternative but to place the matter in the hands of our solicitors. Yours sincerely, Mary Raynov (Ms) p.p. D.Sampson Sales manager
Copies	c.c. Messrs. Poole & Jackson Ltd., Solicitors

Примітка 1 Дата може бути указана так: 13, 2010, або 13^th July 2010, або July 13^th 2010. Місяць у даті не треба позначати цифрою, напр. 11.01.13 означає 11 січня 2013 року у Великій Британії, але 1 листопада 2013 року у США.

Примітка 2 Літери у посиланні відповідають ініціалам автора, та людини, що підготувала цей лист.

Примітка 3 Якщо ім’я та прізвище адресата відомі, вони вказуються перед внутрішнім адресом так: Mr. J.E.Smith або Mr. John Smith, але НЕ Mr. Smith.

Існують такі форми звернення: Mr (до чоловіка), Mrs (до заміжньої жінки), Miss (при звертанні до незаміжньої жінки), Ms (при звертанні до заміжньої або незаміжньої жінки), Messrs (до двох або більше чоловіків). Адресувати лист можна на ім’я адресата, його посаду, або на ім’я фірми.

Примітка 4 Якщо ім’я та прізвище адресата невідомі, можна звертатися так: Dear Sir (Sirs, Madam, Sir or Madam, Gentlemen).

Примітка 5 Complimentary close залежить від звернення:

Title	Complimentary close
Mr/Mrs/Miss/Dr/Professor/Gerenal Smith	Yours sincerely
Sir / Madam	Yours faithfully

Exercise 2 a) Nowadays it is very popular to use e-mail letters in business relations. This type of correspondence has its own rules, and every businessman should be familiar with them. Read the tips for writing effective emails:

1. Use a short and clear subject line.

2. Use short and simple sentences.

3. Include just one main subject per email – the other person can reply and delete it.

4. Don’t use jokes, personal comments, etc, in business emails.

5. Consider using numbered points instead of continuous text.

6. End with an action point.

7. Don’t ignore capital letters, spelling and basic grammar – when writing to people outside the company – a careless email creates a bad impression.

8. Tailor your email to the reader: level of formality, buzzwords, etc.

b) Read an example of original letter and reformulated email.

Original Letter

Thank you for your letter dated 25 March enclosing a brochure with details of your new multimedia products. I apologize for not replying sooner, but I have been out of the country on business.

We are particularly interested in your wide-screen displays offering passengers a variety of information, not only train-related, but also news, weather forecasts, and advertisements. I would be grateful if you could give me details of prices and discounts you can offer as well as information about installation, testing and maintenance.

Reformulated e-mail

Thanks for your e-mail with the attachment showing your new multimedia products. Sorry I haven’t been in touch – I’ve been really busy.

We’re very interested in the wide-screen displays.

Can you give info re prices/discounts and info re installation, testing and maintenance?

Примітка Для того, щоб email були коротші, часто використовують скорочення або абревіації для часто вживаних словосполучень. Вони звуться TLAs (three-letter acronyms), хоча деякі з них мають більш ніж три літери.

pcs – pieces asap – as soon as possible pls – please btw – by the way bw – best wishes qty – quantity bfn – by for now fyi – for your information

iow – in other words nrn – no reply necessary otoh – on the other hand re – regarding rsvp – please reply (fr. répondez s’il vous plaît) imo – in my opinion tbc - to be confirmed nb – please note (lat.nota bene)