8. Виды деятельности и структура государственного архива

Виды деятельности: хранение и учет, создание оптимальных условий хранения документов и обеспечение их сохранности, выявление и учет особо ценных и уникальных документов, проведение реставрации, страхового копирование, составление списков источников компелктования, организация отбора и осуществление приема документов на постоянное хранение, пополнение архива, проведение экспертизы ценности документов, создание и совершенствование научно-справочного аппарата, помощь организациям - источникам комплектования, ведение учета документов, выставки и музеи, подготовка публикаций и приносящая доход деятельность.

Классификация дел в пределах архива предполагает их организацию по комплексам – фондам и по коллекциям.

Фонд – вся совокупность документов, которая образуется в процессе деятельности какого-нибудь фондообразователя.

Фондообразователь – учреждение или лицо, в деятельности которого отложился документальный фонд: конкретное лицо, семья, род, учреждение, монастырь.

Коллекция - совокупность документов, образовавшихся в результате деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам.

Фондирование: определение фондовой принадлежности документов, что можно сделать при изучении содержания документов. Фондирование обязательно сопровождается изучением истории фондообразователя

Систематизация документов, возникших в результате деятельности фондообразователя, в хронологическом порядке.

Описание фонда составление описи фонда

9. Организация труда и отчетности в государственном архиве.

10. Профиль государственного архива и источники его комплектования.

Комплектование архива – это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с его профилем.

Комплектование архива включает:

• Определение источников комплектования архива;

• Определение состава документов, подлежащих приему в архив;

• Прием-передачу документов в архив.

Источниками комплектования архива являются организации и физического лица, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, подлежащее передаче на постоянное хранение в архив в обязательном порядке или на основании соглашения. Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц – источников комплектования архива.

Составление и ведение списков комплектования архива осуществляется работниками архива.

Уточнение списков комплектования архива проводится по мере необходимости. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности.

11. Экспертиза ценности и прием документов на постоянное хранение в государственном архиве.

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

• В делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

• В архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации создается экспертная комиссия (ЭК). Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения организации. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (выше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащие хранению. ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает дел по личному составу. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителями организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты.

особо ценный документ – документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования (11,8 млн. ед. хр.)

уникальный документ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности

Задачи экспертизы ценности документов. Первая задача — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государствен­ ные архивы на государственное (постоянное) хранение и опреде­ ление профильноеTM документов тому или иному государствен­ ному архиву.

Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение ка­ кого-то периода времени. В зависимости от установленных сро­ ков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

1) для долговременного хранения (например, документы по лич­ ному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);

2) для временного хранения. Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фон­да путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учрежде­ ний, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информатив­ но емких документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.

В делопроизводстве решается проблема определения сроков хра­ нения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось».

В ведомственном архиве происходит выделение из документаль­ ного фонда учреждения дел для постоянного хранения и подго­ товка их к сдаче в государственный архив.

Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формиру­ ют несколько архивных фондов.

Кроме этого отбирают для уничтожения документы времен­ ного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения ко­ торых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться централь­ ной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной ко­ миссией (ЭК).

В государственном архиве, во-первых, проверяют решение эк­ спертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценнос­ ти документов или разбор россыпи документов.

Целевая комплексная экспертиза — это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:

вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

лиц, связанных родственными или личными отношениями.

Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.

В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения; дела, предназначенные для уничтожения. На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для

постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносят­ ся в описи.

Акты и описи представляются на рассмотрение соответству­ ющей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной ко­ миссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).

Критерии экспертизы ценности документов. Критерии экспер­ тизы ценности документов — это система научно обоснован­ ных признаков, на основе которых определяется ценность до­ кументов.

Все критерии могут быть подразделены на три большие группы: 1) критерии происхождения документов; 2) критерии содержания документов; 3) критерии внешних особенностей документов.

Рассмотрим каждую группу критериев и их использование при­ менительно к документам конкретных фондов.

12. Система централизованного учета документов в государственном архиве.

Все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Учет архивных документов – установление количества и соста­ва архивных документов в единицах учета и фиксация принад­лежности каждой единицы учета к определенному комплексу и об­щему их количеству в учетных документах.

В России осуществляется централизованный государственный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей стра­ны, основанный на наличии в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и ко­личестве единиц хранения.

Держатели документов государственной части Архивного фон­да РФ несут ответственность за полноту, достоверность, соб­людение сроков представления сведений по учету документов, находящихся в государственных и ведомственных архивах, го­сударственных музеях и библиотеках. Собственники докумен­тов негосударственной части Архивного фонда РФ представ­ляют сведения о своих фондах и документах с целью их госу­дарственного учета по запросам органов и учреждений Росархива. В основе государственного централизованного учета на­ходится утвержденный 11.03.97 Росархивом Регламент госу­дарственного учета документов Архивного фонда РФ.

Основой учета архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.

Средство учета – присвоение архивных шифров единицам хранения.

Проведение учета основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности.13. Режим размещения и хранения документов в архивохранилище.

Первичными документами учета являются учетные документы архива – комплекс документов установленной формы, фикси­рующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные докумен­ты, единицы хранения, фонды.

Обобщенные данные ежегодно к 1 января поступают в Росар­хив, в котором идет учет по архивам и всему Архивному фон­ду РФ.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве фонды и единицы хранения. Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивных шифров. Ар­хивный шифр включает номера архивного фонда, описи, еди­ницы хранения, указываемые за аббревиатурой архива.

Учет документов до и после 1917 года ведется раздельно. Доку­менты и фонды после 1917 года имеют индекс Р и номер фон­да. Учетные документы до и после 1917 года ведутся с само­стоятельной порядковой нумерацией фондов. При включении в госархив бывших партийных архивов их фонды отмечаются индексом П и порядковым номером фонда. Перенумерация фондов производится в крайних случаях с разрешения выше­стоящих архивных органов. Один раз полученный номер фон­да остается за ним навсегда и не используется повторно даже в случае выбытия фонда.