1.1. Система экспертных органов и нормативная база

В своей деятельности ЭПК руководствуется Законом «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», постановлениями, приказами, положениями, инструкциями и указаниями Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь (далее - Госкомархив), решениями центральной экспертно-методической комиссии Госкомархива (далее - ЦЭМК), а также настоящим Положением [7].

В состав ЭПК входят председатель, секретарь и не менее 7 членов комиссии из числа специалистов архивных учреждений, а также представителей научных и других организаций. При ЭПК действует группа экспертов, состав которой утверждается приказом руководителя отдела по представлению председателя ЭПК. В группу экспертов включаются специалисты архивных и других организаций [16].

Основными задачами ЭПК являются определение состава документов, подлежащих передаче в государственные архивы области и города Минска, а также обсуждение методических вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и ведомственных архивов, организации делопроизводства в организациях.

Экспертно-проверочная комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами рассматривает:

- списки организаций - источников комплектования государственных архивов области и города Минска, в том числе организаций, создающих научно-техническую, кинофотофонодокументацию и другую специальную документацию;

- списки источников комплектования государственных архивов документами личного происхождения;

- представляемые организациями описи дел (документов) постоянного хранения на управленческую, научно-техническую, кинофотофонодокументацию и другую специальную документацию; описи дел по личному составу; акты о выделении к уничтожению управленческой, научно-технической и кинофотофонодокументации и др.

ЭПК предоставляется право:

- при рассмотрении описей дел постоянного хранения требовать представления организациями актов о выделении документов к уничтожению, соблюдения экспертными комиссиями организаций установленных правил по вопросам подготовки документов к передаче на государственное хранение;

- требовать от организаций розыска недостающих дел (документов) постоянного хранения; запрашивать письменные объяснения о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов; давать рекомендации руководству отдела о направлении материалов в правоохранительные органы в случаях хищения, уничтожения или повреждения архивных дел и документов;

- выносить рекомендации по результатам экспертизы ценности документов и комплектования государственных и ведомственных архивов, организации делопроизводства, в том числе по результатам рассмотрения поступивших от архивных и других организаций предложений об установлении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов и др.

Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях, на предприятиях страны, в структурных подразделениях крупных организаций, учреждений. Имеются ЭК также в областных архивах и их филиалах.

Кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, экспертной комиссией проводятся следующие мероприятия:

- рассмотрение годовых томов дел постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу);

- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

- решение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения и др.

Можно с уверенностью сказать, что итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.