1.3. Требования, предъявляемые к первичным бухгалтерским документам

Основанием для отражения информации о совершённых хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учёта являются первичные документы, которые фиксируют факт хозяйственной деятельности. Основные требования, предъявляемые к первичной учётной документации следующие.

К учёту принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности для оформления совершённых хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые формы первичных документов, утверждаемые Федеральной службой государственной статистики в установленном порядке. Перечень унифицированных форм первичной учётной документации приведён в Приложении А.

При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учётных регистров, которых нет в альбомах унифицированных форм первичной документации и альбомах отраслевых специализированных форм документов, например, торгово-закупочные акты на приобретение материалов у физических лиц. Перечень некоторых неунифицированных документов приведён в Приложении Б.

Допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменения.

Первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления, личные подписи указанных лиц. Кроме перечисленных обязательных реквизитов в первичной учётной документации могут указываться и дополнительные реквизиты, характер которых определяется содержанием той или иной операции и назначение которых состоит в усилении контрольного, познавательного и оперативного значения документов.

Первичные учётные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях – непосредственно после её окончания.

В первичных документах должны быть отражены все необходимые сведения, позволяющие точно установить содержание и условие совершения операций, то есть возникает необходимость заполнения всех реквизитов, предусмотренных формой документа.

Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, составивших документы, с указанием даты внесения исправлений.

Заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

1.4. Бланки строгой отчётности

Денежные расчёты при осуществлении торговых операций или оказании услуг должны производиться с обязательным применением контрольно-кассовой техники (ККТ).

Обязанность осуществлять наличные денежные расчёты и (или) расчёты с использованием платёжных карт установлена Федеральным законом от 22 мая 2003г. №54-ФЗ [2]. Это относится к организациям и индивидуальным предпринимателям. Вместе с тем некоторым организациям и индивидуальным предпринимателям предоставлено право использовать при расчётах определённые формы бланков строгой отчётности. Перечень видов деятельности, при осуществлении которых можно не применять ККТ, приведён в Приложении В.

Бланк строгой отчётности – это форма документа, в котором предусмотрены необходимые реквизиты. Бланк с заполненными строками по всем предусмотренным реквизитам, подписанный должностным лицом, приобретает юридическую силу и является первичным бухгалтерским документом. Формы бланков строгой отчётности утверждены Минфином России [4]. Разработанные организацией самостоятельно, но не утверждённые централизовано, бланки строгой отчётности не дают права на приём наличных денежных средств.

Бланки строгой отчётности, как и другие первичные учётные документы в соответствии с Законом «О бухгалтерском учёте» должны содержать обязательные реквизиты:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции;

• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

• личные подписи указанных лиц.

Кроме того, помимо показателей, характеризующих специфику оформляемых операций, в форме бланков строгой отчётности должны быть указаны:

• гриф утверждения бланка;

• код формы бланка по ОКУД;

• наименование и код организации по ОКПО;

• ИНН организации.

Неотъемлемым реквизитом является наличие на каждом экземпляре бланка его порядкового номера. При проставлении номера часть знаков может быть буквенной (серия), а часть – цифровой.

Бланки строгой отчётности для осуществления денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платёжных карт без применения ККТ изготавливаются в типографиях по заказам министерств и ведомств, а также самих организаций и предпринимателей по имеющимся образцам, утверждённым Минфином России. Компьютерное (самостоятельное изготовление с помощью компьютерной техники) изготовление бланков строгой отчётности недопустимо.

Если организации по роду деятельности подходят утверждённые в установленном порядке формы бланков строгой отчётности, она вправе применять существующие бланки, которые утверждены и доведены соответствующими приказами Минфина России.

Названия и коды некоторых форм бланков строгой отчётности приведены в Приложении Г.

Если среди утверждённых бланков строгой отчётности (их более 200) нет бланка, который подходил бы организации по роду деятельности, тогда следует обратиться в Минфин России с вопросом рассмотреть и утвердить разработанный бланк и инструкцию по его изготовлению, применению, учёту и хранению. Организация вправе обратиться в Минфин России только при условии, что она входит в перечень организаций, которые могут применять бланки строгой отчётности.