10 Приклад виконання розрахункової частини

10.1 Умова задачі

Варіант 30 Наочна область ІС: Відділ кадрів Мінімальний список характеристик:

• Прізвище, ім'я, по батькові, домашня адреса, телефон, дата народження, посада, дата зарахування, стаж роботи, освіта

• Прізвище, ім'я, по батькові, і дати народження членів сім'ї кожного співробітника, оклад

• Найменування підрозділу, кількість штатних одиниць, фонд заробітної плати за місяць і за рік

Постановка завдання: Створити базу даних відділ кадрів, помістивши в неї три таблиці: співробітник, склад сім'ї і штатний розклад, що містять інформацію про співробітників підприємства.

Опис прикладної області Відділ кадрів підприємства.

Аналіз наочної області показує, що для автоматизації роботи Відділу кадрів доцільно створити БД Відділ кадрів, що складається з трьох таблиць: співробітник, склад сім'ї, штатний розклад. Таблиці будуть зв'язані між собою таким чином: таблиця Співробітник з таблицею Склад сім'ї зв'язуються по полю Ідентифікаційний код, а з таблицею Штатний розклад - по полю Посада.

10.2 Створення таблиць

Визначимо характеристики полів таблиць:

Характеристики таблиці-об'єкту Співробітник:

• ідентифікаційний код Ідентифікаційний код (10 символів - тип текстовий );

• прізвище Прізвище ( 20 символів - тип текстовий);

• ім'я Ім'я ( 15 символів - тип текстовий);

• по батькові По батькові ( 15 символів - тип текстовий);

• стать Стать (1 символ - тип текстовий);

• дата народження Дата народження ( поле типу дата );

• місце народження Місце народж ( 15 символів - тип текстовий );

• освіта Освіта (15 символів - тип текстовий);

• посада Посада (15 символів - тип Майстер підстановок);

• стаж роботи Стаж роботи (довге ціле - тип числовий );

• сімейний стан Сім стан (7 символів - тип текстовий) ;

• дата зарахування на роботу Дата зарах (поле типу дата/час);

• телефон Тел (8 символів - тип текстовий);

• домашня адреса Адреса (поле-МЕМО).

Характеристики таблиці-об'єкту Склад сім'ї:

• ідентифікаційний код Ідент код (10 символів - тип Майстер підстановок );

• відношення Відношення (10 символів - тип текстовий);

• прізвище Прізвище (20 символів - тип текстовий);

• ім'я Ім'я (15 символів - тип текстовий);

• по батькові По батькові (15 символів - тип текстовий);

• рік народження Дата народж (поле типу дата/час).

Характеристики таблиці-об'єкту Штатний розклад:

• № п/п НПП (довге ціле - тип числовий);

• назва підрозділу Назв підр (30 символів - тип текстовий);

• посада Посада (15 символів - тип текстовий);

• кількість штатних одиниць Кіл од (довге ціле - тип числовий);

• посадовий оклад Оклад (довге ціле - тип числовий);

• фонд заробітної плати за місяць ФЗПМ (довге ціле - тип числовий);

• фонд заробітної плати на рік ФЗПР (довге ціле - тип числовий);

Опис роботи:

Завантажити Microsoft Access, виконавши дії: Пуск-> Програми -> Microsoft Access (або виконавши клацання на відповідній піктограмі на панелі Microsoft Office).

Для створення нової бази даних виконати наступне:

• У вікні Microsoft Access вибрати перемикач Нова база даних, потім - кнопка .

• У вікні, що з'явилося, Нова База даних вибрати диск і відкрити теку в якій створюватиметься нова БД. Потім в розділі Ім'я файлу ввести ім'я створюваної БД Відділ кадрів, виконати клацання по кнопці .

• У вікні БД, що з'явилося на екрані, Відділ кадрів вибрати вкладку Таблиці, потім - кнопку .

• У вікні Нова таблиця вибрати режим створення таблиці Конструктор, потім клацання по кнопці .

• Створити структуру таблиці Співробітник: У вікні Конструктора таблиць заповнити відповідні розділи: Ім'я поля, Тип даних, Опис. Для переходу від розділу до розділу використовувати клавішу .

• У розділі Тип даних для зміни типу розкрити вікно вибору типу, виконавши клацання по кнопці розкриття списку, потім виконати клацання в рядку, що містить відповідний тип.

• При цьому в нижній частині екрану в розділі Властивості поля з'являється інформація про даний тип поля. При необхідності туди можна вносити зміни, виконавши клацання у відповідному рядку, видаливши попереднє значення, ввівши нове. Додатково можна задати формат поля, умову на значення і т.д.

• Після створення структури таблиці необхідно задати ключове поле. Звично, поле, використовуване як ключовий, розташовується в таблиці першим. Для створення ключового поля виділити поле, виконавши клацання зліва від імені поля на смузі виділення. Виконати Правка -> Ключове поле або виконати клацання по піктограмі Ключове поле. Зліва від імені поля з'явиться зображення ключа.

• Поле Должн вибрати як індексованого. Для цього в розділі Властивість поля вибрати рядок Індексоване поле. Виконати клацання по кнопці розкриття списку і вибрати рядок Так (Допускаються збіги).

• Після створення структури таблиці зберегти її. Вибрати Файл -> Зберегти або Зберегти як... У вікні Збереження об'єкту вибрати В поточній базі даних, потім ввести ім'я для збереження створеної таблиці: Співробітник, потім - . Аналогічним чином створити структуру таблиці СКЛАД СІМ'Ї.

• Для поля Ідент код доцільно вибрати тип Майстер підстановок. Це дозволить полегшити заповнення даними цього поля. Після вибору типу Майстер підстановок відкриється перше діалогове вікно Створення підстановки. У цьому вікні вибирається спосіб, яким стовпець підстановки набуде своїх значень: з таблиці або запиту. Потім клацання по кнопці . У наступному діалоговому вікні вибирається таблиця, що містить стовпець підстановки. Потім клацання по кнопці .

• У наступному вікні вибирається поле, використовуване як стовпець підстановки і клацанням по кнопці переноситься у вікно Вибрані поля. Клацання по кнопці .

• Наступне вікно містить повідомлення про те, які дії виконати із стовпцем у разі потреби. Потім клацання по кнопці .

• У наступному вікні виконати клацання по кнопці . З'явиться повідомлення про те, що перед створенням зв'язку необхідно зберегти таблицю. Для цього виконати клацання по кнопці .

• У розділі Тип даних буде вказаний тип Текстовий, тобто тип, відповідний типу поля підстановки з таблиці Співробітник.

• У таблиці Склад сім'ї необхідно вибрати поле Ідент код як індексоване поле. Для цього в розділі Властивість поля вибрати рядок Індексоване поле. Виконати клацання по кнопці розкриття списку і вибрати рядок Так (Допускаються збіги).

• При збереженні таблиці відмовитися від створення ключового поля.

Створити структуру таблиці Штатний розклад, включивши в неї вказані поля і вибравши для них відповідні типи.

• Як ключове поле вибрати поле Должн.