1.2 Характеристика Управления по работе с обращениями граждан администрации города Владивостока

Управление по работе с обращениями граждан является структурным подразделением администрации города Владивостока. Структура отдела, его штатная численность и финансирование деятельности устанавливается главой города Владивостока.

Основными целями управления являются: организация и координация работы по рассмотрению предложений, заявлений и жалоб граждан; контроль за принятием решений по ним в установленные сроки.

Выполнение этих целей предусматривает решение следующих задач:

- постоянное совершенствование форм и методов работы с обращениями граждан в администрации, её структурных подразделениях, муниципальных предприятиях и учреждениях;

- обеспечение организации работы с обращениями граждан, контроля за исполнением в нормативные сроки;

- подготовка документов на архивное хранение и их текущее хранение;

- сокращение количества повторных обращений;

- выбор оптимальной организационной формы и современных технологий работы с обращениями граждан.

В соответствии с возложенными задачами управление организует приемы граждан по личным вопросам главой города, заместителями главы администрации и руководителями органов администрации, организует рассмотрение письменных обращений граждан и контролирует исполнение решений по обращениям граждан.

Управление по работе с обращениями граждан администрации города Владивосток состоит из трех отделов, во главе стоит начальник управления (рисунок 1).

Рисунок 1 – Структура Управления по работе с обращениями граждан администрации города Владивостока

1. Отдел приема граждан и первичной обработки корреспонденции осуществляет следующие функции:

- организация работы с заявителями;

- приём и первичная обработка поступивших письменных обращений и обращений, поступивших по информационным системам общего пользования в форме электронного документа;

- предоставление информации справочного характера о ходе рассмотрения зарегистрированного обращения;

- работа с обращениями с обещанным сроком исполнения;

- отправка ответов/корреспонденции.

2. Отдел контроля исполнения и аналитической работы осуществляет следующие функции:

- контроль за исполнением обращений граждан;

- сбор и обработка информации о ходе рассмотрения обращений;

- подготовка оперативных запросов исполнителям о ходе и состоянии исполнения поручений по обращениям;

- подготовка и обобщение данных о содержании и сроках исполнения поручений по обращениям граждан;

- снятие обращений с контроля;

- организация работы по личному приёму граждан главой города, первых заместителей и заместителей главы администрации;

- организация работы по формированию и хранению архивных дел;

- постановка на дополнительный контроль решения вопросов в обращении;

- организация работы по заверению ответов, подписанных электронной цифровой подписью;

- подготовка информационно-аналитического материала.

3. Отдел по работе с заявлениями в режиме «одного окна» осуществляет следующие функции:

- прием письменных заявлений физических и юридических лиц;

- регистрация принятых заявлений в АСЭД «Дело», выдача документов (мотивированных отказов);

- направление зарегистрированных письменных заявлений управлениями (градостроительства и архитектуры, муниципальной собственности, регулирования рекламной деятельности, учету и распределению жилой площади) на рассмотрение в электронном виде - с момента прямой регистрации, передача оригиналов документов на бумажном носителе.