1.1.7. Модель потоков данных компании ооо «сакура»
Движение документооборота имеет следующий вид: фабрика присылает инвойс на груз, менеджер по логистике создает спецификацию в импортере 1С, логист выгружает спецификацию и осуществляет в программе 1С проверку на наличие разрешительной документации для таможни, а именно декларации соответствия, далее ДС и сертификаты (они загружены в электронном виде в Импортер). В случае отсутствия ДС, оформление происходит в сертификационном центре. Логист отправляет обработанную спецификацию и сканы ДС брокеру, который осуществляет проверку документации, смотрит, проходили ли уже данные артикулы, если да, то сопоставляет с предыдущей версией, выявляет ошибки, выставляет счет на таможенные платежи. Присваивает коды ТН ВЭД, отсылает декларацию на товары в электронном виде на таможню. На таможне присваивают номер ДТ. Электронный вид декларации товаров загружается в Импортер. Бухгалтерия осуществляет заявку на отгрузку и тем самым подключает склад. Складской работник выгружает из импортера накладную и счет-фактуру с номером ДТ, данные документы отдаются на руки клиенту.
Таким образом, видно насколько значимую роль играет спецификация. Поэтому важна правильность и точность занесенной информации. В случае допущения ошибки, придется переделывать товарную накладную и прочие документы, что приведет к задействованию всех сотрудников из-за ошибки одного человека.
Диаграммы потоков данных (Data Flow Diagrams - DFD) представляют собой иерархию функциональных процессов, связанных потоками данных. Цель такого представления - продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные, а также выявить отношения между этими процессами.
В соответствии с данным методом модель системы определяется как иерархия диаграмм потоков данных, описывающих асинхронный процесс преобразования информации от ее ввода в систему до выдачи потребителю. Источники информации (внешние сущности) порождают информационные потоки (потоки данных), переносящие информацию к подсистемам или процессам. Те, в свою очередь, преобразуют информацию и порождают новые потоки, которые переносят информацию к другим процессам или подсистемам, накопителям данных или внешним сущностям - потребителям информации [6].
Модель потоков данных логистической компании представлена на рисунке 6.
Рисунок
6. Модель потоков данных ООО «САКУРА»
Изменения коснутся только участка обработки инвойса, все остальные действия останутся без изменения.
1.1.8. Оценка уровня зрелости организации и процессов ее управления
Степень эффективности использования информации на предприятии различается в зависимости от уровня организационной зрелости этого предприятия. Уровни организационной зрелости тесно связаны с проблемой обеспечения и контроля качества.
Capability Maturity Model Integration (CMMI) - Комплексная модель производительности и зрелости - набор моделей (методологий) совершенствования процессов в организациях разных размеров и видов деятельности. CMMI содержит набор рекомендаций в виде практик, реализация которых, по мнению разработчиков модели, позволяет реализовать цели, необходимые для полной реализации определенных областей деятельности.
Используя модель CMMI, можно классифицировать этапы развития и существования предприятия в зависимости от того, как оно обрабатывает и использует информацию в процессе своей деятельности.[7] Компания перешагнула уровень 1 – начальный, ведение бизнеса не носит хаотичный характер, компании есть стратегия развития и стратегические цели. Все действия документируются, бизнес-знания передаются от работника к работнику.
Компания ООО «САКУРА» находится на втором уровне (Повторяемый, "Фольклор"). Основные процессы организации повторяемые и управляемые, носят устойчивый характер.
Успешная реализация задуманных проектов достигается благодаря оперативному планированию, контролю и управлению. Компания ищет пути снижения издержек, и, прежде всего, за счет оптимизации повторяющихся процессов.
Для организаций, находящихся на этом уровне, характерна автоматизация базовых составляющих, таких как кадры, бухгалтерия, зарплата.
Оперативные планы деятельности компании ООО «САКУРА» строятся с учетом предыдущего опыта. В компании начинают формироваться корпоративные традиции и культура, однако по-прежнему отсутствует интеграция информации, а сами информационные потоки остаются неформализованными.
Характерная ИТ-инфраструктура: Наличие централизованного хранилища информации (сервера), корпоративная электронная почта, ПО бухгалтерского учёта и логистики.