Типы данных в ms Access

В MS Access допускаются следующие типы данных (см. п.10.5):

1) текстовый - произвольная последовательность символов длиной до 255;

2) числовой - любое число;

3) денежный (число, обрабатываемое с повышенной точностью);

4) дата/время;

5) логический (TRUE или FALSE);

6) счетчик;

7) поле MEMO;

8) поле объекта OLE.

Тип поля «Счетчик» удобно применять для первичного ключа таблицы (если вы не используете каких-то специфических кодов). В качестве значений таких полей Access автоматически выбирает целые порядковые номера (1, 2, ...). В дальнейшем номер, присвоенный записи при ее создании, не изменяется (независимо от удаления, вставки новых записей и т. п.).

! «Значением» поля с типом данных «Поле объекта OLE» является объект OLE, внедренный в базу данных Access (см. п. 4.15.2). С помощью такого поля вы можете создавать мультимедийные базы данных.

Выражения в ms access

В Access .можно использовать любое выражение: арифметическое, условное и логическое (о выражениях в нашем учебнике мы рассказываем подробно - см. п. 8.9, п.10.13.2,глоссарий).

Арифметическое выражение записывают на бланке QBE при формировании вычисляемого поля в запросе (см. п. 10.17), например:

Стоимость: [Цена]'[Количество].

Условные и логические выражения применяются:

- при формировании условия на значения вводимых данных (правила верификации) - см. п. 10.15.1;

- при установке фильтра (п. 10.15.2);

- при создании запроса (п. 10.17).

Например:

[Номер] <=25 And [Номер] >= 10,

[Код]=2 Or [Код]=4 Or [Код]=6.

Операндами выражений могут быть:

- имена полей (они записываются в квадратных скобках), например: [Цена], [Номер],...;

- числовые литералы, например: 78, 29.4;

- текстовые литералы (они записываются в кавычках), например: "Мир", "МОСКВА";

- функции.

Знаки операций (арифметических, условных и логических) описаны нами в п. 10.13.2.

MS Access довольно «либеральна» к синтаксису выражений (если, конечно, она поняла ваши намерения). Например, имя поля можно опустить, если выражение записано в столбце с этим именем; можно опустить «=» (этот знак принимается по умолчанию) и т. д.

10.14.4. Как создавать объекты в ms Access

Любой объект (таблицу, запрос, форму, отчет) можно создать либо вручную (Новая таблица...), либо с помощью Мастера.

Для начинающих пользователей MS Access мы рекомендуем' следующую схему:

- таблицы и запросы создавать вручную;

- формы и отчеты создавать с помощью Мастера.

Функции Мастера (таблиц, форм и т. д.) примерно аналогичны функциям Мастера автосодержания, рассмотренным нами в главе 9.

Запрос создается на базе одной или нескольких готовых таблиц и (или) запросов. Поэтому при создании запроса система просит вас выбрать одну или несколько таблиц. Форма и отчет создаются на базе одной таблицы (запроса).

В качестве примера рассмотрим последовательность шагов при включении в базу данных новой таблицы.

1. В окне базы данных (рис. 10.3) выберите вкладку Таблица и нажмите кнопку Создать.

2. Диалоговое окно рис. 10.5 (выбор способа создания) является стандартным для всех объектов:

Щелкните на кнопке Новая таблица.

3. Появляется макет создаваемой таблицы (рис. 10.8) с бланком свойств в нижней части окна. Это окно таблицы в режиме конструктора, и работа с ним описана в п. 10.15.1.

4. Завершив создание макета таблицы, выберите команду [Файл-Сохранить как...] и присвойте имя новой таблице (рис. 10.6).

Примечание. Если вы попытаетесь закрыть окно конструктора, не сохранив макет, система напомнит вам, что-либо надо дать таблице имя, либо аннулировать свою работу.

Создание производных объектов - запросов, форм и отчетов - ведется примерно по той же схеме. Вот некоторые особенности:

- для производных объектов необходимо указать имя (имена) таблицы (запроса), на базе которой создается этот объект;

- при использовании Мастера на панели инструментов необходимо установить флажок «Панель элементов», и на экране появится набор пиктограмм (рис. 10.7), с помощью которого вы проектируете форму (отчет, запрос). Пример использования этой панели описан в п.10.15.3.

! Не путайте панель инструментов с панелью элементов, Последняя панель предназначена не для выполнения функций приложения (как панель инструментов), а для проектирования объектов, с помощью которых будут выполняться функции приложения. Фактически - это средство визуального программирования, позволяющее вам создавать инструментальные средства с собственным интерфейсом без написания программного кода.

Если вы хотите изменить (модифицировать) макет существующего объекта, выделите этот объект в списке соответствующей вкладки окна базы данных и нажмите кнопку Конструктор. На экране появится окно с макетом объекта (такое же, как и при создании). Вы можете исправить макет и сохранить его под тем же или под другим именем.