10.14. Общие сведения об ms Access

10.14.1. Что такое Microsoft Access 2.0

MS Access - это система управления реляционными базами данных, предназначенная для работы на автономном ПК или в локальной вычислительной сети под управлением Microsoft Windows 3.1 или Windows 95. Другими словами, MS Access - это набор инструментальных средств для создания и эксплуатации информационных систем, о которых говорилось в пп.10.1 - 10.13. На первый взгляд интерфейс Access кажется необозримым (например, набор команд меню и панелей инструментов меняется при переходе к очередной операции). Поэтому очень важно последовательно уяснить себе основные возможности, которые предоставляет вам Access, и общую логику интерфейса. Средствами Access вы проводите следующие операции.

1. Проектирование базовых объектов ИС - двумерных таблиц, с разными типами данных, включая поля объектов OLB.

2. Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей.

3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата логической алгебры (для фильтрации данных).

4. Создание, модификация и использование производных объектов ИС (форм, запросов и отчетов), с помощью которых в свою очередь выполняются следующие операции:

- оптимизация пользовательского ввода и просмотра данных (формы);

- соединение данных из различных таблиц; проведение групповых операций (т. е. операций над группами записей, объединенных каким-то признаком), с расчетами и формированием вычисляемых полей; отбор данных с применением аппарата логической алгебры (запросы);

- составление печатных отчетов по данным, которые содержатся в таблицах и запросах БД.

MS Access обладает исключительно мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов, и это дает возможность пользователю при минимуме предварительной подготовки довольно быстро создать полноценную ИС - на уровне таблиц, форм, запросов-выборок и отчетов.

Система очень дружелюбна и устроена так, что активный пользователь, работая с ней, имеет возможность последовательно овладеть двумя рубежами:

- сначала научиться составлять макросы (т. е. наборы простых инструкций по управлению данными);

- затем освоить подготовку собственных приложений (программ) на языке Access Basic или VBA (Visual Basic for Applications).

И все же, хотя MS Access намного превосходит старые СУБД для MS-DOS (например, dBASE) и вполне удовлетворяет большинство пользователей, она не предназначена для создания мощных производственных систем, - для них более подходит другая модель обработки данных "- «клиент-сервер» (п. 10.22).

10.14.2. Принципиальная схема работы с ms Access

Ссылка на приложение Microsoft Access обычно находится в группе Microsoft Office (Windows 3.1) или в одном из подчиненных меню пункта Главного меню Программы (Windows 95). Вы запускаете и завершаете MS Access любым из стандартных способов, предусмотренных в среде Windows.

Объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение ,MDB. В этот файл входят основные объекты MS Access; таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули (см. п. 10.14.3).

После загрузки Access ожидает от вас одного из следующих распоряжений:

- либо создать Новую базу данных, т. е. файл с расширением MDB;

- либо открыть существующую базу данных, т. е. файл с расширением .MDB.

Создание БД. После выбора команды [Файл-Создать...], на экране появляется стандартный файлер, в котором вам надо указать имя и адрес создаваемого файла базы данных. Например, для нашей системы мы выбрали имя TOVAR.MDB. Создав файл, Access раскрывает пустое окно базы данных, и в этом окне вы будете проводить все операции - создавать и манипулировать объектами БД.

Открытие БД. После выбора команды [Файл-Открыть...], на экране появляется стандартный файлер, в котором необходимо указать имя и адрес существующего файла базы данных. Затем в окне приложения раскрывается окно базы данных, которое обеспечивает вам доступ к уже созданным объектам БД и возможность создавать новые объекты.

MS Access является многооконным приложением, однако в любой момент может быть открыта только одна база данных. Именно ее окно является главным окном документа в приложении Access, и его закрытие означает закрытие соответствующего файла .MDB.

Однако это окно порождает множество дочерних окон (таблицы, запроса, формы и т.д.), и каждое такое окно может быть закрыто автономно, - любым из стандартных способов Windows. Кроме того, не закрывая окна, вы можете сохранить объект (например, макет таблицы), окно которого находится на экране, и присвоить ему имя, - точно так же, как это делается с файлами: командой [Файл-Сохранить] или [Файл-Сохранить как...].

Итак, в окне базы данных находится перечень существующих объектов БД - таблиц, запросов и т. д. С окном любого объекта (дочерним окном) можно работать либо в оперативном режиме (например, вводить или просматривать данные в таблице), либо в режиме конструктора (например, изменять макет таблицы).

Следует четко различать две группы операций в MS Access:

1) создание, открытие и закрытие файла базы данных (.MDB);

2) манипуляции с объектами Access: команды Сохранить и Сохранить как... применяются автономно к каждому открытому объекту БД.