Комерційні листи

КОМЕРЦІЙНІ ЛИСТИ складаються при укладанні й виконанні комерційної угоди від імені юридичної особи і мають правову силу.Для комерційних листів рекомендується такий склад реквізитів:

1) емблема;

2) назва організації;

3) поштова й телеграфна адреси;

4) номер телефону;

5) номер телексу, абонентського телеграфу, факсу;

6) адресат;

7) індекс документа;

8) дата;

9) посилання на індекс і дату документа вхідного;

10) заголовок до тексту;

11) текст;

12) підпис;

13) відмітка про наявність додатку;

14) відмітка про надсилання копій на інші адреси.

За своїм функціональним призначенням виділяють три типи комерційного листування: запит - відповідь на запит; пропозиція (оферта) - відповідь на пропозицію; рекламація (претензія) - відповідь на рекламацію. Саме ці види комерційних листів найповніше відтворюють процес двобічного обміну документацією між сторонами.

Запит

ЗАПИТ - комерційний документ, що являє собою звертання покупця до продавця, імпортера до експортера з проханням надати докладну інформацію про товар (послуги та ін.) і скерувати пропозицію на постачання товару.

Пропозиція

ПРОПОЗИЦІЯ (ОФЕРТА) - комерційний документ, заява експортера про бажання укласти угоду із зазначенням її конкретних умов.

Пропозицію можна надіслати імпортерові як відповідь на його запит або з ініціативи експортера.

Зразок

Назва організації АО "Кольмекс"

установи, підприємства м. Варшава

(автора листа)

Поштова і телеграфна адреса,

номер телефону,

телексу, факсу

03.10.98 № 50-279/56

Про запит пропозиції на запасні частини

Шановні панове! Просимо Вас надіслати на нашу адресу пропозицію у трьох примірниках щодо постачання запасних частин згідно із специфікацією, що додається.

Необхідно зазначити у пропозиції повну назву, тип, технічні характеристики, матеріал (там, де це необхідно), ціну і масу для кожної позиції специфікації, а також можливі терміни і загальний обсяг постачання у кубічних метрах.

Окремо зазначте вартість упакування і транспортування.

По можливості повідомте точнішу дату надсилання Вашої пропозиції на нашу адресу.

Якщо Ви з якихось причин не зможете розробити пропозицію, ми будемо вдячні за Ваше повідомлення про це в мінімальний термін зворотною поштою.

При відповіді просимо посилатися на наш номер.

Заздалегідь дякуємо.

Додаток: Згадане на чотирьох аркушах.

З пошаною

Посада (підпис) Розшифрування підпису

Відповідь на пропозицію

У ВІДПОВІДІ НА ПРОПОЗИЦІЮ покупець, коли він згоден з усіма умовами пропозиції, підтверджує (акцептує) її прийняття продавцеві. І тоді зовнішньоторговельна угода вважається укладеною.

Прийняттям пропозиції є видання замовлення або укладення контракту.

Коли покупець не згоден з умовами пропозиції або якщо не зацікавлений у закупівлі пропонованого товару, він відхиляє пропозицію. Тоді зовнішньоторговельна угода вважається неукладеною.

Якщо покупця не влаштовують з якихось причин пропозиції (кількість, якість пропонованого товару, ціна, терміни постачання та ін.), він повідомляє про це продавця, і між ними встановлюється іноді тривале листування або проходять складні переговори для виторговування основних умов зовнішньоторговельної угоди до того часу, поки не буде досягнуто певної домовленості про всі ЇЇ основні елементи (предмет угоди, якість товару, ціна, терміни постачання), якщо вона можлива.

Зразок 1

Шановні_

З подякою підтверджуємо отримання Вашої пропозиції від_

_на_

(назва товару)

Найближчим часом зможемо повідомити нашу ухвалу про можливість закупівлі пропонованого Вами товару.

З повагою (підпис)

Зразок 2

Шановні_

Дякуємо за Вашу пропозицію від__на___

(назва товару)

і повідомляємо, що ми не зацікавлені в закупівлі зазначеного Вами товару.

З повагою (підпис)

Зразок З

Шановні_

Підтверджуємо отримання Вашої пропозиції від_на

(назва товару)

і повідомляємо, що не зможемо ним скористатися, оскільки зазначена Вами ціна на товар вища, ніж запропонована нам іншими фірмами.

Якщо Ви зацікавлені в продажу нам цього товару, просимо переглянути і повідомити Вашу нову ціну.

Очікуємо на Вашу відповідь до_цього року.

З повагою (підпис)