Современные офисные пакеты

Деятельность любой организации или даже одного человека, можно классифицировать по трем направлениям:

Ø Подготовка и оформление текстовой документации

Ø Составление и обработка таблиц и ведомостей

Ø Сбор и обработка данных.

Следует отметить, что зачастую в одной и той же организации выполняются все эти работы, где-то отдельно, где-то комплексно. А это значит, что все компоненты интегрированного пакета как раз и предназначены для осуществления офисной работы (Office – служба, должность).

Современные офисные пакеты, как правило, связаны с офисной деятельностью людей, которая включает:

· делопроизводство,

· управление и контроль,

· создание отчетов

· и работу с информацией – ввод, поиск, обновление, обмен между офисами.

F Офисная деятельность, ориентированная на использование компьютерных офисных пакетов, называется офисной технологией.

Современные офисные пакеты содержат:

q Текстовый процессор,

q Табличный процессор,

q СУБД,

q Органайзер (планировщик)

q Средства поддержки электронной почты

q Программы создания презентаций

q Графический редактор.

Компоненты интегрированных офисных систем могут работать самостоятельно, а благодаря унифицированному интерфейсу легко осваиваются.

Наиболее популярными являются следующие офисные пакеты:

1. Microsoft Office Professional (и другие версии)

2. Borland Office

3. Lotus SmartSuit

4. Microsoft Works (текстовый процессор, электронная таблица, СУБД)

5. "Русский офис" (Лексикон, система машинного перевода с русского на английский и наоборот, система ведения личных финансов, база нормативных документов).

В состав пакета Microsoft Office обязательно входят:

Ø MS WORD – текстовый процессор,

Ø MS EXCEL – табличный процессор,

Ø MS ACCESS – СУБД,

Ø POWER POINT – система для создания презентаций,

Ø Photo Editor – графический редактор,

Ø OUTLOOK – система для посылки (приема) сообщений, расписания встреч и т. д.

Отличительной особенностью интегрированного пакета Microsoft Office является:

1. Однотипный интерфейс - общие команды меню, стандартные пиктограммы одних и тех же функций, стандартная работа с диалоговыми окнами,

2. Общий сервис для программ (словарь, средства проверки правописания, построитель диаграмм),

3. Легкость обмена и ссылок на объекты (метод динамического обмена данными – DDE через буфер обмена, метод переноса объектов – "drag and drop", метод связывания и внедрения объектов - OLE (Object Linking and Embedding)).

4. Возможность создания документов, интегрирующих в себе данные, созданные разными программами пакета и даже отдельных приложений, например, мультимедиа-приложениями. Интеграция, т. е. связывание различного рода документов, созданных разными приложениями, осуществляется с помощью гиперссылок.

5. Возможность наглядного представления документа, который получиться в результате в виде твердой копии на принтере, так называемая технология WYSIWYG (What You See Is What You Get) - "Что Вы видите, то Вы и получаете".

6. Дополнительные возможности: для создания собственного интерфейса для офисных приложений используется универсальный язык Visual Basic for Applications (VBA — Visual Basic для приложений)

Контрольные вопросы:

1. Что понимается под офисной деятельностью?

2. Какие программы включаются в офисный пакет?

3. Какими свойствами обладает пакет MS Office?

4. Можно ли создавать интегрированные документы в рамках пакета MS Office?