81. Синтетические и аналитические счета, взаимосвязь между счетами и балансом

Синтетический учет — учет обобщенных данных бухгалтерского учета о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определенным экономическим признакам, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета.

Аналитический учет — учет, который ведется в лицевых и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета.

Синтетический и аналитический учет организуются так, чтобы их показатели контролировали друг друга ив конечном итоге совпадали, вот почему записи по ним проводятся параллельно; записи на счетах аналитического учета производятся на основании тех же документов, что и записи на счетах синтетического учета, но с большей детализацией.

Бухгалтерские проводки: правила составления. Забалансовые счета Одним из этапов бухгалтерской обработки документов является запись корреспондирующих счетов на документах – составление бухгалтерских проводок – контировка.

Бухгалтерской проводкой называется текст, указывающий наименование дебетуемого и кредитуемого счетов.

Различают простые и сложные бухгалтерские проводки.

Простая проводка – запись, имеющая только два корреспондирующих счета.

Cложные проводки составляются, когда операция затрагивает более двух объектов учета, а значит, более двух корреспондирующих счетов: при этом один счет дебетуется, остальные – кредитуются, и наоборот.

Бухгалтерские проводки составляются в самом документе, которым оформляется хозяйственная операция, в ведомости или журнале, куда записывается операция, или на отдельных специальных бланках (мемориальных ордерах).

82 Лекарственные средства поступают в аптеки от поставщиков (непосредственно заводов-производителей, фармацевтических оптовых фирм, аптечных складов и других), которые обязательно должны иметь лицензию на право оптовой реализации. Копии лицензий прилагаются к договорам и хранятся в аптеках. В процессе поставки фармацевтических товаров поставщик выписывает сопроводительные документы: счет, товарно-транспортную накладную (ТТН) и налоговую накладную, а также предоставляет сертификаты качества на все ЛС. На основании этих документов в аптеке материально ответственные работники принимают товар по количеству и качеству.

В случае сомнений относительно качества товара (например, повреждение упаковки или др.) материально-ответственные лица осуществляют контрольные проверки, по результатам которых не позже 10 дней составляется акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приеме товара, и товар берут на ответственное хранение. Далее согласно договору (контракта) приглашается представитель поставщика, при его участии создается комиссия для приема товара. Если в результате приема выявлен сбой, недостача или повреждение, комиссия составляет акт а трех экземплярах. Первый экземпляр является основанием для предъявления претензии письмом, второй - посылается в вышестоящую организацию для получения разрешения на списание выявленных расхождений, третий - остается в аптеке.

В случае если товар поступает в аптеку без сопроводительных документов, также составляется акт о приеме товара, товар берется на ответственное хранение, хранится этот товар отдельно.

Обязательным документом, подтверждающим получение товаров, является правильно оформленная покупателем доверенность.

Доверенность на получение ТМЦ оформляется на бланках типовой формы, которые являются документом строгого учета. Срок действия доверенности – 10 дней. Для ведения учета доверенностей используется Журнал регистрации доверенностей.

При оформлении доверенности на лицевой стороне указываются реквизиты документа, согласно которому отпущен товар (договор, спецификация, счет и др.).

Если в документе не приведены наименования и количество отпускаемых медикаментов, на обратной стороне доверенности отмечаются наименование и количество отпущенных медикаментов, или отмечается сумма, на которую осуществляется отпуск товаров.

Доверенность выписывается одноразово при частичном отпуске ЛС согласно отдельным накладных, в которых отмечается номер доверенности и дата ее выдачи, на весь 10-дневной срок ее действия. При этом доверенность остается на складе поставщика, а по окончании срока действия передается в бухгалтерию.

При отпуске ТМЦ поставщик выписывает сопроводительные документы (счет или накладную), которые являются основанием для оприходования этих ценностей в аптеке или на складе фирмы.

В процессе приема товара от поставщика специалист аптеки сначала проверяет его количество согласно выписанной накладной, затем проверяет сроки годности, регистрацию, а также соответствие серий на упаковке ЛС в накладной и сертификатах качества. По завершению работник аптеки подписывает накладную, подтверждая факт получения товара.

Важнейшими документами при отпуске товара поставщиком являются товарно-транспортные накладные. Накладные оформляются, как правило, в двух экземплярах. При отпуске медикаментов, которые находятся на предметно-количественном учете (ядовитые, наркотические лекарственные средства, спирт и др.), на один экземпляр больше - для материально ответственного лица.

При оформлении ТТН необходимо выполнять требования к отражению цены реализации с указанием оптовой цены и торговой наценки поставщиков. Как правило, для отечественных препаратов целесообразно отмечать оптовую цену производителя (фармацевтического завода), а для импортных – таможенную стоимость.

В целом особенное значение в процессе оприходования товаров в аптеке должно уделяться проверке цен материально ответственными лицами, т.к. цены на медикаменты подлежат государственному регулированию. В бухгалтерском учете необходимо придерживаться эквивалента цен, по которым оприходован товар и его списания с материально ответственных лиц.

УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЙ И ОТПУСКА ИЗ АПТЕК ЯДОВИТЫХ, НАРКОТИЧЕСКИХ и ПСИХОТРОПНЫХ ЛС, А ТАКЖЕ ЭТИЛОВОГО СПИРТА

сальдовый бухгалтерский учет аптека

Из аптечных учреждений ядовитые ЛС отпускаются, как правило, на основании письменных требований, которые должным образом оформлены (подписаны руководителем аптечного учреждения или его заместителем и заверены печатью). Обязательным условием является отпуск ядовитых лекарственных препаратов в опечатанном виде: на каждую упаковку (кроме сигнатуры, где указаны, состав, номер анализа, способ применения) наклеивается дополнительно этикетка с надписью „Яд" с соответствующим знаковым изображением.

Отпуск наркотических и психотропных ЛС, а также прекурсоров согласно действующего законодательства осуществляют государственные или коммунальные аптечные учреждения, которые имеют специальную лицензию.

В аптечные учреждения наркотические и психотропные ЛП и прекурсоры поступают на основании письменных заявок, которые составляются в двух экземплярах. Прием этих ЛС осуществляет специально созданная (приказом по аптеке) постоянно действующая комиссия, которая обязана тщательным образом проверить соответствие всех наименований наркотических и психотропных ЛП, их количество и качество, согласно сопроводительных документов поставщика.

По результатам проверки в обязательном порядке и, независимо от наличия или отсутствия расхождений, составляется акт, который подписывается всеми членами комиссии и в дальнейшем хранится вместе с сопроводительными документами. Если устанавливается расхождение в количестве наркотических и психотропных JIС и прекурсоров, аптека должна уведомить об этом поставщика в день поступления товара или на следующий день, как это предусмотрено договором (по телефону, факсу, телеграммой, письмом и др.).

УЧЕТ РЕАЛИЗАЦИИ И ПРОЧЕГО РАСХОДА ТОВАРА В АПТЕКАХ

Основным видом расхода товаров в аптеках является реализация ЛС.

В Правилах торговли лекарственными средствами (Пост. КМУ №1570) в аптечных учреждениях приведены определение оптовой и розничной торговли. Оптовая торговля ЛС - это деятельность по приобретению ЛС у производителей или других субъектов хозяйствования, хранению и продаже ЛС из аптечных складов (баз) другим субъектам оптовой и розничной торговли ЛС, которые имеют соответствующие лицензии, и непосредственно ЛПУ и производителям ЛС.

Розничная торговля ЛС - это деятельность по приобретению, хранению и продаже ГЛС через аптеку и ее структурные подразделения (в т.ч. лекарств, изготовленных в условиях аптеки) непосредственно гражданам для их личного потребления, учреждениям здравоохранения (кроме аптечных учреждений), а также предприятиям, учреждениям и организациям без права их последующей перепродажи.

Аптеки имеют право реализации только зарегистрированных ЛП при наличии сертификата их качества, выданного производителем. Не подлежат регистрации ЛС, которые изготовляются в аптеках по рецептам врачей по магистральным прописям и по заказам ЛПУ по официальным прописям при условии наличия разрешения к применению действующих и вспомогательных веществ.

Учет розничного товарооборота предусматривает отражение стоимости амбулаторной рецептуры, объема реализации ЛП по безрецептурному отпуску и других товаров аптечного ассортимента аптекой и ее структурными подразделениями.

В процессе учета реализации ЛП по амбулаторным рецептам определяется их количество и стоимость в разрезе экстемпоральных и готовых лекарств согласно оплаты населением, а также количество и стоимость ЛП, отпущенных бесплатно и по льготным рецептам. Стоимость лекарств по амбулаторной рецептуре определяется по чекам в кассе после оплаты. Экстемпоратьные лекарства, которые изготовляются в аптеке по рецептам, учитываются по количеству и стоимости и отражаются в соответствующих документах

По способу изготовления лекарств рецептуру разделяют на экстемпоральную (индивидуальное изготовление) и ГЛС (промышленного и внутриаптечного изготовления).

Правильная организация учета и отчетности по рецептуре имеет большое значение, т.к. по количеству рецептов определяют объем работы аптеки, устанавливают численность некоторых штатных должностей, затраты на вспомогательные материалы. По сумме реализации экстемпоральных ЛС рассчитывают суммы естественной убыли лекарственных веществ.

УЧЕТ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ, УМЕНЬШАЮЩИХ ТОВАРНЫЙ ЗАПАС В АПТЕЧНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

Среди хозяйственных операций по выбытию товаров, кроме их реализации, в аптеке имеют место другие виды документируемого выбытия товаров:

* на предоставление первой доврачебной помощи;

* на хозяйственные нужды;

* на проведение экспертизы ЛС и других товаров;

* при недостаче за счет естественной убыли;

* при потерях от списания;

* при уценке ЛС и ИМН;

* при окончании срока годности медикаментов;

* при возврате товара поставщикам - оптовым фирмам и производителям.

Первая медицинская помощь согласно НПА предусматривает формирование набора ЛС и ИМН (атропина сульфат, сердечно-сосудистые препараты, спирт этиловый, дезинфицирующие средства, перевязочные материалы и др.), которые хранятся в специальном шкафу. Этот вид помощи предоставляется населению бесплатно, при этом стоимость использованных товаров относится на расходы аптеки или фирмы. Для этого целесообразно вести журнал их учета, а в конце месяца составлять справку, где отмечено наименование товаров и их стоимость.

Для поддержания санитарного режима и фармацевтического порядка некоторые товары используют на хозяйственные нужды аптечного учреждения (моющие средства, хлорамин, сода и др.). Их расход регистрируется в специальном журнале, записи которого в конце месяца отражаются в справке, где указывают наименования медикаментов и их стоимость в двух цепах (оптовых и розничных).

Справка составляется в двух экземплярах и является основанием для списания использованного товара в аптечных учреждениях. Проведение экспертизы Госинспекцией по контролю качества ЛС предусматривает документальное оформление выбытия медикаментов: составляется акт в двух экземплярах. Этот акт подписан лицом, осуществившим отбор, и заведующим аптеки, является основанием для списания стоимости ЛС.

Все другие хозяйственные операции, уменьшающие товарный запас (остаток) оформляются на основании таких документов: расчет нормы естественной убыли за межинвентаризационный период, актов уценки или списания товара, накладных при возврате товара поставщику. Другие виды документальных расходов товара отражаются в расходной части товарного отчета (форма АП-25) и месячного отчета (как составной части формы АП-72).