Тема 33 Планирование презентации

  Очень простой вопрос: что же нужно включить в презентацию? Это очевидная часть работы, с которой справится любой. Вот некоторые рекомендации:

•        Исключительно для производственной дисциплины запишите вопросы, которым посвящен каждый раздел. Не просто "перечень", а "перечень программ, готовых на сегодняшний день, и программ, готовящихся к выпуску".

•        Даже на этом раннем этапе проставьте напротив каждого раздела и подраздела время – это помогает вовремя заметить перегрузку.

•        Облегчить Вашу задачу Вам поможет разделение всех возможных составляющих на три колонки – А, В и С: А – это то, что необходимо включить; В – следовало бы включить; С – стоило бы сказать, если останется время.

•        Записав все вопросы, которые Вы бы хотели включить, постройте их в логической последовательности так, чтобы вопросы, которые Вы хотите осветить, следовали друг за другом наиболее естественным образом.

     При желании на полях можно записать и выступающих, если их несколько, а также время каждого выступления. Представленный ниже пример показывает, что я имею в виду.

  В полном вступлении есть пять элементов (каждый из которых можно описать одним предложением).

• Учтивое приветствие – просто поблагодарите людей за то, что смогли уделить вам время, и выразите надежду, что они проведут его с пользой.

• Рассказ о себе – Ваше имя и должность, при необходимости – немного о себе ("Я сам работал в авиационной промышленности два года, но, конечно, не на таком высоком уровне, как Вы…"), и все, что Вы посчитаете нужным, о своих коллегах.

•        Намерение – это то, что Вы собираетесь объяснить, предложить или показать на своей презентации. Вы должны представить это в выгодном свете, показав преимущества, на которые может рассчитывать аудитория. Здесь нужно говорить не "расскажу Вам о нашем новом …", а "покажу Вам, как наше изделие поможет Вам быстрее и экономичнее…". Обо всем следует говорить с позиций их интереса, а не Вашего, то есть не "Я хочу Вам рассказать", а "Я думаю, Вам было бы интересно узнать".

•        План проведения – сколько времени займет презентация, будет ли она разбита на тематические разделы, будет ли вся презентация проходить в одной аудитории или надо будет перейти в другую часть здания, предусмотрен ли показ видеоматериалов и будет ли перерыв на кофе?

•        Правила поведения – в частности, хотите ли Вы, чтобы Вас перебивали, если у кого-то появятся вопросы, или с вопросами лучше подождать до конца выступления, или стоит отложить все вопросы до конца презентации? Люди не могут этого знать, пока Вы им не объясните.

         Первые несколько минут презентации имеют огромнейшее значение, не будучи никоим образом связанными с содержанием презентации. Народная мудрость гласит, что начинать всегда нужно с шутки. Как и в случае со многими другими народными поверьями, это не так, но правда кроется где-то у истоков этой мысли. Дело в том, что каждому выступающему необходимо чувствовать некую поддержку со стороны аудитории. Если Вы хотите, чтобы люди приняли то, что Вы говорите, у них должны быть некоторые основания считать, что Вы во многом похожи на них.

         Удачная шутка, сказанная к месту, подходящая по ситуации и действительно смешная, над которой трудно не засмеяться, – идеальный способ дать им почувствовать себя людьми одного с Вами племени (см. главу 7). Однако неудачная шутка имеет прямо противоположный эффект, сгладить который потом чрезвычайно сложно. Поэтому шутка, предложенная в самом начале выступления, особенно рискованна при работе с небольшими аудиториями, с незнакомой аудиторией или даже просто в том случае, если Вы сомневаетесь, что она вызовет смех, который вы ожидаете услышать.

         Существует масса разных способов того, как рассказать шутку, которые помогут Вам создать атмосферу "одобрения":

•        любое искреннее выражение личных чувств;

•        честное разоблачение некоторых своих поступков;

•        замечание, умаляющее собственное достоинство

         Все эти приемы действенны, потому что они показывают, что Вы – такой же обыкновенный человек, как все они, и не ставите себя выше остальных. Это правило, конечно, применимо не только к началу презентации в целом, но также и ко вступительным словам любого из новых выступающих.