Бібліотечний менеджмент і маркетинг.

Відповіді до семінару 5 (Співпраця бібліотеки з благодійними фондами та міжнародними організаціями).

Питання:

1. Значення проектної діяльності в управлінні розвитком бібліотеки.

2. Відмінність між проектом і програмою розвитку.

3. Специфіка постановки проблеми у некомерційному проекті бібліотеки.

4. Характеристика етапів роботи над створенням проекту.

5. Особливості контролю за фінансовими витратами під час реалізації проекту.

Відповіді:

1. Значення проектної діяльності в управлінні розвитком бібліотеки.

Проект (від лат. Projectus — кинутий вперед) в управлінні проектами — це обмежена в часі та ресурсах унікальна сукупність процесів, направлена на створення нової цінності.

У зв'язку з широким використанням технологій управління проектами у різних областях знань, існує багато визначень терміна «Проект»^[1].

Рассел Арчибальд, один з визнаних класиків управління проектами визначає проект як «комплекс зусиль, здійснюваних з метою отримання конкретних унікальних результатів в рамках відведеного часу і в межах затвердженого бюджету, який виділяється на оплату ресурсів, що використовуються або споживаються в ході проекту».

PMBOK визначає проект як «тимчасове підприємство, призначене для створення унікальних продуктів, послуг або результатів».

Управління проектами — область знань з планування, організації та управління ресурсами з метою успішного досягнення цілей та завершення завдань проекту. Іноді ототожнюється з управлінням програмами, але програма — це фактично більш високий рівень: група пов'язаних та взаємозалежних проектів.

Проект — це обмежений часовими рамками процес, що має визначений початок та кінець, зазвичай обмежений датою, але також може обмежуватися фінансуванням або досягненням результатів^[1], який здійснюється для реалізації унікальних цілей та завдань^[2], зазвичай, щоб призвести до вигідних змін або створення доданої вартості. Тимчасова природа проектів контрастує з бізнесом (процесами)^[3], які є повторюваною, постійною або частково постійною діяльністю з виробництва продуктів або послуг. На практиці, управління вищезазначеними двома системами часто різниться і таким чином вимагає розвитку окремих технічних навичок та використання розподіленого управління ними.

Головним завданням проектного управління є досягнення всіх цілей[4] та виконання завдань проекту, одночасно виконуючи зобов'язання щодо наперед визначених обмежень проекту.[5] Типовими обмеженнями є межі та зміст проекту, час, бюджет.[1] Другорядним завданням, але амбіційнішим, є оптимізація, розподілення та інтеграція завдань, необхідних для досягнення наперед визначених цілей. Проект – це послідовність кроків ефективної реалізації задуманої ідеї в конкретні терміни із залученням оптимальних засобів і ресурсів.

• Основа сучасної проектної діяльності – “послугова” сервісна орієнтація, оскільки в результаті реалізації проекту виникають нові освітні, інформаційні, культурні і соціальні послуги, нові пропозиції, нові можливості

• Проект завжди спрямований на рішення проблемної ситуації, у якій опинилися реальні і потенціальні користувачі, громадськість

• 4. Класи проектів в бібліотечній справі

  • Мегапроекти – цільові програми розвитку культури на різних рівнях управління (обласний, крайовий)

  • Мегапроекти містять низку взаємозалежних проектів розвитку не тільки бібліотечної діяльності, але і музеїв, театрів, центрів дозвілля, тобто всієї сфери культури, об’єднаної в мегапроекті загальною метою, виділеними ресурсами і часом, що відпущений на їх виконання

  • Мегапроекти носять макроекономічний характер. Вони торкаються інтересів значної частини регіону, вимагають ретельної підготовки, координації управлінських структур, виділення джерел фінансування на конкурсній основі

1 клас Мегапроекти

• 5.

  • Мегапроекти мають відмінні риси:

  • Висока вартість

  • Трудомісткість

  • Довготривалість реалізації

  • Віддаленість районів реалізації

  • Додаткові витрати на інфраструктуру

  • Вплив на соціальне і культурне середовище регіону і держави в цілому

Класи проектів в бібліотечній справі

• 6. Мегапроект “Пушкінська бібліотека: книги для російських бібліотек”

• 7.

  • Мета – формування інфраструктури, яка об’єднує видавництва, книгорозповсюджувачів, бібліотеки, користувачів

  • Передбачено видання і розповсюдження по бібліотеках літератури з економіки, політології, праву, психології, філософії, літературознавству, культурології, довідників, дитячої і художньої літератури

  • Головне завдання – створення інфраструктури, яка здатна була б об’єднати усіх учасників книжкового ринку. Значна роль у цьому процесі належала бібліотекам.

  • Учасники мегапроекту – бібліотеки з 83 суб’єктів РФ

  • Створена діюча модель взаємодії – “видавництво – центр бібліографічної інформації-розповсюджувач друкованої продукції - бібліотека”

  • У рамках мегапроекту здійснюється автоматизація великих регіональних і частково районних бібліотек Росії

Мегапроект “Пушкінська бібліотека: книги для російських бібліотек” Ініційований інститутом “Відкрите суспільство” (фонд Сороса) 1998 рік – 20 млн. $

• 8. Мегапроект “Програма збереження і розвитку культури Республіки Алтай”

  • Стратегія – сприяння розвитку культур народів та етнічних груп регіону на підставі рівноправної міжнаціональної культурної взаємодії, утвердження національної гідності та етнічної самосвідомості

  • Пріоритетні напрямки стратегії:

    • Збереження історико-культурної спадщини Алтаю

    • Розвиток народної творчості

    • Розвиток професійного мистецтва

    • Створення умов щодо закріплення фахівців у галузі культури

  • Розвиток бібліотечної справи:

    • Реконструкція будівлі республіканської бібліотеки

    • Формування депозитарію національної краєзнавчої літератури і місцевої преси

    • Раціоналізація бібліотечної мережі

    • Автоматизація бібліотек республіки

• 9.

  • Паспорт мегапроекту:

    • Замовники, виконавці, співвиконавці

    • Строки та етапи реалізації

    • Основні програмні заходи

    • Важливі цільові показники

    • Очікувані кінцеві результати

    • Обсяг фінансування

    • Система контролю виконання

Мегапроект “Програма збереження і розвитку культури Республіки Алтай”

• Фінансування:

  • Джерела цільового фінансування

  • Фінансування на конкурсній основі

  • Часткова участь інших відомств

  • Важливі цільові показники

  • Ліцензування науково-дослідної роботи

  • Стимулювання розвитку меценатства і спонсорства

• 10.

  • Мультипроекти – комплексні програми стратегічного розвитку бібліотек у масштабах регіону, або окремого територіального утворення, пристосованого до динамічних змін зовнішнього середовища.

  • Такий тип програмування формується сьогодні в бібліотечній сфері на рівні малого міста

2 клас Мультипроекти

• 11.

  • Мультипроекти відображають важливі тенденції в розвитку управління бібліотечною справою на регіональному рівні:

    • Взаємодія бібліотеки з різними закладами культури, освіти та інформаційними закладами у єдиному процесі формування культурного середовища регіону (краєзнавча діяльність)

      • Збереження рідкісних історичних і культурних джерел

      • Вивчення і використання краєзнавчої літератури

      • Виявлення нових краєзнавчих матеріалів

      • Формування краєзнавчої бібліографії

      • Видання інформаційно-рекламних матеріалів

    • Бібліотека – організаційно-координуючий центр в процесі реалізації мультипроекта

    • Вплив на формування культурного середовища і нової культурної спільноти у місті

    • Сприяння повноцінної реалізації загальноосвітніх і культурних інтересів населення, відображення культурних традицій

• 12.

  • Приклад: мультипроект “Мала енциклопедія Дмитрівського краю” (Росія)

    • Створення історії сіл цього регіону

    • Цикл виставкових експозицій

    • Підготовка букетів та каталогів виставок

    • Видання бібліографічних покажчиків

    • Підготовка циклу документальних фільмів

    • Поповнення фондів бібліотек книгами і рукописами з історії сіл, та ін.

• 13.

  • При підготовці мультипроектів обов’язково повинен бути реалізований диференційований ситуаційний підхід

    • Міста застійної бідності,

    • (головне завдання програмування – збереження закладів культури)

    • Молоді міста і міста соціального лиха

    • (населення таких міст – люди молоді, досвідчені, інтелігентні)

    • Пріоритетна мета – формування нового соціально-культурного середовища при безпосередньої і зацікавленої участі населення

    • Міста зі значущим міграційним приростом населення

    • (бібліотека бере на себе місію соціально-культурної адаптації біженців)

• 14.

  • Монопроекти – здійснюються на рівні однієї бібліотеки, мають певну мету, чітко визначені норми фінансування, ресурсного забезпечення, встановлені терміни і конкретний зміст.

  • Цей клас найбільш поширений.

  • Їх реалізація обов’язків потребує створення єдиної проектної команди.

  • Саме такі проекти у вигляді програм бібліотеки подають потенційним інвесторам:

    • Органам місцевої влади

    • Грантодавцям

    • Соціальним службам

    • Підприємствам, та ін.

3 клас Монопроекти

• 15.

  • Програми цього класу проектів можуть бути:

    • Організаційно-управлінського характеру

    • (“Програма перебудови політики комплектування ЦБС”)

    • Загальні програми

      • Програми розвитку і популяризації читання “З книгою – по життю”

      • Міні-програми популяризації літнього читання “ Літо з книгою”, “Приходьте в бібліотеку літом”

      • Програми підвищення престижу дитячого та юнацького читання “Зростаємо з книгою”

    • Авторські програми (за різною тематикою)

    • “ Паросток”, “Бібліотерапія”, “Право на радість”

• 16.

  • Програми цього класу проектів можуть бути:

    • Поточними (реалізуються протягом року, півроку)

    • “ Бібліотека. Книга. Читач”

    • “ Сім’я: щастя та відповідальність”

    • “ Милосердя понад усе”

    • Середньотерміновим ( 1-2 роки)

      • “ Створення інформаційно-комп’ютерної мережі ЦБС на 2010-2012 рр.”

    • Довготерміновими (за різною тематикою)

      • “ Концепція розвитку методичної роботи ЦБС на період 2010-2015 рр.”

• 17. Програмно-цільовий проект

  • “ Перспективи розвитку ЦБС на 2010-2015 рр.”

• 18. Малі проекти

  • Малі проекти – використовуються у невеликих публічних бібліотеках.

  • Вони невеликі за масштабом, прості і обмежені ресурсами і часом.

  • Термін реалізації – від 1 місяця до 1 року

  • Характеристика

    • Гнучка організація в управлінні

    • Ретельне визначення кінцевої мети

    • Чіткий розподіл завдань

    • Взаємозамінність членів команди

    • Можливо короткочасний розподіл усіх видів ресурсів:

      • Інтелектуальних

      • Фінансових

      • Інформаційних

      • Матеріальних

• 19.

  • Приклад:

  • проект

    • “ 175 років Дніпропетровській обласній універсальній науковій бібліотеці”

    • 60 років Центральній міській бібліотеці

    • 30 років бібліотеці-філіалу № 30

Малі проекти

• Термін реалізації 1 рік

  • Розробка і проведення анкетування “Бібліотека очима читачів”

  • Підготовка статей у місцеву і професійну бібліотечну пресу

  • Створення з місцевим TV документального фільму про бібліотеку та її структурні підрозділи або мультимедійної презентації

  • Видавнича діяльність

  • Підготовка ювілейних виставок та експозицій

  • Хроніка бібліотеки

• 20. Бібліотечні проекти підрозділяються:

  • Головне завдання проекту – зниження ризиків інвестиційної діяльності на підготовчому етапі проекту

    • Мегапроект “Пушкінська бібліотека: книги для російських бібліотек” ( 3500 бібліотек, видання у кількості 1000 назв)

      • Функціонування кожної ланки проекту

      • Схема реалізації

      • Якісне комплектування фондів бібліотек

    • Пілотний проект “Сільська бібліотека”

    • ( 17 суб’єктів і 1700 бібліотек)

      • Безкоштовний комплект книг різноманітної тематики

      • Систематичне комплектування фондів сільських бібліотек, культурно-просвітні акції з метою підвищення значення сільської бібліотеки у житті місцевої громади

      • Підвищення професійного рівня працівників сільських бібліотек

Пілотні проекти

• 21.

  • Інвестиційні проекти – визначають як інвестиційні акції, які передбачають вкладання певної кількості ресурсів, у т.ч. інтелектуальних, фінансових, матеріальних, людських для отримання запланованого результату і досягнення визначної мети у певні строки.

    • Використовуються і в невиробничій сфері

    • Необхідні певні умови для приватних вкладів у реалізацію інвестиційних проектів у бібліотечній сфері

Інвестиційні проекти

• 22.

  • Інформаційні проекти - широке впровадження нових інформаційних технологій в діяльність бібліотек, заснованих на впровадженні обчислювальної техніки і зв’язаних з нею засобів і методів автоматизації інформаційних процесів

  • Зміст інформаційних проектів багатоаспектний:

    • Безперешкодне отримання важливої інформації

    • Вільний доступ до інформації

    • Формування єдиного соціально-культурного простору

    • Інтеграція бібліотек

    • Інформаційні технологічні ресурси

  • Інформаційні проекти відображають процес становлення публічних бібліотек як центрів системи інформаційного забезпечення населення і органів місцевого самоврядування

Інформаційні проекти

• 23.

  • Інноваційні проекти

  • Головна мета – розробка і застосування нових технологій та інших нововведень, які забезпечують подальший розвиток бібліотеки

  • Інноваційна діяльність в бібліотечній сфері включає:

    • Опанування нових інформаційних технологій

    • Створення нових послуг

    • Модернізація усіх напрямків бібліотечної діяльності: комплектування, обслуговування, збереження

  • Інноваційні проекти мають бути: невеликими і великими

  • Невеликі інноваційні проекти реалізуються при створенні нових бібліотечно-інформаційних послуг і не потребують великих витрат

  • Великі інноваційні проекти потребують достатнього фінансування, мають велику ступінь ризику, але у випадку їх виконання бібліотеки піднімаються на новий ступінь розвитку

Інноваційні проекти

• 24.

  • Мета проектів – розробка стратегії розвитку бібліотеки, пріоритетних напрямків бібліотечної діяльності у зовнішньому середовищі

  • Результати завершення подібних проектів:

    • Розробка нормативної, наукової, регламентуючої документації

    • Аналіз проведення соціологічних, маркетингових досліджень, анкетування, які стають підставою щодо розробки стратегії у бібліотечній сфері

  • Подібні проекти розробляють:

    • Державні бібліотека

    • Крайові бібліотеки

    • Обласні бібліотеки

    • Публічні (рідше)

  • (недостатність коштів не здійснення маркетингових досліджень, відсутність професійних маркетологів)

Маркетингові проекти

• 25.

  • Приклад:

  • Маркетинговий проект “Мир без границ” ( Росія)

  • Мета проекту: створення відділу літератури на іноземних мовах

  • У рамках реалізації проекту було проведено:

    • Соціологічні дослідження серед мешканців району

    • Вивчені інформаційні запити користувачів бібліотек, студентів та учнів учбових закладів, які вивчають іноземні мови

Маркетингові проекти

• 26.

  • Стратегічні проекти – частина стратегічного планування бібліотеки

  • Стратегічне планування – процес розробки і підготовки стратегічної рівноваги між цілями і можливостями в умовах змін

  • Призначення проектування – визначення проективних напрямків діяльності бібліотек, які забезпечують її розвиток

  • Сутність проектів:

    • у визначенні стратегічної мети бібліотеки, що не створює перешкод у рішенні поточних проектів і програм

    • у формуванні матеріальних, кадрових і фінансових ресурсів бібліотеки що орієнтовані на стратегічні цілі, для ефективного реагування на непередбачені зміни у зовнішньому середовищі

Стратегічні проекти

• 27.

  • Головне завдання проектів:

  • встановлення стійких співвідносин

  • “ бібліотека – середовище - ситуація”

  • Приклад: стратегічний проект “Сільська бібліотека: перспектива розвитку” (Росія)

  • Мета: співробітництво органів місцевого самоврядування у формуванні політики стратегічного розвитку сільських бібліотек як інформаційних центрів, що працюють на основі сучасних комп’ютерних технологій

    • Модернізація існуючої інфраструктури інформаційного обслуговування

    • Навчання і підвищення кваліфікації спеціалістів бібліотек у питаннях впровадження комп’ютерних технологій

Стратегічні проекти

• 28.

  • Організаційні проекти – спрямовані на реорганізацію бібліотек, зміну їх структури, створення нових бібліотек, філіалів, проведення великих міжнародних конференцій, виставок

  • Необхідність проектів:

    • Внесення організаційних змін в бібліотечну систему

    • Створення моделі раціональної структури управління

  • Організаційні проекти тісно пов’язані з економічними

  • Приклад: створення нових структур

    • “ бібліотека-музей”

    • “ бібліотека-культурний центр”

    • “ бібліотека-екологічний центр”

Організаційні проекти

• 29.

  • Корпоративні і партнерські проекти допомагають усунути дублювання функцій, неузгодженість дій, забезпечити ефективний розподіл інтелектуальних, інформаційних і матеріальних ресурсів

  • Приклад:

  • проекти

    • “ Сетевая интеграция информационных ресурсов ведущих библиотек России и обеспечение доступа к ним на основе современных телекомуникационных технологий ”

    • “ Российский центр корпоративной каталогизации”

    • Единое информационное пространство Белгородской области

    • МАРС

    • ЕККД “Дніпропетровщин”

    • Придніпровський ЕКК

Корпоративні і партнерські проекти

• 30.

  • Основні завдання проектів:

    • Сприяння кооперації і інтеграції між бібліотеками різних рівнів і партнерських організацій

    • Створення умов для формування і реалізації нових видів інформаційних послуг для населення

    • Подолання розриву між професійним рівнем фахівців різних бібліотек

  • Кінцевий результат: підвищення ефективності інформаційного обслуговування відповідального регіону

Корпоративні і партнерські проекти

• 31.

  • Економічні проекти здійснюються бібліотеками, які ведуть самостійну господарчу діяльність і мають статус юридичної особи

  • Вони спрямовані на рішення фінансових проблем бібліотеки, розробку бюджету, визначення шляхів надходжень позабюджетних коштів, покращення економічних показників роботи

Економічні проекти

• 32.

  • Освітні проекти реалізуються у рамках освітньої функції бібліотек і спрямовані на забезпечення доступу до електронних джерел та інформації, надання учбових, освітніх баз даних, у т.ч. на електронних носіях інформації

  • Приклад: проекти “Бібліотека – центр додаткової освіти”

  • “ Основи інформаційної культури”

Освітні проекти

• 33.

  • Соціальні проекти виконують важливу місію з точки зору соціальної необхідності, корисності і привабливості

  • Вони створюють умови щодо адаптації населення до нової соціально-економічної ситуації у регіоні

  • Приклади:

  • проекти

    • “ Організація тимчасової зайнятості”

    • “ Скривджені діти”

    • “ Молодіжна практика”

Соціальні проекти

• 34.

  • Культурно-дозвіллєві проекти тісно пов’язані з пошуком нової ролі бібліотек в умовах соціально-культурного середовища

  • Вони націлені на організацію дозвілля, становлення бібліотеки у якості культурного центру, місця проведення зустрічей, вечорів, дискусій, клубів та аматорських об’єднань за інтересами

  • Сенс подібних проектів не тільки в організації вільного часу мешканців регіону, але і у консолідації місцевої інтелігенції, залучення уваги керівників, органів місцевого самоврядування до діяльності бібліотеки

Культурно-дозвіллєві проекти

• 35.

  • Проекти з підвищення кваліфікації вирішують проблеми налагодження процесу безперервної освіти

  • Сучасна необхідність проектів:

    • Впровадження і опанування нових інформаційних технологій

    • Придбання навиків аналітичної роботи з метою вивчення внутрішнього і зовнішнього середовища бібліотеки

    • Навчання новим принципам і методам інформаційно-бібліотечного обслуговування

  • Приклад: проекти “ Управление процессом перемен ” (Росія)

Проекти з підвищення кваліфікації

• 36. Відмінні риси проектів

  • Наявність проблеми (потреби), для рішення якої здійснюється проект

  • (наприклад проблема доступу до інформації)

  • Чіткі терміни початку і закінчення робіт

  • Спеціально виділені для здійснення проекту ресурси

  • Передбачені, визначені до початку робіт кількісні і якісні результати

• 37. Для виконання проекту необхідний певний відрізок часу:

  • 25 % - визначення теми і джерел фінансування

  • 10 % - складання заявки

  • 10 % - організація проекту

  • 45 % - виконання проекту

  • 10 % - складання звіту про проект

  • Значна частина часу іде на вивчення проблеми, на формування ідеї і джерел фінансування

• 38. Формулювання ідеї

  • Важливо пам’ятати, що проект пишеться та реалізується:

  • Не для бібліотеки, щоб полегшити роботу бібліотекарів

  • Не для того, щоб замінити державне фінансування бібліотечної діяльності

  • А для реалізації суспільно важливого завдання, тобто для покращення доступу читачів до інформації та культурного недбання

• 39.

  • Тема проекту повинна мати конкретні і чітко обумовлені пріоритети , під які здійснюється фінансування певним благодійним фондом

  • Поєднання декількох пріоритетів в одному проекті недопустиме!

  • Наприклад: Пріоритет “Сприяння навчанною іноземним мовам”

  • Більш конкретною може бути тема “Придбання оснащення лінгафонного кабінету”

• 40. Пошук потенційних джерел фінансування

  • Поради:

    • Звертатися за допомогою доцільною до компаній і фірм, які у даний момент є на злеті своєї діяльності

    • Прохання, подані у період застою, часто залишаються без позитивної відповіді

    • Слід чітко усвідомлювати пріоритети і напрямки діяльності тих фондів, до яких ви звертаєтесь

    • (преса, Інтернет, брошури, буклети, прес-релізи, довідники)

• 41. Створення власного іміджу

  • Виступи співробітників

  • Особисті контакти з представниками ЗМІ, представниками культури, науки, місцевими діячами

  • Повідомлення у пресі про основну діяльність бібліотеки, яскраві події і заходи, спеціальні програми, нові надходження, постійна рубрика про бібліотеку в місцевій пресі

  • Публікація співробітників бібліотеки

  • Екскурсії по бібліотеці

  • Участь у життя міста, району

  • Відеофільм про бібліотеку

  • Електронні форми (власний WEB -сайт, або сторінка в Інтернеті)

• 42. Роль керівника бібліотеки        Розуміє процес написання проекту        Залучає співробітників до розробки ідеї та написання проекту      Надає ресурси      Схвалює ідеї      Розглядає пропозиції      Організаційно вирішує фінансові питання      Листи підтримки  

• 43. Створення проекту

  • Моніторинг – це процес визначеного збору інформації з усіх аспектів проекту

  • Має 3 хронологічних етапи:

    • Моніторинг вивчення ситуації для визначення проблеми

    • Моніторинг у процесі реалізації проекту

    • Моніторинг результатів використання проекту

• 44. Моніторинг має 2 рівні

  • Перший рівень – це аналіз зовнішнього середовища

    • Відомості демографічного характеру

      • Вік

      • Стать

      • Етнічний склад

      • Освітній рівень

      • Рівень доходу жителів

      • Сімейні характеристики

      • Характеристики зайнятості

      • Рівень народжуваності і смертності

    • Економічні умови - співвідношення виробничого, комерційного, сільськогосподарського і обслуговуючого секторів, тенденції розвитку різних галузей народного господарства

• 45.

  • Соціальні умови – навчальні заклади і культурні організації, клуби, товариства, об’єднання за інтересами, релігійні групи, традиції і історія населеного пункту чи регіону

  • Інформаційні послуги: інші бібліотеки та інформаційні центри району (мікрорайону), у т.ч. комерційні інформаційні служби, реальні та потенційні конкуренти на ринку інформації.

  • Технологічний рівень: наявність і стан комп’ютерних та інших комунікаційних мереж

• 46.

  • Другий рівень – рівень досліджень внутрішнього потенціалу бібліотеки (вивчення її поточного положення):

    • Матеріально-технічна база

    • Інформаційно-бібліотечні ресурси

    • Послуги

    • Штат

    • Бюджетні асигнування

    • Цільові програми розвитку

    • Керування бібліотекою

• 47. Методологія моніторингу внутрішнього потенціалу бібліотеки

  • Анкетування

  • Інтерв’ювання

  • Зустрічі з громадськістю

  • Зустрічі з керівництвом

  • Спостереження

  • Аналіз інформаційно-статистичних оглядів району

• 48. Заявка на фінансування проекту

  • Заявка – це спосіб письмової передачі структури і можливостей проекту, форма опису проекту

  • Заявка складається з:

    • Титульного листа

    • Опису проекту

    • Додаткових матеріалів

  • Обсяг заявки складає від 3 до 10 сторінок

• 49. Титульний лист

  • Титульний лист – візитна картка проекту (1 сторінка )

    • Назва проекту;

    • Дані про організацію-виконавця, тобто про бібліотеку (назва, адреса, телефон, № розрахункового рахунку та інші відомості);

    • Керівник проекту (прізвище, ім’я та по батькові, звання (якщо є), посада, телефон, факс, адреса електронної пошти);

    • Автор проекту (якщо він не керівник);

    • Географія (місце: село, селище, місто, район, область, країна, де буде проходити робота з реалізації проекту);

    • Термін виконання проекту (від початку до закінчення субсидування його відповідною організацією);

    • Вартість проекту (обсяг фінансування, закладений в бюджет, включаючи ваш власний внесок і підтримку з інших джерел)

• 50. Опис проекту

  • Узагальнена інформація про проект (резюме або реферат)

  • Вступ

    • Повна назва організації

    • Місія

    • Завдання бібліотеки

    • Коротка історична довідка

    • Фінансові можливості бібліотеки

    • Характеристика користувачів

    • Опис досягнень компетентності співробітників, що будуть виконувати проект

    • Значні досягнення бібліотеки в реалізації інших проектів

• 51. Постановка проблеми (опис)

  • Сконцентруйте свою увагу на проблемах, які мають суспільну вагу і відношення до сфер, що вас цікавлять

  • Виберіть знайому проблему, причини якої вам добре відомі

  • Постарайтеся проблему викласти послідовним текстом, а не як перелік відповідей на задані питання

    • Чия це проблема? Якої групи людей і району вона торкається?

    • Причини виникнення проблеми

    • Динаміка проблеми. Коли виникла? Як розвивається? Які можуть бути наслідки?

  • Дайте опис конкретних проблем, що будуть вирішуватись в рамках проекту

• 52. Постановка проблеми (опис)

  • Висвітліть ситуацію, що обумовила необхідність розробки пропозиції, охарактеризуйте стан справ в суспільстві, науці, культурі, освіті, соціальній сфері, тобто у таких областях, на розвиток яких спрямований ваш проект

  • Підкріпіть ваше повідомлення фактами і цифрами

  • Краще пояснити, як кардинально зміниться ситуація при одержанні бібліотекою запитуваного гранта

  • Зумійте довести, що ви реалізуйте запропонований проект не тому, що Вам здається, що було б добре це зробити, а тому, що це дійсно потрібно

  • Обґрунтуйте, чому саме Ваша бібліотека має спроможність вірити заявлену проблему і чому запропонований підхід представляється найбільш оптимальним

• 53. Мета проекту

  • Мета проекту формується як загальна проблема і повинна бути логічно пов’язана з нею

  • Це очікуваний кінцевий результат, передбачувані кількісні і якісні зміни

  • Наприклад: при проблемі “Безробіття молоді після закінчення середньої школи” метою може бути “Створення в бібліотеці фактографічного банку даних щодо працевлаштування і фахової підготовки молоді”

• 54. Задачі проекту

  • Задачі проекту – це серія конкретних досягнень, спрямованих на рішення сформованих проблем і реалізацію поставлених цілей

    • Задачі – є кінцевими результатом, а не процесом. Це опис того, що буде існування в результаті проекту

    • При написанні задач уникайте слів, що означають процес

Наприклад: підтримувати сприяти перебудувати навчити збільшити виготовити “ ЗАКІНЧЕНІСТЬ” “ ПРОЦЕС”

• 55. При формулюванні задач використовуйте критерії:

  • Чи зрозуміла задача у відношенні того, яка ситуація зміниться, як, де і коли?

Конкретність Вимірність Територіальність і адресність Які кількісні зміни відбудуться? Регіональне охоплення проекту і його цільова аудиторія

• 56. Реальність Чи приведе проект до змін що зазначені у кожній задачі? Визначеність у часі Чи відображає задача період часу, за який вона повинна бути досягнута? (вказати окремі етапи, обґрунтувати послідовність дій)

• 57. Оцінка ефективності результатів проекту та ходу роботи

  • Особливість проектної діяльності – цілком прагматичний прорахунок витрат і очікуваних результатів

  • Оцінка результатів здійснюється в 2 аспекти:

  • Оцінка результатів проекту (продукту, послуги, навчальної програми)

  • Оцінка процесу реалізації проекту

    • Особливості здійснення проекту

    • Стиль роботи проектної команди

    • Ступінь відхилення від задуманого плану робіт

• 58. Для реалістичної оцінки використовується внутрішня і зовнішня експертиза

  • Внутрішня оцінка проекту здійснюється власними фахівцями, ступінь компетентності яких відповідає їх посадовим обов’язкам

  • Зовнішня оцінка проекту здійснюється сторонньою організацією чи незалежним експертом

  • Належна експертиза більш об’єктивна

  • Оцінка ефективності результатів проекту є різновидом моніторингу: опитування, спостереження, статичний аналіз, аналіз документів

• 59. Бюджет проекту

  • Бюджет – кошторис передбачених цільових витрат, необхідних для здійснення проекту

  • Бюджет повинний бути:

    • Реалістичним

    • Докладним

    • Узгодженим з рештою розділів заявки

  • Бюджет чітко виконує, що фінансується фондом, а що надають інші установи

  • Бюджет містить види робіт, які виконуватимуться на добровільних засадах або власними ресурсами бібліотеки

  • Бюджет включає

    • Витрати на обладнання

    • Супутні витрати

    • Витрати на персонал (оплата праці, індивідуальна фінансова підтримка)

    • Адміністративні витрати (послуги зв’язку, поштові витрати, реклама та ін.)

    • Витрати, пов’язані з відрядженнями

    • Інші витрати, не пов’язані з реалізацією проекту

  • До бюджету обов’язково складається коментар, у якому письмово обґрунтовується кожний рядок бюджету

• 60. ДОДАТКИ

  • Представляється важлива інформація, що не ввійшла в основні частини проекту:

    • Список керівників бібліотеки із зазначенням посади, стану роботи

    • Бюджет бібліотеки

    • План поетапної реалізації проекту

    • Короткі довідники про осіб, яких залучено до реалізації проекту: стаж, відомості про освіту, професійні публікації

• 61. Цільові бібліотечні програми

• 62. Цільові бібліотечні програми (Проектна діяльність і програмно-цільове планування в практиці роботи бібліотек, Луньової Ірини Євгенівни, сайт Слайдшеа).