Выводы по главе 1
Первая глава состоит из трёх частей, каждая из которых содержит важные для дальнейшего исследования сведения. Была рассмотрена актуальность разработки проекта по внедрению решения «1С: Управление предприятием».
В первой части первой главы была рассмотрена технико-экономическая характеристика предприятия ООО «ИРКЦ».
Так же во второй части первой главы были описаны основные бизнес-процессы организации, были построены модель AS-IS в нотации IDEF0, ее декомпозиция, модель EPC. На основе полученных и проанализированных данных были выявлены «узкие места» в организации продаж:
высокая загруженность администратора;
ручной ввод информации операторами увеличивает вероятность ошибок, введенных данных;
человеческий фактор приводит к ошибкам в отчетах бухгалтерии;
затруднено движение заявок, утеря;
медленная скорость обслуживания граждан.
В третьей части были проанализированы существующие АИС для предприятий ЖКХ. После проведения анализа цен на продукт, нами было принято решение о разработке проекта по внедрению решения «1С: Управление предприятием ЖКХ», так как вышеупомянутое АИС является не только наиболее дешевым, но и удовлетворяет выбранные критерии.
Глава 2 разработка плана проекта внедрения «1с: управление предприятием жкх» в ооо «иркц» в г. Сибай
2.1 Разработка концепции внедрения решения «1с: Управление предприятием жкх»
Решение «1С: Управление предприятием ЖКХ» ориентирован на сотрудников, работающих в данной организации. Задачи данного продукта– предоставить наиболее удобную АИС для ввода данных в предприятии специализированной отрасли. [30]
Целями и задачами разработки проекта являются:
снизить загруженность администратора;
снизить вероятность ошибок, введенных данных;
автоматизировать составление отчетов бухгалтерии;
упростить движение заявок и их утерю;
ускорить обслуживание системы.
Организационная структура предприятии не меняется, так как концепция внедрения не влияет на внутреннею систему организации. [4]
В результате предпроектного обследования была построена функциональная модель обмена данными между компьютером руководства и отделами (AS-IS). [7] Выявлены существующие проблемы («узкие места»), возникающие при создании, использовании и расширении сети предприятия. Решение этих проблем повысит производительность организации ООО «ИРКЦ», а также уменьшит в несколько раз потерю информации. Устранение выделенных проблем является важнейшей и актуальной задачей, поскольку незаметные и незначительные с первого взгляда мелочи в работе хорошо действующей системы приносят весомые результаты предприятиям, использующим программное обеспечение. [3] Поэтому решение выявленных проблем является первоочередной задачей для оптимального функционирования ООО «ИРКЦ» и достижения главной цели компании – оказание услуг для выполнения городских социально-экономических заказов, удовлетворение общественных потребностей.
Внедрение решения «1С: Управление предприятием ЖКХ» позволит более оперативно реагировать на действия, происходящие в организации, быстро заносить данные о новых заявках, редактировать существующие и удалить устаревшие, а также отслеживать движение документов, т.е. поможет отслеживать все действия сотрудников.
С учетом существующей модели управления, анализа узких мест и стратегической цели компании, можно сформулировать начальные бизнес - требования по внедрению решения. Итак, с точки зрения системного администратора, необходимо следующее:
реализовать возможность подключения к базам ЖКХ;
обеспечить работу в программе в автономном режиме;
возможность работы через интернет;
вывод табличных отчетов;
возможность гибкой настройки под специализацию предприятия.
Исходные данные, возможности бизнеса и нужды клиента: при условии, что отделы находятся в одном здании, но на разных этажах, обмен данными происходит чаще, чем раз в день, как правило, во время рабочего времени. В промежуток между обработкой документов, происходит считывание и редактирование баз. В случае, если нет возможности передачи данных по сети, то снятие баз производится раз в неделю, тогда же и производится обновление баз данных. [10]
Обработка баз может производиться только на компьютере, имеющем специализированное ПО, для открытия баз данных. Доступ к данным нельзя получить в любое время, что лишает предприятие возможности гибко реагировать на изменяющиеся внешние условия. [8-11]
Для обеспечения стабильной работы организации и оперативности работы руководителя, менеджера или бухгалтера необходимо:
обеспечить доступ к данным через интернет, а также локальную сеть;
позволить получать возможность редактировать данные в любое время;
возможность получения сводных отчетов автоматически;
исключить дополнительные затраты.
Сформулируем бизнес-цели, критерии успеха, факторы бизнес-риска для более наглядного представления. [31,41,49]
Бизнес – цель 1. Уменьшить среднее время на передачу данных между компьютером руководства, юридического отдела, бухгалтеров и операторами.
Бизнес – цель 2. Уменьшить риск потери документов.
Бизнес – цель 3. Обеспечить доступ к базам данным в автономном режиме.
Бизнес – цель 4. Уменьшить ручной ввод информации и составление отчетности.
Критерий успеха 1. Все сотрудники ООО «ИРКЦ», работающие с документами, в течение 2 недель после внедрения решения должны пройти обучение по работе с ним.
Критерий успеха 2. Увеличение производительности организации за счет повышения качества движения документов.
Фактор бизнес – риска 1. Введение новой формы обработки информации может вызвать трудности в работе с решением на начальном этапе в связи с некомпетентностью персонала. Потребуются финансовые и временные ресурсы на обучение работников.
Фактор бизнес – риска 2. Возможны изменение (как уменьшение, так и увеличение) функций сотрудников, работающих с документами.
Положение об образе проекта: данное программное решение устанавливается непосредственно на ПК, совместно с фронт-офисным программным обеспечением. «1С: Управление предприятием ЖКХ» должен взаимодействовать с руководителем, юристами, операторами и бухгалтерами через web-интерфейс. С компьютера руководителя отправляется запрос на вывод данных, модуль его обрабатывает и отправляет на компьютер руководителя, юриста, оператора или бухгалтера данные из баз данных.
На данный момент в организации ООО «ИРКЦ» документация учитывается в MS Excel в виде баз данных содержащих различного вида информацию. Для оставления отчетов сотрудникам приходится открывать одновременно несколько окон для получения информации, что увеличивает время и создает проблематичную ситуацию. Решение «1С: Управление предприятием ЖКХ» устранит вышеизложенную проблему, так как оно представляет собой единую систему хранящую данные в одном месте.
Построим модель «TO-BE» для наглядного представления преимуществ от внедрения вышеуказанного решения. [16]
Рисунок 6 – Модель EPC (TO-BE) ООО «ИРКЦ»
В результате внедрения решения «1C: Управление предприятием ЖКХ» позволит устранить «узкие места», а именно:
хранение информации в единой базе в электронном виде;
вести оперативный и достоверный учет всех работ в предприятии начиная с движения заявки до составления отчетности;
резервная информация будет отправляться на сервер, а значит уменьшится риск потери информации;
минимизируется время поиска необходимой информации;
появится возможность найти архивную информацию в считанные минуты;
быстро формируются любого вида отчеты;
уменьшается время на заполнение необходимых документов (за счет сокращения бумажного документооборота и введения электронного);
снизится риск ошибок в бухгалтерии;
анализ заявок на проведение работ займет меньше времени связи с их движением в электронном виде.
Можно сделать вывод, что решение «1С: Управление предприятием» позволит повысить эффективность в организации, а также вести учет о проделанной работе, обрабатывать заявки, вносить и редактировать информации в базе данных. И все вышеуказанные действия будут занимать минимальное время, а значит увеличит производительность в организации и обеспечит доступ к информации в любое время, а электронные документы будут наиболее удобными к прочтению, в режиме быстрого доступа.