1.2 Постановка задачи автоматизации управления
Объектом изучения данного дипломного проекта является предприятие ООО «ИРКЦ».
При внедрении компьютерных информационных технологий в организацию преследуется основные цели:
повышение эффективности работы бизнес-процессов на предприятии;
сокращение затрат в организации;
обеспечение многофункциональности;
увеличение отдачи;
повышение производительности.
Эти цели, как правило, достигаются за счет:
Повышения производительности труда. Она имеет отношение к скорости, стоимости и качеству выполнения рутинных задач.
Увеличения конкурентоспособности. Например, в 70-х гг. один крупный дистрибьютор журналов и газет начал фиксировать информацию о еженедельных поставках и возврате печатной продукции от каждого продавца. После этого он использовал программу, которая определяла доход от единицы площади каждого издания для каждого продавца, затем - сравнивал полученные результаты, группируя их по-экономически и этнически подобным районам. После этого дистрибьютор сообщал каждому из продавцов оптимальный для его района ассортимент изданий. Это позволило увеличить доход дистрибьюторам и розничным торговцам.
Интегрирования финансовой информации. Когда руководитель пытается оценить работу компании, он может увидеть много разных «версий правды». Финансовый отдел предоставляет одну версию отчёта о доходах, отдел продаж – другую. Остальные подразделения могут показывать свои варианты того, каков их вклад в бизнес. Единая система создает один окончательный вариант правды, который не может никем оспариваться, поскольку все используют одну систему.
Быстрого обслуживания заказов. В системе ERP заказ проживает всю свою жизнь – от момента появления, до той минуты, когда товар отгружается клиенту, а бухгалтерия выписывает ему счет. Имея информацию в одной системе, а не «размазанной» по множеству различных приложений, компании легче отслеживать заказ и координировать производство, складирование и отгрузку по всем подразделениям одновременно.
Стандартизации и ускорения процесса производства. Крупные производственные компании, особенно обладающие аппетитом приобретать и сливаться, часто обнаруживают, что многочисленные подразделения компании делают одно и то же, используя разные методы и разные компьютерные системы. ERP-системы приходят со стандартными методами автоматизации определенных шагов производственного процесса. Стандартизация этих процессов и использование единой интегрированной системы экономит время, увеличивает производительность и уменьшает головную боль.
Уменьшения складских запасов. ERP-системы способствуют тому, что производственный процесс протекает более гладко, улучшается процесс исполнения заказа внутри компании. Компания теперь может запасать меньше сырья, необходимого для производства продукта, и хранить меньше готовой продукции на складах. Для того чтобы радикально улучшить всю цепочку поставок, может использоваться специальный модуль SCM (Supply Chain Management – управление цепочками поставок), который сегодня входит в стандартную конфигурацию большинства ERP-систем.
Стандартизации информации по персоналу. В компаниях с большим количеством различных бизнес - единиц отделы кадров часто не имеют единой унифицированной методики отслеживания рабочего времени персонала и работы с ним. Это положение может исправить HR модуль ERP.
Для достижения вышеуказанных целей будут смоделированные основные бизнес-процессы организации определяют ее работу и обеспечивают функционирование основной деятельности в соответствии с законодательными нормами. [33] Все смоделированные бизнес-процессы будут представлены в методологии IDEF0 ниже.
Методология IDEF0 может использоваться для моделирования широкого круга автоматизированных или неавтоматизированных «систем», или предметных областей, включая любые возможные комбинации аппаратного и программного обеспечения, машин, процессов и людей. При создании новых систем IDEF0 можно использовать сначала для задания требований к системе и ее функциям, а затем для разработки собственно системы, которая соответствует заданным требованиям и исполняет заданные функции. [25] При работе с существующими системами с помощью IDEF0 можно анализировать выполняемые системой функции и документировать механизмы (средства), которыми это достигается. [23]
Результатом применения IDEF0 является модель. Модель состоит из диаграмм, текста и словаря терминов, имеющих перекрестные ссылки друг на друга. Диаграммы - основной компонент модели. Все функции и взаимодействия отображаются на диаграммах в виде прямоугольников (функции) и стрелок (взаимодействия). [20]
Ниже будет представлен отчет по диаграмме IDEF0 ООО «ИРКЦ».
Название модели: Проведение ремонтных работ многоквартирных домов предприятием ООО «ИРКЦ».
Описание: Обеспечение проведения качественного ремонта в многоквартирных домах.
Точка зрения: Директор.
Цель: Провести комплексный ремонт в многоквартирных домах по адресам: пр-т Горняков 40,45.
Time Frame: (AS-IS)
Рисунок 3 – Диаграмма IDEF0 «Проведение ремонтных работ многоквартирных домов» в ООО «ИРКЦ»
Сделаем описание процесса и дуг контекстной диаграммы (таблица 7).
Таблица 7 – Описание процесса и дуг контекстной диаграммы
Объект |
Название |
Описание |
процесс |
проведение ремонтных работ многоквартирных домов |
процесс контроля за выполнением плана задач |
дуги |
план-график |
в план-график включаются закупки, определение поставщика, подрядчика, исполнителя по которым планируется начать в пределах календарного года, на который составлен план-график. |
заявка на проведение работ |
документ, составляющийся для проведения работ |
|
устав |
свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности |
|
инструкции |
документ, содержащий правила, указания или руководства, устанавливающие порядок и способ выполнения |
Продолжение таблицы 7
|
правила и нормы ТЭЖФ |
свод правил и норм по технической эксплуатации жилищного фонда |
законодательство РФ |
конституция рф, включает общепризнанные принципы и нормы международного права |
|
персонал |
сотрудники, выполняющие функции по их специализации |
|
документация |
совокупность документов |
|
оборудование и материалы |
необходимая инфраструктура |
|
внесение поправок в план-график |
доработка плана-графика |
|
обработанная заявка |
рассмотренная заявка |
|
общий отчет |
общая отчетность о проведенных работах |
|
отчет об отклоненных заявках |
отчет о заявках, непрошедших контроль |
|
отчет об одобренных заявках |
отчет о заявках, прошедших контроль |
Одна из наиболее важных особенностей IDEF0 состоит в постепенном представлении все большего и большего уровня детализации. [17] Таким образом, читателю оказывается представленной хорошо очерченная тема; на каждой диаграмме количество новой информации вполне доступно для усвоения. [15, 22] Далее рассмотрим диаграмму А0, которая представляет собой декомпозицию диаграммы А-0.
Рисунок 4 – Методология IDEF0 декомпозиция 1-го уровня
Рисунок 5 – Модель EPC (AS-IS) в ООО «ИРКЦ»
В результате изучения функциональной структуры были выявлены следующие «узкие места» в организации работы:
высокая загруженность администратора;
ручной ввод информации операторами увеличивает вероятность ошибок, введенных данных;
человеческий фактор приводит к ошибкам в отчетах бухгалтерии;
затруднено движение заявок, утеря;
медленная скорость обслуживания граждан.
Также было установлено, что организация работает в стандартных программах, имеющие минимальный набор возможностей и инструментов. Администратор отметил, что нехватка программного обеспечения увеличивает в разы обслуживание системы. В связи с ручным оформлением отчетности понижается качество выполненных работ сотрудниками, а человеческий фактор увеличивает риски возникновения ошибок.