Глава 8. Работа с базами данных в субд Aссess
8.1. Общие сведения
Информация, предназначенная для обработки, называется данными.
База данных – это совокупность данных, которые обладают свойствами структурированности и взаимосвязанности, а также независимости от прикладных программ. Это организованная структура, предназначенная для хранения информации.
Эти свойства обозначают буквально следующее:
Структурированность, т.е. описание данных одинаковым образом (Например, все книги в каталогах описаны одинаковым образом: автор, название, издательство, год издания и т.д.).
Взаимосвязанность, т.е. связь всех данных через определенный параметр (Например, сведения по отдельной книге связаны с информацией об авторе. Связь через такой параметр как фамилия автора).
Независимость от прикладных программ означает, что базы данных конструируются таким образом, чтобы с ними можно было работать в различных программных средах и на различных компьютерных платформах.
Чтобы оперировать данными, составляющими базу, необходима отдельная программа – система управления базами данных.
Система управления базами данных (СУБД) – это управляющая программа, предназначенная для хранения, поиска и обработки данных в базе. Современные СУБД – это программные приложения, которые позволяют решать многообразные задачи, и удовлетворяют следующим требованиям:
Возможность манипулирования данными (ввод, выбор, вставка, обновление, удавление и т.д.).
Возможность поиска и формирования запросов.
Обеспечение целостности (согласованности) данных.
Обеспечение защиты и секретности.
Используется несколько моделей баз данных, наиболее распространенные из них: реляционная, иерархическая и сетевая модели.
Реляционная модель – это двумерная таблица, которая состоит из записей и полей. В терминологии баз данных: запись – это строка, поле – это столбец.
Иерархическая модель – это совокупность объектов различного уровня, причем объекты нижнего уровня подчинены объектам верхнего уровня.
Школа № 101
Класс 10-А
Класс 10-Б
Мишина И
Макаров Б
Немова Н.
Ковалев С.
Иванов А.
Сетевая модель – совокупность объектов различного уровня, при этом схема связи между объектами может быть любой.
Плавание
Футбол
Кошкин
Павлов
Семенов
Михайлов
Березин
Рис. 8.2. Пример сетевой модели данных
«Спортивные команды»
8.2. Начало работы в Access
Создание базы данных - процесс достаточно сложный. Поэтому сначала необходимо точно определить цель создания базы данных и составить схему базы данных на бумаге. Здесь же необходимо точно определить структуру будущей таблицы базы данных. При задании структуры таблицы нужно придерживаться ряда требований:
информация в таблицах не должна дублироваться.
каждая таблица должна содержать информацию на одну тему.
не рекомендуется включать в таблицу данные, которые получаются в результате вычислений.
информацию об объекте желательно разбивать на минимальные единицы.
После задания структуры таблицы задают ключ и определяют связи между таблицами. Для этого каждая таблица должна содержать ключевое поле. Значение этого поля позволит однозначно выбрать нужную запись в таблице, а также корректно установить связи между таблицами.
И только потом можно приступать к созданию базы данных на компьютере.
Запуск Access и создание файла базы данных происходит следующим образом:
Кнопка Пуск (на панели задач) команда Программы (в Главном меню) Microsoft Access.
В окне Microsoft Access выбираем переключатель Новая база данных ОК.
В новом окне введите имя файла для новой базы данных и укажите папку, в которой файл будет хранится (расширение .mdb). Нажмите кнопку Создать.
База данных может содержать объекты различных категории:
Таблицы. Это основная категория объектов в СУБД, т.к. вся информация в базе данных хранится в виде таблиц. Каждая таблица состоит из записей (строк) и из полей (столбцов).
Запросы. Объекты этого типа служат для получения данных из одной или нескольких таблиц. С помощью запросов создаются новые таблицы с данными из уже существующих таблиц.
Формы. Используются для удобного ввода данных. Форма представляет собой как бы бланк, который следует заполнить.
Отчеты. Предназначены для отображения данных в виде, удобном для просмотра.
Макросы. Это «макрокоманды», которые запускаются нажатием нескольких клавиш и могут выполнять такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение опций меню, управление окнами и др.
Модули. Модули - это процедуры для обработки событий или выполнения вычислений. Разбиение на модули облегчает процесс составления и отладки программы.