Тема 5: Создание отчетов

Пo мере выполнения проекта может возникать необходимость в получении ис­черпывающей информации о ходе проекта. Для подобных целей используются _Отчеты, которые полезны не только заказчику, но и сотрудникам и руководи­телю проекта.

Отчеты позволяют получить любую необходимую информацию о работах, их стоимости, выполнении, ресурсах. Например, вы можете напечатать календарь, отображающий только работы, которые должны быть выполнены, диаграмму, демонстрирующую критический путь, или отчет, на котором показаны кон­трольные точки, отсортированные по стоимости. Может потребоваться готовить отчеты еженедельно, ежемесячно или с другим периодом. Вы можете распеча­тать отчет или отправить его по электронной почте, создать статистику проекта, отчеты о зада­чах, затратах, назначениях, текущей деятельности.

5.1 Подготовка статистики проекта

• После создания плана проекта и начала его выполнения иногда нужно просмот­реть общую информацию обо всем проекте: плановые и фактические даты начала и завершения проекта, отклонения фактических данных от плановых, сводные сведения по длительности, трудозатратам и стоимости.

Как получить статистику проекта?

• Выберите команду меню Проект - Сведения о проекте На экране появится диалог Сведения о проекте В открывающихся списках. Дата начала и Дата окончания отображаются даты начала и даты завершения проекта.

• Нажмите кнопку Статистика На экране появится диалог Стати­стика проекта В строках Текущее и Базовое отображаются данные потекущему и базовому плану. В строке Фактическое представлены факти ческие данные. В строке Отклонение находится отклонение факти ских данных от плановых.В столбцах Начало и Окончание отображаются даты начала и завершения проекта. В столбцах Длительность , Трудозатраты и Затраты представлены длительность, трудозатраты и стоимость проекта. В полях Длительность и Трудозатраты группы эле­ментов управления Процент завершения находятся сведения о проценте завершения проекта по длительности и трудозатратам.

Обратите внимание, что отклонение между плановой и фактической длительно­стями проекта составляет более 1 дня. При этом превышения запланированного бюджета проекта нет.

Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть диалог Статистика проекта.

Теперь отобразим статистику проекта другим способом.

• Выберите команду меню Вид - Отчеты . На экране появится диалог Отчеты Выберите значок с надписью Обзорные Нажмите кнопку Выбрать . На экране появится диалог Обзорные отчеты

• Выберите значок с надписью Сводка по проекту Нажмите кнопку Выбрать . На экране появится окно со сводными данными о проекте.Щелкните мышью примерно в середине верхней части листа, чтобы увели­чить его изображение В верхней части сводного отчета отображаются название проекта и текущая да­та. Основные сводные показатели сгруппированы. В группе Даты выво­дятся данные о датах начала и завершения проекта. В строках Начало , Баз. начало , Факт. начало расположены даты на­чала проекта по текущему плану, базовому плану и по факту. В строках Окон­чание, Баз. окончание , Факт. окончание представлены даты завершения проекта по текущему плану, базовому плану и по факту. В строках Отклон. начала и Отклон. оконча­ния отображаются расхождения плановых и фактических дат применительно к началу и завершению проекта. В группе Длительность выводятся данные по длительности проекта. В группе Трудозатраты можно увидеть данные о трудозатратах, а в группе Затраты - данные о стоимости проекта. В строках Текущий план этих групп представлены данные текущего плана, в строках Базовый план - данные базового плана. В строках Фактические отображаются фактические данные проекта, а в строках Отклонение -расхождения между текущим и базовым планами. В строках Оставшиеся расположены данные об оставшейся длительности, трудозатратах или стоимости, а в строках Процент завершения - процент завершения.

• В группе Состояние задачи представлены количественные данные о состоянии выполнения работ. В строке Еще не начатые задачи отображается число работ, которые не начали выполняться, в строке Выполняющиеся задачи - количество задач в стадии вы­полнения. В строке Завершенные задачи выводится число завершившихся работ, а в строке Итого задач - общее количество задач в проекте.

• В группе Состояние ресурса представлены количественные данные о ресурсах проекта. В строке Трудовые ресурсы ото­бражается число сотрудников в проекте, в строке Трудовые ресурсы с прев. дост. - количество перегруженных специали­стов. В строке Материальные ресурсы выводится число материальных ресурсов, а в строке Итого ресурсов - общее количество ресурсов в проекте. Обратите внимание, что в проекте задействовано 6 сотрудников и 5 материальных ресурсов. Для вывода отчета на печать следует воспользоваться кнопкой Печать .Нажмите кнопку Закрыть , чтобы закрыть окно со сводными данными о проекте. В диалоге Отчеты нажмите кнопку Закрыть . Диалог Отчеты закроется.

Следует отметить, что, как правило, в отчетах, нужны более подроб­ные сведения о проекте, например, о задачах или ресурсах, о чем пой­дет речь в следующих разделах.

5.2 Подготовка отчетов о задачах

При создании отчетов особую роль играет подробная информация об отдельных задачах проекта: например, даты, длительности, затраты работ. Рассмотрим, как создавать отчеты о задачах верхнего уровня, вехах, т.е. работ с нулевой длительностью, а также - как отображать данные базовых календарей проекта.

Для начала создадим отчеты о задачах верхнего уровня.

• Выберите команду меню Вид - Отчеты . На экране появится диалог Отчеты Выберите значок с надписью Обзорные Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится диалог Обзорные отчеты Выберите значок с надписью Задачи верхнего уровня .

• Нажмите кнопку Выбрать . На экране появится окно с таблицей задач верхнего уровня .В столбце Название задачи таблицы отображаются названия работ верхнего уровня, в колонке Длительность - длительности задачи. В столбце Начало выводятся даты начала работ, а в колонке Окончание - даты завершения задач. В столбце % завершения представлены проценты завершения задач, а в колонке Затраты - данные о стоимости работ. Для вывода отчета на печать следует воспользоваться кноп­кой Печать .Нажмите кнопку Закрыть , чтобы закрыть окно с таблицей задач верхнего уровня.

Теперь создадим отчет о вехах.

• В диалоге Отчеты убедитесь, что выбран значок с надпись Обзорные . Нажмите кнопку Выбрать . На экране появится диалог Обзорные отчеты .Выберите значок с надписью Вехи. Нажмите кнопку Выбрать . На экране появится окно с таблицей вех .В столбце Название задачи таблицы отображаются названия вех, в колонке Длительность - длительности задач, которые равны 0. В столбце Начало выводятся даты начала вех, а в колонке Окончание - даты завершения работ. Нажмите кнопку Закрыть , чтобы закрыть окно с таблицей вех.

Отобразим данные базовых календарей проекта.

• В диалоге Отчеты убедитесь, что нажата кнопка с надписью Обзорные. Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится диалог Обзорные отчеты Выберите значок с надписью Рабочие дни .Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится окно с данными базо­вых календарей проекта

Данные календарей объединены в таблицы. В верхней части таблицы отображается название календаря, в нашем случае - Стандартный . В нижних строках представлены рабочие часы по дням недели. Нажмите кнопку на панели инструментов в верхней части окна. В окне появится таблица с новым базовым календарем .

Для перехода к предыдущему календарю следует воспользоваться кнопкой на панели инструментов.

Отчеты с базовыми календарями полезно использовать для проверки правиль­ности ввода данных, например, для выходных и праздничных дней.

Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть окно с базовыми календа­рями. В диалоге Отчеты нажмите кнопку Закрыть. Диалог Отчеты закроется.

Заметьте, что для создания отчета о критических задачах достаточ­но воспользоваться значком с надписью Критические задачи в диалоге Обзорные отчеты.

5.3 Подготовка отчетов о текущей деятельности

При создании отчетов иногда нужно получить список задач, которые имеют раз­личный статус исполнения: например, завершенные, неначатые или выполняю­щиеся работы. Сейчас вы узнаете, как создавать отчеты о текущей дея­тельности в проекте.

Сначала подготовим отчет, содержащий завершенные задачи.

• Выберите команду меню Вид - Отчеты . На экране появится диалог Отчеты .

• Выберите значок с надписью Текущая деятельность. Нажмите кнопку Выбрать . На экране появится диалог Отчеты о текущей деятельности . Выберите значок с надписью Завершенные задачи . Нажмите кнопку Выбрать . На экране появится окно с отчетом о завершенных задачах .

• В колонке Ид. отчета отображаются номера завершенных задач, в столбце Название задачи - названия работ, в колонке Длительность - длительности задач. В столбце Начало выводятся даты начала работ, а в колонке Окончание - даты завершения задач. В столбце % завершения представлены проценты завершения задач, а в ко­лонке Затраты - данные о стоимости работ.

Обратите внимание, что все задачи проекта являются завершенными.

• Нажмите кнопку на панели инструментов окна. В окне появится вторая часть отчета о завершенных задачах Во второй части отчета отображается не поместившийся в первой части столбец Трудозатраты с трудозатратами для каждой из задач.

• Заметим, что с помощью кнопки на панели инструментов можно вернуться к первой части отчета. Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть окно с отчетом о завершен­ных задачах.

Теперь создадим отчет о задачах, которые должны начаться в указанном диапа­зоне дат.

• В диалоге Отчеты выберите значок с надписью Текущая дея­тельность . Нажмите кнопку Выбрать . На экране появится диалог Отчеты о текущей деятельности . Выберите значок с надписью Задачи, которые скоро начнутся . Нажмите кнопку Выбрать . На экране появится первый диалог Диапазон дат . В поле ввода Показать задачи, которые начинаются или заканчиваются после введите дату 01.02.05, после кото­рой должны начинаться или завершаться отображаемые задачи. Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть первый диалог Диапазон дат . На экране появится второй диалог Диапазон дат .

• В поле ввода И до введите дату 01.03.05, до которой должны начинаться или завершаться отображаемые задачи. Нажмите кнопку ОК чтобы закрыть второй диалог Диапазон дат . На экране появится окно со списком задач, которые должны начаться или завершиться в указанном диапазоне дат. Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть окно со списком задач указанном диапазоне дат.

Создадим отчет о выполняющихся задачах.

• В диалоге Отчеты выберите значок с надписью Текущая дея­тельность. Нажмите кнопку Выбрать . На экране появится диалог Отчеты о те­кущей деятельности .

• Выберите значок с надписью Выполняющиеся задачи .Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится диалог с сообщением о том, что в отчете не отображаются задачи . Это означает, что вы­полняющихся работ в проекте нет. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог с сообщением. В диалоге Отчеты нажмите кнопку Закрыть .

Следует отметить, что для создания отчета о неначатых задачах

достаточно воспользоваться значком с надписью Неначатые за­дачи в диалоге Отчеты о текущей деятельности , а для получения отчета о запаздывающих ра­ботах -значком с надписью Запаздывающие задачи).

5.4 Подготовка отчётов о затратах

Финансовая сторона проекта играет особую роль для заказчиков. Например, по­лезно познакомиться с затратами по проекту во времени, иными словами, с дви­жением денежных средств. Рассмотрим, как создавать отчеты о затратах: движении денежных средств, бюджете, задачах и ресурсах с превышением бюджета.

Создадим отчет о движении денежных средств.

• Выберите команду меню Вид - Отчеты . На экране появится Диалог Отчеты Выберите значок с надписью Затраты. Нажмите кнопку Выбрать -появится диалог Отчеты о за­тратах Выберите значок с надписью Движение денежных средств. Нажмите Выбрать . Появится окно с отчетом о дви­жении денежных средств.

• В левой части таблицы отчета отображаются задачи проекта, а в верхней строке таблицы - отрезки времени, по которым показано движение денежных средств. В правой части таблицы выводятся затраты по каждой работе проекта во времени. В строке Итого представлены суммарные затраты проекта по периодам времени.

• Нажмите кнопку на панели инструментов. В окне появится вторая часть отчета о движении денежных средств . Нажмите кнопку на панели инструментов. В окне появится третья часть отчета о движении денежных средств. Нажмите кнопку на панели инструментов. В окне появится заключи­тельная часть отчета о движении денежных средств

В столбце Итого заключительной части отчета отображаются суммарные затраты по каждой задаче проекта.

• Нажмите кнопку Закрыть , чтобы закрыть окно с отчетом о движении денежных средств.

Создадим отчет о бюджете.

• В диалоге Отчеты выберите значок с надписью Затраты . Нажмите Выбрать . На экране появится диалог Отчеты о затратах .

• Выберите значок с надписью Бюджет .Нажмите Выбрать . На экране появится окно с отчетом о бюд­жете .

• В колонке Ид. отчета отображаются номера задач проекта, в столбце Название задачи - названия работ. В колонке Фиксированные затраты выводятся фиксированные затраты на задачи, а в столбце Начисление фикс. затрат - способы начисления фиксированных затрат.

• Нажмите кнопку на панели инструментов. В окне появится вторая часть отчета о бюджете .В столбце Общие затраты отображаются затраты на каждую работу, в столбце Базовые - запланированные затраты на задачу, в колонке Фактические - фактические стоимости работ, а в столбце Отклонение - разности между плановыми и фактическими расходами на задачу. Нажмите кнопку Закрыть , чтобы закрыть окно с отчетом о бюджете.

Создадим отчет о задачах с превышением бюджета.

• В диалоге Отчеты выберите значок с надписью Затраты .Нажмите Выбрать . На экране появится диалог Отчеты о затратах . Выберите значок с надписью Задачи с превышением бюджета .Нажмите Выбрать. Появится окно с отчетом о задачах с превышением бюджета.

• В отчете отображается список задач, затраты на которые превышают запланиро­ванный на них бюджет. Структура данного отчета совпадает с отчетом о бюд­жете. Обратите внимание, что в проекте две задачи превышают свой бюджет.

• Нажмите кнопку на панели инструментов. В окне появится вторая часть отчета о задачах с превышением бюджета .Нажмите Закрыть .

Давайте создадим отчет о ресурсах с превышением бюджета.

• В диалоге Отчеты выберите значок с надписью Затраты. Нажмите Выбрать .

• Выберите значок с надписью Ресурсы с превышением бюджета . Нажмите Выбрать .

Структура данного отчета совпадает с отчетом о бюджете. Обратите внимание, что в проекте три ресурса превышают свой бюджет.

• Нажмите кнопку Закрыть , чтобы закрыть окно с отчетом о ресурсах с превышением бюджета. В диалоге Отчеты нажмите кнопку Закрыть . Диалог Отчеты закроется.

Заметим, что для создания отчета с данными об освоенном объеме можно воспользоваться значком с надписью Освоенный объем в диалоге Отчеты о затратах.

5.6 Подготовка о назначениях и загрузке

Иногда нужно определить, какие задачи выполняет ресурс в определенный день и сколько часов запланировано на исполнение работы. Также полезно проанали­зировать назначения проекта. В этом разделе вы узнаете, как создавать отчеты о назначениях и загрузке.

Сначала создадим отчет о задачах, сгруппированных по назначенным ресурсам.

• Выберите команду меню Вид - Отчеты. На экране появится диалог Выберите значок с надписью Назначения. Нажмите кнопку Выбрать . Появится диалог Отчеты о на­значениях . Выберите значок с надписью Дела по исполнителям. Нажмите кнопку Выбрать . На экране появится окно с отчетом о за­дачах, сгруппированных по назначенным ресурсам .

• В колонке Ид. списка отображаются номера ресурсов. В столбце Название ресурса представлены ресурсы и сгруппированные по ним за­дачи. В колонке Сверхурочные трудозатраты выводятся сверхурочные трудозатраты ресурсов, а в столбце Трудозатраты - тру­дозатраты ресурсов. Нажмите кнопку Закрыть

Создадим отчет о задачах, сгруппированных по назначенным ресурсам с отображением повременных данных.

• В диалоге Отчеты выберите значок с надписью Назначения . Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится диалог Отчеты о на­значениях .

• Выберите значок с надписью Дела по исполнителям и времени.

• Нажмите кнопку Выбрать . Появится окно с отчетом о за­дачах, сгруппированных по назначенным ресурсам с отображением времени .В верхней строке таблицы отчета отображаются даты выполнения проекта. В левом столбце таблицы представлены ресурсы и сгруппированные по ним за­дачи. В основной части таблицы выводятся трудозатраты ресурсов по работам и датам. Отметим, что с помощью кнопки на панели инструментов окна мож­но перейти к новой странице отчета с другими датами проекта. Нажмите Закрыть

Сейчас создадим отчет о задачах, назначенных указанному ресурсу.

• В диалоге Отчеты выберите значок с надписью Назначения .Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится диалог Отчеты о на­значениях .Выберите значок с надписью Список дел .Нажмите Выбрать На экране появится диалог Использование ресурса .

• В открывающемся списке Показать задачи, использующие выберите ресурс Монтажник.

• Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Использование ресурса . На экране появится окно с отчетом о задачах, назначенных указан­ному ресурсу .

• колонке Ид. отчета отображаются номера задач, назначенных ресурсу Монтажник. В столбце Название задачи представлены названия Работ, назначенных указанному ресурсу. В колонке Длительность выводятся длительности задач, в столбце Начало - даты начала работ, в колонке Окончание - даты завершения задач. Нажмите Закрыть.

• Для создания отчета о ресурсах с превышением доступности по трудозатратам следует воспользоваться значком с надписью Ресурсы с превышением доступности в диалоге Отчеты о назначениях .

Давайте создадим отчет об использовании задач, который позволяет определить какие работы выполняет ресурс в определенный день и сколько часов отводится на задачу.

• В диалоге Отчеты выберите значок с надписью Загрузка . Нажмите Выбрать . На экране появится диалог Отчеты по загрузке . Выберите значок с надписью Использование задач .

• Нажмите кнопку Выбрать , На экране появится окно с отчетом об использовании задач .В верхней строке таблицы отчета отображаются временные отрезки выполнения проекта. В левом столбце таблицы представлены задачи и необходимые для их выполнения ресурсы. В основной части таблицы выводятся трудозатраты ресурсов по работам и времени, а также количество рабочих часов, запланированное на задачу. Отметим, что с помощью кнопок на панели инструментов окна можно переходить к новым страницам отчета с другими работами и вре­менными отрезками. Нажмите Закрыть, чтобы закрыть окно с отчетом об исполь­зовании задач.

Для создания отчета об использовании ресурсов, выполните следующие шаги.

• В диалоге Отчеты выберите значок с надписью Загрузка .

• Нажмите кнопку Выбрать . На экране появится диалог Отчеты по загрузке .

• Выберите значок с надписью Использование ресурсов .Нажмите кнопку Выбрать . На экране появится окно с отчетом об использовании ресурсов .В верхней строке таблицы отчета отображаются временные отрезки выполнения проекта. В левом столбце таблицы представлены ресурсы и сгруппированные по ним задачи. В основной части таблицы выводятся трудозатраты ресурсов по времени и работам. Используя кнопку на панели инструментов окна, вы мо­жете переходить к новым страницам отчета с другими временными отрезками. Нажмите Закрыть чтобы закрыть окно с отчетом о ресурсах с превышением бюджета.В диалоге Отчеты нажмите кнопку Закрыть.

5.7 Настройка отчетов о задачах

Отчет о задачах, предлагаемый программой Microsoft Project по умолчанию, может оказаться для вас излишне подробным, сложным для восприятия, недостаточно структурированным или не содержащим нужных сведений. Сейчас вы узнаете, как создавать и настраивать отчеты о задачах: фильтровать работы, устанавливать группировку задач по временным периодам, форматировать текст, сортировать работы.

Сначала создадим отчет, в котором сгруппируем задачи по месяцам.

• Выберите команду меню Вид - Отчеты. Появится диалог Отчеты .

• Выберите значок с надписью Настраиваемые .Нажмите Выбрать . На экране появится диалог Настраиваемые отчеты .

• Нажмите кнопку Создать для создания нового отчета. Па экране поя­вится диалог Определение нового отчета. Данный диалог обеспечивает выбор типа создаваемого отчета.

• В списке Тип отчета выберите тип создаваемого отчета Задача . Нажмите ОК.. На экране появится диалог Отчет о задачах для создания и настройки отчета о задачах.

• Выберите вкладку Определение для определения основных параметров отчета .

• В поле ввода Название введите название создаваемого отчета Поме­сячный отчет о задачах.

• В открывающемся списке Период выберите строку Месяцы , чтобы задачи в отчете группировались по месяцам.

• Убедитесь, что в поле ввода со счетчиком Число единиц времени отображается число 1, чтобы работы группировались по одному месяцу. Нажмите ОК. Диалог Отчет о задачах закроется.

• Убедитесь, что в списке Отчеты диалога Настраиваемые отчеты выбран отчет Помесячный отчет о задачах. Нажмите кнопку Просмотр .

• В колонке Ид. отчета отображаются номера задач и месяцы выполнения проекта. В столбце Название задачи представлены названия работ. В колонке Длительность выводятся длительности задач, в столбце Начало - даты начала работ, в колонке Окончание - даты завершения задач. Нажмите кнопку Закрыть , чтобы закрыть окно с помесячным отче­том о задачах.

Теперь создадим отчет о задачах с фильтрацией по датам и отформатированным текстом.

• В диалоге Настраиваемые отчеты нажмите кнопку Соз­дать . На экране появится диалог Определение нового отчета . В открывающемся списке Тип отчета выберите тип создаваемо­го отчета Задача . Нажмите ОК, чтобы закрыть диалог Определение нового отчета . На экране появится диалог Отчет о задачах с открытой вкладкой Определение .

• В поле ввода Название введите название создаваемого отчета Отфильт­рованный отчет о задачах. Установите флажок Показывать суммарные задачи , чтобы в отчете отображались суммарные задачи. В открывающемся списке Фильтр выберите строку Диапазон дат для фильтрации работ по датам.

• С помощью флажка Выделяющий фильтр можно потребовать ото­бражение всех задач, но работы, отвечающие условиям фильтра, будут выделены.

• Нажмите кнопку Текст . На экране появится диалог Стили текста для форматирования текста отчета .В открывающемся списке Изменяемый элемент выберите строку Суммарные задачи , чтобы изменять формат текста для суммарных задач.

• В открывающемся списке Шрифт выберите шрифт Times New Roman. В открывающемся списке Начертание выберите строку жирный , чтобы названия суммарных задач выводились полужирным шрифтом.

• В открывающемся списке Размер выберите размер шрифта 10 пунктов.Нажмите ОК, чтобы закрыть диалог Стили текста .В диалоге Отчет о задачах нажмите кнопку ОК. Диалог Отчет о задачах закроется.

• Убедитесь, что в списке Отчеты диалога Настраиваемые отчеты выбран отчет Отфильтрованный отчет о задачах.

• Нажмите кнопку Просмотр . Появится первый диалог Диапазон дат . В поле ввода Показать задачи, которые начинаются или заканчиваются после введите дату 01.02.05, после которой должны начинаться или завершаться отображаемые задачи.

• Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть первый диалог Диапазон дат . На экране появится второй диалог Диапазон дат .В поле ввода И до введите дату 01.03.05, до которой должны начинаться или завершаться отображаемые задачи. Нажмите ОК, чтобы закрыть второй диалог Диапазон дат . На экране появится окно с отфильтрованным по датам отчете о за­дачах !Обратите внимание, что в отчете отображаются только задачи, даты которых соответствуют условию фильтра, при этом суммарные работы представлены по­лужирным шрифтом.!

• Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть окно с отфильтрованным отчетом о задачах.

Создадим отчет, в котором будут отображаться затраты.

• В диалоге Настраиваемые отчеты нажмите кнопку Соз­дать . На экране появится диалог Определение нового отчета . В открывающемся списке Тип отчета выберите тип создавае­мого отчета Задача . Нажмите ОК, чтобы закрыть диалог Определение нового отчета . На экране появится диалог Отчет о задачах с открытой вкладкой Определение .

• В поле ввода Название введите название создаваемого отчета Расширенный отчет о задачах. Выберите вкладку Подробности для отображения дополнительных сведений о работах. Группа элементов управления Задача предназначена для включения в отчет дополнительных сведений о задаче. Флажок Заметки позволяет отображать рядом со строкой работы заметки о ней. С помощью флажка Объекты можно выводить в отчете связанные с задачей объекты. Флажки Пред­шественники и Последователи используются для отображения рядом со строками работ своих предшественников и последо­вателей.

• Группа элементов управления Назначение предназначена для включения в отчет дополнительных сведений о назначениях. При установке лю­бого флажка группы Назначение рядом со строкой работы будут отображаться назначенные ресурсы. Флажок Заметки позволяет выво­дить заметки о ресурсах. С помощью флажков Затраты и Трудозатраты можно отображать данные о затратах и трудозатратах.

• В группе элементов управления Назначение установите флажок Затраты , чтобы рядом с назначениями выводились данные о затратах.

• Установите флажок Границы вокруг сведений для отображения рамок вокруг сведений отчета.

• Установите флажок Линии сетки между сведениями , чтобы выводить разделительные горизонтальные линии между ос­новными сведениями отчета.

• флажок Показывать итоги позволяет отображать результат сум­мирования столбцов отчета. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалог Отчет о задачах .

• Убедитесь, что в списке Отчеты диалога Настраиваемые отчеты выбран отчет Расширенный отчет о задачах. Нажмите кнопку Просмотр . На экране появится окно с расширен­ным отчетом о задачах .

Обратите внимание, что наряду с работами в отчете отображаются назначенные ресурсы и данные о затратах.

• Нажмите кнопку Закрыть , чтобы закрыть окно с расширенным отчетом о задачах.

Настроим созданный отчет для сортировки работ по длительности

• Убедитесь, что в списке Отчеты диалога Настраиваемые отчеты выбран отчет Расширенный отчет о задачах. Нажмите кнопку Изменить . На экране появится диалог Отчет о задачах . Выберите вкладку Сортировка . В открывающемся списке группы элементов управления Сортировать по выберите строку Длительность , чтобы сортировать работы по длительности.

• Если в группе Сортировать по не установлен переключатель по возрастанию, то установите его для сортировки задач по возрас­танию длительности. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалог Отчет о задачах . Убедитесь, что в списке Отчеты диалога Настраиваемые отчеты выбран отчет Расширенный отчет о задачах.

• Нажмите кнопку Просмотр . На экране появится окно с отсортиро­ванным отчетом о задачах .Как легко заметить, работы в отчете отсортированы по возрастанию длительности. Нажмите кнопку Закрыть , чтобы закрыть окно с отсортированным отчетом о задачах.

• В диалоге Настраиваемые отчеты нажмите кнопку За­крыть . Диалог Настраиваемые отчеты закроется. В диалоге Отчеты нажмите кнопку Закрыть , чтобы закрыть диалог.

Следует отметить, что вы можете сортировать отчет сразу по не­скольким признакам, что требует использования групп Затем по на вкладке Сортировка диалога Отчет о задачах.

5.8 Настройка отчетов о ресурсах

При работе с отчетом о ресурсах удобно настроить его в соответствии со своими потребностями, например, отсортировать по трудозатратам. В этом разделе вы рассмотрите, как создавать и настраивать отчеты о ресурсах: фильтровать и сортировать задачи, добавлять новые сведения.

• Выберите команду меню Вид - Отчеты . Появится диалог Отчеты . Выберите значок с надписью Настраиваемые . Нажмите кнопку Выбрать . На экране появится диалог Настраивае­мые отчеты . Нажмите кнопку Создать для создания нового отчета. На экране поя­вится диалог Определение нового отчета .

• В открывающемся списке Тип отчета выберите тип создаваемого отчета Ресурс .Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Определение нового отчета . Появится диалог Отчет о ресурсах для создания и настройки отчета о ресурсах.

• Выберите вкладку Определение . В поле ввода Название введите название создаваемого отчета На­строенный отчет о ресурсах.

• В открывающемся списке Фильтр выберите строку Ресурсы - тру­довые , чтобы в отчете о ресурсах отображались только сотрудники, участвующие в проекте. Выберите вкладку Подробности .

• В группе элементов управления Назначение установите флажок Трудозатраты , чтобы в отчет включались данные о трудозатратах.

• Установите флажок Линии сетки между сведениями для вывода разделительных горизонтальных линий между основными сведениями отчета.

• Выберите вкладку Сортировка .В открывающемся списке группы элементов управления Сортировать по выберите строку Трудозатраты , чтобы сортировать ресурсы, по трудозатратам.

• Если в группе Сортировать по не установлен переключатель по возрастанию то установите его для сортировки ресурсов по возрастанию трудозатрат.

• Нажмите ОК, чтобы закрыть диалог Отчет о ресурсах .

• Убедитесь, что в списке Отчеты диалога Настраиваемые отчеты выбран отчет Расширенный отчет о ресурсах.

• Нажмите кнопку Просмотр . На экране появится окно с настроен­ным отчетом о ресурсах .

• В колонке Ид отчета отображаются номера ресурсов. В столбце Название ресурсов выводятся названия ресурсов. В колонке Тип представлены типы ресурсов: только сотрудники проекта. В столбце Краткое название указывается краткое имя ресурса. В колонке Макс.единиц отображается степень участия ресурса в проекте. В отчете также выводятся задачи, сгруппированные по ресурсам, и данные о трудозатратах. С помощью кнопки на панели инструментов можно перейти к другой странице отчета о ресурсах. Обратите внимание, что ресурсы в отчете отсортированы по возрастанию трудо­затрат. Нажмите кнопку Закрыть , чтобы закрыть окно с настроенным отче­том о ресурсах.

• В диалоге Настраиваемые отчеты нажмите кнопку За­крыть . Диалог Настраиваемые отчеты закроется. В диалоге Отчеты нажмите кнопку Закрыть , чтобы закрыть диалог.

• Отметьте, что в отчет о ресурсах вы можете включить информацию о персональных календарях, если установить флажок Календарь (Cal­endar) в группе элементов управления Ресурс (Resource) на вкладке Подробности (Details) диалога Отчет о ресурсах (Task Report).

5.9 Настройка отчетов по месячному календарю

Сейчас вы узнаете, как создавать и настраивать отчеты по месячному календарному плану проекта: устанавливать новый календарь, изменять пред­ставление задач на календаре.

• Выберите команду меню Вид - Отчеты . На экране появится диалог Отчеты .Выберите значок с надписью Настраиваемые .Нажмите кнопку Выбрать . На экране появится диалог Настраивае­мые отчеты . Нажмите Создать для создания нового отчета. На экране поя­вится диалог Определение нового отчета .

• В открывающемся списке Тип отчета выберите тип создавае­мого отчета Месячный календарь .Нажмите ОК. В поле ввода Имя введите название создаваемого отчета Настроенный отчет по месячному календарю.

• Убедитесь, что в открывающемся списке Фильтр выбрана строка Все задачи , чтобы в отчете по месячному календарю отображались все работы проекта.

• В открывающемся списке Календарь выберите календарь Интен­сивный. Если сброшен флажок Отображать нерабочие дни серым цветом , то установите его, чтобы выделять в отчете нерабочие дни. Установите флажок Отображать разрывы отрезков сплошными линиями, чтобы разрывы при переносах в конце недели длительных задач были представлены сплошной линией. Если в группе элементов управления Отображать задачи не установлен переключатель Отрезками (Bars), то установите его для отобра­жения работ в виде отрезков. Если в группе элементов управления Отображать для задач сброшен флажок Названия , то установите его, чтобы вместе с отрезком задачи выводилось название работы. Если в группе элементов управления Отображать для задач сброшен флажок Длительности , то установите его для ис­пользования длительностей в качестве подписей задач. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалог Определение отчета по месяч­ному календарю .

• Убедитесь, что в списке Отчеты диалога Настраиваемые отчеты выбран отчет Настроенный отчет по месячному календарю. Нажмите кнопку Просмотр . На экране появится окно с настроен­ным отчетом по месячному календарю за январь .

• В отчете по месячному календарю представлен календарный план проекта. От­чет о каждом из месяцев расположен на отдельной странице. На прямоугольни­ках-днях отчета отображаются отрезки задач проекта со своими названиями и Длительностями.

• Нажмите кнопку на панели инструментов. В окне появится отчет по ме­сячному календарю за февраль .Нажмите кнопку Закрыть , чтобы закрыть окно с настроенным отче­том по месячному календарю.В диалоге Настраиваемые отчеты нажмите За­крыть

• В диалоге Отчеты нажмите кнопку Закрыть , чтобы закрыть диалог.

Следует отметить, что на месяц в проекте может быть запланиро­вано много работ и все задачи при печати не поместятся на одну страницу. В этом случае информация о работах, не разместившихся на календаре е отчете, отображается в виде таблиц в конце отчета.

5.10 Настройка перекрестных отчетов

Иногда в отчетах нужны данные о задачах или ресурсах за определенный промежуток времени. Отчет, который позволяет представлять информацию о зада­чах и ресурсах, например, затраты или трудозатраты, за указанный период времени называется перекрестным. По своей структуре перекрестные отчеты анало­гичны диаграммам использования. Нацучимся создавать и настраивать перекрестные отчеты.

Сначала создадим перекрестный отчет для задач.

• Выберите команду меню Вид - Отчеты , появится диалог Отчеты

• Выберите значок с надписью Настраиваемые .Нажмите Выбрать . На экране появится диалог Настраивае­мые отчеты .

• Нажмите кнопку Создать для создания нового отчета. На экране поя­вится диалог Определение нового отчета . В открывающемся списке Тип отчета выберите тип создаваемо­го отчета Перекрестная таблица .Нажмите , чтобы закрыть диалог Определение нового отчета . Па экране появится диалог Перекрестный отчет .

• Выберите вкладку Определение для ввода основных параметров перекрестного отчета . В поле ввода Название введите название создаваемого отчета Пере­крестный отчет о задачах. В открывающемся списке Строка выберите значение Задачи , чтобы в строках отчета отображались названия задач.С помощью флажка и назначенные ресурсы группы элементов управления Перекрестная таблица можно включить в от­чет данные о ресурсах, назначенных задаче. Если в открывающемся списке Столбец группы Перекрестная таблица не выбрана строка Недели , то выберите ее, чтобы указать единицу измерения времени в перекрестном отчете.

• Убедитесь, что в поле ввода со счетчиком Столбец группы Пере­крестная таблица отображается число 1, чтобы временной период в перекрестном отчете составлял одну неделю. Если в открывающемся списке ниже поля Столбец не выбрана строка Затраты , то выберите ее, чтобы в отчете выводились затраты на задачи. С помощью открывающегося списка Фильтр можно выбрать фильтр для отображения только нужных задач в отчете. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалог Перекрестный отчет . Убедитесь, что в списке Отчеты диалога Настраиваемые отчеты выбран отчет Перекрестный отчет о задачах. Нажмите кнопку Просмотр . На экране появится окно с перекрест­ным отчетом о задачах .

• В левом столбце отчета отображаются названия задач проекта. В верхней строке отчета представлены временные периоды выполнения проекта - даты начала каждой недели. В основной части таблицы выводятся затраты на работу за ука­занный период времени. С помощью кнопки на панели инструментов можно перейти к другим страницам отчета с более поздними датами. Нажмите кнопку Закрыть , чтобы закрыть окно с перекрестным отче­том о задачах.

Теперь настроим перекрестный отчет: отсортируем работы, включим суммарные задачи, добавим сетку в таблицу.

• Убедитесь, что в списке Отчеты диалога Настраиваемые отчеты выбран отчет Перекрестный отчет о задачах. Нажмите кнопку Изменить . На экране появится диалог Перекрестный отчет .Выберите вкладку Подробности для отображения дополнительных сведений о работах . В группе элементов управления Показать установите флажок сум­марные задачи , чтобы в отчете отображались суммарные задачи. В группе элементов управления Показать установите флажок итоги по столбцам для включения в отчет строки с суммарными значениями по столбцам.

• В группе элементов управления Линии сетки установите флажок между задачами , чтобы в отчете отображалась сетка для раз­деления задач.

• С помощью флажка Показать нулевые значения можно потребовать вывод на экран пулевых значений данных; по умолчанию нулевые значения не отображаются. Флажок Повторять первый столбец на каждой странице позволяет выводить первый столбец с названиями работ на каждой странице отчета. Открывающийся список Формат даты обеспечивает выбор формата дат в заголовках столбцов.

• Выберите вкладку Сортировка. В открывающемся списке группы элементов управления Сортировать по выберите строку Затраты , чтобы сортировать работы по за­тратам. Если в группе Сортировать по не установлен переключатель по возрастанию , то установите его для сортировки задач по возрастанию затрат. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалог Перекрестный отчет. Убедитесь, что в списке Отчеты диалога Настраиваемые отчеты выбран отчет Перекрестный отчет о задачах.

• Нажмите кнопку Просмотр . На экране появится окно с настроен­ным перекрестным отчетом о задачах .Обратите внимание, что в отчете появились суммарные задачи и линии сетки.

• Нажмите кнопку Закрыть , чтобы закрыть окно с перекрестным отче­том о задачах.

Давайте создадим перекрестный отчет о ресурсах.

• В диалоге Настраиваемые отчеты нажмите кнопку Соз­дать для создания нового отчета. На экране появится диалог Опреде­ление нового отчета В открывающемся списке Тип отчета выберите тип создаваемо­го отчета Перекрестная таблица . Нажмите ОК, чтобы закрыть диалог Определение нового отчета . На экране появится диалог Перекрестный отчет.

• Выберите вкладку Определение . В поле ввода Название введите название создаваемого отчета Пере­крестный отчет о ресурсах.

• В открывающемся списке Строка выберите значение Ресурсы , чтобы в строках отчета отображались названия ресурсов .В открывающемся списке Столбец группы Перекрестная таблица выберите строку Месяцы , чтобы указать единицу изме­рения времени в перекрестном отчете. Убедитесь, что в поле ввода со счетчиком Столбец группы Пере­крестная таблица отображается число 1, чтобы временной период в перекрестном отчете составлял один месяц. Если в открывающемся списке ниже поля Столбец не выбрана строка Трудозатраты , то выберите ее, чтобы в отчете выводились трудозатраты ресурсов.

• В группе Перекрестная таблица установите флажок и назначенные задачи для отображения в отчете назначенных работ.

• Выберите вкладку Подробности . В группе элементов управления Показать установите флажок итоги по столбцам для включения в отчет строки с суммарными значениями по столбцам.

• В группе элементов управления Линии сетки установите флажок между ресурсами , чтобы в отчете отображалась сетка для разделения ресурсов. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалог Перекрестный отчет . Убедитесь, что в списке Отчеты диалога Настраиваемые отчеты выбран отчет Перекрестный отчет о ресурсах. Нажмите Просмотр . На экране появится окно с перекрест­ным отчетом о ресурсах .В левом столбце отчета отображаются названия ресурсов с назначенными зада­чами проекта. В верхней строке отчета представлены временные периоды вы­полнения проекта - названия месяцев. В основной части таблицы выводятся трудозатраты ресурсов на работу за указанный период времени. В последней строке отображаются суммарные значения трудозатрат. Ресурсы в отчете разде­ляются линиями сетки.

• Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть окно с перекрестным отче­том о ресурсах.

• В диалоге Настраиваемые отчеты нажмите кнопку За­крыть . Диалог Настраиваемые отчеты закроется. В диалоге Отчеты нажмите кнопку Закрыть , чтобы закрыть диалог.

• Заметьте, что созданные отчеты можно не только настроить, но и подготовить новый отчет на основе выделенного с помощью кнопки Копировать в диалоге Настраиваемые отчеты .