80

Глава 8. Документация и инвентаризация

8.1. Понятие бухгалтерской документации, ее формы и реквизиты

Юридическая полноценность и доказательная достоверность получаемой в бухгалтерском учете информации основана на документальном подтверждении каждой хозяйственной операции, отражаемой на счетах.

Бухгалтерским документом следует называть любой материальный носитель данных об объектах бухгалтерского учета, который позволяет юридически доказательно подтвердить совершившиеся хозяйственные операции и право на их совершение.

Сведения, содержащиеся в документе и обеспечивающие ему правильное отражение операции и юридическую доказательную силу, называются его реквизитами. Реквизиты документов для разных операций различны. Однако, существует ряд типовых реквизитов, встречающихся в большинстве документов и являющихся обязательными для них.

К числу обязательных реквизитов относятся:

1. название документа (требование, авансовый отчет и т.д.) и, как правило, его порядковый номер;

2. название и адрес организации, в котором составлен документ;

3. дата составления документа (год, месяц, число);

4. содержание операции, условия ее выполнения, основание для ее совершения (ссылка на договор, приказ и т.п.);

5. измерители операции (натуральные, денежные);

6. указание сторон, участвовавших в совершении операции (например, в требовании указание фамилий выдавшего и принявшего материальные ценности);

7. подписи лиц, ответственных за совершение операции и за правильное оформление ее в документе.

Для составления документов применяются обычно типографские бланки с отпечатанными постоянными неменяющимися элементами. Меняющиеся элементы вносятся в оставленные пробелы бланка от руки или на пишущей машинке.

В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на типовые и специализированные.

Типовыми называются формы документов, предназначенные для регистрации однородных, широко распространенных операций (требование, накладная и т.д.).

К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специального узкоотраслевого характера (на обувных фабриках – карта закройщика).

Важнейшим требованием к документации являются их унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается установление единых типовых форм документов для первичной регистрации однородных операций в масштабе отрасли или народного хозяйства.

Под стандартизацией документов понимается установление определенных размеров (форматов) бланков документов (А6 – 101*144 мм; А5 – 144*203 мм; А4 – 203*288 мм).

Унификация и стандартизация документов играют большую роль в упрощении, удешевлении качества учета.

8.2. Классификация бухгалтерских документов

Чтобы облегчить изучение документов, их необходимо классифицировать. Классификация документов строится по следующим признакам: по назначению, по порядку составления, по способу охвата, по месту составления (см. табл.31).

1. По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными являются такие документы, которые содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции. Так заработную плату за очередной отпуск выплачивают лишь в том случае, если есть приказ о предоставлении данному работнику отпуска, получить деньги с расчетного счета можно только при наличии письменного указания работников, распоряжающихся в данной организации денежными средствами – директора и главного бухгалтера.

К числу распорядительных документов относятся приказы, распоряжения, чеки, платежные поручения, ордера, требования, доверенности и т.п.

В качестве оправдательных (исполнительных) рассматриваются документы, оформляющие уже произведенные операции, составляются в момент совершения операций и представляющие собой первый этап их учетной регистрации. Примером таких документов могут служить: накладные, акты сдачи-приемки ценностей, квитанции, платежные ведомости, требования, отчеты и т.п.

Документами бухгалтерского оформления называют такие документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних.

Сюда относятся распределительные и группировочные ведомости, расчеты (например, калькуляции), разного рода бухгалтерские справки и т.п. Документы бухгалтерского оформления не имеют самостоятельного значения. Их можно использовать только вместе с соответствующими оправдательными документами.

Комбинированными называются документы, сочетающие признаки нескольких документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления и т.д. Примером комбинированного документа может служить авансовый отчет, кассовые приходные и расходные ордера и т.д.

		Таблица 31
Классификация документов
Признаки класси­фикации	Вид документов	Краткая характеристика
1. По наз­начению	Распорядитель­ные	Содержат распоряжение о выполнении опе­раций (доверенность, расходный ордер.)
	Оправдательные исполнительные)	Оформляют уже произведенные операции (накладные, квитанции, требования, акты приемки-сдачи...)
	Бухгалтерского оформления	Документы, составляемые работниками бух­галтерии для облегчения записи операций по счетам (калькуляция, распре­делительные ведомости. Ошибки...)
	Комбинированные	Сочетают несколько видов документов (распорядительно-оправдательные)
2. По порядку составления	Первичные (простые)	Оформляющие операцию в момент ее свершения (кассовые ордера, счета, требования...)
	Сводные	Сводка данных нескольких первичных документов
3. По способу охвата	Разовые	Оформляемые в один рабочий прием и сразу же после составления могущие служить основанием для бухгалтерских записей
	Накопительные	Оформляются за несколько рабочих приемов в течение определенного времени
	Группировочные	Отражают хозяйственные операции, сгруппированные по тем или иным признакам (по видам затрат, по расходу материалов со складов и т.д.)
4. По месту составления	Внешние	Поступают от других организаций (счета-фактуры поставщиков, платежные поручения дебиторов)
	Внутренние	Составляются внутри организации (требования, ведомости по зарплате, кассовые ордера...)

2. По порядку составления различают первичные и сводные документы.

Первичные документы впервые отражают совершившиеся хозяйственные операции. К ним относятся кассовые ордера, чеки, счета, требования, накладные, приемо-сдаточные акты, квитанции и т.д.

Сводные представляют собой сводку данных нескольких первичных документов. К их числу относятся авансовые отчеты подотчетных лиц, отчеты кассира, всякого рода реестры и т.д. Сводные документы получили широкое распространение в современной практике бухгалтерского учета и имеют большое значение в деле его усовершенствования. Они сокращают количество записей и значительно упрощают и облегчают учетную работу.

3. По способу охвата (составления) документы делятся на разовые, накопительные и группировочные.

Разовыми называются документы на одну или несколько операций, составляемые и оформляемые сразу, в один рабочий прием, и сразу же после составления могут служить основанием для бухгалтерских записей. К разовым документам относится большинство как первичных, так и сводных документов.

Накопительными называются документы, в которых регистрируется ряд однородных операций по мере их совершения, отдельными на каждую операцию рабочими приемами, в течение определенного периода (декады, месяца).

По истечении срока накопительный документ окончательно оформляется (подытоживается, подписывается) и передается в бухгалтерию, где служит основанием для бухгалтерских записей по его итогам. К накопительным документам относятся, например, лимитно-заборные карты, табель учета рабочего времени и т.д.

Группировочные документы отражают однородные хозяйственные операции, сгруппированные по тем или иным признакам (по видам затрат на производство, по передаче материалов со склада в производство).

4. По месту составления различают внешние и внутренние документы.

Внешние - составляются за пределами данной организации.

Внутренние - составляются внутри данной организации.