6.5. Хронологическая и систематическая запись

В организациях ежедневно совершается множество хозяйственных операций. Все они оформляются соответствующими документами и регистрируются в журнале по датам и в последовательности их совершения.

Записи всех операций в текущем учете в соответствии с принятым способом расположения данных в учетных таблицах (регистрах) подразделяются на хронологические и систематические.

Хронологическими называются записи в хронологическом (т.е. календарном) порядке совершения и оформления операций в документах. Ведутся хронологические записи в журналах регистрации хозяйственных операций. Примерная форма журнала дана в таблице 17.

Таблица 17

Журнал регистрации хозяйственных операций за ноябрь 200_ года

№ опер.	Дата	Наименование документа и содержание операции	Корреспонденция счетов		Сумма, тыс.
			Дебет	Кредит	руб.
1.	02.11.	Приходный кассовый ордер №2 и выписка с расчетного счета. Получено в кассу с расчетного счета наличными	Касса	Расчетные счета	5000

Хронологические записи, регистрируя каждый документ и отражая операции в календарной последовательности их совершения, служат средством контроля сохранности документов, правильности и полноты записей по счетам, а также используются для справок.

Систематическими называют записи операций по их экономическому содержанию в счетах бухгалтерского учета по заранее установленной системе счетов. Систематические записи ведутся в таблицах счетов.

Систематическая запись означает, что все хозяйственные операции из журнала регистрации хозяйственных операций переносятся в счета и группируются в них по экономическому содержанию. Это дает возможность на любой момент получить сведения о состоянии и всех изменениях каждой группы средств и источников. Например, все хозяйственные операции, связанные с движением денежных средств на расчетном счете группируются в дебете или кредите счета “Расчетные счета“.

Таблица 18

Счет 51 “Расчетные счета“

Дебет						Кредит
№	Содержание операции		Сумма	№	Содержание операции		Сумма
	Начальный остаток		200000
1	Поступила выручка за проданную продукцию		8700	2	Выдано в кассу на заработную плату		8000

6.6. Синтетические и аналитические счета

Счета, в которых ведется обобщенный учет однородных хозяйственных средств, источников образования средств и хозяйственных процессов, называются синтетическими счетами.

Синтетические счета ведутся только в денежном измерении, так как обобщать разнородные натуральные показатели нельзя. Учет однородных хозяйственных средств, источников образования средств и хозяйственных процессов в системе синтетических счетов называется синтетическим, т. е. обобщенным учетом.

Но одних только обобщенных данных, содержащихся в счетах аналитического учета, недостаточно для оперативного повседневного руководства работой организации и для контроля за сохранностью ресурсов. Поэтому в текущем учете кроме счетов для укрупненной группировки ведутся более детальные счета. Такие счета открываются на каждое наименование средств или источников. Например, в развитие общего счета “Расчеты с подотчетными лицами“ открываются счета по каждому подотчетному лицу – счет Степанова, счет Лысенко, счет Подольского. К общему счету “Материалы“ открываются детальные счета: счет “Железо“, счет “Сталь полосовая“, счет “Медь красная“.

А) Общий счет:

Счет “ Расчеты с подотчетными лицами “

Дебет	Кредит
Остаток на 01.05 90

Б) Отдельные аналитические счета:

Счет Степанова И.Т.				Счет Лысенко Р.Д.				Счет Подольского Н.О.
Д		К		Д		К		Д		К
Остаток на 01.05	20			Остаток на 01.05	30			Остаток на 01.05	40

Следовательно, аналитический счет является как бы частью синтетического счета.

Счета, которые открываются для текущего учета и контроля каждой составляющей части отдельного вида хозяйственных средств, источников образования этих средств и хозяйственных процессов, называются аналитическими счетами.

Аналитические счета ведутся в зависимости от их назначения либо только в денежном выражении, либо и в натуральном и в денежном.

Учет каждой составляющей отдельного вида хозяйственных средств, источников и хозяйственных процессов в системе аналитических счетов называется аналитическим учетом.

Аналитический учет имеет большое значение, так как только на основе данных аналитического учета можно проконтролировать правильность использования материальных, трудовых, денежных ресурсов, своевременное предоставление отчетов подотчетными лицами и т.д.

Аналитический учет ведется только по тем синтетическим счетам, по которым практически возможно осуществление такого учета:

• сырье и материалы, на котором в обобщенном денежном выражении учитываются различные виды материальных ценностей, хранящихся на складе;

• расчеты с поставщиками и подрядчиками;

• расчеты с персоналом по оплате труда и прочим операциям;

• расчеты с подотчетными лицами и др.

По счетам, которые не поддаются расчленению, аналитический учет не ведется.

Счета аналитического учета, которые ведутся только в денежном выражении, по построению сходны с синтетическими счетами, которые ведутся только в денежном выражении.

Таблица 19

Схема счета аналитического учета, ведущегося в денежном выражении

Расчеты с Ивановым
Дебет			Кредит
№ опер	Содержание записи	Сумма, руб.	№ опер	Содержание записи	Сумма, руб.
1)	Начальный остаток Выдано из кассы в подотчет	200 300	2)	Авансовый отчет об израсходовании денег на хозяйственные расходы	500
	Итого

Аналитические счета, которые ведутся и в денежном и в натуральном выражении имеют количественно-суммовую форму.

Таблица 20

Схема счета аналитического учета, ведущегося и в денежном и в натуральном выражении

Счет “Железо“
Дебет				Кредит
№ опер	Кол-во	Цена	Сумма тыс. руб.	№ опер	Кол-во	Цена	Сумма тыс. руб.
Начальный остаток:
	3000	1000	3000
1	5000	1000	5000	2	4000	1000	4000
	Итого за месяц

Между синтетическими и аналитическими счетами имеется взаимная связь: сальдо дебета синтетического счета записывается также в дебет аналитических счетов; сальдо кредита синтетических счетов также записывается в кредит соответствующих аналитических счетов. Следовательно, итог сальдо дебета (кредита), исчисленный по аналитическим счетам, должен быть равен сумме сальдо дебета (кредита) соответствующего синтетического счета.

Хозяйственные операции, которые записываются в дебет (кредит) синтетические счета, записываются и в дебет (кредит) соответствующих аналитических счетов. Следовательно, итог оборота по дебету (кредиту), исчисленный по аналитическим счетам, должен быть равен итогу оборота по дебету (кредиту) соответствующего синтетического счета.

Аналитические счета, относящиеся к активному синтетическому счету, будут также активными и могут иметь только дебетовое сальдо.

Аналитические счета, относящиеся к пассивному синтетическому счету будут также пассивными и могут иметь только кредитовое сальдо.

В процессе текущей работы при записи хозяйственных операций в счета бухгалтерского учета могут возникать различного рода ошибки. Для проверки правильности записи хозяйственных операций в счета бухгалтерского учета и для получения данных о наличии и движении хозяйственных средств, их источников и хозяйственных процессов составляются специальные таблицы, которые называются оборотными ведомостями.

Оборотная ведомость представляет собой сводку оборотов и остатков счетов за определенный период.

Различаются:

а) оборотная ведомость по синтетическим счетам;

б) оборотная ведомость по аналитическим счетам.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам составляется по следующей форме (см. табл. 21).

Данные для оборотной ведомости берутся непосредственно из счетов. Для этого в счетах подытоживаются обороты и выводятся новые остатки. Затем просматриваются все счета по порядку, один за другим, вписываются в оборотную ведомость наименование счета, начальный остаток – в дебетовую или кредитовую графу (колонку), обороты по дебету и по кредиту и конечный остаток – в дебетовую или кредитовую графу.

После записи всех счетов проверяют правильность выведения конечных остатков. Для этого, просматривая оборотную ведомость, в активных счетах, согласно правилу выведения остатков, к начальному дебетовому остатку прибавляют оборот дебета и от полученного результата отнимают оборот кредита; а в пассивных счетах к начальному кредитовому остатку прибавляют оборот кредита и вычитают оборот дебета.

Если полученный в результате проверок остаток не сходится с перенесенным со счета, значит, при выведении остатка в счете допущена ошибка, которую надо найти и исправить. Затем по всем колонкам оборотной ведомости производят подсчет общих итогов. Полученные итоги записываются внизу под чертой.

Таблица 21

Оборотная ведомость по синтетическим счетам за май 200_ г. (тыс. руб.)

№ п/п	Наименование счетов	Остаток на 1 мая		Оборот за май		Остаток на 1 июня
		Д	К	Д	К	Д	К
1	Основные средства	86500	–	–	–	86500	–
2	Материалы	500	–	2000	1200	1300	–
3	Основное производство	–	–	1200	–	1200	–
4	Расчетный счет	2000	–	–	1600	400	–
5	Уставный капитал	–	88500	–	–	–	88500
6	Расчеты с поставщиками и подрядчиками	–	500	1600	2000	–	900
	Итого	89000	89000	4800	4800	89400	89400

Основная особенность оборотной ведомости по синтетическим счетам – три пары равных итогов.

Первая пара – общий итог начальных остатков дебета и кредита всех счетов.

Вторая пара – общий итог оборотов всех счетов за истекающий период по дебету и по кредиту.

Третья пара – общий итог конечных остатков дебета всех счетов, равный общему итогу конечных остатков кредита всех счетов.

Указанное равенство итогов вытекает из двухстороннего отражения средств в балансе и двойной записи операций. Если та или иная пара итогов не сходится, значит где-то допущена ошибка. Ее нужно отыскать и исправить.

При помощи синтетической оборотной ведомости возможно обнаружить только такие ошибки, которые нарушают упомянутые равенства итогов, например: запись операции оба раза в дебет или оба раза в кредит; пропуск записи либо в дебете, либо в кредите; запись в дебет и кредит неодинаковыми суммами и т.п. Те же ошибки, которые не нарушают равенства итогов, при помощи оборотной ведомости не могут быть вскрыты, например: запись не на тот счет; пропуск записи и по дебету и по кредиту; запись неправильной суммы и т.п.

Оборотные ведомости по аналитическим счетам могут иметь любую количественно-суммовую форму. Количественно-суммовая форма оборотной ведомости иначе еще называется товарно-материальной, а суммовая – контокоррентной.

Суммовая форма открывается для аналитических счетов, которые ведутся только в денежном выражении (см. табл. 22).

Таблица 22

Оборотная ведомость по аналитическим счетам

“Расчетов с подотчетными лицами“ за ноябрь 200_г.

№ п/п	Наименование счета	Начальный остаток на 1.11.		Оборот за ноябрь		Конечный остаток на 1.12
		Д	К	Д	К	Д	К
1	Петров С.О.	–	–	30	–	30	–
2	Сидоров К.Б.	50	–	–	50	–	–
........	.....................	...........	...........	...........	...........	...........	...........
	Итого:

Оборотная ведомость по аналитическим счетам, которые ведутся и в натуральном и в денежном выражении имеют количественно-суммовую форму (см. табл. 23).

Таблица 23

Оборотная ведомость по аналитическим

счетам “Материалы“ за ноябрь 200_г

№	Наимено вание	Цена за	Сальдо на начало месяца		Оборот за ноябрь				Сальдо на конец месяца
	счета	единицу			приход		расход
			кол-во	сумма	кол-во	сумма	кол-во	сумма	кол-во	сумма
1	Железо	10	300	3000	800	8000	700	7000	400	4000
…	……	……	……	……	……	……	……	……	……	……
	Итого

Основная особенность оборотных ведомостей по аналитическим счетам состоит в том, что общие итоги оборотов и остатков каждой оборотной ведомости равны соответственно оборотам и остаткам объединяющего их счета в оборотной ведомости по синтетическим счетам. Если итоги ведомости и суммы счета не совпадают, значит в записях или подсчетах допущена ошибка.